Cómo redactar objetivos de un proyecto que sean eficaces (incluye ejemplos)

Terminaste tu proyecto, ¿y ahora qué?

Si no has establecido un sistema para saber cuáles son los objetivos de tu proyecto, te será muy difícil contestar estas preguntas: ¿Tuvo éxito tu proyecto? ¿Alcanzaste tus objetivos? ¿Diste en el blanco o no?

Redactar los objetivos para tu proyecto no es difícil, pero debes asegurarte de que ofrezcan una manera de medir y evaluar el éxito de tu proyecto. Esta guía te ayudará a comenzar con los objetivos de tu proyecto y a potenciar tus habilidades de gestión de proyectos.

¿Qué son los objetivos de un proyecto?

Los objetivos de un proyecto son lo que esperas haber logrado al terminar tu proyecto. Entre ellos se incluyen los entregables y los activos, u objetivos más intangibles como aumentar la productividad o la motivación. Los objetivos de tu proyecto deben ser alcanzables, de duración limitada y específicos, de manera que puedas medirlos al finalizar tu proyecto.

Los objetivos de un proyecto son un elemento de suma importancia para la gestión de proyectos. Si no los defines, no podrás comunicarlos antes ni durante el proyecto. Tampoco tendrás una manera medible de evaluar tu éxito al finalizar el trabajo.

Si recién estás comenzando con los objetivos de un proyecto, a continuación te mostramos cómo se diferencian de otros elementos de la gestión de proyectos:

Objetivos de un proyecto vs. metas de un proyecto

Aunque algunos equipos los usan indistintamente, hay una marcada diferencia entre las metas y los objetivos de un proyecto. En líneas generales, las metas deben estar en un nivel superior al de los objetivos del proyecto. Las metas del proyecto deben definir qué es lo que debe suceder una vez que el proyecto se finalice con éxito y qué lugar ocupa el proyecto con respecto a los objetivos generales y específicos de la empresa.

Por otra parte, los objetivos del proyecto son más detallados y específicos que las metas del proyecto. Aunque muchos objetivos del proyecto repercutirán sobre los objetivos de la empresa, los objetivos del proyecto están más centrados en los entregables reales y específicos que se hayan hecho al finalizar el proyecto.

• Ejemplo de un objetivo de un proyecto: Agregar cinco nuevas maneras en que los clientes puedan encontrar el formulario de comentarios en el producto dentro de los próximos dos meses.

• Ejemplo de una meta de un proyecto: Facilitar la recepción y respuesta de los comentarios de los clientes por parte del equipo de ingeniería.

Objetivos de un proyecto vs. objetivos de la empresa

Los objetivos del proyecto son meramente eso, objetivos e indicadores de desempeño para proyectos individuales. Los objetivos de tu proyecto deberían aplicarse al proyecto al que corresponden, y deben ser lo suficientemente específicos como para guiar a tu equipo en la evaluación del éxito del proyecto.

Los objetivos de la empresa abarcan mucho más que un proyecto individual. A diferencia de los objetivos de un proyecto, los objetivos empresariales definirán la trayectoria y la velocidad de tus negocios, y deberían ser la guía a largo plazo de la compañía o el departamento en su totalidad. Además, determinarán a dónde quiere llegar la empresa en un trimestre o un año y deben redactarse teniendo en cuenta la metodología empleada por el equipo, como los objetivos y resultados clave (OKR).

• Ejemplo de un objetivo de un proyecto: Aumentar el puntaje de lealtad de los clientes (NPS) de nuestra empresa a 62 a fines del trimestre.

• Ejemplo de un objetivo de la empresa: Convertirnos en el proveedor de servicios líder de nuestra categoría.

Objetivos de un proyecto vs. plan de un proyecto

El plan de tu proyecto es un esquema que presenta los elementos clave que tu equipo necesita lograr para alcanzar los objetivos y las metas del proyecto con éxito. Sin embargo, el plan del proyecto debe incluir varios elementos clave adicionales, como los participantes del proyecto, los entregables, el cronograma y más.

Ten en cuenta establecer las metas del proyecto antes de trabajar en el plan del proyecto, ya que, probablemente, las metas impulsarán otros elementos del plan del proyecto, como los entregables y las métricas de éxito. Pero una vez que redactes las metas del proyecto, probablemente las compartas con los participantes a través del plan del proyecto.

• Ejemplo de un objetivo de proyecto: Aumentar la tasa de clics (CTR) en los emails en un 10 % a fines del tercer trimestre.

• Ejemplo de un plan de proyecto: Mira el plan de ejemplo en nuestra Guía de planificación de proyectos.

Objetivos de un proyecto vs. hitos de un proyecto

A simple vista, los “objetivos” y los “hitos” parecen ser lo mismo: ambos son blancos a alcanzar dentro de un proyecto. Pero, en general, los hitos del proyecto deben tener un alcance menor que los objetivos del proyecto.

El hito de un proyecto es un punto de verificación que indica que se ha cumplido con una parte específica en el cronograma de tu proyecto. Los hitos en sí mismos no representan trabajo; más bien, registran el cumplimiento de un grupo de tareas o entregables. Si bien los hitos del proyecto son importantes, los objetivos del proyecto lo abarcan en su totalidad.

• Ejemplo de un objetivo de proyecto: Obtener 20 000 confirmaciones de asistencia a nuestro evento virtual antes de la fecha de cierre de las inscripciones (23 de junio).

• Ejemplo de un hito de proyecto: 8 de junio de 2021: Puesta en marcha del próximo evento virtual de promoción de la página web.

Metas de un proyecto vs. entregables de un proyecto

Los entregables del proyecto son los activos que deseas tener al finalizar el proyecto; en una campaña de marketing, por ejemplo, un entregable podría ser un nuevo anuncio o una página web. En general, los objetivos del proyecto establecerán cuáles son los entregables, pero los objetivos también deben ser más amplios que los entregables.

Además de incluir los entregables, los objetivos de tu proyecto deben definir los beneficios y los resultados que se obtendrán de dichos entregables, especialmente en lo que respecta al esquema más amplio de las metas del proyecto y los objetivos empresariales.

• Ejemplo de un objetivo de proyecto: Reducir la fuga mensual de clientes a menos del 1 % antes de fin de año.

• Ejemplo de un entregable: Lanzamiento de la campaña de recuperación para todos los clientes inactivos.

Los beneficios de los objetivos de un proyecto

Un objetivo claro para el proyecto te ayuda a saber hacia dónde te diriges con tu proyecto. Sin un objetivo del proyecto, se hace difícil saber si tu proyecto tuvo éxito o fracasó. Tampoco puedes planificar mejoras para el próximo proyecto en el que trabajes.

Cuando los miembros del equipo no tienen una idea clara de cómo su trabajo impacta en el proyecto más amplio y en las metas de la compañía, se sienten menos motivados y menos comprometidos. Según el Informe de objetivos de Asana, solo el 26 % de los trabajadores del conocimiento tienen una comprensión clara de cómo contribuye su trabajo individual a las metas de la compañía. Por supuesto, los objetivos del proyecto no son las metas de la compañía, pero son el paso intermedio que conecta el trabajo individual con el trabajo de tu proyecto y las metas de la compañía.

De modo que, cuando tienes objetivos de un proyecto claramente definidos, los miembros de tu equipo pueden evaluar constantemente su trabajo y volver a centrarse en los objetivos si hubieran perdido su curso. Considera a tus objetivos como la brújula que ayuda a tu equipo a seguir avanzando en la dirección correcta.

5 consejos para redactar excelentes objetivos de proyecto

El secreto para redactar excelentes objetivos de proyecto es crear objetivos que estén escritos con claridad y sean útiles. Puedes lograrlo usando la metodología SMART, cuyo acrónimo significa:

• Específico

• Medible

• Alcanzable

• Realista

• De duración limitada

Para tener una guía completa de esta metodología, lee nuestro artículo sobre cómo redactar mejores objetivos SMART.

1. Establece los objetivos de tu proyecto al comienzo del mismo

Para que tus objetivos orienten los resultados del proyecto, debes establecerlos al principio y utilizarlos para guiar tu proyecto. Como mencionamos anteriormente, los objetivos de tu proyecto son un elemento clave de tu plan del proyecto, que también debes crear al comienzo del mismo.

2. Involucra al equipo del proyecto en el proceso de definición de objetivos

Cuanta más aceptación obtengas, más exitosos serán los objetivos de tu proyecto. Los participantes deben tener una comprensión clara de los objetivos del proyecto, para que puedan abordar el resto del plan del proyecto y el trabajo que se lleva a cabo durante el proyecto de la manera más eficaz.

3. Crea declaraciones de los objetivos del proyecto que sean breves pero claras

Si es la primera vez que redactas los objetivos de un proyecto, es posible que te sientas tentado a describir cada detalle, pero, de ser posible, trata de que los objetivos del proyecto sean breves. Considéralos una declaración que guiará los resultados de tu proyecto. La declaración de los objetivos de tu proyecto no debe tener más de una o dos oraciones. La información adicional, como el presupuesto del proyecto o los participantes, se incluirá en el plan del proyecto.

4. Asegúrate de que tus objetivos sean aspectos que puedes controlar

Aquí es donde se aplica el acrónimo SMART para ayudarte a crear objetivos de proyecto que estén claramente definidos y sean realistas y controlables. Existen cinco elementos para este marco:

• Específicos. Asegúrate de que la declaración de tu objetivo de proyecto abarque de forma clara el proyecto en el que tu equipo está trabajando actualmente. Evita redactar objetivos del proyecto demasiado generales que no se relacionen directamente con el resultado del proyecto.

• Medibles. Al final de tu proyecto, necesitas contar con una forma clara de poder mirar hacia atrás y determinar si tu proyecto tuvo éxito. Asegúrate de que los objetivos de tu proyecto sean aspectos claramente medibles, como un cambio porcentual o una cantidad específica de activos.

• Alcanzables. ¿Es razonable pensar que los objetivos del proyecto se pueden alcanzar durante el proyecto? Esto está conectado con el alcance del proyecto; si el alcance de tu proyecto no es realista, es probable que los objetivos de tu proyecto tampoco lo sean. Sin objetivos del proyecto que sean alcanzables, tu proyecto puede sufrir corrupción en su alcance, demoras y sobrecarga de trabajo.

• Realistas. Al crear los objetivos de tu proyecto, debes tener una idea general de los recursos del proyecto. Asegúrate de que sea posible alcanzar tus objetivos dentro del marco de tiempo y con los recursos que tienes disponibles para este proyecto.

• De duración limitada. Los objetivos del proyecto deben tener en cuenta la duración del proyecto. Asegúrate de tener en cuenta el tiempo que tienes disponible para trabajar en tu proyecto.

5. Verifica los objetivos del proyecto durante el ciclo de vida del mismo

Los empleados que entienden cómo su trabajo individual aporta valor a su organización se encuentran doblemente motivados. Para mantener a tu equipo alineado y motivado, asegúrate de supervisarlo y mantenerlo actualizado con respecto a los objetivos del proyecto con frecuencia. En tus informes de estado del proyecto, incluye una sección que se conecte a los objetivos del proyecto. Comparte si tu proyecto actual está en curso, en riesgo o con retraso. De esa manera, el equipo del proyecto puede volver a ajustar su trabajo si es necesario y avanzar de la manera que mejor contribuya a los objetivos del proyecto.

Ejemplos de objetivos buenos y malos de un proyecto

No es fácil redactar los objetivos de un proyecto, y te tomará tiempo entrar en el ritmo de escribirlos para tus proyectos. Pero eso no es un problema. Mira estos tres ejemplos de objetivos buenos y malos que te ayudarán a redactar los tuyos:

Ejemplo 1: Objetivo de un proyecto de negocios

• Objetivo mal redactado: Lanzar una nueva página de inicio.

A este objetivo del proyecto le faltan muchas características importantes. Aunque este objetivo es medible, alcanzable y realista, no es específico ni tiene una duración limitada. ¿Cuándo debería estar activa la página de inicio? ¿En qué debería centrarse el nuevo diseño?

• Objetivo bien redactado: Crear activos y texto para la página de inicio totalmente nuevos, centrándose en cuatro testimonios y casos de uso de clientes. Lanzar una página de inicio renovada y centrada en el cliente para fines del segundo trimestre.

Este objetivo del proyecto es sólido. Es específico (crear texto y activos totalmente nuevos para la página de inicio), medible (lanzar una página de inicio renovada y centrada en el cliente), alcanzable y realista (se centra en cuatro testimonios y casos de uso de clientes), y con duración limitada (para fines del segundo trimestre).

Ejemplo 2: Objetivo de un proyecto de una organización sin fines de lucro

• Objetivo mal redactado: Incrementar la sostenibilidad de nuestro proceso de producción en un 5 %.

Aunque el objetivo de este proyecto es más específico que el del ejemplo anterior, todavía carece de varias características importantes. Este objetivo es medible (en un 5 %), pero no es específico ni tiene duración limitada, ya que no especificamos qué significa “sostenibilidad” o cuándo debería mejorar el proceso de producción. Como resultado, no sabemos realmente si es alcanzable o realista.

• Objetivo bien redactado: Reducir el desperdicio operativo en un 5 % y aumentar el uso de productos reciclados en un 20 % en las próximas 12 semanas.

Este objetivo del proyecto se basa en el anterior porque ahora tenemos un objetivo específico. Este objetivo del proyecto también incluye una forma de medir la meta (en un 5 %... en un 20 %). El objetivo es un poco ambicioso, pero el hecho de que tenga una duración limitada (en las próximas 12 semanas) lo hace alcanzable y realista.

Ejemplo 3: Objetivo de un proyecto personal

• Objetivo mal redactado: Mejorar las revisiones de desempeño.

Aunque no lo creas, la mayoría de los objetivos de los proyectos personales no son específicos o medibles. Esto se debe a que nos cuesta aplicar las métricas de éxito a nosotros mismos. Pero para saber si mejoramos y logramos nuestras metas personales, necesitamos crear un objetivo del proyecto más claro.

• Objetivo bien redactado: Obtener al menos un puntaje 4/5 en las revisiones de desempeño de marzo y septiembre en 2021.

Aquí tenemos un objetivo del proyecto que marca todas las casillas correctas: es específico (obtener al menos un puntaje 4/5), medible (4/5), alcanzable y realista (4/5 nos da un margen en caso de dificultades imprevistas), y con duración limitada (en 2021).

Si hablamos de manera objetiva... los objetivos del proyecto son una buena idea

Establecer los objetivos del proyecto puede ayudar a que tu equipo logre tener mayor claridad, alinear su trabajo y hacer más trabajo. Pero recuerda: los objetivos del proyecto son solo una parte de tu plan general del proyecto. Para obtener más información sobre cómo puedes aumentar la claridad y la alineación durante la etapa de planificación del proyecto, consulta nuestra guía para redactar planes de proyectos.