Vad är en intressentanalys och varför är den viktig?

Tänk på projektet som en Oscar-nominerad film. Du vann, och nu måste du gå upp på scenen och hålla ditt tal. Vem tackar du?

När det kommer till projekthantering är det projektintressenterna du ska tacka – personerna som har ett intresse i ditt projekt och som har hjälpt dig att uppnå målen. Projektets intressenter kan variera, från de som utför arbetet och de som godkänner arbetet till de ni utför arbetet för. Men de är alla viktiga.

Tro det eller ej men det kan vara svårare att identifiera intressenterna i ett projekt än att förbereda ett Oscar-tacktal. Det är där en intressentanalys kan komma in. Genom att göra en intressentanalys kan du enkelt identifiera och hantera projektets intressenter. I den här artikeln går vi igenom hur man gör en intressentanalys och ökar projektets genomslagskraft. Så här går det till.

Vad är en intressent inom projekthantering?

Projektets intressenter är de personer som kan påverka eller påverkas av projektet du arbetar med. Intressenter kan komma från alla nivåer i organisationen, från anställda till ledande befattningshavare – men om de är involverade i projektet är de alla viktiga. Även om intressenter inte är direkt involverade i det dagliga arbetet kan de fortfarande påverkas av resultatet.

Vad är en intressentanalys?

En intressentanalys är ett sätt att identifiera dina projektintressenter och den inverkan de kan ha på projektet baserat på två nyckelaspekter: inflytande och intresse. En intressentanalys kan hjälpa dig att förstå vilka intressenter som har ett högt eller lågt inflytande på ditt projekt och vilka intressenter som har ett stort eller litet intresse för ditt arbete. På så sätt kan du kommunicera effektivt med alla dina projektintressenter – på det sätt som fungerar bäst för dem.

Vad är intressenthantering?

När du väl har identifierat dina intressenter är intressenthantering processen för att kommunicera med dem. Med intressenthantering ser du till att du delar rätt information med dina intressenter vid rätt tidpunkt – oavsett om det är uppdateringar på uppgiftsnivå, regelbundna projektstatusrapporter eller större programöversikter.

En viktig del av projektets intressenthantering är att skapa en kommunikationsplan. I kommunikationsplanen ska du klargöra vilka kanaler intressenterna kan använda (e-post, meddelanden, arbetshanteringsplattform) och när, hur ofta olika sorters information ska kommuniceras, och vem som är ansvarig för de olika kanalerna.

Identifiera projektintressenter

I vid bemärkelse kan nästan alla bli påverkade av projektets resultat. Men inom projekthantering är projektintressenterna de personer som på ett eller annat sätt är involverade i projektets beslutsprocess. De kan vara personer som godkänner projektets leveranser eller teammedlemmar som gör det nödvändiga arbetet för att komma från A till B. De som ingår i målgruppen är också projektintressenter, eftersom de påverkas mest av de beslut som fattas.

Man kan identifiera projektets intressenter genom att ställa dig själv en enkel fråga: ”Kommer arbetet vi utför att påverka den här personen?” Om svaret är ja kan personen betraktas som en projektintressent.

Observera dock att inte alla som påverkas av projektet har något att säga till om det. Viktiga intressenter, de som vi kommer att prata om i den här artikeln, är de som har ett inflytande på projektets resultat. Att veta vilka dina viktigaste intressenter är kan hjälpa dig att förbättra relationerna och få stöd från de personer som betyder mest.

Två typer av intressenter som du kan träffa på i projektet

Man kan säga att det finns två typer av projektintressenter: interna intressenter och externa intressenter. Interna intressenter är förmodligen dem du tänker på först. Det är alla som arbetar i företaget – från dina medarbetare till ledande befattningshavare – och som är engagerade i projektet. De externa intressenterna är alla de som befinner sig utanför organisationen, såsom kunder, agenturer eller entreprenörer, användare, investerare, leverantörer eller andra externa medarbetare.

Exempel på interna intressenter

• Projektledare

• Projektets teammedlemmar

• Projektportfolioledare och/eller programledare

• Eventuell projektsponsor

• Chefer

• Andra tvärfunktionella interna team

Exempel på externa intressenter

• Kunder

• Entreprenörer

• Underentreprenörer

• Användare

• Investerare

• Leverantörer

Fördelarna med en intressentanalys

Bra intressenter bidrar med mycket till ditt projekt. Under projektplaneringsfasen hjälper intressenterna dig att bestämma vart projektet är på väg. Interna intressenter kan hjälpa dig att ta fram en budget- eller resurshanteringsplan för projektet. Att ha en tydlig uppfattning om vilka de externa intressenterna är gör det lättare att definiera projektets omfattning och mål. När projektet väl har inletts kommer de personer som är aktivt involverade att stötta er, hjälpa er om problem skulle uppstå, och öka teamets motivation.

Att tydligt förstå vilka dina projektintressenter är kan hjälpa dig att få det stöd du behöver för att genomföra projektet mer effektivt. Dessutom kan en intressentanalys hjälpa till med att:

• Få mer stöd och fler resurser

• Öka projektens synlighet, särskilt för ledande intressenter

• Undvika kostsamma hinder senare i projektcykeln

• Kommunicera via rätt kanaler vid rätt tidpunkt

• Dela rätt information med dina intressenter

4 steg för att genomföra en intressentanalys

Att identifiera och hantera sina projektintressenter är ett bra sätt att förbereda sig för ett framgångsrikt projekt. När de viktigaste projektintressenterna ansluter sig till projektet ger de dig ett stöd som är avgörande under hela projektets livscykel. Utan stöd från intressenterna kan det hända att du måste omdefiniera intressenternas förväntningar mitt i projektet, vilket kan leda till ändringar och onödiga projektrisker. För att undvika att det inträffar har vi tagit fram fyra steg för att genomföra en effektiv intressentanalys.

Steg 1: Identifiera intressenter

Innan du kan hantera intressenternas förväntningar måste du först veta vilka dina projektintressenter är. Se till att ta hänsyn till både interna och externa intressenter. För att ta reda på vilka dina projektintressenter är kan du ställa dig följande frågor:

• Vem är intresserad av projektet?

• Vem kommer att påverkas av projektet?

• Vem kan påverka utvecklingen av projektet?

• Vem kan godkänna/avvisa projektet?

Om du behöver hjälp med att följa upp dina intressenter kan du överväga att skapa en RACI-matris eller ett register över intressenter, för att hålla reda på vem de är, varför de är viktiga och vad deras inverkan på projektet kommer att vara. Innan du går vidare till steg två kan du göra en sista kontroll genom att ställa dig följande frågor:

• Finns det några andra interna intressenter som jag borde känna till, såsom en resursledare eller projektportfolioledare?

• Har jag tagit med alla viktiga projektledare och chefer?

• Finns det några externa intressenter jag har missat som kan påverkas av projektetresultatet?

Steg 2: Fastställa intressenternas inflytande och intresse

Ett starkt engagemang från intressenter kan verkligen ta ett projekt till nästa nivå. Det bästa sättet att säkerställa ett starkt engagemang är att göra en tydlig kartläggning av intressenterna som beskriver varje intressents inflytande och intresse. Den här matrisen – även kallad inflytande- och intresseanalys – är det bästa sättet att visualisera de fyra viktigaste intressentgrupperna.

De fyra viktigaste intressentgrupperna är:

• Högt inflytande och högt intresse. De här är sannolikt de som godkänner eller sponsrar projektet. Externt kan de också vara viktiga partner eller kunder. Se till att du har en regelbunden kontakt med de här intressenterna och säkerställ att era förväntningar är samstämda. Samarbeta aktivt med dem under projektets gång – betrakta dem som de viktigaste aktörerna i intressentteamet.

• Högt inflytande och lågt intresse. De här personerna kan blockera eller stötta projektet, men de är förmodligen inte intresserade av att göra det. De kan vara avlägsna tvärfunktionella partner eller ledande befattningshavare på ditt företag. Se till att de här intressenterna är medvetna om grunderna i projektet och be dina intressenter med högt inflytande och högt intresse att hjälpa dig hantera relationen med dem om det skulle behövas. Tänk på att även om de har ett lågt intresse kan deras arbete påverkas av ditt arbete – och det är inte något du vill ska komma som en oväntad överraskning. Se till att hålla dem informerade på en hög nivå under projektets gång, för att säkerställa att de är nöjda med projektets framsteg.

• Lågt inflytande och högt intresse. Du behöver sannolikt inte något godkännande från den här gruppen av intressenter, särskilt inte i projektets inledande fas. Däremot är det viktigt att hålla dem informerade under projektets gång, särskilt under steg 4.

• Lågt inflytande och lågt intresse. De här är sekundära intressenter. Beroende på arbetets storlek och komplexitet kanske du vill låta dem ta del av projektstatusrapporterdå och då, men det är inte nödvändigt. Se dock till att du under projektets gång regelbundet undersöker om de vill bli mer involverade.

Steg 3: Förstå intressenternas behov

I praktiken kan det vara så att vissa intressenter inte håller med om vissa delar av projektet. Som projektledare är det ditt ansvar att förstå deras behov och perspektiv och komma fram till en lösning som inte har en negativ inverkan på projektets framgång. Det är inte ditt jobb att göra allt som projektets intressenter begär – men det är ditt jobb att lyssna och förstå deras behov.

Ibland är en så kallad ”svår intressent” bara någon som har andra prioriteringar än du. Ditt arbete kanske till och med stör en del av deras arbete. Om du försöker förstå deras ståndpunkt, har du en bättre chans att hitta en lösning och vända situationen till en ömsevinst.

Om du är osäker kan du försöka att sätta dig in i den andra personens situation, och ställa dig själv följande frågor:

• Vad behöver de?

• Vilken nivå av kommunikation vill de ha?

• Vilken är den mest effektiva kommunikationsstrategin?

• Finns det vissa faktorer eller annat som påverkar de här intressenterna?

• Hur kan man exakt identifiera intressenternas intressen?

Steg 4: Håll intressenterna informerade

När du har identifierat intressenterna och deras behov ska du se till att bjuda in dem till era projektplaneringssessioner och kickoff-mötet, om du planerar att ha ett. Viktiga intressenter bör också godkänna projektstadgan, projektplanen, projektmålen och projektomfattningen.

Allteftersom projektet fortskrider bör du se till att uppdatera alla relevanta intressenter om förändringar och framsteg. Att dokumentera processerna från början ger större synlighet och minskar risken för missförstånd på vägen.

Även om du bör sträva efter att bjuda in många olika intressenter är det viktigt att du alltid prioriterar viktiga intressenter. Du behöver inte allas godkännande. Om du är osäker kan du gå tillbaka till din intressentanalys för att identifiera vem som behöver bli informerad.

Du kan träffa vissa intressenter regelbundet, till exempel de med högt inflytande och högt intresse, för att diskutera projektet och hitta lösningar på oförutsedda utmaningar. För att hålla resten av dina intressenter informerade kan du i stället skicka ut regelbundna projektstatusuppdateringar med nyligen slutförda milstolpar, eventuella blockerare och nästa steg. Vi rekommenderar att du skickar en uppdatering varannan vecka, eller oftare om du hanterar ett komplext projekt.

Vanliga fallgropar att undvika vid genomförandet av en intressentanalys

Det finns ingen perfekt lösning för att kommunicera med intressenter. Här är dock en lista över de vanligaste fallgroparna, och hur man undviker dem:

Brist på gränser

• Problem: Alltför ivriga projektintressenter orsakar omfattande omfattningskrypning.

• Lösning: Implementera en process för förändringskontroll.

Ibland kan alltför ivriga projektintressenter ha en negativ inverkan. Du har lagt ned mycket tid på att planera ditt projekt och ta reda på vilka dina leveranser är. Men om alltför många intressenter har idéer för nya leveranser, uppdaterade tidslinjer eller justerade budgetar, kan projektet snabbt avvika från sin kurs.

Det bästa sättet för att sätta gränser för dina intressenter är att implementera en process för förändringskontroll. Genom att skapa en process för att föreslå, granska och acceptera ändringar i projektets omfattning säkerställer du att projektet är dynamiskt och uppdaterat, utan att behöva oroa dig för omfattningskrypning. En förändringskontrollprocess har fyra delar:

1. Projektets intressenter skickar en ändringsförfrågan.

2. Viktiga intressenter granskar ansökan.

3. Man godkänner, avslår eller skjuter upp ändringen.

4. Projektets omfattning och mål anpassas i enlighet med det här.

Vissa intressenter glöms bort

• Problem: Under den inledande identifieringsfasen av intressenter glömde du bort en intressent som har ett stort intresse för det här projektet.

• Lösning: Involvera projektteamet under identifieringsfasen av intressenter.

Det är oundvikligt att kanske glömma en tvärfunktionell intressent, eller tänka på intressenter men glömma att lägga till dem i din lista eller att beräkna deras inflytande och intresse. De här misstagen inträffar men är något man bör undvika så mycket som möjligt, särskilt för intressenter som har ett högt inflytande eller intresse.

Det bästa sättet att förhindra att något liknande händer är att involvera projektteamet under identifieringsprocessen av intressenter. Överväg att hålla en teambrainstorming för att identifiera och kategorisera varje intressent så att ingen utelämnas från listan. Om du fortfarande inte är säker kan du gå igenom listan med din chef eller projektsponsor för att se till att ingen saknas. Om du är osäker – fråga!

Intressenterna kommer inte in tillräckligt tidigt

• Problem: Du startade upp projektet innan du påbörjade en intressentanalys.

• Lösning: Genomför en intressentanalys innan nästa gång.

Den här situationen verkar självklar, men är värd att nämnas. Om du glömmer en intressent bör du dra lärdom av det inför nästa projekt. Om du till exempel glömde att göra en intressentanalys innan projektet startade kan du gör en anteckning om att göra det annorlunda nästa gång.

Tydlighet är nyckeln till en effektiv intressenthantering

För att säkerställa att projektet kommer igång utan problem måste du se till att intressenternas förväntningar matchar dina projektleveranser – du måste med andra ord öka och uppmuntra tydlighet i hela projektet.

Det bästa sättet att göra det är med ett jobbhanteringsverktyg som Asana. Jobbhanteringsverktyg hjälper dig att samordna medarbetarnas aktiviteter på alla nivåer i företaget. Om du vill ha mer information kan du läsa vår introduktion till jobbhantering.