8 steg för att skriva en effektiv projektstatusrapport

Det är snart fredag och ännu en gång är det dags att leta bland en mängd olika kalkylark, e-postmeddelanden och verktyg för att få ihop en sammanfattning om hur det går för projektet. 

Att rapportera om arbetets status är avgörande för att hålla teamet organiserat, identifiera risker, ha koll och hålla budgeten. Att manuellt samla in all den här informationen från olika källor är ett av de största problemen bakom att jobba om jobbet – de repetitiva och rutinmässiga uppgifterna som kommer i vägen för ett meningsfullt, högeffektivt arbete. 

Använd en projektstatusrapportmall för att effektivisera processen i stället för att manuellt sammanställa informationen. På så sätt lägger du mindre tid på att samla in onödig information och mer tid på arbete som är viktigt. 

Oavsett om du förbereder dig för att skapa din allra första projektstatusrapport eller om du vill ersätta systemet du för närvarande använder, kommer vi i den här artikeln att förklara allt. Vad en framstegsrapport är, hur du skapar en och hur du använder projektstatusrapporter för att alltid nå dina deadliner. Så här går det till.

Vad är en projektstatusrapport?

Projektstatusrapporter är uppdateringar om framstegen i projekten. Rapporterna är kortfattade och ger allmän information om vad som händer inom projektet så att teammedlemmarna snabbt kan får en inblick. Med en aktuell statusrapport ser du se till att hela projektteamet och alla tvärfunktionella intressenter förstår vad som är i fas, vad som är blockerat och vilka nästa steg är. 

Det är viktigt att göra regelbundna projektstatusrapporter, eftersom de håller alla projektintressenter uppdaterade och insatta i hur projektet fortskrider. De besvarar alla frågor innan teammedlemmarna ens har hunnit ställa dem. De informerar teamet om att ni är i fas, vilket får dig (och alla andra) att känna mer tillförsikt.

Hur ofta du delar projektstatusrapporter beror på projektets tidslinje. För vissa projekt är en veckovis rapportering nödvändig medan andra bara behöver uppdateras en gång i månaden. Schemalägg dina projektrapporter utefter intressenternas behov. Syftet med rapporterna är inte att visa vad som går dåligt utan snarare att hålla teamet uppdaterat om projektets framsteg, oavsett om projektet är i fas, riskerar att bli fördröjt eller är ur fas.

Fördelarna med en effektiv projektrapportering

Skapa inte rapporter bara för att du måste utan för att en effektiv rapport har en mängd olika fördelar. Upptäck fördelarna med att rapportera om projektstatus på ett bra sätt här: 

Håll koll på hur det går för projektet

Det värsta som kan hända i ett projekt är att komma till slutet av tidslinjen och inse att man hela tiden varit ur fas. Ingen gillar att bli överrumplad – och det är projektledaren som ska se till att teamet alltid är medvetet om projektets status. 

Lägesrapporter är ett sätt att göra det på utan för mycket manuellt arbete. Eftersom de här rapporterna är en kombination av allmän information och viktiga mätvärden får alla en känsla för projektets tillstånd. Ni kan också snabbt och proaktivt hantera eventuella förseningar för att hålla deadliner och budget.

Sammanfatta projektförloppet

Projektstatusrapporter är inte realtidsrapporter. De här rapporterna sammanfattar vad som hänt i projektet under den senaste veckan, två veckorna eller månaden, och de ger intressenterna möjlighet att få information om hur väl ni håller er till projektplanen. 

Om du vill ha tips på hur man skapar realtidsrapporter kan du läsa vår artikel om verktyg för universell rapportering för alla team.

Reducera manuellt arbete

Som projektledare har du redan mycket att göra och vill kanske inte spendera flera timmar varje vecka eller månad med att samla data från olika platser. Ett projektrapporteringsverktyg gör det enkelt att hitta all information på ett ställe och att skapa en projektstatusrapport med ett enda klick. 

Dela nästa steg och åtgärdspunkter

Projektstatusrapporter bör delas med projektteamet, projektsponsorn, viktiga intressenter och tvärfunktionella teammedlemmar. Eftersom rapporterna innehåller allmän information är de lämpliga för alla som vill hålla sig informerade om projektets förlopp. 

Det här är det bästa sättet att låta alla veta vad som händer utan att gå in på några detaljer. Om det finns viktiga nästa steg eller åtgärdspunkter som du behöver kommunicera, kan du dela dem här så att alla vet vad de kan förvänta sig. 

Identifiera hinder proaktivt

Om projektet inte fortlöper planenligt kommer statusrapporten att låta andra veta vad förseningen beror på och vad ni gör för att lösa eventuella hinder, vilket även blir ett sätt att visa en proaktiv strategi för att få saker och ting tillbaka på rätt plats. I likhet med projektets riskhanteringsprocess hjälper proaktiv statusrapportering er att identifiera och lösa problem innan de påverkar projekttidslinjen.

Ta farväl av era statusmöten

Statusmötenas tid är över. Vi vet nu att de är tidskrävande. Till skillnad från personliga möten delas projektstatusrapporter i ett centralt verktyg som teammedlemmar kan ta del av asynkront när de vill. De kan hitta informationen där, eller fördjupa sig i projektet om det behövs. Begränsa de personliga mötena till de viktigaste, såsom brainstormingsessioner eller då alla är med. 

Innan du rapporterar: Kombinera rapportering med en effektiv projekthantering

Den största fördelen med projektstatusrapportering är att det minskar det manuella arbetet, centraliserar informationen och gör det enkelt att hålla alla uppdaterade. Om informationen är utspridd i flera verktyg är det svårt att på ett effektivt sätt använda projektrapporteringsmallar – du måste fortfarande öppna kalkylarket och teamets e-postmeddelanden för att manuellt samla in informationen. 

Använd i stället en programvara för projekthantering som din unika referenskälla. Med en programvara för projekthantering är det möjligt att:

• ha en unik referenskälla så att teammedlemmarna vet vem som gör vad och när 

• enkelt visualisera projektinformation i följande vyer: Gantt-diagram, Kanban-tavla, kalender eller kalkylarkslista 

• skapa statusrapporter med ett enda klick 

• erbjuda en möjlighet för teammedlemmar som har läst statusrapporten och vill veta mer, att hitta den information de behöver 

• ha tillgång till ytterligare projektinformation, såsom projektplanen, kommunikationsplanen, projektmålen, milstolparna, leveranserna och mycket mer.

Vi tycker naturligtvis att Asana är ett bra alternativ. Asana är ett jobbhanteringsverktyg som hela teamet kan använda. De tvärfunktionella samarbetspartnerna behöver kunna se tidigare statusrapporter. De viktigaste intressenterna behöver en översikt över hela programmet eller över projektportfoliohanteringens framsteg. Och teammedlemmarna behöver ett sätt att spåra sitt arbete under projektets livscykel.

8 steg för att skriva en bra projektstatusrapport

Hur gör man då för att få till bra projektstatusrapporter? Se till att skapa en tydlig struktur som du konsekvent kan använda för alla framtida statusrapporter. Du bör också se till att den stämmer överens med projektbeskrivningen så att rapporten håller sig till ämnet.

Följ den här guiden om du bättre vill förstå vad du kan inkludera i en projektstatusrapport, och se hur vi tillämpar varje steg i praktiken med ett exempel på ett projekt gällande hur nöjda de anställda är.

1. Skapa rapporten där det arbetet händer

Innan du skapar rapporten bör du se till att du redan spårar din arbetsinformation i ett projekthanteringsverktyg. På så sätt behöver du inte hämta informationen manuellt från olika källor – i stället kan du reducera det manuella arbetet och skapa en rapport med några få klick. 

Ett projekthanteringsverktyg gör det enkelt att identifiera beroenden och notera kommande uppgifter så att du aldrig mer blir överrumplad när det gäller projektets tillstånd.

2. Döp rapporten

Ett bra alternativ är att helt enkelt använda projektnamnet för extra tydlighet. Om du rapporterar om projektet regelbundet bör du också inkludera ett datum eller en tidsstämpel.

Exempel på projektsrapporttitel: Februari 2020 – Initiativ för nöjda medarbetare

3. Ange hur det går för projektet

Projektets tillstånd är projektets aktuella status. Projektets tillstånd kan ändras från rapport till rapport, särskilt om ni stöter på hinder eller tar bort stora projektrisker. Leta efter ett verktyg för projekthantering som gör det möjligt för dig att kommunicera projektstatus och huruvida det är i fas eller inte. Ett sätt att göra det är att använda ett färgkodningssystem (grönt = i fas, gult = i riskzonen, rött = ur fas).

Exempel på uppdatering av projektets tillstånd Projektet är i fas.

4. Sammanfatta statusrapporten

Sammanfattningen av projektstatusrapporten ska vara kortfattad – ungefär 2–3 meningar. Målet är att ge läsare som kanske inte har tid att läsa hela rapporten en snabb sammanfattning av de viktigaste sakerna.

Det här är den första delen av rapporten och det bästa stället att: 

• ta upp höjdpunkter

• signalera viktiga hinder

• notera oväntade projektrisker

Exempel på statusrapportsammanfattning: Resultaten av vår undersökning har kommit in och granskas nu. Vid första anblicken verkar vi ha en medarbetarnöjdhet på 80 %, en ökning med 3 poäng från den senaste undersökningen. Teamet som gjorde undersökningen arbetar med ledningsgruppen för att ta fram nya initiativ inom våra viktigaste nyckelområden, bland annat karriärutveckling och transparens.

5. Lägg till en tydlig översikt av varje huvudområde

Beroende på projekt kan nyckelområdena variera från rapport till rapport, eller så kan de förbli oföränderliga. I ett agilt projekt som kontinuerligt förbättras, kan du till exempel använda dynamiska nyckelområden för att täcka teamets arbete under den senaste sprinten. För ett evenemangsplaneringsprojekt däremot finns det ett antal nyckelområden som alltid används, såsom marknadsföring, registreringar och talare. 

Lägg till några punkter till varje huvudområde i statusrapporten som ger en uppdatering om framsteg, resultat och kommande arbete.

Exempel på översikt av ett nyckelområde: Undersökningsresultat

• 70 % av de anställda deltog i nöjdhetsundersökningen.

• Vår totala nöjdhet är 80 %.

• Endast 57 % av de anställda uppger att de har en tydlig karriärutvecklingsplan, vilket är 5 % mindre än i den senaste undersökningen. 

• 41 % av de anställda angav öppenhet som den främsta förbättringsåtgärden.

6. Lägg till länkar till andra dokument eller resurser

Även om du inte vill inkludera varenda liten detalj om hur projektet fortlöper, kommer en del att vilja veta mer. Till intressenter som vill ha mer djupgående information kan du ge länkar till dokument eller resurser. Det här kan omfatta mer specifik projektinformation, såsom länkar till specifika projektmilstolpar, eller de bredare effekterna av projektet, såsom en hänvisning till de affärsmål som projektet bidrar till.

Exempel: Inkludera en länk till personalnöjdhetsundersökningen och en länk till företagets OKR om att öka medarbetarengagemanget under räkenskapsåret.

7. Signalera alla hinder som projektet har stött på

Alla projekt stöter på hinder. De kan uppenbara sig i form av projektrisker, oväntade ökningar av budgeten eller förseningar som påverkar projektetstidslinjen. Genom att hålla intressenterna informerade när problem uppstår kan alla anpassa sig och fortsätta enligt planen. 

Exempel på hinder: Ledningsgruppen vill titta på resultaten innan personalnöjdhetsgruppen träffas igen, men kommer inte att kunna göra det förrän om tre veckor. Detta kommer att förskjuta vår övergripande projekttidslinje.

8. Definiera nästa steg

Det kan bland annat vara en lista över nästa steg, beröm som du vill ge till någon eller något annat som du vill lyfta fram.

Exempel: Tack Sarah A. för att du skickade ut flera meddelanden till de anställda som uppmuntrade dem att delta i undersökningen!

Mall för att skapa en projektstatusrapport

För att snabbt använda allt du har lärt dig i föregående avsnitt kan du skriva din nästa projektstatusrapport med hjälp av den här mallen som är lätt att fylla i:

Rapportnamn:

Namnge din rapport. Det kan vara samma namn som projektet och datumet.

Projektets tillstånd:

Är projektet i fas, i riskzonen eller försenat?

Sammanfattning:

Lägg till en kort beskrivning av de viktigaste punkterna från din projektstatusrapport här. Tänk på att intressenter som har bråttom med största sannolikhet bara kommer att titta på det här avsnittet så det är bra att ange eventuella höjdpunkter eller hinder som kan vara till hjälp för hela teamet

Huvudområde 1: Översikt

• Specifik information om framsteg, resultat och kommande arbete.

• Specifik information om framsteg, resultat och kommande arbete.

• Specifik information om framsteg, resultat och kommande arbete.

Huvudområde 2: Översikt

• Specifik information om framsteg, resultat och kommande arbete.

• Specifik information om framsteg, resultat och kommande arbete.

• Specifik information om framsteg, resultat och kommande arbete.

Huvudområde 3: Översikt

• Specifik information om framsteg, resultat och kommande arbete.

• Specifik information om framsteg, resultat och kommande arbete.

• Specifik information om framsteg, resultat och kommande arbete.

Annan information eller länkar: 

Länk till relevanta projektuppgifter eller mer allmän projektinformation som intressenter kan vara nyfikna på. Det här avsnittet är en chans för teammedlemmar att fördjupa sig i detaljer eller förstå hur projektinitiativet bidrar till större strategiska mål. 

Hinder:

Står du inför några utmaningar? Hur kommer du att lösa dem?

Andra anteckningar eller höjdpunkter:

Är det några ytterligare saker som teamet behöver veta? Vilka är de viktigaste nästa stegen? 

Exempel på en projektstatusrapport

En handledning i hur man skriver projektstatusrapporter är förstås bra, men ibland slår inget ett verkligt exempel när det gäller att skapa sig en bild av hur ens uppdatering kan se ut, eller hur? Vi tänkte väl att du skulle hålla med om det, så här är ett exempel som förhoppningsvis är användbart:

Rapportnamn: E-bokslansering

Projektstatus: I fas

Sammanfattning:

Den här veckan har det verkligen gått framåt! Vi befinner oss fortfarande i konceptfasen, men Ava Larsson kommer att välja ett ämne den här veckan. Innehålls- och designteamen är redo att sätta igång så snart vi ger klartecken.

Koncept:

• Planeringsteamet träffades för att diskutera ett övergripande ämne

• Vi kom fram till tre olika idéer och kommer att välja en på fredag

• En sammanfattning ska lämnas till innehållsteamet följande torsdag

Innehåll:

• Innehållsteamet är redo att börja skriva texter så snart vår idé är färdig

• De samlar in relevant företagsinformation som bör ingå

Design:

• Designteamet granskade fem exempel på e-böcker för att avgöra vilken stil de gillade

• De kommer att välja en mall senast nästa tisdag

Andra anteckningar eller höjdpunkter:

• Jenny är borta från kontoret hela nästa vecka, så ställ alla frågor om innehåll till Johanna

• Tack till Henry för att han har sammanställt en enorm lista med ämnen som vi kan välja mellan!

Problem/utmaningar:

Som alla vet är deadline för e-boken nära inpå. Det är därför viktigt att vi alla jobbar i vårt projekthanteringsverktyg så att vi fortsätter vara organiserade och i fas. Tack!

Effektivisera rapporteringen med ett jobbhanteringsverktyg

Ovanstående rapport är tydlig och enkel att följa. Genom att skapa den här rapporten i ett arbetshanteringsverktyg som Asana kan du automatiskt fylla i varje avsnitt utom sammanfattningen. Så här ser rapporten ut i Asana:

Bästa praxis för projektstatusrapportering

Nu vet du vad du ska ta med i din projektstatusrapport, men du kanske fortfarande har frågor. När du skapar statusrapporter för ditt projekt kan dessa utmärkta metoder hjälpa dig att formulera en vinnande uppdatering.

Hur ofta bör man rapportera?

Hur ofta du skickar projektuppdateringar beror på vilken typ av projekt du jobbar med. Om projektet har en kort tidsram eller om saker och ting går snabbt kan du skicka veckovisa projektstatusrapporter. Men om projektet däremot är långsiktigt kan det räcka med en rapport varannan vecka eller till och med varje månad. Det viktigaste är att se till att projektets intressenter är uppdaterade. 

När du använder ett projektrapporteringsverktyg kan du tilldela dig själv en uppgift om att alltid skicka statusrapporter en viss dag varje vecka. De här återkommande påminnelserna gör det enkelt att hålla intressenterna informerade oavsett om du skickar veckovisa statusuppdateringar eller månatliga lägesrapporter. Intressenterna kommer snart att börja förvänta sig att få dina uppdateringar, vilket innebär mindre förfrågningar från deras sida (och de kommer att uppskatta att alltid vara informerade).

Om du skickar rapporter varje vecka kan det ofta leda till att det behövs färre möten i samband med ett projekt (vi vet alla att onödiga möten sällan uppskattas). Skippa lägesrapportmötena och använd i stället den tiden till viktigare arbete.

Vem bör involveras?

Det beror på projektet och vem som är involverad, men ha som mål att skicka en uppdatering till alla intressenter som arbetar med projektet. Du bör ha genomfört en intressentanalys som identifierar alla intressenter, sponsorer och teammedlemmar under projektplaneringsprocessen, men om du är osäker kan du hänvisa till projektplanen.

Även om veckans statusrapport inte påverkar en viss teammedlem bör du fortfarande dela den med alla. Det är viktigt för alla att ha en överblick över projektet. Teammedlemmar som inte behöver fördjupa sig i rapporten kan snabbt gå till sammanfattningen, medan de som är mer involverade kan ta tillvara på informationen som tillhandahålls. 

Hur detaljerad bör man bli?

En projektstatusrapport bör inte innehålla för många små detaljer. Låt själva arbetet berätta historien – du behöver mest sammanställa informationen och lägga till lite färg. Tänk på en projektstatusrapport som ett meddelande på första raden – bara de viktigaste delarna av ditt projekt som påverkar de flesta intressenterna bör tas med.

Man bör alltid ange om projektet är i fas, i riskzonen eller om det är ur fas, och även ge en snabb sammanfattning av vad som är färdigt och vad som är på gång, och sedan länka till andra resurser för dem som vill veta mer.

Var bör man skriva projektstatusrapporten?

Det bästa sättet att skriva och dela statusuppdateringar är att använda ett arbetshanteringsverktyg. Sök efter ett verktyg som ger en översikt över projektet, så att teamet får en central plattform för allt projektrelaterat arbete. På så sätt kan du i stället för att hantera projekt i kalkylark behålla allt – statusuppdateringar, projektsammanfattningar], viktiga leveranser och projektmilstolpar – på ett och samma ställe. Du kan då enkelt dela dina rapporter, och intressenterna kan när som helst se tillbaka på tidigare rapporter, vilket gör att du slipper få för många e-postmeddelanden.

Slutföra projekt: sammanfatta arbetet

Statusrapporterna som vi har talat om skickas alltid under pågående projekt, så att alla hålls informerade. När projektet väl är avslutat är det dock smart att skicka ut en sammanfattande slutrapport. Se detta som en sorts sammanfattningav projektet. Det här är din chans att knyta ihop projektet inför intressenterna. Du använder den som ett officiellt avslut på projektet.

Den utgör som sagt en översikt, men i stället för att inkludera uppdateringar och statusar ger du en sammanfattning av hur projektet förlöpte på det stora hela. Här är några frågor som du vill besvara i en projektsammanfattningsrapport:

• Vilka var målen för projektet och uppnåddes de?

• Slutfördes projektet i tid och inom budgetplanen (om tillämpligt)?

• Vilka framgångar bör lyftas fram?

• Vilka utmaningar stötte vi på?

• Vad kan vi lära oss av det här projektet som kan hjälpa oss i framtida projekt?

Håll alla intressenter informerade med statusrapporter som är enkla att skapa

Om du vill prestera bättre under nästa projekt kan du prova att skicka statusuppdateringar. De håller dig produktiv, effektiv och ansvarig, samtidigt som alla andra får en snabb (och entusiasmerande) inblick i vad som har hänt. 

Använd de resurser vi har tillhandahållit för att skapa rapporter som ger precis tillräckligt med information utan att ge för många detaljer. Hitta en projekthanteringslösning som Asana med funktioner som är särskilt utformade för att hjälpa till med statusrapporter. Du kommer att spara tid och bli maximalt organiserad.