Hur du hanterar teamets arbetsbelastning effektivt

Har du svårt att delegera arbete till teamet? Det är du inte ensam om. Som ledare har du det enorma ansvaret att hålla teammedlemmarna fokuserade, produktiva och på rätt spår. Du måste också se till att teamets arbetsbelastning är rättvist fördelad. Experten på organisation och produktivitet Julie Morgenstern uttrycker det bäst: ”Om du överarbetar de effektivaste personerna kan du förlora dem för att de börjar ogilla faktumet att de jobbar mer än andra.” Att balansera teamets arbetsbelastning är ingen lätt uppgift. Vi är här för att hjälpa dig att hantera det på ett effektivt sätt.

Vad är hantering av arbetsbelastning?

Hantering av arbetsbelastning är processen för att effektivt fördela och hantera arbetet i teamet. När resurshanteringen görs på rätt sätt maximerar den de anställdas prestationer och förskingrar kaoset, så att du och teamet känner er nöjda i slutet av dagen, snarare än överväldigade. Teammedlemmarna känner sig trygga med arbetsvolymen och levererar bättre kvalitet snabbare.

Varför är det viktigt att hantera arbetsbelastningen?

Ny forskning visar att 80 % av kunskapsarbetarna världen över känner sig utarbetade och nära utbrändhet. Vidare säger fyra av fem anställda (82 %) att de känner sig mindre engagerade på jobbet när de är stressade. Hantering av arbetsbelastning gör det möjligt att fördela arbetet i teamet på ett effektivare sätt. Inte bara för att minska utbrändheten hos anställda utan också för att förhindra att de känner sig utbrända från första början. Verktygen för hantering av arbetsbelastning tillhandahåller information i realtid om teamets uppgifter så att du kan hantera arbetsbelastningen effektivt och främja balansen, inte utbrändheten.

Femstegsguiden för hantering av arbetsbelastning

Om du inte har tänkt så mycket på hantering av arbetsbelastning, är du inte ensam. Rapporterna från International Institute of Directors and Managers visar att få personer faktiskt utbildas i den här välbehövliga kompetensen.

Den goda nyheten är att det finns verktyg som du kan använda för att hålla alla och allting i rörelse samtidigt (se punkt fem nedan). Men för att ett verktyg verkligen ska kunna hjälpa dig att hantera teammedlemmarnas arbetsbelastning bör du se till att dina andra färdigheter inom projektledning är i toppform. Genomför de här fem stegen för att lyckas med att hantera teamets resurser.

1. Identifiera teamets arbetsbelastning och kapacitet

Med teamets arbete utspritt i många olika projektsammanfattningar, planer och verktyg är det svårt att förstå hur mycket arbete som behövs göras totalt sett. Att veta det är nyckeln till att ta reda på hur mycket varje teammedlem gör eller vad de kan ta sig an. Du kan komma förbi det här och förstå hur stor ditt teams arbetsbelastning faktiskt är genom att få ordning på dina planer:

1. Skriv en lista på alla projekt och processer som teamet har ansvar för. Det kan vara projekt som teamet driver eller tvärfunktionellt arbete som de kommer att bidra till.

2. Fastställ omfattningen och tidsplanen för arbetet i varje projekt. Är det stora, komplicerade projekt med flera leveranser eller är de mindre omfattande? Hur stor del av varje projekt eller process ansvarar teamet för?

3. Dela upp projekten i mindre uppgifter eller arbetsflöden. När du har fått en helhetsbild av teamets arbete kan du använda en arbetsfördelningstruktur för att dela upp det i mindre delar för att se hur deras vecko- eller dagsbelastning ser ut.

4. Prioritera arbetet i förhållande till hur viktigt och brådskande det är. Med hjälp av en behovsbedömning vet du också vad teamet behöver ta sig an först och kan planera bättre när ni ska arbeta med varje projekt.

Att veta hur mycket arbete ni behöver ta itu med är dock bara halva ekvationen. Du behöver också veta hur tillgängliga teamet och dess medlemmar är. Hur mycket tid kan varje teammedlem ägna åt dessa projekt efter att du har tagit hänsyn till möten, semestrar och återkommande ansvarsområden? Bedöm varje teammedlems arbetsbelastning, eller be dem göra det åt dig, för att få en uppfattning om de kan ta sig an något mer.

Mätning av arbetsbelastning i praktiken:

Ditt analysteam behöver producera nio olika rapporter i andra kvartalet. Det är en blandning av nya rapporter som kräver mer tid och återkommande rapporter som teamet redan har system inrättade för. Innan du börjar tilldela dem till teammedlemmarna bör du försöka få en god förståelse för vilka tidsperioder som gäller (när de ska vara klara), hur viktiga de är (vilka jobb blockerar andra?) och tiden du räknar med att det kommer att ta att skapa varje rapport.

Baserat på den här undersökningen vet du nu hur mycket ytterligare arbete analysteamet har ansvar för. Du kanske till och med har kommit fram till att det är för mycket arbete för teamets arbetskapacitet, men eftersom du vet att vissa rapporter har låg prioritet kan du enkelt skjuta upp mindre viktiga förfrågningar till fördel för mer betydelsefulla.

Vanlig fråga: Hur kan jag hjälpa teamet att bli mer effektivt och kompetent?

Effektiva team gör sitt jobb rätt, medan kompetenta team gör det rätta. Helst ska teamet få möjlighet att vara både effektivt och kompetent – för att se till att de gör rätt jobb på rätt sätt.

Om du inte redan har gjort det ska du se till att alla i teamet använder samma verktyg för jobbhantering så att de vet vem som gör vad och när. Ert jobbhanteringsverktyg bör också enkelt integrera med era favoritverktyg så att teamet ägnar mindre tid åt att växla mellan appar och leta i kalkylark och mer tid åt sina viktigaste arbeten. Och självklart, välj ett jobbhanteringsverktyg med en inbygg komponent för hantering av arbetsbelastning för att kunna spåra teamets arbetsbelastning där arbetet sker.

2. Tilldela resurser och dela upp individuell arbetsbelastning

Nu när du har en överblick över allt som teamet behöver göra kan du fundera på vem som ska jobba med vad och när. Även om det kan låta enkelt att tilldela individuella arbetsuppgifter, påpekar de kloka människorna på Harvard Business Review att det faktiskt kan vara ganska komplicerat.

Resursfördelning kan hjälpa dig att effektivt identifiera och tilldela tillgängliga resurser till ett initiativ. Om du aldrig har försökt med resursfördelning tidigare kan du använda dessa fem tips för att hålla allas arbetsbelastning balanserad och hanterbar:

1. Tilldela det högst prioriterade jobbet först. Ordna teamets att göra-lista och projekt efter prioritet och se till att bemanna de viktigaste prioriteringarna först.

2. Balansera start- och slutdatum. När du vet vem som ska göra vad kan du börja med att planera varje uppgift eller projekt. Du kan också införa strategier för tidshantering, såsom time blocking, för att hjälpa teammedlemmarna att hantera sin arbetstid på ett mer medvetet sätt.

3. Se till att välja rätt personer till varje uppgift eller projekt. Ta hänsyn till deras tillgänglighet och även deras kompetens och erfarenhet.

4. Inkludera teamet i konversationen genom att fråga dem hur mycket extra tid de har till förfogande. De känner inte bara bäst till sin egen tillgänglighet och kapacitet, utan känner sig också mer delaktiga när du involverar dem i planeringen.

5. Låt alltid medarbetarna veta varför du ger dem en viss uppgift. Det är ett utmärkt sätt att öka engagemanget och fastställa förväntningarna redan från början.

Resursfördelning i praktiken:

Du behöver två personer för att jobba med annonsdesignen för en kommande kampanj och det är fem personer i teamet. Du skulle kunna tilldela jobbet slumpmässigt, men du får bättre resultat om du tittar på teammedlemmarnas bakgrunder (t.ex. har de jobbat på kampanjer tidigare?). Kolla sedan upp om någon teammedlem redan är överbelastad och fråga de personer som du föredrar för jobbet om de har kapacitet att ta sig an projektet.

Vanlig fråga: Hur hanterar jag motstridiga deadliner och prioriteter?

Att planera arbetsbelastning är inte alltid lika lätt som vi skulle vilja. Ibland är de teammedlemmar som är lämpligast för ett projekt redan upptagna med andra, lika viktiga uppgifter. Ibland jobbar hela teamet övertid och det är svårt att tänka sig att ge dem ännu mer arbete. Även om det inte alltid finns ett perfekt svar så hjälper det att känna till teamets arbetsbelastning i förväg för att förutse resursproblem och ta itu med dem innan de inträffar.

Till exempel, om du vet att det finns en kommande högprioriterad leverans med snäv deadline, kan kanske jobb med lägre prioritet utföras innan eller skjutas upp till ett senare datum? När det finns en lucka i teamets arbetskapacitet är du bättre utrustad för att hjälpa dem att hantera sin arbetsbelastning – på både kort och lång sikt.

3. Diskutera med medlemmarna i teamet och justera arbetsbelastningen vid behov

Även de bästa planerna och projekttidslinjerna stöter på hinder. Du behöver vara beredd på att göra justeringar i realtid för att inte missa någon deadline.

För att följa hur varje medlem i teamet hanterar sin nuvarande arbetsbelastning kan du vara proaktiv genom att boka in individuella utvärderingsmöten med teammedlemmarna. Om mötena visar att en teammedlem känner sig överväldigad av ansvar kan du se vem som kan ta på sig mer arbete.

När du omtilldelar uppgifter eller projekt bör du se till att kommunicera förändringarna till teamet så att de förstår varför arbetet ändrar riktning. Detta kan göras via en process för förändringskontroll. Alternativt kan du överväga coachningssessioner för att hjälpa dem att bli mer effektiva och organiserade och uppskatta alltid teamets utförda arbete.

Utvärderingsmöten i praktiken:

Du har märkt att två av dina kundansvariga jobbar sent natt efter natt och en annan skickar e-postmeddelanden till dig tidigt på morgonen. Det kan vara ett tecken på att de är överbelastade. Boka utvärderingsmöten med varje person i teamet för att se hur det går med deras jobb. Föreslå att flytta eller skjuta upp ansvaret vid behov och erbjud coachning för dem som behöver det. Om du inte redan har gjort det kan du boka in regelbundna personliga utvärderingsmöten för alla teammedlemmar för att undvika att liknande problem uppstår i framtiden.

Proffstips: Glöm inte teamkulturen

Utöver individuella möten ska du se till att du tar dig tid till att umgås och fira med hela teamet. Oavsett om teamet jobbar på kontoret, utspritt eller på distans är det viktigt att ses och komma i kontakt med varandra. Beroende på vilken storlek teamet har kan du planera in ett standup-möte varje vecka, en happy hour varannan vecka eller en större månatlig sammankomst.

4. Förbättra teamets effektivitet när arbetsbelastningen är stor

Medan du främst fokuserar på helheten kan du uppmuntra teamet att utveckla sitt eget system för att hantera sin arbetsbelastning. När det är mycket att göra är det viktigt att de gör rätt saker på ett effektivt sätt.

• Föreslå strategier för tidshantering som passar deras personliga stilar, såsom timeboxing eller time blocking.

• Minimera antalet möten som teamet måste delta i. Hitta nya sätt att kommunicera på som inte tar så lång tid.

• Hjälp teamet att förstå vad projekthantering är och hur en organiserad plan sparar tid.

Teameffektivitet i praktiken

En av dina medarbetare lämnar alltid in arbetet tidigt, och genom samtal får du veta att hen har använt några nya strategier för att arbeta effektivare. Uppmuntra medarbetaren att dela sina erfarenheter med teamet och överväg att skapa en gemensam plats där teammedlemmarna kan lägga upp tidsbesparande tips när de kommer på dem.

Vanlig fråga: Hur kan jag hjälpa teamet att bli mer effektivt och kompetent?

Effektiva team gör sitt jobb rätt, medan kompetenta team gör det rätta. Helst ska teamet få möjlighet att vara både effektivt och kompetent – för att se till att de gör rätt jobb på rätt sätt.

Om du inte redan har gjort det ska du se till att alla i teamet använder samma verktyg för jobbhantering så att de vet vem som gör vad och när. Ert jobbhanteringsverktyg bör också enkelt integrera med era favoritverktyg så att teamet ägnar mindre tid åt att växla mellan appar och leta i kalkylark och mer tid åt sina viktigaste arbeten. Och självklart, välj ett jobbhanteringsverktyg med en inbygg komponent för hantering av arbetsbelastning för att kunna spåra teamets arbetsbelastning där arbetet sker.

5. Inför ett jobbhanteringsverktyg

Föreställ dig att kunna se allt om händer i varje projekt och med varje teammedlem på en enda plats. Snacka om att spara tid. Med ett jobb- eller projekthanteringsverktyg är det precis vad du kan göra.

När du använder ett jobbhanteringsverktyg kan alla teammedlemmar se hur deras arbete bidrar till teamet som helhet och till företagets initiativ. Kommunikationen sker inom arbetsuppgifterna, och därför hittar du informationen du behöver på fem sekunder i stället för på fem minuter. Tidslinjerna håller alla på rätt spår eftersom projekten kan ses enskilt eller tillsammans.

Jobbhanteringsverktyg i praktiken:

Du har laddat in alla uppgifter och steg i produktionsschemat i ett verktyg för arbetsbelastningshantering och arbetet går smidigt. Eftersom alla medlemmar har en överblick över statusen och var de befinner sig i processen kan ni undvika konflikter och spara tid.

Proffstips: Etablera teamnormer

Det bästa jobbhanteringsverktyget är det som hela teamet använder. Men det är viktigt att skapa teamnormer och bästa praxis för att använda verktyget. Det gör det inte bara enklare för teamet att använda det nya verktyget utan minskar också inträdesbarriären eftersom teamet inte behöver oroa sig för att de använder verktyget ”felaktigt”. Ditt jobbhanteringsverktyg bör ha en guide och videor för att hjälpa er att komma igång. Avsätt lite tid till att gå igenom dem med teamet och etablera gemensamma normer.

Förbered teamet inför framgång

Känner du dig redo att förbättra din förmåga att hantera tid och arbetsbelastning? Kom ihåg att arbetsbelastningshantering handlar om att tilldela arbetsuppgifter effektivt, hantera dessa uppgifter och uppdatera intressenter om projekten. Tipsen vi beskriver ovan i kombination med ett jobbhanteringsverktyg som Asana kan hjälpa dig att reda ut motstridiga deadliner och prioriteter för att hantera teamets stora arbetsbelastning.