Cómo crear un informe de estado del proyecto eficaz en tan solo 8 pasos

Llega el fin de la semana y otra vez tienes que buscar entre hojas de cálculo, emails y herramientas para armar algo que se parezca a una actualización sobre el estado en que se encuentra el proyecto.

Crear informes de estado del trabajo es esencial para mantener al equipo bien informado, a fin de que identifiquen los riesgos con proactividad y de que todo se mantenga en curso y dentro del presupuesto. Pero reunir la información de forma manual a partir de diferentes fuentes es uno de los grandes pormenores del trabajo, esas tareas repetitivas y rutinarias que se interponen ante el trabajo significativo y de mayor impacto.

En vez de recabar toda esta información de forma manual, usa una plantilla para crear informes de estado del proyecto y simplifícate la vida. De este modo, dedicarás menos tiempo (innecesario) a reunir datos y más a trabajar en lo que realmente importa.

Ya sea que te estés preparando para crear el primer informe de estado de un proyecto o simplemente desees reemplazar tu sistema actual, en este artículo aprenderás qué es un informe de estado, cómo crearlo y cómo usarlo para cumplir con tus plazos, siempre.

¿Qué es el informe de estado de un proyecto?

Los informes de estado de los proyectos son actualizaciones oportunas sobre el progreso de los proyectos. Si se redactan de manera concisa, los informes de proyectos ofrecen información general acerca del progreso de un proyecto. De esta forma, los miembros del equipo obtienen de un vistazo un panorama general de lo que sucede dentro del proyecto. Con un informe de estado oportuno, puedes garantizar que el equipo entero de un proyecto y los integrantes de otros departamentos que participan en él entiendan qué está en curso, si hay algo bloqueado y qué trabajo sigue.

Si compartes con regularidad los informes de estado de los proyectos, te resultará muy útil y clave para mantener a todos los participantes del proyecto al tanto de lo que sucede y alineados con respecto a cómo avanza. Los informes contienen las respuestas a lo que todos quieren saber, incluso antes de que empiecen a hacer preguntas. Le muestran al equipo que todo está en curso, como se esperaba, y generan confianza (en el equipo y en ti también).

La frecuencia con que compartas los informes de estado dependerá del cronograma de cada proyecto. Para algunos es conveniente crear informes semanales, mientras que en otros casos solamente hace falta actualizarlos una vez por mes. Organiza los informes del proyecto con la frecuencia que sea útil para los demás involucrados y también para ti. No deberían ser informes reactivos que se emiten cuando las cosas no van bien. Por el contrario, deberían ser informes eficaces para mantener al equipo al tanto del progreso del proyecto, con los que se identifique si el proyecto está en curso, en riesgo o con retraso.

Los beneficios de crear informes de proyectos eficaces

Emitir informes no es algo que deberías hacer solamente porque sí. Crear informes eficaces ofrece una amplia variedad de beneficios. Cuando creas informes correctos del estado de un proyecto, eres eficiente en lo siguiente:

Dar seguimiento al estado del proyecto

Lo peor que puede pasar en un proyecto es llegar al fin del cronograma y darse cuenta de que se gestionó con retraso todo el tiempo. A nadie le gusta perder la perspectiva de la realidad. Si eres el gerente del proyecto, tienes la posibilidad de garantizar que el equipo sea consciente del estado del proyecto todo el tiempo.

Los informes de progreso sirven para lo mismo, pero con mucho menos trabajo manual. Con este tipo de informes todos logran tener una idea del estado en que se encuentra el proyecto, porque combina resúmenes generales con algunas métricas importantes. ¿Y si el proyecto está con retraso? Puedes ocuparte rápido y de manera proactiva, para aún lograr cumplir con los vencimientos del proyecto a tiempo y dentro del presupuesto.

Resumir el progreso del proyecto

Los informes de estado de los proyectos no son informes en tiempo real. Son resúmenes de los trabajos que se hicieron en el proyecto durante la semana anterior, dos semanas atrás o el mes anterior. Ofrecen la posibilidad de que los integrantes del proyecto estén siempre informados sobre si se está cumpliendo o no con el plan del proyecto.

Si buscas consejos sobre cómo emitir informes de proyectos en tiempo real, lee nuestro artículo sobre herramientas para crear informes para todo tipo de equipos. 

Reducir el trabajo manual

Como gerente de proyectos, ya tienes suficiente trabajo por hacer. No necesitas también dedicar varias horas por semana o por mes a recopilar datos de diferentes fuentes. Las herramientas para generar informes facilitan el trabajo reuniendo toda la información en un mismo lugar. Además, con estas herramientas se puede crear un informe con un solo clic. 

Compartir los siguientes pasos y acciones pendientes

Los informes de estado del proyecto deberían enviarse al equipo responsable del proyecto, a quienes lo patrocinan, a cualquier parte interesada clave y a los miembros de equipos de otros departamentos que también trabajen en el proyecto. Como son informes que ofrecen una perspectiva general, son los indicados para cualquier persona que desee estar informada con respecto al progreso de un proyecto.

Son una alternativa óptima para que todos sepan qué sucede sin entrar en detalles. Si hay pasos importantes por cumplir a continuación o acciones pendientes, compártelos para que todos sepan qué esperar.

Identificar los obstáculos con proactividad

Si el proyecto no está en curso (como puede llegar a suceder), con el informe de estado sabrás qué lo retrasa y qué harás para resolver esos obstáculos. Podrás lucirte con proactividad para encauzar todo al punto en que debería haberse encontrado siempre. Al igual que con el proceso de gestión de riesgos del proyecto, emitir informes de estado de manera proactiva te ayudará a identificar y superar cualquier inconveniente antes de que afecte al cronograma del proyecto.

Despedirte de tus reuniones de estado

El día de las reuniones para actualización de estado se acabó. Ahora sabemos que no son formas efectivas de utilización del tiempo. A diferencia de lo que sucede en las reuniones cara a cara, los informes de estado de los proyectos se comparten en una herramienta central que los miembros del equipo pueden consultar con asincronía cuando lo desean. Pueden simplemente acceder a la información o ahondar en más detalles en caso de ser necesario. Ahorra el tiempo de las reuniones cara a cara para participar en reuniones importantes como las lluvias de ideas o en las que incluyen a toda la empresa.

Antes de emitir informes, combina los informes con la gestión efectiva de proyectos

El mayor beneficio de emitir informes de estado del proyecto es que reduce el trabajo manual, centraliza la información y facilita que todos estén bien informados a la vez. Si la información está dispersa en muchas herramientas, no puedes usar plantillas para crear informes de proyectos con una efectividad óptima, dado que aún tienes que abrir una hoja de cálculo de Excel y el email del grupo para reunir la información.

En cambio, usa un software para gestión de proyectos como fuente única de referencias. Con un software para gestión de proyectos puedes hacer lo siguiente:

• Contar con una fuente central de referencias para que los miembros del equipo puedan ver quién hace qué y para cuándo. 

• Observar con claridad la información del proyecto en un diagrama de Gantt, un tablero Kanban, un calendario o en una vista al estilo de una hoja de cálculo. 

• Crear informes de estado con un solo clic. 

• Ofrecer un lugar en el que todos los miembros del equipo puedan leer el informe de estado y en caso de que quieran acceder a más detalles puedan hacerlo y encontrar la información que necesitan. 

• Tener acceso a más información, como al plan del proyecto, al plan de comunicaciones, los objetivos, los hitos, los entregables y a mucho más.

Naturalmente, creemos que Asana es una excelente opción. Asana es una herramienta para gestión del trabajo que puede usar el equipo entero. Los colaboradores de otros departamentos también necesitan tener alguna forma de acceder a ver informes de estado anteriores. Las partes interesadas que sean clave para el trabajo necesitarán contar con una vista general en perspectiva que les permita apreciar el progreso de la gestión del portafolio o del programa completo del proyecto. Y los integrantes del equipo a cargo necesitarán hallar la forma de dar seguimiento al trabajo individual a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

8 pasos para escribir excelentes informes de estado de los proyectos

Entonces, ¿qué tal si generas informes de estado del proyecto? Considera crear una estructura clara que puedas usar sistemáticamente para todos los futuros informes de actualización de estado. También deberías asegurarte de que coincida con el brief de tu proyecto para no salirte del tema con el informe.

Sigue esta guía para entender qué conviene incluir en el informe de estado de tu proyecto y observa cómo ponemos los pasos en práctica con un ejemplo de un proyecto de satisfacción de los empleados.

1. Elabora el informe en el mismo sitio en el que se trabaja con el proyecto

Antes de emitir el informe, asegúrate de ya estar dando seguimiento a la información del trabajo en una herramienta de gestión de proyectos. De este modo, no tendrás que recopilar información proveniente de diversas fuentes. En cambio, podrás reducir el trabajo manual y emitir informes con unos pocos clics.

Al empezar a trabajar con una herramienta de gestión de proyectos, la captura de las dependencias y la visualización de las tareas siguientes se hace más fácil, porque no pierdes nunca de vista el estado real del proyecto.

2. Ponle un nombre al informe

Una excelente opción es simplemente usar el nombre que ya tiene el proyecto, para ser claros. Si emites informes de este proyecto con frecuencia, es probable que también sea conveniente incluir una fecha o marca de tiempo.

Ejemplo del título del informe de un proyecto: Febrero de 2020 - Iniciativa sobre la satisfacción de los empleados

3. Indica el estado del proyecto

Cuando nos referimos al estado del proyecto hablamos del estado actual. Este estado puede variar entre un informe y otro, en particular si surgen obstáculos o se desactivan grandes riesgos que enfrentaba el proyecto. Busca una herramienta de gestión de proyectos que te permita informar el estado del proyecto y comunicar si está en curso (como se esperaba) o no. Una forma de hacerlo es mediante un sistema de códigos por color (verde, en curso; amarillo, en riesgo; rojo, con retraso).

Ejemplo de actualización de estado de un proyecto: El estado del proyecto está: en curso.

4. Resume rápido el informe del estado

El resumen del informe de estado del proyecto debe ser breve, de dos o tres oraciones. El objetivo es ofrecer a los lectores, que cuentan con poco tiempo para leer el informe completo, algo que no sea demasiado largo, de lectura rápida y con los puntos más importantes.

Esta es la primera sección del informe. Es el mejor lugar para que hagas lo siguiente:

• Incluir los puntos destacados

• Marcar los principales obstáculos

• Identificar los riesgos inesperados que se pueden presentar

Ejemplo del resumen de un informe de estado: Se recabaron los resultados de la encuesta y están en revisión. A primera vista, vemos un 80 % de satisfacción de los empleados, 3 puntos más que en la encuesta anterior. El Comité de Participación está trabajando con el equipo directivo para implementar iniciativas nuevas de participación en nuestras áreas de interés, que pueden incluir el crecimiento profesional y la transparencia.

5. Agrega una visión general de cada área clave

Las áreas clave pueden variar entre un informe y otro, dependiendo del proyecto con que se trabaje. Aunque también pueden ser siempre las mismas. Por ejemplo, en un proyecto ágil con mejora continua, probablemente convenga trabajar con áreas clave dinámicas que abarquen distintos puntos con los que ya haya trabajado el equipo en el sprint anterior. Como alternativa, en un proyecto de planificación de eventos hay una cantidad fija de áreas clave con las que siempre conviene trabajar, como la promoción, las inscripciones y los oradores.

En cada área clave del informe de estado, agrega algunas viñetas con las que te mantendrás actualizado acerca del progreso, los triunfos y los próximos trabajos.

Ejemplo de una descripción general de un área clave: Resultados de la encuesta

• El 70 % de los empleados respondió a la encuesta de satisfacción.

• Nuestra calificación general respecto a la satisfacción ha sido del 80 %.

• Solamente el 57 % de los empleados informa tener un plan de carrera claro para avanzar, un 5 % menos que en la encuesta anterior. 

• El 41 % de los empleados eligió a la transparencia como la principal mejora que quisieran ver.

6. Agrega enlaces a otros documentos o recursos

Aunque es probable que no quieras incluir cada detalle acerca de cómo está un proyecto, algunas personas querrán saber más. Para los involucrados que buscan información más exhaustiva, puedes brindar enlaces a otros documentos o recursos. Aquellos que incluyan información más específica sobre el proyecto, como los enlaces a los hitos particulares del proyecto, o algo que demuestre con mayor amplitud el impacto del proyecto, como una referencia a los objetivos de negocios a los que se contribuye con el proyecto.

Ejemplo: Incluye un enlace a la encuesta de satisfacción de los empleados y también a los OKR más amplios de la empresa sobre cómo aumentar el compromiso de los empleados a lo largo del año fiscal.

7. Identifica los obstáculos que hayan surgido en el proyecto

En todos los proyectos se enfrentan obstáculos. Se pueden presentar en forma de riesgos del proyecto, excesos inesperados en el presupuesto o demoras que afecten al cronograma del proyecto. Si mantienes a los involucrados al tanto cuando surgen los problemas, ayudará a que todos se ajusten en consecuencia para seguir su curso. 

Ejemplo de obstáculo: El equipo directivo quiere analizar los resultados antes de que el Comité de Participación se reúna nuevamente, pero no podrá hacerlo sino hasta después de tres semanas. Esto hará que el cronograma global del proyecto se demore.

8. Destaca los pasos a seguir

Puedes incluir una lista de los próximos pasos, los elogios que quieras hacerle a alguien o cualquier otra cosa que quieras destacar.

Ejemplo: Gracias, Sarah A., por enviar múltiples comunicaciones a los empleados para incentivarlos a participar en la encuesta.

Plantilla para crear tu informe de estado del proyecto

Para poner en práctica rápidamente todo lo que has aprendido en la sección anterior, redacta tu próximo informe de estado del proyecto con esta plantilla fácil de llenar:

Nombre del informe:

Ponle un nombre al informe. Podría ser tan simple como el nombre del proyecto y la fecha del informe.

Estado del proyecto:

¿El proyecto está en curso, en riesgo o con retraso?

Resumen:

Incluye aquí una descripción breve de los puntos más importantes del informe de estado del proyecto. Ten en cuenta que quienes estén muy ocupados podrán mirar solo esta sección, de modo que es mejor que incluyas cualquier obstáculo o punto que quieras destacar de los que deba enterarse todo el equipo.

Área clave nro. 1: Resumen general

• Detalles específicos sobre el progreso, los logros y el trabajo que sigue a continuación.

• Detalles específicos sobre el progreso, los logros y el trabajo que sigue a continuación.

• Detalles específicos sobre el progreso, los logros y el trabajo que sigue a continuación.

Área clave nro. 2: Resumen general

• Detalles específicos sobre el progreso, los logros y el trabajo que sigue a continuación.

• Detalles específicos sobre el progreso, los logros y el trabajo que sigue a continuación.

• Detalles específicos sobre el progreso, los logros y el trabajo que sigue a continuación.

Área clave nro. 3: Resumen general

• Detalles específicos sobre el progreso, los logros y el trabajo que sigue a continuación.

• Detalles específicos sobre el progreso, los logros y el trabajo que sigue a continuación.

• Detalles específicos sobre el progreso, los logros y el trabajo que sigue a continuación.

Información adicional y enlaces:

Enlaces a detalles relevantes o a información general que pueda despertar el interés para los involucrados en el proyecto. Esta sección ofrece la posibilidad de que los miembros del equipo ahonden en detalles específicos o de que entiendan qué lugar ocupa la iniciativa del proyecto entre los objetivos estratégicos más amplios. 

Obstáculos:

¿Estás afrontando algún desafío en este momento? ¿Cómo lo resolverás?

Notas adicionales o aspectos destacados:

¿Hay algo más que tu equipo deba saber? ¿Cuáles son los pasos principales que siguen a continuación?

Ejemplo del informe de estado de un proyecto

Si bien es cierto que una guía práctica para escribir informes de estado del proyecto puede ser útil, a veces, un ejemplo de la vida real te permite ver efectivamente cómo lucirían tus actualizaciones, ¿cierto? Pensamos que podrías estar de acuerdo, así que a continuación te ofrecemos un ejemplo que puede ser de gran utilidad:

Nombre del informe: Lanzamiento del ebook

Estado del proyecto: En curso

Resumen:

¡Esta semana avanzamos mucho! Todavía estamos en la etapa conceptual, pero Avery Lomax va a elegir un tema esta semana. Los equipos de Contenido y Diseño están a la espera y listos para comenzar apenas les demos la aprobación.

Concepto:

• El equipo de Planificación se reunió para tratar el tema global

• Tenemos tres ideas finales y el viernes elegiremos una

• Debemos entregarle un resumen al equipo de Contenido el jueves siguiente

Contenido:

• El equipo de Contenido está listo para empezar a escribir acerca del producto tan pronto como le demos fin a nuestra idea

• Están reuniendo la información pertinente de la empresa que se debería incluir

Diseño:

• Se revisó el diseño de cinco ebooks de ejemplo para determinar el estilo que se prefiere

• Para el martes próximo habrán elegido una plantilla

Notas adicionales o aspectos destacados:

• Jen estará de licencia toda la semana próxima. Por lo tanto, envíen todas sus dudas respecto al contenido a Joy.

• Gracias, Henry, por seleccionar, organizar y presentar una lista tan amplia de temas para que elijamos.

Problemas/desafíos:

Como todos saben, falta muy poco para la fecha de entrega del ebook. Es crítico que todos trabajemos en nuestra herramienta para gestión de proyectos. Así, nos mantendremos organizados y bien encaminados. ¡Gracias!

Optimiza tus informes con una herramienta de gestión del trabajo

El informe anterior es un ejemplo claro y sencillo de seguir. Si elaboras este informe con una herramienta de gestión del trabajo como Asana, podrás llenar automáticamente todas las secciones excepto el resumen. A continuación, te mostramos cómo se vería el informe anterior en Asana:

Mejores prácticas para crear informes de estado del proyecto

Ahora sabes qué incluir en tu informe de estado del proyecto, pero aún puedes tener dudas. A medida que crees informes de estado para tus proyectos, estas mejores prácticas te ayudarán a formular una actualización exitosa.

¿Con qué frecuencia se debería emitir un informe?

La frecuencia con que envíes las actualizaciones del proyecto dependerá del tipo de proyecto con el que trabajes. Si el proyecto se llevará a cabo en un período breve o si todo avanza rápidamente, intenta enviar informes de estado semanales. Por el contrario, si la iniciativa sobre la que se informa es de un proyecto a largo plazo, es probable que solamente sea necesario enviar informes quincenales o incluso mensuales. Lo más importante es asegurarse de que todos los involucrados estén al día. 

Cuando uses una herramienta para crear informes, puedes establecer una tarea para enviar siempre los informes de estado algún día fijo de la semana. Estos recordatorios recurrentes facilitan el trabajo de mantener a todos al día con la información. Entre otras alternativas, puedes enviar actualizaciones de estado semanales o informes de progreso mensuales. De cualquier manera, los involucrados en el proyecto empezarán a esperar las actualizaciones y preguntarán menos por esa información en otros momentos (además de que estarán agradecidos por que los mantengas informados).

Al enviar informes con regularidad, puedes evitar asistir a muchas de las reuniones relacionadas con el proyecto (todos sabemos que las reuniones innecesarias se ganaron su mala reputación por algo). Omite las reuniones de seguimiento y ahórrale tiempo al equipo para dedicarlo a lo que es realmente importante.

¿A quién deberías incluir?

Depende del proyecto y de quién participe, pero normalmente enviarías una actualización a todos los que trabajan en el proyecto. Para ponerlo en práctica, deberías haber hecho un análisis de quienes integran el proyecto (en el que se detallen quiénes son los miembros del equipo, los patrocinadores y cualquier otro involucrado al que lo afecte) durante el proceso de planificación. Pero si no estás seguro, consulta el plan del proyecto.

Incluso aunque el informe de estado semanal no afecte a algún miembro en particular del equipo, aún conviene compartirlo con todos. Es muy importante que todos tengan un panorama general de la situación. Los miembros del equipo que no necesiten revisar el informe en profundidad podrán leer brevemente la sección del resumen, mientras que otros que estén más inmersos en el proyecto podrán examinar en profundidad los detalles provistos.

¿Cuántos detalles deberías incluir?

Un informe de estado del proyecto no necesita tener todos los detalles, deja que el trabajo hable por sí mismo. Tú simplemente debes compilar los detalles más importantes y darle un poco de color. Piensa en el informe de estado como un resumen de la información más relevante de tu proyecto que involucra a la mayoría de las partes interesadas.

Siempre deberías indicar si el proyecto está en curso, en riesgo o con retraso; brindar un rápido resumen de lo que se finalizó y de lo que sigue, y finalmente, agregar los enlaces a otros recursos para quienes quieran más detalles de la información.

¿Dónde debes escribir el informe de estado de tu proyecto?

La mejor manera de elaborar y compartir actualizaciones de estado es con una herramienta de gestión del trabajo. Busca una herramienta que ofrezca un resumen del proyecto, para que el equipo tenga una fuente central de referencias para todo el trabajo relacionado con los proyectos. Así, en vez de gestionar proyectos en hojas de cálculo, podrás mantener todo en un mismo lugar: las actualizaciones de estado, los briefs de los proyectos, los entregables clave y los hitos importantes. Tus informes se podrán compartir fácilmente y todos podrán mirar los anteriores en cualquier momento, sin que tengas que llenarte de emails con consultas.

El cierre de tu proyecto: el resumen de tu trabajo

Los informes de estado de los que hemos estado hablando siempre se envían mientras un proyecto está activo para mantener a todos informados. Sin embargo, una vez que el proyecto ha finalizado, una opción inteligente es enviar un informe final de resumen. Considéralo el resumen ejecutivo de tu proyecto. Es tu oportunidad de ofrecerles a los involucrados un cierre del proyecto. Úsalo para darlo por concluido oficialmente.

Una vez más, se trata de ofrecer una visión global, pero en vez de incluir las actualizaciones y los estados, lo que brindarás será un resumen de cómo resultó el proyecto en general. A continuación, se incluyen algunas de las preguntas que podrías responder con un informe de resumen del proyecto:

• ¿Cuáles fueron los objetivos de este proyecto? ¿Se cumplieron?

• ¿El proyecto se finalizó a tiempo y según lo presupuestado (si corresponde)?

• ¿Qué éxitos se deberían destacar?

• ¿Con qué desafíos nos encontramos?

• ¿Qué podemos aprender de este proyecto que nos podría ayudar con otros proyectos en el futuro?

Mantén a los participantes al tanto con los informes de estado

Si lo que buscas es que tu próximo proyecto se destaque, intenta usar las actualizaciones semanales de estado. Te mantendrán productivo, eficiente y bien predispuesto. Además, aportarás a todos un panorama interesante donde mirar rápido para saber qué ha sucedido.

Usa los recursos que te hemos proporcionado para generar informes que brinden justo la información suficiente sin demasiados detalles. Busca una solución para gestión de proyectos como Asana que cuente con funciones específicamente diseñadas para facilitar los informes de estado. Ahorrarás tiempo y te organizarás a la perfección.