¿Qué es la gestión de cambios? 6 pasos para crear un excelente proceso de gestión de cambios

Los cambios son un ingrediente esencial para ayudar a que tu organización prospere. A medida que crezcas, indudablemente, necesitarás herramientas nuevas, probar estrategias diferentes o repartirte entre varios mercados, por solo nombrar algunos casos. Los pequeños cambios o aquellos que no afectan a muchas personas son fáciles de implementar, pero ¿qué haces cuando necesitas implementar un cambio radical en la organización?

Sin una planificación adecuada, intentar implementar cambios en la organización puede derivar en caos, confusión y desaceleración de la empresa. En cambio, necesitas implementar los cambios con atención: elaborar una planificación clara y brindar asistencia antes de la implementación, para que la transición sea lo más fluida posible.

En pocas palabras, necesitas de la gestión de cambios.

Si alguna vez padeciste lo que es trabajar con la implementación de cambios en una organización o si se acerca un cambio y estás tratando de imaginar cuál sería la mejor manera de introducirlo en la empresa, este artículo es para ti.

¿Qué es la gestión de cambios?

La gestión de cambios es el proceso con el que se preparan y gestionan los cambios de la organización. Por lo general, durante el proceso de gestión de cambios, preparas todo lo necesario para la transición al cambio nuevo, obtienes el respaldo de la organización para el cambio en cuestión y lo implementas en tiempo y forma.

Lo más importante en la gestión de cambios es abordar esos cambios a consciencia y desde distintos ángulos. Antes de llevar a cabo un cambio en la organización, piensa qué impacto tendrá en los miembros de la organización, en los distintos niveles y equipos. Este es el motivo por el que las metodologías de cambio, por lo general, incluyen estrategias que permiten introducir los cambios en los equipos de forma gradual con el correr del tiempo, realizar pruebas piloto con parte de la empresa o confirmar la aceptación de los involucrados correctos antes de lanzar una iniciativa nueva.

La gestión de cambios es un proceso y también una metodología. Probablemente nunca hayas dedicado tanto tiempo a pensar en cómo implementar una iniciativa de cambio. Y está bien. Al seguir un proceso de gestión de cambios, puedes preparar mejor a tu equipo y a la empresa para que los nuevos cambios resulten beneficiosos para todos.

Los beneficios de la gestión de cambios

Con una gestión de cambios eficiente, puedes incorporar procesos nuevos sin incomodar al equipo ni a la organización. Tendemos a ser bastante apegados a la forma en que “siempre hicimos las cosas”, incluso aunque la forma nueva sea objetivamente mejor. Un plan de gestión de cambios es útil para que tu equipo note el valor que aporta el cambio nuevo, ya que el proceso resulta lo menos problemático posible.

Los procesos eficientes de gestión de cambios pueden ser útiles para lo siguiente:

• Desarrollar la dinámica de la empresa

• Reducir la resistencia al cambio

• Aumentar la probabilidad de cambios satisfactorios

• Reducir cualquier potencial de impacto negativo que pueda resultar del cambio

Modelos tradicionales de gestión de cambios

Los procesos de gestión de cambios se iniciaron a principios de la década de 1960 y con el transcurso del tiempo han surgido muchos otros modelos de gestión de cambios. En este artículo, nos referiremos a tres modelos tradicionales de gestión general de cambios.

Modelo de cambio de Lewin

Kurt Lewin fue un psicólogo alemán, nacionalizado estadounidense, ampliamente reconocido por sus contribuciones en investigación aplicada sobre las prácticas de las comunicaciones. En el modelo de cambio de Lewin se divide a la gestión de cambios en un proceso de tres etapas:

1. Descongelamiento. Durante la fase de descongelamiento, ayudarás a tu equipo o empresa a superar su aversión inicial a los cambios. No solo analizarás cualquier resistencia al cambio que notes, sino que además, empezarás a convencer a tu equipo al explicarles el por qué de la necesidad del cambio. En este punto del modelo de cambio de Lewin, te enfocas en preparar al equipo para algo nuevo.

2. Cambio. El paso del cambio es el momento en que implementas el cambio en la organización. Ten en cuenta que el cambio puede ser un proceso de varios pasos, ya que puedes encontrarte con obstáculos imprevistos y tener que trabajar con lentitud para lograr que todos se incorporen al sistema nuevo, independientemente de cuál sea este.

3. Congelamiento. Ya has implementado el cambio; es hora de congelarlo para que esta forma “nueva” de hacer las cosas se transforme en el estándar.

El modelo ADKAR

El modelo ADKAR fue introducido por Jeff Hiatt. ADKAR es el acrónimo en inglés de:

• Awareness (Conciencia): Conciencia sobre la necesidad del cambio.

• Desire (Deseo): Deseo de participar y de apoyar el cambio.

• Knowledge (Conocimiento): Conocimiento sobre qué hacer para garantizar que el cambio sea satisfactorio.

• Ability (Habilidad): para implementar el cambio.

• Reinforcement (Consolidación): Consolidación para garantizar que la implementación del cambio continúe a largo plazo.

El proceso de 8 pasos para liderar cambios

El Dr. John Kotter inventó este método que describe en su libro Leading Change. Según Kotter, los ocho pasos son:

1. Crear una sensación de urgencia para enfatizar la importancia de actuar de inmediato.

2. Constituir una coalición orientadora para guiar, coordinar y comunicar el cambio en la organización.

3. Formar una visión e iniciativas estratégicas para aclarar cómo será el futuro en comparación al pasado.

4. Reclutar un ejército de voluntarios para movilizarse en torno al cambio.

5. Eliminar obstáculos para favorecer la acción, a fin de brindar la libertad que necesita tu organización para generar un impacto real.

6. Generar logros a corto plazo para incentivar con energía la persistencia de la organización.

7. Mantener la aceleración y ser implacable con respecto a introducir el cambio hasta que la visión se haga realidad.

8. Instaurar el cambio hasta que sea lo suficientemente sólido como para sustituir viejos hábitos.

Cuándo usar la gestión de cambios

No deberías iniciar un proceso completo de gestión de cambios para cada uno de los cambios que se produzcan en la organización. La gestión de cambios solamente es importante cuando la resistencia en potencia también es grande o abarca a toda la empresa. Recuerda que, como seres humanos que somos, podemos sentir resistencia al cambio. Tendemos a preferir el sistema actual (incluso aunque el proceso no sea el mejor), y puede ser difícil para las personas o equipos imaginar que se puede trabajar de una forma diferente.

Aquí te mostramos algunos ejemplos de cambios organizacionales que podrías implementar con un proceso de gestión de cambios:

• Una herramienta o tecnología nuevas para toda la empresa

• Un cambio en la estructura de liderazgo u organizacional

• Novedades sobre la cultura o los valores del trabajo

• Actualización de las políticas de la empresa, los programas de RR. HH. o los beneficios

• La fusión o adquisición de la empresa

Lo más importante a tener en cuenta es que al implementar un proceso de gestión de cambios hay que tener bien en cuenta cuándo y cómo se lanzará el cambio en la organización.

En Asana, nuestros equipos de Servicios Profesionales y Éxito del Cliente, con frecuencia, ayudan a otros equipos a elaborar la estrategia de gestión de cambios para introducir una herramienta o tecnología nuevas que afectan a toda la empresa. Con Asana, los equipos no solo cuentan con una herramienta para organizar y ejecutar el trabajo, sino que además, incorporan un nuevo enfoque para la colaboración del equipo a través de la gestión del trabajo. Contar con un proceso de gestión de cambios adecuado puede ser fundamental para garantizar el éxito y la adopción.

Cambios a la manera de Asana: 6 pasos para implementar una herramienta o tecnología nuevas con la gestión de cambios

Para ayudar a que los equipos nuevos adopten Asana, nuestros equipos de Servicios Profesionales y Éxito del Cliente desarrollaron un proceso para la gestión de cambios inspirado en el proceso de 8 pasos para liderar cambios del Dr. Kotter y con la información de las mejores prácticas compartidas por clientes que implementaron Asana con éxito en sus organizaciones. El resultado es una metodología de cambios a la manera de Asana, sumamente útil para que los equipos introduzcan herramientas y tecnologías nuevas en las organizaciones.

Existen seis pasos para llevar a cabo los “cambios a la manera de Asana”:

1. Define el porqué

2. Descubre tu situación actual

3. Diseña tu primer flujo de trabajo

4. Ofrécele a tu equipo lo que necesita y celebra lo que resulta bien

5. Prepárate para el éxito que vendrá

6. Mide los resultados y amplía el uso

Independientemente de que adoptes Asana o introduzcas una herramienta nueva diferente, a continuación te mostramos cómo puedes usar los “cambios a la manera de Asana” para incorporar una herramienta o tecnología nuevas en tu empresa.

Cómo aplicar los “cambios a la manera de Asana”: un estudio de caso

Supongamos que tu equipo hará una transición a una plataforma de gestión del trabajo a fin de trabajar con mayor eficiencia y colaboración. A continuación, te mostramos cómo usar los “cambios a la manera de Asana” para implementar estos cambios en particular en toda la organización:

1. Define el porqué

Antes de implementar este cambio en la organización, primero debes saber por qué lo haces. ¿Qué dificultades se resuelven con el cambio? A pesar de que no todos los miembros de la organización se entusiasmarán (porque todos somos un poco resistentes a los cambios), será muy útil que tengas un motivo concreto para llevarlo a cabo.

Hay tres elementos diferentes para definir el “porqué”.

Primero, elabora tu “declaración del porqué”

Para empezar, documenta el motivo por el que implementas el cambio en la organización. Este motivo será la brújula para todo el trabajo que vendrá después.

“El equipo/organización [nombre] implementa esta herramienta nueva de gestión del trabajo para [administrar estos proyectos y procesos]. Con esta acción, esperamos [resolver estas dificultades] y [cumplir con estos objetivos]”.

Por ejemplo, si implementas la incorporación de una herramienta de gestión del trabajo puedes escribir algo como lo siguiente:

“Nuestra empresa implementa esta herramienta nueva para gestión del trabajo a fin de mejorar la colaboración y la visibilidad entre los distintos departamentos. Con esta acción, esperamos aumentar la productividad de la empresa y finalizar más proyectos a tiempo”.

Después, define las métricas de éxito

También conviene definir cómo sería un proceso de gestión de cambios correcto. Siéntate con el equipo que lidera el cambio y definan las métricas. Algunas métricas incluyen:

• Para cuándo se debe implementar el cambio

• Cuáles son los porcentajes de adopción o capacitación de la empresa

• Cuál será la tasa de utilización en la empresa para una fecha dada

Por ejemplo, para implementar una herramienta de gestión del trabajo podrías tener métricas como las siguientes:

• Iniciaremos la implementación de esta herramienta con un grupo pequeño, a partir del 3 de marzo. Los demás empleados tendrán la posibilidad de participar a partir de mediados de junio. Así, todos en tu empresa deberían haberse incorporado y familiarizado con la herramienta para el 17 de julio.

• Los equipos deberán enviar informes del estado de los proyectos con frecuencia semanal desde la herramienta de gestión del trabajo, y el trabajo se debe gestionar exclusivamente con la herramienta.

• El 100 % de los empleados deberían estar trabajando activamente con la herramienta para el 30 de julio.

Finalmente, prepara tu “Alianza para la adopción”

La implementación de un cambio en la organización no es un trabajo que pueda hacer una persona sola. Necesitas contar con un equipo, y ese equipo es tu alianza para la adopción. Hay tres tipos de miembros en una alianza para la adopción:

• Regulador de convenciones: Es un influencer laboral. Los reguladores de convenciones te ayudarán a definir cómo usar la herramienta de gestión del trabajo en toda la empresa. Pueden guiar capacitaciones o responder dudas que les surjan a los distintos miembros de los equipos.

• El generador de conciencia. Es un miembro (o varios) del equipo directivo. Los generadores de conciencia tal vez no estén tan involucrados en el cambio que se implementa, pero son la voz que lo respalda. Son quienes deben comunicar la “declaración del por qué” a fin de lograr mayor aceptación en el equipo.

• El promotor de productos. Son colaboradores individuales o los primeros en adoptar la herramienta a quienes les entusiasma ayudar a impulsar el cambio.

2. Descubre tu situación actual

Para implementar un cambio a gran escala, lo primero es empezar con poco. Elige un flujo de trabajo en el cual implementar primero el sistema, para que tu Alianza para la adopción pueda preparar prácticas y ejemplos antes de comenzar con todo el resto. Lo ideal sería que eligieras un flujo de trabajo que fuera colaborativo y amplio, para poder resolver inconvenientes menores antes de implementar el cambio.

Por ejemplo, para implementar una herramienta nueva de gestión del trabajo, puedes seleccionar un equipo o departamento, como el departamento de Marketing. Antes de presentar al departamento de Marketing la herramienta nueva, analiza la posibilidad de elaborar entornos para demostrar cómo la usarías. Por ejemplo, puedes mostrarles cómo llevar a cabo campañas de marketing más colaborativas con la herramienta nueva.

3. Diseña tu primer flujo de trabajo

Es tu oportunidad para probar el cambio dentro del mismo flujo de trabajo o proceso. El regulador de las convenciones deberá organizar una capacitación para el equipo o flujo de trabajo seleccionados. Asegúrate de que el promotor de productos también esté atento para ayudar a celebrar lo que resulta bien y a documentar el proceso con trabajo eficiente.

En este punto, probablemente te surjan dudas que nunca antes hayas imaginado. Asegúrate de documentar las preguntas frecuentes (y sus respuestas) para poder incorporarlas en la documentación que usarás para implementar el cambio a mayor escala.

Por ejemplo, supón que ya has desarrollado los entornos de muestra para el equipo de Marketing durante el proceso de implementación de la herramienta nueva de gestión del trabajo. Lo único que falta es organizar sesiones de capacitación con el equipo para mostrarles cómo funciona la herramienta. Invítalos a planificar con esta herramienta iniciativas que abarquen varios departamentos, como la campaña de marketing que les has mostrado. Controla con frecuencia cómo evoluciona la implementación y responde cualquier duda que pueda surgir en el equipo. Durante todo el proceso, también documenta lo que resulta bien, para poder usar esas experiencias para inspirar a otros equipos sobre la adopción de la herramienta.

4. Ofrécele a tu equipo lo que necesita y celebra lo que resulta bien

Tu equipo se está preparando con el flujo de trabajo que elegiste. No olvides controlar con frecuencia cómo se desarrolla todo y celebra lo que resulta bien, incluso aunque sean pequeños logros. Aprovechar el impulso no solo estimulará al cambio, también te ayudará a convocar a toda una cohorte de colaboradores procambio que se podrían transformar por decisión propia en promotores de productos cuando implementes el cambio con un alcance más amplio.

5. Prepárate para el éxito

A estas alturas, tu equipo debería estar funcionando a la manera nueva. Usa este momento para celebrar las primeras victorias del equipo, reunir los comentarios comunes, supervisar la adopción de la herramienta y crecer en base a las mejores prácticas. Si guardas la documentación de las preguntas frecuentes, las sesiones de ayuda y los planes de incorporación continua de nuevos miembros del equipo en un lugar central, el éxito a largo plazo estará garantizado.

6. Mide los resultados y amplía el uso

Cuando sientas que has resuelto los inconvenientes del primer cambio, será hora de ampliar la implementación. Usa las sesiones de capacitación, las preguntas frecuentes documentadas y lo que has preparado a partir del primer flujo de trabajo para ayudar en la orientación de otros equipos. Dependiendo del tamaño de la empresa, planifica con tu alianza para la adopción las horas de trabajo que dedicarán a responder consultas. Incentiva a los promotores de productos para que vean y celebren con frecuencia lo que salga bien, y así lograr que la herramienta nueva de gestión del trabajo cobre fuerza.

Antes de que te hayas dado cuenta, habrás finalizado un plan completo de gestión de cambios.

La clave para los cambios en las organizaciones es la gestión de cambios

No importa qué cambio sea el que debas implementar en tu organización ni qué metodología uses para la gestión de cambios, una implementación a conciencia y bien medida es la clave para una excelente gestión de cambios. Ayuda a que tu equipo se adapte perfectamente a cualquier cambio gracias a la gestión de cambios.

Si estás a punto de implementar una tecnología o herramienta nuevas, prueba los “cambios a la manera de Asana”. Para más información, lee nuestra guía acerca de cómo puedes usar este proceso de gestión de cambios para ayudar a que tu equipo adopte Asana.