Guía para la gestión integrada de proyectos

No hay dos proyectos iguales en términos de entregables, presupuestos y cronogramas. Para garantizar que todos los proyectos cumplan con los requisitos y objetivos definidos, muchas empresas usan la gestión integrada de proyectos como práctica estándar.

La gestión integrada de un proyecto implica la coordinación de todos los elementos del proyecto, desde la delegación de tareas y la gestión de recursos hasta la comunicación con los participantes involucrados. Adoptar un enfoque integral para la gestión de proyectos y sus interdependencias, te permite ejecutar proyectos sin perder de vista el panorama general.

En este artículo encontrarás una descripción detallada sobre esta práctica, incluidos los pasos más importantes y las habilidades necesarias para tener éxito en la gestión integrada de proyectos.

¿Qué es la gestión integrada de proyectos?

La gestión integrada de proyectos o gestión integral implica la coordinación de todos los elementos del proyecto, incluidas las tareas, los recursos, las partes interesadas y los entregables (es una metodología que te resultará muy útil tanto si trabajas en startups, en compañías consolidadas o estás iniciándote en Lean Startup). El objetivo de la gestión integrada de proyectos es garantizar que los procesos se ejecuten de manera correcta y que se logren los objetivos previamente establecidos.

La gestión integral de proyectos es necesaria cuando interactúan varios equipos y procesos. Cuando los proyectos tienen objetivos que se interponen entre sí o si existe un conflicto en el cronograma, la gestión integrada de proyectos te ayuda a gestionar dichos conflictos y a manejar el control de costes o la programación que permitan al equipo finalizar el proyecto y cumplir con las expectativas de todos los participantes.

Veamos un ejemplo de gestión integrada de proyectos: Supongamos que el equipo de marketing necesita determinados datos del equipo de ventas para redactar un informe para los participantes involucrados. La gestión integral de proyectos se implementa para garantizar que los datos del equipo de ventas se entreguen correctamente al equipo de marketing y que el entregable cumpla con todos los requisitos. 

La gestión integrada de proyectos también implica la supervisión de las cinco fases de la gestión de proyectos que ocurren durante el ciclo de vida de un proyecto.

Estas cinco fases incluyen:

1. Inicio del proyecto: El objetivo de esta fase de la gestión integrada de proyectos es definir la visión y los objetivos del proyecto y obtener la aprobación de los participantes involucrados. Aquí se crea una carta del proyecto en la que se incluye una descripción general del proyecto, una hoja de ruta clara y un registro de todos los participantes involucrados en el proyecto. 

2. Planificación del proyecto: Durante este proceso se configura la estructura del proyecto para poder lograr los objetivos del mismo dentro de los plazos, presupuestos y recursos establecidos. En esta fase crearás documentos más detallados para ayudar a tu equipo a comprender la visión del proyecto y garantizar que tengan toda la información y el contexto necesarios para completarlo con éxito. 

3. Ejecución del proyecto: Durante esta fase implementarás el plan del proyecto y pondrás en marcha el proyecto. Aquí se invertirá la mayor parte del presupuesto para producir los entregables. También incluye otras actividades como la comunicación y la colaboración entre los participantes, el control de calidad y el desarrollo del equipo. 

4. Desempeño del proyecto: Esta fase implica supervisar el progreso del proyecto con respecto al plan original y tomar medidas correctivas cuando se sufren demoras o se encuentran obstáculos. 

5. Cierre del proyecto: Aquí es donde se cierra formalmente el proyecto al obtener la aprobación del cliente o de las partes interesadas. La documentación y las lecciones aprendidas del proyecto deben archivarse para futuras consultas. 

Esta práctica es una de las áreas de competencia clave en la Guía PMBOK® (Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos) del Project Management Institute (PMI) y ha sido desarrollada para ayudar a los gerentes de proyectos mejorar sus procesos.

Los 7 pasos de la gestión integral de proyectos

La gestión integrada de proyectos ofrece un enfoque integral para la planificación y ejecución de proyectos por parte del project manager. Esta práctica consta de siete procesos que te permiten coordinar las actividades del proyecto de manera efectiva. Analicémoslo en detalle:

1. Crear una carta del proyecto

El gestor de proyectos o project manager comenzará con la creación de una carta del proyecto, un documento breve que brinda una descripción general del proyecto, define al gerente de proyectos y a los participantes clave.

En una carta del proyecto se detalla lo siguiente:

• El alcance

• Los objetivos y los entregables

• Los miembros del equipo del proyecto 

• Los riesgos del proyecto 

• Los beneficios o el retorno de la inversión

• El presupuesto 

• Caso de negocios

La carta del proyecto funciona como una base sobre la que puedes planificar tu proyecto. También te ayuda a obtener la aprobación de todos los participantes, lo que te permite avanzar de manera rápida e independiente, manteniéndote dentro del alcance del proyecto.

2. Desarrollar un plan de gestión de proyectos

El siguiente paso en la gestión integrada de proyectos implica desarrollar un plan de proyecto más detallado, en el que se especifique la declaración del alcance del proyecto, los entregables, el cronograma, los hitos y las métricas para evaluar el éxito. 

El plan del proyecto se usa para encaminar la ejecución del proyecto para cumplir con los requisitos y lograr los objetivos generales. 

Estos son los pasos a seguir para crear una metodología de gestión de proyectos:

1. Reunirse con los participantes y equipo de trabajo para definir juntos los requisitos, los entregables y los objetivos del proyecto.

2. Definir el alcance del proyecto.

3. Crear una estructura de desglose del trabajo (EDT) para delegar las tareas y asignar los recursos.

4. Crear un programa para el proyecto.

5. Realizar una evaluación de riesgos y desarrollar planes de contingencia.

6. Elaborar una base de referencia para medir el desempeño del proyecto.

7. Desarrollar planes adicionales para cualquiera de las siguientes áreas: gestión del alcance, gestión de costos, gestión de recursos, gestión de cambios, gestión de partes interesadas o gestión de riesgos.

Para ayudarte con este proceso, puedes usar una plantilla para planificación de proyectos como punto de partida para crear tu plan.

3. Gestionar y asignar las tareas del proyecto

La siguiente fase es la ejecución del proyecto. Aquí el gerente del proyecto se encarga de organizar el trabajo diario que se debe realizar, como por ejemplo:

• Dirigir el equipo del proyecto

• Organizar reuniones con los participantes. La gestión de la comunicación es clave en gestión integrada de proyectos.

• Dar seguimiento al progreso del proyecto

Esta fase asegura que el trabajo se realice de manera eficaz de acuerdo con el plan del proyecto y la declaración del alcance.

4. Gestionar el conocimiento del proyecto

La gestión del conocimiento del proyecto se refiere al proceso de usar la información disponible u obtener la información adicional necesaria para lograr los objetivos del proyecto. Se trata de un factor de éxito para el proyecto que deberás tener en cuenta. Este paso asegura que los miembros del equipo tengan toda la información que necesitan para producir los entregables requeridos.

Todo el conocimiento o experiencia adquirida durante esta etapa contribuye a toda la base de conocimientos de la empresa, que servirá como guía para futuras iniciativas estratégicas.

5. Supervisar y controlar las tareas del proyecto

Dado que los procesos en la gestión integrada de proyectos están interconectados, se deben supervisar de cerca para garantizar el cumplimiento del plan de gestión del proyecto. 

El objetivo de este paso es mantener el proyecto en curso. Aquí se debe identificar y corregir cualquier desviación del plan del proyecto. 

Se pueden implementar tres enfoques:

1. Acción preventiva: una medida adoptada para minimizar el impacto negativo de los riesgos del proyecto

2. Acción correctiva: una medida implementada para alinear el desempeño futuro del proyecto con el plan del proyecto

3. Reparación de defectos: una medida para corregir errores documentados en el proyecto.

Una técnica común para medir el desempeño es hacer un análisis del valor obtenido para evaluar el estado actual del presupuesto y el cronograma del proyecto. Si es necesario realizar y aprobar cambios en el proyecto, es posible que sea necesario actualizar los documentos del proyecto, como el informe de desempeño del trabajo.

Dar seguimiento al proyecto garantiza que el trabajo esté en el curso correcto para cumplir con los objetivos y ayuda en la toma de decisiones cuando es necesario realizar cambios.

6. Realizar un control integrado de cambios

Los cambios en los proyectos a veces pueden ser estresantes si no se gestionan adecuadamente, pero si estableces un proceso de control de cambios podrás gestionar los cambios sin problemas. 

Esta es la razón por la que las solicitudes de cambio deben analizarse para asegurarse de que no excedan el alcance o para evitar que ocurra una corrupción en el alcance, que se refiere al aumento de los requisitos durante el ciclo de vida del proyecto. Algunas empresas incluso cuentan con un comité de control de cambios responsable de supervisar la aprobación de las solicitudes de cambio relacionadas con el presupuesto, los plazos y los recursos, entre otros. 

Un ejemplo de un cambio en el proyecto: si el cliente solicita recursos adicionales, se debe evaluar el impacto que dicha solicitud genera en el proyecto.

Usa un registro de control de cambios para documentar todas las solicitudes de cambio (incluidas las que se aprobaron), los costos y recursos asociados y el impacto en el cronograma del proyecto. La integración fluida de las solicitudes de cambio en las actividades en curso es esencial para el éxito del proyecto en general.

7. Cerrar el proyecto

Una vez que se completan todas las tareas del proyecto, se envían los entregables al cliente y este las aprueba, se procede a cerrar el proyecto. 

El cierre del proyecto incluye los siguientes procesos:

• Organizar una reunión final con los participantes 

• Realizar una revisión formal del proyecto

• Cerrar el contrato

• Organizar y almacenar los materiales del proyecto para uso futuro

El cierre del proyecto sirve como referencia para próximas iniciativas y brinda información sobre cómo mejorar el sistema de gestión integral de proyectos.

Cómo implementar la gestión integrada de proyectos

La gestión integrada de proyectos requiere una combinación de habilidades técnicas y de liderazgo. Los siguientes consejos te ayudarán a implementar la gestión de la integración de proyectos. 

Asigna un gestor de proyectos para que supervise la gestión integral del proyecto

Los proyectos tienen muchas piezas en movimiento y es necesario poder darles un seguimiento. Además, un gerente de proyectos desempeña un papel importante en la resolución de conflictos. El gerente de proyectos supervisa:

• El programa del proyecto

• Los costos

• Los entregables del proyecto

• Los riesgos 

• Los objetivos del proyecto

• Los recursos

Los gerentes de proyectos deben comprender de manera profunda la conexión entre los diferentes factores y el impacto general en el proyecto. La gestión integrada de proyectos implica específicamente un proceso, una fase y un resultado que el gerente del proyecto debe supervisar.

Por ejemplo, si cambia el alcance de un proyecto, corres el riesgo de quedarte sin recursos, de sobrepasar el presupuesto y de sufrir retrasos. La gestión de la integración de proyectos te permite reorganizar equipos y reasignar los recursos según sea necesario para minimizar el impacto en el proyecto y la empresa.

La gestión de la integración de proyectos puede ser particularmente útil cuando tienes que gestionar equipos de diferentes departamentos y organizar las interdependencias de los proyectos.

Mide el tiempo invertido de forma diligente

Si aún no lo has hecho, te recomendamos implementar un software para seguimiento del tiempo, ya que no solo es beneficioso para la facturación, sino también para la programación de proyectos futuros. Si bien los calendarios de equipo brindan una descripción general de cómo se asignará el tiempo, dar seguimiento al tiempo invertido en cada tarea brinda métricas más precisas. 

Tener esta información será particularmente útil para la planificación de proyectos futuros, ya que te permitirá planificar tareas específicas con mayor precisión. 

Conforma equipos de proyecto competentes

Un equipo de proyecto cualificado puede marcar la diferencia en el desempeño del proyecto. Es tu responsabilidad formar un equipo de proyecto equilibrado y asignar tareas de tal manera que correspondan a las habilidades y la experiencia de cada miembro del equipo. Asegúrate de que todos tengan los recursos que necesitan para realizar el trabajo y coordina la comunicación entre los equipos involucrados. 

Usa plantillas de proyectos para ahorrar tiempo

La creación de los planes y materiales del proyecto suele demandar mucho tiempo, especialmente si se considera la cantidad de recursos que se necesitan para un solo proyecto. En lugar de crearlos desde cero, puedes aprovechar las plantillas de proyectos, así sean plantillas prediseñadas o de proyectos anteriores. 

Por ejemplo, las plantillas para planes de proyectos o las plantillas para agendas de reuniones se pueden adaptar para diferentes propósitos. Las plantillas te brindan una base que puedes modificar y personalizar según tus necesidades específicas.  

Implementa una herramienta de comunicación para colaborar con el equipo

Cada departamento tiene sus propios estilos y herramientas de comunicación, y los proyectos a menudo requieren la colaboración entre diferentes departamentos. 

Para evitar los problemas de comunicación entre los equipos, establece un plan de comunicación para definir qué canales deben usar los equipos para compartir información, recursos y actualizaciones de estado del proyecto. De esta manera, los equipos podrán comunicarse directamente entre sí y tú no tendrás que actuar como intermediario. 

Por ejemplo, las herramientas de comunicación para equipos funcionan como un punto central para tus proyectos, lo que permite que los equipos puedan comunicarse y obtener comentarios en tiempo real. Estas herramientas de comunicación también pueden complementar las herramientas que ya usas, dado que pueden integrarse con aplicaciones populares de trabajo remoto como Google Drive y Slack.

La importancia de la gestión integrada de proyectos

Los proyectos suelen ser dinámicos y complejos, e involucran a varios equipos y procesos de la empresa. Para garantizar que todos los elementos estén alineados de manera coherente hacia el objetivo final, es necesario recurrir a la gestión de la integración del proyecto. A continuación, presentamos algunas de las ventajas de este método.

Permite la coordinación y organización durante todo el proyecto

La gestión de la integración de proyectos es como un manual de instrucciones que puedes usar para guiar el proyecto en la dirección correcta y asegurarte de que todos los procesos estén bien coordinados. A medida que el proyecto avanza de fase, te aseguras de que los resultados y los documentos estén en orden para que la siguiente etapa se lleve a cabo sin problemas.

Garantiza que todos comprendan sus responsabilidades

Gracias a la gestión de la integración de proyectos, todos los participantes y los miembros del equipo comprenden claramente sus roles y responsabilidades. Al supervisar el proyecto de manera diligente, podrás abordar las preguntas de los equipos o participantes involucrados en caso de confusión o problemas. 

Mantiene a los proyectos en curso

La gestión de la integración de proyectos ayuda a mantener los proyectos en curso y orientados para poder cumplir con los plazos y el presupuesto asignado. También asegura que el proyecto esté alineado con el plan de gestión, para que se logren los resultados o retornos deseados. Asimismo, te ayuda a resolver posibles conflictos o realizar cambios necesarios al tiempo que minimiza el impacto en el proyecto en general. Además, favorece una mejor gestión de calidad de los proyectos.

Mantiene una comunicación fluida con los participantes

La gestión integrada de proyectos garantiza que todos los involucrados estén informados sobre el progreso del proyecto. Te permite crear un sistema de comunicación con los participantes para tratar los cambios del proyecto, independientemente de que hayan sido aprobados o no. También destaca la importancia de realizar una reunión final después de que se finalice todo el trabajo para realizar el cierre del proyecto.

Ayuda en la toma de decisiones

Cada paso en la gestión integrada de proyectos tiene objetivos y resultados específicos. Seguir todos los pasos te permitirá comprender mejor cuál es el plan de acción más adecuado para cada fase del proyecto. Crear una documentación detallada del proyecto también te permitirá comunicar claramente los argumentos que motivan tus planes.

En general, la gestión integral del proyecto beneficia a todos los involucrados en el proyecto: el equipo del proyecto, el gerente del proyecto y los participantes. 

Logra grandes resultados con la gestión integral de proyectos

La gestión de la integración de proyectos reúne todos los procesos y tareas de tu proyecto. Con el software de gestión de proyectos de Asana, tienes una fuente única de referencias para planificar y organizar tus proyectos de principio a fin. 

Para aumentar los índices de éxito de tus proyectos, comprueba si el software de gestión de proyectos es adecuado para tu equipo.