Hur man skriver en effektiv projektavsikt, med exempel

Projektet är över, men vad är nästa steg?

Om du inte redan har ett system för att veta vilka dina projektavsikter är finns det inget enkelt sätt att få reda på följande: Lyckades projektet? Uppnådde du dina mål? Eller nådde du inte hela vägen?

Det är inte svårt att utforma en projektavsikt, men du måste se till att den är mätbar och kan användas för att utvärdera projektets framgång. I den här guiden hjälper vi dig att komma igång med projektavsikter och tar dina projekthanteringsförmågor till nästa nivå.

Vad är projektavsikter?

Projektavsikter är de saker du vill uppnå när projektet är slut. Det kan handla om leveranser och tillgångar, eller mer immateriella avsikter såsom att öka produktiviteten eller motivationen. Projektavsikter bör vara uppnåeliga, tidsbundna och specifika så att du kan mäta dem i slutet av projektet.

Projektavsikter är en viktig del av projekthantering – utan projektavsikter har du inget sätt att tydligt kommunicera målen före och under projektet, och du har inte heller något mätbart sätt att utvärdera framgång efter att projektet är slut.

Om du precis har börjat med projektavsikter kan du läsa om hur de skiljer sig från andra delar av projekthantering:

Projektavsikter vs projektmål

Även om vissa team använder de två begreppen på liknande sätt finns det ändå en tydlig skillnad mellan projektets mål och avsikter. I allmänhet är projektmål på en högre nivå än projektavsikter. Projektmålen bör beskriva vad som gör projektet framgångsrikt och hur projektet passar in med de övergripande affärsmålen.

Projektavsikter är mer detaljerade och specifika än projektmål. Även om många projektavsikter kan påverka affärsmålen är projektavsikter mer inriktade på faktiska, specifika leveranser i slutet av projektet.

• Exempel på en projektavsikt: Lägga till fem nya sätt för att kunderna hitta feedbackformuläret i produkten inom de närmaste två månaderna.

• Exempel på ett projektmål: Göra det enklare för teknikteamet att ta emot och svara på feedback.

Projektavsikter vs affärsmål

Projektavsikter är precis vad det låter som – indikatorer för avsikter och resultat för individuella projekt. Projektavsikter bör tillämpas på det projekt de handlar om, och de bör vara tillräckligt specifika för att vägleda teamet i utvärderingen av projektet.

Affärsmål är mer omfattande än enskilda projekt. Till skillnad från projektavsikter stimulerar affärsmålen affärsverksamhetens utveckling. Affärsmål bör vara långsiktiga riktlinjer för hela företaget eller avdelningen. De vägleder företagets mål under ett kvartal eller ett år, och de bör utformas enligt den metod för målformulering som ditt team använder, till exempel mål och nyckelresultat (OKR).

• Exempel på en projektavsikt: Öka företagets NPS (Net Promoter Score) till 62 poäng till slutet av kvartalet.

• Exempel på ett affärsmål: Bli den främsta leverantören av tjänster inom vårt område.

Projektavsikter vs projektplan

En projektplan beskriver vad teamet behöver åstadkomma för att uppnå projektets mål och avsikter. Projektplanen bör även specificera flera andra viktiga delar av projektet såsom projektets intressenter, leveranser, tidsplan, med mera.

Utforma projektavsikterna innan du börjar skapa projektplanen, eftersom avsikterna sannolikt kommer att vara avgörande för andra delar av projektplanen, till exempel leveranser och framgångsvärden. När du har skrivit ned projektavsikterna kan du dela dem med intressenter i projektplanen.

• Exempel på en projektavsikt: Öka klickfrekvensen (CTR) på e-postmeddelanden med 10 % i slutet av tredje kvartalet.

• Exempel på en projektplan: Se ett exempel i vår projektplaneringsguide.

Projektavsikter vs projektmilstolpar

Vid första anblick låter ”avsikter” och ”milstolpar” som samma sak – de fungerar båda som målsättningar inom ett projekt. Men i allmänhet bör projektmilstolpar vara snävare i sin omfattning än projektavsikter.

En projektmilstolpe markerar en specifik prestation i projektets tidslinje. Milstolparna i sig representerar inte arbete – de fungerar snarare genom att de visar när en grupp uppgifter eller leveranser har utförts. Projektmilstolparna är viktiga, men projektavsikterna omfattar hela projektet.

• Exempel på en projektavsikt: Nå 20 000 registrerade deltagare för vårt virtuella evenemang innan sista anmälningsdag (23 juni).

• Exempel på en projektmilstolpe:  8 juni 2021: lansering av webbplatsen för det kommande virtuella evenemanget.

Projektavsikter vs projektleveranser

Projektleveranser är de tillgångar som ska vara tillgängliga i slutet av projektet – till exempel i en marknadsföringskampanj kan en ny annons eller en webbsida vara leveranser. Generellt sett beskriver projektavsikter vad som ska levereras - men avsikterna bör även omfatta mer än bara leveranser.

Projektavsikterna beskriver de fördelar och resultat som följer från leveranserna, särskilt eftersom de är relaterade till det större systemet av projektmål och affärsmål.

• Exempel på en projektavsikt: Reducera kundförlusten per månad till mindre än 1  % innan året är slut.

• Exempel på en leverans: Lansera en kampanj för att vinna tillbaka kunder.

Fördelarna med projektavsikter

En tydligt projektavsikt hjälper dig att veta vart projektet är på väg. Utan en projektavsikt har du inget enkelt sätt att veta om projektet lyckades eller misslyckades – och du kan inte heller planera förbättringar inför nästa projekt.

Om teammedlemmar inte har en tydlig uppfattning om hur deras arbete passar in i det större projektet och företagets mål blir de mindre motiverade och mindre engagerade. Enligt Asanas målrapport har endast 26 % av kunskapsarbetarna en tydlig förståelse för hur deras individuella arbete bidrar till företagets mål. Visst, dina projektavsikter är inte företagsmål men de utgör förbindelsen mellan det individuella arbetet, arbetet i projektet samt företagets mål.

När du har tydligt definierade projektavsikter kan dina medarbetare konsekvent utvärdera sitt arbete och fokusera på avsikterna om de har hamnat ur balans. Se avsikterna som en kompass som hjälper teamet att fortsätta att röra sig i rätt riktning.

Fem tips för att skriva bra projektavsikter

Nyckeln till att skriva bra projektavsikter är att utforma avsikterna så att de är tydliga och användbara. Det kan du göra genom att använda SMART-metoden, som står för:

• Specifika

• Mätbara

• Accepterade (uppnåeliga)

• Realistiska

• Tidsatta

För en full genomgång av SMART-metoden kan du läsa vår artikel om hur du skriver bättre SMART-mål.

1. Utforma projektavsikterna i början av projektet

För att avsikterna ska kunna vara leda till resultat i projektet måste du från början ha utformat dem och sedan använda dem som vägledning för projektet. Som vi nämnde tidigare är projektavsikterna en viktig del av projektplanen som du också bör skapa i början av projektet.

2. Involvera projektteamet i processen att definiera målen

Ju mer engagemang, desto bättre utformning av projektavsikterna. Intressenterna måste ha en tydlig förståelse för projektets avsikter, så att de kan ta sig an resten av projektplanen och det arbete som sker under projektet på ett effektivt sätt.

3. Skapa korta men tydliga beskrivningar av projektavsikterna

Om det är första gången du skriver en projektavsikt är det lätt att bli för detaljerad. Försök att formulera din projektavsikt kortfattat om du kan. Se projektavsikten som en beskrivning som vägleder projektresultaten. Projektavsikten bör bestå av ungefär en till två meningar. Ytterligare information, såsom projektbudget eller intressenter, kommer att finnas med i din projektplan.

4. Se till att du har kontroll över projektavsikterna

Det är här som förkortningen SMART kommer in i bilden för att hjälpa dig att skapa tydligt definierade, realistiska och kontrollerbara projektavsikter. SMART-metoden utgörs av fem delar:

• Specifikt. Se till att din projektavsikt tydligt beskriver det projekt som ditt team för närvarande arbetar med. Undvik att skriva alltför vaga projektavsikter som inte har någon direkt koppling till projektets resultat.

• Mätbart. I slutet av projektet behöver du ett sätt att få en tydlig återblick och avgöra om projektet var en framgång. Se till att dina projektavsikter är tydligt mätbara, till exempel genom procentuell förändring eller ett visst antal tillgångar.

• Accepterat (uppnåeligt). Är det rimligt att kunna uppnå dina projektavsikter inom ramen för projektet? Ouppnåelighet hänger ihop med projektets omfattning – om projektets omfattning är orealistisk kommer projektavsikterna troligen också att vara det. Utan uppnåeliga projektmål kan projekt drabbas av omfattningskrypning, förseningar eller onödigt arbete.

• Realistiskt. När du utformar projektavsikterna bör du ha en översiktlig uppfattning om dina projektresurser. Se till att du kan uppfylla avsikterna inom den tidsram och med de resurser som du har till förfogande i projektet.

• Tidsatt. Projektavsikterna bör vara anpassade efter projektets tidsplan. Se till att beräkna den tid du har till förfogande för att arbeta med projektet.

5. Kontrollera hur det går med projektavsikterna under projektets gång

Anställda som förstår hur deras individuella arbete tillför värde till organisationen är dubbelt så motiverade. För att få ett samspelt team och motiverade teammedlemmar ska du ofta uppdatera teamet om projektavsikterna. I dina projektstatusrapporter bör du ha med ett avsnitt som återknyter till projektavsikterna. Dela huruvida projektet är i fas, riskerar att bli försenat eller ur fas. På så sätt kan ditt projektteam vid behov ställa om och gå vidare på ett sätt som bidrar till att uppnå projektavsikterna.

Exempel på bra och dåliga projektavsikter

Det är inte lätt att skriva en projektavsikt, och det tar tid att komma in i rutinen att skriva dem för dina projekt. Det är helt okej! För att det ska bli lättare att skriva ned dina egna avsikter kan du ta del av de här tre exemplen på bra och dåliga avsikter:

Exempel 1: projektavsikter för ett företag

• Dålig: Lansera en ny hemsida.

Det saknas många viktiga egenskaper i den här projektavsikten. Även om avsikten är mätbar, uppnåelig och realistisk är den inte specifik eller tidsatt. När ska hemsidan lanseras? Vad ska hemsidans nya design fokusera på?

• Bra: Skapa nytt innehåll för hemsidan genom att fokusera på fyra kundberättelser och användarfall. Lansera den nya kundcentrerande hemsidan i slutet av andra kvartalet.

Den är specifik (skapa nytt innehåll för hemsidan), mätbar (lansera den nya kundcentrerande hemsidan), accepterad och realistisk (fokusera på fyra kundberättelser och användningsfall) och tidsatt (i slutet av andra kvartalet).

Exempel 2: projektavsikter för en ideell verksamhet

• Dålig: Öka hållbarheten i vår produktionsprocess med 5 %.

Den här projektavsikten är visserligen mer specifik än det tidigare dåliga exemplet men här saknas fortfarande flera viktiga egenskaper. Den här avsikten är mätbart (med 5 %), men den är inte specifik eller tidsatt, eftersom vi inte specificerar vad ”hållbarhet” innebär eller vid vilken tidpunkt produktionsprocessen ska förbättras. Därför är det inte tydligt om avsikten är uppnåelig eller realistisk.

• Bra:Reducera verksamhetsavfallet med 5 % och öka användningen av återvunna produkter med 20 % under de kommande 12 veckorna.

Den här projektavsikten bygger vidare på det föregående och är nu specifik. Det finns även ett sätt att mäta avsikten på (med 5 %... med 20 %). Avsikten är lite ambitiös men eftersom den är tidsatt (under de kommande 12 veckorna) är den både accepterad och realistisk.

Exempel 3: projektavsikt för ett personligt projekt

• Dålig: Få ett bättre resultat i prestationsmätningarna

Tro det eller ej men de flesta projektavsikter för personliga projekt är inte utformade så att de är specifika eller mätbara. Det beror på att vi har svårt att sätta framgångsvärden för oss själva. Men för att veta om vi uppnått våra personliga mål måste vi utforma en tydligare projektavsikt.

• Bra: Få åtminstone 4/5 på prestationsmätningarna under både mars och september 2021.

Här har vi en projektavsikt som uppfyller alla krav: den är specifik (minst 4/5), mätbar (4/5), accepterad och realistisk (4/5 tillåter oförutsägbara problem), och tidsatt (2021).

Projektavsikter har goda avsikter

Att skapa en projektavsikt kan hjälpa teamet att få klarhet och balans i arbetet samt att få mer arbete utfört. Men kom ihåg att projektavsikterna bara är en del av den övergripande projektplanen. Om du vill veta mer om hur du kan öka tydlighet och samverkan under projektplaneringsstadiet kan du läsa vår guide för hur man skriver projektplaner.