프로젝트 공수 추정 템플릿

‘비용이 얼마나 들게 될까요?’

여러분이 프로젝트를 제안하거나 주도해 본 적이 있다면, 아마도 이러한 질문을 들어본 경험이 있을 것입니다. 또한 이에 필요한 리소스와 프로젝트의 예상 기간에 관한 질문도 있었을 것입니다. 준비되지 않은 상태에서 이 질문에 답한다면 넘겨짚어 말하는 것처럼 느껴질 수 있습니다. 특히, 초기 계획 단계에서는 더욱 그렇게 느껴질 것입니다. 

프로젝트 공수 추정은 수수께끼 같다고 느껴질 수 있지만, 꼭 그렇지는 않습니다. 이해관계자의 기대치를 잘 관리하는 것과 더불어 프로젝트의 공수를 정확하게 추정하는 것은 프로젝트 성공의 기반이 될 것입니다. 바로 이럴 때 프로젝트 공수 추정 템플릿이 도움이 될 수 있습니다.

프로젝트 공수 추정이란 무엇인가요?

프로젝트 공수 추정은 프로젝트를 완료하는 데 필요한 시간, 비용, 리소스를 추정하는 프로세스입니다. 프로젝트 공수 추정의 효율적인 프로세스는 우수한 리소스 관리 전략의 일부이며, 일반적으로 이는 초기 프로젝트 계획 단계에서 진행됩니다.

프로젝트 공수를 정확하게 추정하면 프로젝트를 시작하기 전에 여러분과 이해관계자 모두가 프로젝트에 필요한 사항을 파악할 수 있습니다. 이를 통해 적절한 리소스에서 정확한 프로젝트 예산까지 프로젝트를 성공적으로 진행하고 완료하는 데 필요한 모든 것을 확보할 수 있어 프로젝트에 자신 있게 임할 수 있습니다. 또한 정확한 공수 추정을 통해 프로젝트에 참여하는 모든 사람의 기대치를 정할 수 있어 잘못된 커뮤니케이션과 착오를 줄일 수 있습니다. 

프로젝트 공수 추정 템플릿이란 무엇인가요?

프로젝트 공수 추정 템플릿은 프로젝트 계획 프로세스를 시작할 때 정확하게 공수를 추정할 수 있는 재사용 가능한 리소스입니다. 프로젝트 공수 추정 템플릿은 정확한 추정을 위한 가이드 역할을 합니다. 템플릿을 복사하고 특정 프로젝트에 관련된 정보를 기입하기만 하면 됩니다. 

프로젝트 공수 추정 템플릿은 복제하여 재사용할 수 있기 때문에 프로젝트 공수 추정의 프로세스를 표준화하는 데 도움이 됩니다. 템플릿을 사용하면 어떤 프로젝트든 공수를 추정할 때 동일한 변수를 사용할 수 있습니다. 

이러한 유형의 템플릿이 프로젝트 계획 프로세스에서 가장 선호하는 부분이 될 수 있는 이유와 템플릿의 사용 방법을 살펴보겠습니다. 

프로젝트 공수 추정 템플릿을 사용해야 하는 이유는 무엇인가요? 

프로젝트는 정적인 것이 아니라 시간이 지남에 따라 변화하고 발전하는 동적인 실체입니다. 어떠한 프로젝트도 고정불변으로 정해져 있지 않지만, 초기 계획 단계에서 프로젝트에 필요한 리소스, 비용, 시간의 추정치를 제공하면 팀은 계획대로 업무를 진행하고, 이해관계자의 기대치를 관리하며, 리스크를 완화할 수 있습니다.

Excel이나 Google 스프레드시트에서 작성되는 정적인 추정 템플릿은 기본적인 기능만 제공합니다. 물론 추산 비용과 시간을 입력하여 프로젝트의 기본적인 공수 추정을 작성할 수 있지만, 기능은 이뿐입니다. 또한 이러한 유형의 툴에서 뜻하지 않게 다른 버전의 자료를 덮어쓰게 될 수 있어 잘못된 버전으로 작업을 수행할 위험이 있습니다. 

프로젝트 공수 추정을 정확하고 간편하게 생성하려면 작업을 수행하는 곳에서 사용할 수 있는 툴이 필요합니다. 디지털 프로젝트 관리 툴에서 프로젝트 공수 추정 템플릿을 생성하면 여러 툴을 전환하는 시간을 단축할 수 있으며, 업무를 진행하는 동일한 곳에서 팀에 필요한 프로젝트의 모든 세부 정보를 갖출 수 있습니다. 

이 외에도 디지털 프로젝트 공수 추정 템플릿을 사용하면 다음과 같은 이점이 있습니다.

• 프로젝트를 완료하는 데 필요한 모든 리소스를 확인할 수 있습니다. 여기에는 필요한 팀원, 예상 비용의 추산치, 총 프로젝트 범위 또는 시간이 포함됩니다. 

• 툴에서 바로 협업하고 커뮤니케이션할 수 있습니다. 승인을 위해 팀원을 태그하거나, 관련 문서를 첨부하거나, 공수 추정이 수행되는 곳에서 바로 팀원에게 작업을 배정할 수 있습니다. 

• 초기 단계에서 내부/외부 이해관계자의 동의를 얻을 수 있습니다. 또한, 프로젝트의 기대치를 정하여 프로젝트를 시작할 때 모든 사람과 이를 공유할 수 있습니다.

• 프로젝트 공수 추정 템플릿을 대략적인 프로젝트 타임라인으로 사용하여 계획 단계에서 프로젝트 기간을 정할 수 있습니다. 

• 쉽게 템플릿을 복제하여 향후 유사한 프로젝트에 사용할 수 있으므로 사전 작업을 줄이고 프로젝트 리소스를 추정하기 위한 표준화된 프로세스를 생성할 수 있습니다.

• 내부 프로젝트에 필요한 리소스를 설명하거나 템플릿을 사용하여 아웃소싱할 때의 비용을 명확히 하고 세분화할 수 있습니다. 

• 템플릿을 프로젝트 사후 분석의 출발점으로 사용하여 예산 추정치와 실제 발생한 비용을 비교할 수 있습니다.

프로젝트 공수 추정 템플릿에 포함해야 하는 내용 

프로젝트 공수 추정은 프로젝트에 따라 다릅니다. 즉, 추정하는 프로젝트에 따라 조정해야 합니다. 기본 프로젝트 공수 추정 템플릿은 유사한 프로젝트의 프레임워크 역할을 합니다. 따라서, 프로젝트 전반에 걸쳐 확장될 기본적인 정보를 포함하는 데 초점을 맞추는 것이 가장 중요합니다. 

기본적으로, 프로젝트 공수 추정 템플릿에는 다음과 같은 정보가 포함되어야 합니다.

• 필요한 리소스에 대한 자세한 설명과 같은 필요한 프로젝트 리소스에 대한 정보. 

• 인건비, 시급, 예상 시간과 같은 변수를 고려한 총 리소스 비용.

• 결과물 작성에 걸리는 기간과 같이 각 리소스와 관련된 예상 시작일 및 종료일.

• 모든 비용을 고려한 프로젝트의 총 비용.

포함된 기능

• 사용자 지정 필드: 사용자 지정 필드는 업무에 태그를 달고, 정렬하고, 필터링하는 가장 좋은 수단입니다. 우선순위 및 상태부터 이메일 주소나 휴대폰 번호까지, 추적해야 하는 모든 정보에 대해 고유한 사용자 지정 필드를 생성하세요. 사용자 지정 필드를 사용하여 해야 할 일을 정렬하고 일정을 계획하면 먼저 착수해야 할 일이 무엇인지 파악할 수 있습니다. 또한, 사용자 지정 필드를 작업과 프로젝트 간에 공유하여 조직 전체에 일관성을 유지하세요. 

• 목록 보기: 목록 보기는 그리드 스타일의 보기로, 모든 프로젝트의 정보를 한눈에 쉽게 볼 수 있도록 표시합니다. 할 일 목록이나 스프레드시트와 같이 목록 보기는 모든 작업을 한눈에 볼 수 있도록 표시하여 작업의 제목과 마감일뿐만 아니라 우선순위나 상태 등 관련된 여러 가지 사용자 지정 필드도 볼 수 있습니다. 누가 무엇을 언제까지 하는지 팀 전체가 볼 수 있어 원활하게 협업할 수 있습니다.

• 시작일: 할 일의 마감일뿐만 아니라 시작일도 알아야 할 경우가 있습니다. 시작 시간과 시작일을 사용하면 팀원은 각 작업이 완료되기까지 소요되는 시간을 명확히 파악할 수 있습니다. 시작일을 사용하여 업무를 계획, 추적, 관리하여 팀의 목표를 조율하고 종속 관계에 있는 작업이 누락되는 일을 방지하세요.

• 여러 프로젝트에 작업 추가하기: 업무는 본질적으로 부서 간 협력이 필요합니다. 팀은 부서 전체에 걸쳐 효과적으로 협력해야 합니다. 그러나 만약 부서마다 자체적인 업무 보관 시스템을 사용한다면 업무가 정체되고 사일로 현상이 발생하게 됩니다. Asana를 사용하면 여러 프로젝트에서 작업을 수월하게 추적하고 관리할 수 있습니다. 중복되는 작업을 줄이고 팀 간의 가시성을 높일 뿐만 아니라 작업을 배경 정보와 함께 확인하고, 누가 무엇을 수행하고 있는지 파악하고, 팀과 작업의 연결성을 유지할 수 있습니다.

추천 앱

• Google Workplace: Asana 작업 창에 내장된 Google Workplace 파일 선택기를 사용하여 Asana 작업에 바로 파일을 첨부할 수 있습니다. 클릭 몇 번만으로 내 드라이브의 파일을 쉽게 첨부하세요.

• Zoom: Asana와 Zoom은 팀이 목적의식을 가지고 미팅에 집중할 수 있도록 제휴하여 연동 기능을 제공하고 있습니다. Zoom + Asana 연동 앱을 사용하면 미팅을 준비하고, 실행으로 옮길 수 있는 논의를 하고, 통화가 종료된 후에도 필요한 정보에 쉽게 액세스할 수 있습니다. Asana에서 미팅 안건을 공유하여 논의할 내용을 명확하게 확인한 상태에서 미팅을 시작할 수 있습니다. 팀원들은 미팅 중에도 Zoom 내에서 빠르게 작업을 생성할 수 있어 세부 정보와 조치 사항을 놓치지 않습니다. Zoom + Asana 연동 앱이 미팅이 종료된 후 미팅 대화록과 녹화 파일을 Asana로 가져오기 때문에 모든 협업 참여자와 이해관계자가 필요에 따라 미팅 내용을 다시 확인할 수 있습니다.

• OneDrive: Asana 작업 창에 내장된 Microsoft OneDrive 파일 선택기를 사용하여 Asana에서 파일을 작업에 바로 첨부하세요. Word, Excel, PowerPoint 등의 파일을 쉽게 첨부하세요.

• Slack: Slack에 있는 아이디어, 업무 요청, 실행 과제를 Asana에서 추적 가능한 작업과 댓글로 전환하세요. 간단한 질문과 실행 과제를 작업으로 전환하여 담당자와 마감일을 지정하세요. 업무를 손쉽게 포착하여 Slack에서 요청과 해야 할 일을 놓치지 않고 관리할 수 있습니다.

프로젝트 공수 추정 템플릿의 사용 방법

기준이 되는 프로젝트 공수 추정 템플릿을 만들면 쉽게 복제하여 새 프로젝트의 공수를 추정하는 프레임워크로 사용할 수 있습니다. 템플릿을 만드는 방법은 다음과 같습니다.

1. 프로젝트와 관련된 모든 비용을 나열한 마스터 목록을 작성합니다. 초기 프로젝트 계획 단계에서 팀원과 외부/내부 이해 관계자를 만나 프로젝트를 성공적으로 완료하는 데 필요한 리소스에 대해 논의합니다. 

2. 필요한 모든 프로젝트 리소스를 프로젝트 공수 추정 템플릿에 추가하고 해당되는 경우 프로젝트 단계와 같은 범주별로 리소스를 분류합니다. 

3. 필요한 시간, 리소스 유형, 총 리소스 비용과 같이 각 항목에 대한 추가 정보를 템플릿에 입력합니다. 

4. 위의 정보를 사용하여 프로젝트 기간, 필요한 리소스, 프로젝트의 총 비용을 계산합니다.

5. 팀 및 이해관계자와 다시 미팅을 진행해 프로젝트와 비용에 대해 논의합니다. 

6. 프로젝트를 계획대로 진행하거나 필요에 따라 조정합니다. 

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