プロジェクトの見積もりテンプレート

「コストはどれだけかかるか？」

プロジェクトを売り込んだり、リーダーを務めたりしたことのある方は、その質問だけでなく、どのようなリソースが必要か、プロジェクトの所要時間はをどの程度か、といった質問を受けたことがあるかもしれません。準備が整っていないと、こういった質問に答えようとしても、当てずっぽうで言っているような気持ちになるでしょう。初期計画の段階では、特にそう感じるはずです。

プロジェクトの見積もりは、単なる推測ゲームのように感じられることもありますが、必ずしも当てずっぽうで行う必要はありません。結局のところ、(関係者の期待を上手に管理することに加えて) 正確な見積もりができているということが、プロジェクトを成功させるための土台となります。そこで活躍するのが、プロジェクトの見積もりテンプレートです。

プロジェクトの見積もりとは？

プロジェクトの見積もりとは、プロジェクトを完了させるのに必要な時間、コスト、リソースを見積もるプロセスのことです。合理化されたプロジェクトの見積もりプロセスは、優れたリソース管理戦略の一環として、一般的にプロジェクト計画の初期段階で行われます。

プロジェクトの見積もりを正確に行えば、あなた自身に加え、関係者もプロジェクトを始動させる前に、プロジェクトに必要となる事柄を把握できます。それができれば、適切なリソースから正確なプロジェクト予算まで、プロジェクトを問題なく実行し、完了させるのに必要なものがすべて揃っていると自信を持てます。また、正確に見積もりができていると、参加メンバー全員に対して期待事項を設定できるため、情報の伝達ミスや誤解を減らせます。

プロジェクトの見積もりテンプレートとは？

プロジェクトの見積もりテンプレートとは、プロジェクト計画プロセスの最初の段階でプロジェクトの見積もりを正確に行うための再利用可能なリソースです。このテンプレートは、正確に見積もるためのガイドであり、コピーして、特定のプロジェクトに関連する情報を記入するだけで使えます。

プロジェクトの見積もりテンプレートは、複製して再利用できるため、見積もりプロセスを標準化するのに便利です。テンプレートがあれば、あらゆるプロジェクトで見積もりを作成する際に、同じ項目に基づいて見積もっているという自信を持てます。

それでは、プロジェクト計画のプロセスの中でこういったテンプレートが役立つ理由とその使い方を見ていきましょう。

プロジェクトの見積もりテンプレートを使うべき理由とは？

プロジェクトは静的なものではありません。時間と共に変化、発展していく、いわば生き物です。要件が確定しきっているプロジェクトなどはありませんが、計画の初期段階でプロジェクトに必要なリソースやコスト、時間の見積もりを提供すると、チームの作業を順調に進め、関係者の期待を管理し、リスクを減らすことができます。

Excel や Google スプレッドシートなどで作成する静的な見積もりテンプレートでは、最低限の機能しか使えません。もちろん、見積ったコストや時間を入力して、ベーシックなプロジェクトの見積もりを作成することはできますが、それ以上のことはできません。また、そうしたタイプのツールでは、本来使うべきバージョンを誤って上書きしてしまうといったことも起こりやすく、間違ったバージョンで作業を行ってしまうリスクを負うことにもなります。

プロジェクトの見積もりを正確に (かつ簡単に) 作成するには、自分が作業を行う場所でそのまま活用できるツールが必要です。デジタルのプロジェクト管理ツールを使ってプロジェクトの見積もりテンプレートを作成すれば、複数のツールを切り替えることに費やす時間を減らせるほか、チームが作業を行う場所にプロジェクトの詳細がすべて揃っていると自信を持てます。

それ以外にも、デジタル版のプロジェクトの見積もりテンプレートを使用することには、以下のようなメリットがあります。

• 必要なチームメンバーやコストの見積もり、全体的なプロジェクトスコープ、所要時間など、プロジェクトを完了させるのに必要なすべてのリソースを確認できる。

• ツールの中で直接コラボレーションし、コミュニケーションを取れる。承認が必要な際にチームメンバーにタグ付けしたり、関連する文書を添付したり、チームメンバーにタスクを割り当てるといった作業が見積もりを作成するのと同じ場所で行えます。

• 早い段階で社内外の関係者から同意を得られる。また、プロジェクトにおける期待事項を設定することによって、プロジェクト始動時にメンバー全員が共通認識を持てます。

• 計画段階でプロジェクト期間を決定するために、プロジェクトの見積もりテンプレートを大まかなプロジェクトタイムラインとして使用できる。

• 簡単に複製して、類似のプロジェクトに使えるため、事前作業を減らし、プロジェクトリソースの見積もりプロセスを標準化できる。

• 社内プロジェクトに必要なリソースをまとめられる、またはアウトソーシングする際に、テンプレートを使ってコストを明確化し、内訳を確認できる。

プロジェクトの見積もりテンプレートに記入すべき情報

プロジェクトの見積もりテンプレートは、必ずしも万能に使えるものではありません。つまり、見積もるプロジェクトに応じて調整しても構いません。基本的なプロジェクトの見積もりテンプレートは類似するプロジェクトの枠組みとして機能するので、多くのプロジェクトで使える基本的な情報を含めることに重点を置くことが重要です。

プロジェクトの見積もりテンプレートには、少なくとも以下の情報が含まれます。

• 必要なリソースの詳しい説明など、プロジェクトに必要なリソースに関する情報。

• 人件費や時給、予測される所要時間といった不確定要素を考慮した、リソースの合計コスト。

• 成果物の作成にかかる時間など、各リソースについて予測される開始日と終了日。

• 全費用を考慮したプロジェクトの合計コスト。

組み込まれている機能

• カスタムフィールド: カスタムフィールドは、仕事のタグ付け、ソート、絞り込みにぴったりの方法です。優先度やステータス、メールや電話番号など、追跡が必要なあらゆる情報に対してそれぞれカスタムフィールドを作成できます。カスタムフィールドを使用して To-Do をソートし、スケジュールを組むことで、何から手を付けるべきかが瞬時にわかります。また、さまざまなタスクやプロジェクトを横断して同じカスタムフィールドを使用すれば、組織全体で一貫性のある管理ができます。

• リストビュー: リストビューは、プロジェクトの全情報を一目で確認できるグリッド形式のビューです。To-Do リストやスプレッドシートのように、リストビューではすべてのタスクが一度に表示されるので、タスクのタイトルや期日だけでなく、優先度やステータスなど、関連するカスタムフィールドも確認できます。チーム全体が、誰がいつまでに何をするのかを把握することで、コラボレーションをスムーズに行えるようになります。

• 開始日: 時には、仕事の期日を追跡するだけでなく、いつ開始すべきかを知ることも必要になります。開始日や開始時間の設定により、チームメンバーはそれぞれのタスク完了にかかる時間をより明確につかめます。開始日を設定して仕事を追跡、管理して、チームの目標と一致させ、依存関係の見落としを防ぎましょう。

• マルチホーミング (タスクを複数のプロジェクトに追加する): 仕事には部門間のつながりが不可欠です。チームはさまざまな部門と効果的に協力し合う必要があります。しかし、各部門が独自のファイルシステムを使っていると、仕事が滞り、サイロ化します。Asana を使用すると、複数プロジェクトのタスクの追跡、管理が簡単になります。これにより仕事の重複を減らし、チーム間の可視性を向上させることができるだけでなく、チームは、タスクを背景情報と一緒に確認でき、誰が何に取り組んでいるのか把握できるため、チームとタスクのつながりを維持できます。

おすすめのアプリ

• Google Workspace: Asana タスクウィンドウに組み込まれた Google Workspace ファイル選択機能を使って、Asana でファイルをタスクに直接添付しましょう。マイドライブ内のファイルを、数クリックで簡単にタスクに添付できます。

• Zoom: Asana と Zoom は、チームが目的を持って会議に集中できるように提携しています。Zoom と Asana の連携により、会議の準備やアクションにつながる話し合い、そして会議後の情報へのアクセスが簡単になります。会議前に Asana で議題を共有し、これから話しあう内容や経緯が明確な状態で会議を始められます。会議中には、Zoom 内ですばやくタスクを作成でき、詳細やアクションアイテムを見落とすことはありません。会議終了後は Zoom と Asana の連携により、会議の文字起こしや録画が Asana に取り込まれるため、コラボレーターや関係者は必要に応じて会議を振り返ることができます。

• OneDrive: Asana のタスクウィンドウには Microsoft OneDrive のファイル選択機能が組み込まれているため、Word や Excel、PowerPoint などのファイルを Asana のタスクに簡単に添付できます。

• Slack: Slack 上にあるアイデアや仕事リクエスト、アクションアイテムを追跡可能な Asana のタスクやコメントに変換しましょう。ちょっとした質問やアクションアイテムが、期限と担当者つきのタスクに変わります。仕事を簡単に取り込めるので、やるべきことが Slack の中に埋もれ、流れることはありません。

プロジェクトの見積もりテンプレートの使い方

ベースとなるプロジェクトの見積もりテンプレートを作成したら、簡単に複製して、新規プロジェクトの見積もりを作成するためのフレームワークとして活用できます。以下に、その方法を紹介します。

1. プロジェクトに関連するすべてのコストを列挙したマスターリストを作成する。プロジェクト計画の初期段階で、チームメンバーや社外・社内の関係者とミーティングを開き、プロジェクトを成功させるのに必要なリソースについてディスカッションを行います。

2. 必要なすべてのプロジェクトリソースをプロジェクトの見積もりテンプレートに追加し、適切であれば、カテゴリー別 (プロジェクトの段階など) に分類します。

3. テンプレートの各項目に、必要な作業時間、リソースの種類、リソースの合計コストといった、追加情報を記入する。

4. 上述の情報を使って、プロジェクトの期間と必要なリソース、プロジェクトの合計コストを計算する。

5. チームや関係者ともう一度集まり、プロジェクトやコストについて話し合う。

6. プロジェクトを先に進めるか、必要に応じて調整を加える。

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