Ciclo PDCA o Deming: En qué consiste y cómo utilizarlo para la mejora continua de tu empresa
¿Qué vas a aprender en este artículo?
Definición y significado del ciclo PDCA/PHVA
• El significado del ciclo PDCA o Deming
• Cómo utilizar el ciclo PHVA, ¡y con ejemplos!
• Los 4 pasos para integrar el ciclo PDCA tus proyectos
• Ventajas y desventajas de implementar el ciclo de PDCA
• Cómo integrar con éxito la mejor continúa con el ciclo PDCA con herramientas de gestión
El ciclo PDCA, comúnmente más conocido en español como ciclo Deming o PHVA (el acrónimo de Planificar-Hacer-Verificar-Actuar) es una estrategia iterativa de resolución de problemas para mejorar la gestión procesos e implementar cambios. El ciclo PHVA es un método de ciclo de mejora continua. Esto quiere decir que no supone un proceso que se ejecuta una sola vez, sino que es un procedimiento circular y continuo que busca mejorar los procesos e iteraciones. Al seguir el ciclo PHVA, los equipos desarrollan hipótesis, ponen a prueba las ideas y las mejoran.
El ciclo PHVA es una técnica muy útil para abordar, analizar y resolver problemas en empresas. Dado que el ciclo PHVA se basa en el proceso de mejora continua, ofrece un alto nivel de flexibilidad y mejora iterativa. Esta metodología PDCA es ampliamente utilizada en sistemas de gestión de calidad, como la norma ISO 9001, para garantizar la mejora continua y la satisfacción del cliente.
El origen y significado del ciclo PDCA o PHVA
Si te estás preguntando qué es el ciclo PDCA y en qué consiste, esta estrategia fue introducida por primera vez por Walter Shewhart, el padre del control estadístico de la calidad. En su libro, Control económico de la calidad de productos manufacturados, Shewhart aplicó el método científico al control económico de la calidad.
La tesis de Shewhart fue posteriormente desarrollada por William Edwards Deming, quien defendía el trabajo de Shewhart. Lo que hizo Deming fue ampliar la idea de Shewhart utilizando el método científico, no solo para el control de la calidad, sino también para la mejora de los procesos.
Deming se dedicó a enseñar el método, al que llamó el ciclo Shewhart, a ingenieros japoneses. Es ahí cuando el ciclo Shewhart se mezcló con el método Kaizen (principio japonés de mejora continua, desarrollado por Kaoru Ishikawa), el sistema de producción de Toyota y el modelo Lean de manufactura o producción ajustada, para convertirse en lo que hoy llamamos el ciclo Planificar-Hacer-Verificar-Actuar (PHVA o PDCA, por sus siglas en inglés).
Hoy en día, el ciclo Planificar-Hacer-Verificar-Actuar se usa frecuentemente como parte de la gestión de calidad en proyectos Lean.
Esta metodología recibe muchos nombres, entre ellos:
Ciclo Planificar-Hacer-Verificar-Actuar o PHVA
Ciclo PDCA (siglas que representan Plan, Do, Check, Act)
Ciclo de Deming o rueda de Deming
Ciclo Shewhart
Ciclo de control
Ciclo Planificar-Hacer-Estudiar-Actuar o ciclo PHEA (o PDCA, por sus siglas en inglés)
Es importante mencionar que el significado de P.D.C.A en inglés corresponde a Plan, Do, Check, Act, lo que facilita su reconocimiento internacional.
Planifica proyectos con AsanaCuándo usar el ciclo PHVA o PDCA
El ciclo PHVA (internacionalmente conocido como PDCA) es un marco que sirve para abordar y resolver problemas en la gestión de proyectos y procesos de una empresa. Dada su naturaleza, se puede implementar en una gran variedad de proyectos. Los equipos que utilizan el ciclo PHVA o PDCA, adoptan eficazmente la mejora continua, ya que les permite garantizar no solo este tipo de mejora, sino también implementar el proceso iterativo.
El ciclo PHVA, PDCA o Deming, es muy útil especialmente cuando se busca:
Simplificar y mejorar un proceso de trabajo repetitivo
Desarrollar un sistema de gestión o proceso de negocios nuevo
Comenzar a implementar mejoras continuas
Iterar cambios rápidamente y ver resultados obtenidos
Minimizar errores y maximizar resultados
Probar soluciones múltiples rápidamente
4 pasos para implementar el ciclo PDCA/PHVA
Los cuatro pasos o etapas del proceso PDCA o PHVA se encuentran en su nombre: planificar, verificar, hacer y actuar. Lo que se destaca de este proceso es que es un ciclo, por lo que cuando llegues al final, puedes volver a comenzar desde el inicio tantas veces sean necesarias. Estas son las etapas del ciclo:
1. Planificar
La primera fase para cualquier mejora de procesos o planificación de proyectos es determinar qué necesitas hacer. Como en cualquier plan de acción o plan de proyecto, esto incluye distintos tipos de información, como:
Métricas de éxito o KPIs
Entregables o resultado final del proyecto
Todos los riesgos o restricciones del proyecto que sean relevantes
Puedes utilizar el ciclo PDCA, o círculos de Deming, en una gran variedad de proyectos. Ya sea que estés creando un proyecto nuevo desde cero o como parte de un proyecto de mejora de la calidad, invertir en una fase sólida durante la planificación es esencial para encaminar el proyecto hacia el rumbo correcto.
Ten en cuenta que el método PDCA o PHVA es un ciclo. Está bien si no tienes todas las respuestas la primera vez, ya que lo más probable es que lo ejecutes en múltiples ocasiones. Cada vez que estés llevando a cabo el ciclo PHVA, evalúa el plan de tu proyecto para garantizar que esté actualizado y sea preciso para poder cumplir con los objetivos de tu proyecto.
Lee: Cómo crear un plan de proyecto que te ayude a mantener el trabajo encaminado2. Hacer
Una vez que hayas afinado los detalles de tu plan de proyecto, el próximo paso es ponerlo a prueba. Al igual que muchos tipos de gestión de proyectos Lean, el PHVA adopta cambios pequeños y graduales. En la fase de ‘Hacer’ del ciclo PHVA (en inglés PDCA), implementa el plan de proyecto en una pequeña escala para asegurarte de que funcione correctamente.
Lee: Cómo entender los procesos iterativos (con ejemplos)3. Verificar
Verifica que en la prueba que realizaste durante la fase de ‘Hacer’ del ciclo PDCA, o PHVA, todo haya ido acorde al plan. Es muy probable que vayas a identificar cuestiones que debes mejorar en la fase de ‘Hacer’. Después de todo, no se llama mejora continua en vano. La fase ‘Verificar’ es clave para detectar pequeños problemas antes de que se vuelvan demasiado grandes.
De ser necesario, vuelve a revisar tu plan de proyecto para asegurarte de que tu proyecto siga avanzando en la consecución de sus objetivos. Si no es así y te das cuenta de que necesitas realizar algún cambio en el plan de proyecto, este es el momento indicado para hacerlo.
4. Actuar
Después de ‘Verificar’, sigue con la fase de ‘Actuar’, que consiste en implementar todas las mejoras del proyecto y los procesos. En esta etapa, se pueden aplicar medidas correctivas para abordar las áreas de mejora identificadas. No olvides que el sistema PDCA (o PHVA) es circular y, si lo necesitas, puedes volver a la etapa de ‘Planificar’ para mejorar constantemente tu proyecto o proceso.
Ventajas y desventajas del ciclo PDCA (Ciclo Deming)
El ciclo PDCA o PHVA (o Deming) es una herramienta muy poderosa para lograr la mejora continua, pero usar este sistema también tiene algunas desventajas. Echa un vistazo a las ventajas y desventajas del ciclo PHVA:
Ventajas | Desventajas |
|---|---|
Sirve para equipos que deseen comenzar a implementar nuevas mejoras continuas. | Necesitas el apoyo de los niveles directivos más altos de la organización para que el ciclo PHVA sea realmente efectivo. |
Metodología flexible para prácticamente cualquier proyecto. | Lo ideal es llevar a cabo el ciclo una y otra vez. No es un método efectivo si solo planeas hacerlo una vez. |
Puedes implementar cambios y ver resultados esperados de forma inmediata. | Se necesita tiempo para aprender e implementarlo. |
Puedes usar el ciclo PDCA o PHVA como un procedimiento operativo estándar para incrementar la estandarización de toda una organización sin tener que utilizar una Oficina de Gestión de Proyectos (PMO). | No es una solución tan buena para problemas urgentes, puesto que se debe realizar el ciclo múltiples veces. |
Es un método de mejora continua comprobado. | |
Facilita la toma de decisiones basada en datos y evidencias. |
Planificado-Hecho-Verificado-Actuado
El ciclo PHVA es una forma efectiva para la implementación de mejoras continuas y para la resolución de problemas. Para sacarle el mayor provecho posible al ciclo, puedes preparar tu proyecto para el éxito con herramientas para gestión de proyectos. Planifica, gestiona y da seguimiento a los proyectos de tu equipo para cumplir con tus entregables a tiempo.
Planifica proyectos con AsanaPreguntas frecuentes sobre el Ciclo PDCA
¿Cuáles son los 4 pasos del Ciclo de Deming? |
Los 4 pasos del Ciclo de Deming, también conocido como ciclo PDCA o PHVA, son: 1. Planificar (Plan): Identificar objetivos y establecer un plan de acción. 2. Hacer (Do): Implementar el plan a pequeña escala o como prueba piloto. 3. Verificar (Check): Evaluar los resultados y compararlos con los objetivos planteados. 4. Actuar (Act): Implementar mejoras basadas en los resultados o estandarizar el proceso si fue exitoso. |
¿Cómo aplicar el ciclo PDCA en una empresa? |
Para aplicar el ciclo PDCA en una empresa, sigue estos pasos: 1: Identifica un área de mejora o problema a resolver. 2: Planifica: Establece objetivos claros y medibles, y desarrolla un plan de acción detallado. 3: Haz: Implementa el plan a pequeña escala, documentando cada paso. 4: Verifica: Recopila y analiza datos sobre los resultados obtenidos. 5: Actúa: Basándote en los resultados, implementa mejoras o estandariza el proceso si fue exitoso. 6: Repite el ciclo para una mejora continua. |
¿Qué etapas forman el ciclo continuo PDCA? |
El ciclo continuo PDCA está formado por cuatro etapas que se repiten de manera iterativa: 1. Planificar: Definir objetivos y planear acciones para alcanzarlos. 2. Hacer: Ejecutar las acciones planificadas. 3. Verificar: Comprobar los resultados obtenidos. 4. Actuar: Implementar mejoras o estandarizar procesos exitosos. Estas etapas se repiten continuamente, formando un ciclo de mejora continua que permite a las organizaciones optimizar sus procesos y resultados de manera constante. |
¿Cómo armar un PDCA? |
Planificar: Define el problema y objetivos; desarrolla un plan de acción. Hacer: Implementa el plan a pequeña escala; recopila datos. Verificar: Analiza los resultados; compara con los objetivos. Actuar: Estandariza o ajusta el proceso; prepara el siguiente ciclo. |
