Snabbguiden till att definiera projektomfattning i 8 steg

När det gäller projekthantering vill man inte sikta för högt eller för lågt. Det man vill är att hitta den rätta storleken på projektet: tillräckligt stor för att få med alla projektleveranserna, men tillräckligt liten för att målet ska kunna uppnås.

Sättet att uppnå det här på är att definiera projektets omfattning. Det hjälper dig att nå dina projektleveranser i tid och inom budgeten – utan att överbelasta teamet. I den här artikeln tar vi upp allt man behöver veta för att definiera och hantera en projektomfattning.

Vad är en projektomfattning?

Projektomfattning är ett sätt att sätta gränser för projektet och definiera exakt vilka mål, deadliner och projektleveranser du ska uppnå. Genom att förtydliga projektets omfattning kan du säkerställa att du når projekts mål och avsikter utan förseningar eller överbelastning.

Att definiera projektomfattningen är inte ett jobb för en person. Man bör helst samarbeta med viktiga projektintressenter och se till att alla är samordnade. Om du till exempel arbetar med marknadsföring för produktlansering, bör du samverka med intressenter i relevanta team på företaget, såsom produktteamet, designteamet och innehållsteamet. Beroende på hur komplext projektet är kanske du också vill definiera en ändringskontrollprocess – vi tar upp hur det går till lite senare.

Vad är en beskrivning av projektets omfattning?

En beskrivning av projektomfattningen är helt enkelt ett skriftligt dokument som beskriver projektets omfattning. Beroende på projektets komplexitet kan omfattningsbeskrivningen vara ett avsnitt i projektplanen, eller ett separat dokument. Dessutom, om du arbetar med ett externt team eller en extern byrå, kan du omvandla beskrivningen av projektomfattningen till en arbetsbeskrivning för att befästa avtalet mellan dig och leverantören.

Vad är omfattningskrypning?

Omfattningskrypning är vad som händer när projektleveranser överskrider projektets omfattning. Tänk dig, till exempel, att du arbetar med en produktlansering, men att du inte har tagit fram en beskrivning av projektets omfattning. Halvvägs in i projektet lägger en intressent till ett pressmeddelande till projektets leveranser. Några dagar senare lägger en annan intressent till ett blogginlägg om den nya produkten. Det här extra arbetet som projektteamet inte har planerat för eller förberett sig för kan orsaka onödig stress och till och med förseningar i projektets ursprungliga leveranser.

När ditt projekt lider av omfattningskrypning är du tvungen att arbeta med uppgifter som du inte räknade med i början av projektet. Det kan leda till förseningar i projektet, överbelastning eller leveranser av sämre kvalitet.

Det bästa sättet att förhindra omfattningskrypning är att skapa en tydlig beskrivning av projektomfattningen och dela den med alla relevanta intressenter så tidigt som möjligt i processen. På så sätt är alla överens om vad som ingår – och inte ingår – i projektet.

Fördelarna med att tidigt definiera en projektomfattning

Att definiera projektets omfattning är en viktig del av projektplaneringen. Utan en tydlig beskrivning av omfattningen kan ditt projekt komma att påverkas och växa bortom teamets förmåga att slutföra det, och orsaka förseningar eller utbrändhet. Projektomfattningen hjälper dig att visualisera hela projektets livscykel och se till att slutmålen går att uppnå. Genom att definiera projektets omfattning kan du:

• säkerställa att alla intressenter har en tydlig förståelse för projektets gränser

• hantera intressenternas förväntningar och få stöd

• minska projektrisken

• budgetera och planera resurser på ett lämpligt sätt

• anpassa projektet efter dess avsikter

• förhindra omfattningskrypning

• etablera en process för ändringsförfrågningar (för komplexa projekt).

Definiera en projektomfattning i åtta steg

1. Börja med projektavsikterna

Innan du kan definiera projektomfattningen måste du först beskriva projektavsikterna. Projektets avsikter är de tillgångar du planerar att leverera i slutet av ditt projekt. Projektomfattningen kommer i slutändan att hjälpa dig att nå dit – men då du måste först veta vart ”dit” är.

2. Gör en resursplan om det inte redan är gjort

Utöver projektets avsikter behöver du också ha en uppfattning om vilka resurser som finns tillgängliga. Inom projekthantering kan en resurs vara allt från projektbudget till teamets arbetskapacitet. En resurshanteringsplan beskriver vilka resurser som finns tillgängliga för ett projekt – och hur de kommer att användas.

Planera för att definiera resurshanteringsplanen innan du skapar din projektomfattning. På så sätt vet du exakt vilka resurser som finns tillgängliga när du utarbetar beskrivningen av projektomfattningen, och du kan använda den kunskapen till att justera omfattningen.

3. Samla in alla övriga projektkrav

Det finns andra viktiga faktorer att ta hänsyn till i början på projektplaneringen, men just nu bör du fokusera på allt som kan påverka projektets omfattning. Kom ihåg att projektomfattningen är ett sätt att dokumentera projektets gränser, men även dina avsikter, din budget, dina resurser och dina leveranser. Om det finns något annat som kan påverka de här delarna, som till exempel projekttidslinjen, bör du ta hänsyn till det här.

4. Ta fram ett utkast till beskrivningen av projektomfattningen

Det är dags att samla all research på ett ställe: projektets omfattningsbeskrivning. Beskrivningen bör förklara vad du kommer att göra och inte göra, och varför.

Beroende på projekts komplexitet kan projektomfattningen vara en punktlista, ett längre stycke eller en omfattande arbetsbeskrivning. Oavsett hur lång den är bör beskrivningen av projektomfattningen redogöra för vilka dina projektmål är, och vad som kommer att ingå och inte ingå i projektet.

Om du behöver hjälp med att definiera omfattningen kan du börja med att svara på följande frågor:

• Varför arbetar vi med det här projektet? Vilka är våra slutliga mål och leveranser?

• Har vi några restriktioner? Vad har vi för budget, personal och resurser? Vilka teammedlemmar kommer att arbeta med det här?

• När ska våra leveranser vara klara? Vilken tidslinje måste vi följa?

• Vad ligger utanför projektets omfattning?

Exempel på en beskrivning av projektomfattningen

Låt oss säga att du arbetar med att omforma företagets webbplats. Så här kan projektets omfattning se ut:

Projektavsikter: Överföra webbplatsens backend till CMS-plattformen för att förbättra sidhastigheten och flexibiliteten.

Resurser:

• Webbteam (tre personer), trettio timmars arbete per vecka i sex veckor.

• Teknisk chef (en person), tio timmars arbete per vecka i sex veckor.

• IT- och juridisk granskning (två team), fem timmars ad hoc-arbete i veckan.

• 70 000 kr för CMS.

Leveranser:

• Utbildning för alla innehållsförfattare i slutet av maj 2021.

• Hela webbplatsen överförd till den nya CMS-plattformen senast i juni 2021.

Projektöversikt och tidslinje:

• 26 april: börja definiera omfattning för CMS.

• 10 maj: IT- och juridisk granskning.

• 17 maj–3 juni: överföring av webbteamet.

• 31 maj: utbildning för innehållsförfattarna.

• 4 juni: CMS har implementerats.

Utanför omfattningen:

• Nytt digitalt materialförvaltningssystem (DAM).

• Anpassningsbara webbsidor på nya CMS-plattformen.

5. Få stöd och godkännande från viktiga intressenter

Innan du godkänner beskrivningen av projektomfattningen bör du säkerställa att du har dina projektintressenters stöd. Det här är en möjlighet att se över saker och ting, ompröva projektets avsikter och bestämma vad som är och inte är en del av projektet. När projektet väl har startat kommer det att bli svårare att ändra något i omfattningsbeskrivningen, så se till att informera alla viktiga intressenter om omfattningen.

6. Etablera en ändringskontrollprocess vid behov

Om det finns många intressenter eller om initiativet är komplext, kan det vara värt att etablera en ändringskontrollprocess. Stora eller komplexa projekt medför oundvikligen vissa ändringar. Kanske är tidslinjen alldeles för optimistisk, eller så måste du ändra flera viktiga leveranser efter att ha mottagit ny kundfeedback. Du vill inte att projektet ska vara omöjligt att ändra, men du vill heller inte att man gör godtyckliga ändringar eftersom det kan leda till omfattningskrypning.

En ändringsprocess är en etablerad uppsättning processer som intressenter måste följa innan deras ändring kan godkännas. För att skapa en ändringskontrollprocess måste du etablera ett sätt för projektteamet och intressenterna att skicka in ändringsförfrågningar – till exempel genom ett centraliserat intagningsformulär. Därefter bör några i förväg utvalda viktiga intressenter granska ändringen och se om ändringsförfrågan är tillräckligt viktig för läggas till. Om så är fallet bör du undersöka om det går att omprioritera något inplanerat arbete för att undvika omfattningskrypning.

7. Dela projektomfattningsbeskrivningen med teamet

Dina intressenter har sett och godkänt projektomfånget – nästa steg är att dela det med projektteamet. Se till att teamet har en central informationskälla för att få åtkomst till allt arbete, såsom ett arbetshanteringsverktyg.

8. Hänvisa vid behov till omfattningsbeskrivningen under projektets genomförande

Det är bra att ofta hänvisa till projektomfattningen för säkerställa att projektet är i fas och inte i riskerar någon omfattningskrypning. Om någon introducerar nya delar till projektet som inte har gått igenom ändringskontrollprocessen, kan du hänvisa till beskrivningen av projektomfattningen och uppmuntra dem att skicka en ändringsförfrågan eller en idé.

Sätt hälsosamma gränser med projektomfattning

En beskrivning av projektomfattningen är ett bra verktyg för att säkerställa att projektet är i fas och att det blir framgångsrikt. Det är också ett bra sätt att stödja projektteamet och förhindra utbrändhet. Men en projektomfattning är bara användbar om den kommuniceras effektivt. Se till att presentera projektomfattningsdokumentet tidigt i projektet och fortsätt sedan att regelbundet hänvisa till det under projektets gång.