7 vanliga projektrisker och hur man undviker dem

Om du som projektledare vet vad som kan gå fel under projektet kan du hjälpa teammedlemmarna att ha rätt förutsättningar för att lyckas. Vad händer till exempel om projektets intressenter föreslår en ny app och du inte överväger hur mycket tid och vilka resurser som krävs för att skapa appen? När appen skickas vidare till utvecklingsteamet riskerar projektet att misslyckas redan innan det har börjat.

När du känner till de potentiella riskerna för varje projekt kan du skapa rimliga projektavsikter och hålla teamet på rätt spår. I guiden nedan beskriver vi de sju vanligaste projektriskerna som du kan stöta på när du gör riskbedömningar.

1. Omfattningskrypning

Omfattningsrisk, som även kallas för omfattningskrypning, inträffar när de ursprungliga projektavsikterna inte är väldefinierade. Det är viktigt att informera alla intressenter om projektöversikten från början och hålla fast vid de parametrarna. Om du inte förmedlar projektets omfattning på ett effektivt sätt kan intressenterna komma att försöka ändra kraven mitt i projektet.

Så här kan du motverka omfattningskrypning: Att skapa tydliga projektparametrar redan från början stärker beskrivningen av projektets omfattning. Om du kommer överens om projektets omfattning med intressenterna och förmedlar den visionen dem från början finns det mindre risk för omfattningskrypning. Genom att planera regelbundna kontroller av förloppet kan man också se till att projektet följer den ursprungliga projektomfattningen. 

2. Dåliga resultat

Resultatrisker uppstår när projektet inte fungerar så bra som man ursprungligen förväntat sig. Även om du inte alltid kan identifiera grundorsaken till dåliga resultat kan du identifiera projektrisker som kan leda till dåliga resultat och leta efter sätt att förebygga de riskerna. Exempel på sådana risker är tidsbrist och missförstånd mellan teammedlemmarna.­ 

Så här kan du motverka dåliga resultat: Att förutse potentiella resultatrisker tidigt i planeringsprocessen kan hjälpa dig att vara förberedd. Med hjälp av en programvara för projekthantering kan du följa processer i realtid, planera projekt noggrant och främja öppen kommunikation mellan teammedlemmarna.

3. Höga kostnader

Kostnadsrisker uppstår när projektet överskrider den ursprungliga budgeten. Kostnadsrisker kan uppstå på grund av en orealistisk eller bristfälligt detaljerad budgetering i projektplaneringsfasen. Du kan till exempel känna dig säker på att projektet kommer att slutföras inom budgeten. Men om du skapar en detaljerad lista över alla delar av projektet och vad de kostar kan det hjälpa dig att förutse projektbehoven.

Så här kan du motverka höga kostnader: För att minska kostnadsrisken bör du göra en noggrann uppskattning av varje del av projektet och hålla dig till budgeten. Det bästa sättet att hålla sig till budgeten är att skapa en projektplansmall för att samordna leveranserna, omfattningen och tidsplanen. När projektet börjar utvecklas kan du överväga att planera regelbundna kontroller för att se över budgeten och om du håller dig till den.  

4. Tidspress

Tidsrisk, som även kallas projektschemarisk, är risken att uppgifter i projektet tar längre tid än väntat. Förseningar i tidslinjerna kan påverka andra saker såsom budgeten, leveransdatumet eller det övergripande resultatet. Det är vanligt att stöta på den här risken som projektledare. Om du inte utför allt arbete själv i ett komplext projekt är det lätt att underskatta den tid det tar för teammedlemmarna att slutföra projektet när du planerar i den inledande fasen.

Så här kan du motverka tidspress: En tumregel för att minska tidsrisken är att överskatta den tid som behövs för att slutföra uppgifterna och lägga till extra tidsutrymme när du planerar. På så sätt har du möjlighet att schemalägga senare. Du kan också skapa ett projektschema med hjälp av en tidslinje eller ett Gantt-diagram. Genom att ha en klar förståelse för arbetet, beroendena mellan olika arbetsuppgifter samt eventuella förseningar kan projektledare hjälpa till att anpassa sig till tidsrisker på ett dynamiskt sätt när de dyker upp. Att förstå projektets livscykel kan också hjälpa dig att avgöra hur lång tid varje uppgift kommer att ta. 

5. Begränsade resurser

Resursrisk uppstår om du inte har tillräckligt med resurser för att slutföra projektet. Resurser kan inkludera tid, kompetens, pengar eller verktyg. Som projektledare är du ansvarig för upphandlingen av resurser för teamet och att kommunicera med teamet om resursernas status. Resurstilldelningen bör ske tidigt i projektplaneringsprocessen, vanligtvis 1–2 månader före projektets genomförande, beroende på projektets storlek.

Så här kan du motverka begränsade resurser: Det bästa sättet att minska resursrisken är att skapa en resursfördelningsplan. Med en resursfördelningsplan använder man teamets resurser på bästa sätt samtidigt som man maximerar resursernas inverkan och stöder teamets mål. När du vet vilka resurser du behöver från början minimerar du risken för att resurserna tar slut senare.

6. Operativa förändringar

Operativ risk innebär förändringar i företagets eller teamets processer, såsom en oväntad förändring av teamets roller, förändringar i ledningen eller nya processer som teamet måste anpassa sig till. Det kan skapa distraktioner, kräva justeringar av arbetsflöden och påverka projektets tidslinje.

Så här kan du motverka operativa missöden: Det går inte att förutsäga eller förhindra alla operativa risker, men om du vet att en förändring i teamet eller en process är på gång kan du minska effekterna av omställningen. Se till att teamet är förberett för ändringen och har tid att anpassa sig med hjälp av teammöten, schemaläggningsverktyg eller ytterligare utbildningar.  

7. Bristande tydlighet

Bristande tydlighet kan uppstå i form av missförstånd från intressenter, vaga projektomfattningar eller oklara tidsfrister. Resultatet kan bli bristande synlighet på grund av isolerat arbete, överskridande av budgeten, förseningar i projektets deadliner, förändrade projektkrav, behov av att ändra projektets riktlinje eller sämre projektresultat än väntat.

Så här kan du motverka bristande tydlighet: När du planerar projektet bör du kontrollera och ompröva kraven för att se till att allt är i sin ordning. Är alla inblandade överens? Är utvecklarna förberedda på nästa fas? Är omfattningen tydligt definierad? Det är också viktigt att se till att projektinformationen är tillgänglig för alla. Genom att ha all information i ett centralt verktyg kan du se till att alla håller sig uppdaterade under projektets gång.

Så här kan du använda riskhantering för att förbereda teamet

Riskhantering innebär att identifiera vilka riskkategorier som är mest sannolika att påverka projektet och att göra en plan för att minska de riskerna. 

Verktyg för projekthantering underlättar riskhanteringen eftersom de gör det möjligt att organisera projekt från början till slut. Du kan också använda en programvara för arbetshantering för att samarbeta mellan olika team, vilket minskar sannolikheten för de vanligaste riskerna. 

Med hjälp av de följande fyra stegen kan du förutse risker och se till att alla projekt går smidigt. 

1. Riskidentifiering

Det första steget i riskanalysprocessen är att identifiera risker som du tror kan påverka projektet. Vi nämnde de sju vanligaste riskscenarierna ovan, men andra projektrisker kan till exempel vara problem med leverantören, oväntade personliga händelser, problem med dataöverföring, ändrade prioriteringar, juridiska risker, marknadsrisker och uppskjutna projekt. 

Ställ dig själv frågorna nedan för att påbörja processen för riskidentifiering:

• Vad är sannolikheten för det här riskscenariot?

• Vad är konsekvenserna och hur allvarligt är det om riskscenariot inträffar?

• Vilken är vår riskhanteringsplan?

• Vilken är prioritetsnivån i förhållande till graden av sannolikhet respektive konsekvenserna?

• Vem är ansvarig för den här risken?

När du har svar på de här frågorna kan du fortsätta riskhanteringsprocessen genom att prioritera risker, hitta lösningar och genomföra regelbunden bevakning. 

2. Avgör sannolikhet och konsekvenser

Du kan sortera listan över riskerna genom att fastställa vilka risker som är mest sannolika. Genom att ordna riskerna efter sannolikhet får du en bättre uppfattning om vilka risker du ska prioritera när du utarbetar en handlingsplan. 

Det är inte bara sannolikheten som är viktig när man prioriterar risker, utan även bedömningen av hur stora konsekvenser varje risk har för verksamheten. Du bör planera noggrannare för de risker som har potential att leda till betydande konsekvenser för verksamheten.

3. Hitta lösningar för varje risk

Målet med en riskbedömning är att skapa en handlingsplan för hur teamet ska hantera varje risk. Om du sorterar riskerna utifrån sannolikhet och konsekvenser för verksamheten har du en utgångspunkt för att hitta lösningar. Genom att genomföra en riskbedömning kommer projekten att bli mer framgångsrika eftersom du kan förebygga risker under tiden. 

Du kan ha möten med relevanta projektintressenter som kan vara bättre lämpade att identifiera rimliga lösningar på projektriskerna. Ta en titt på lärdomar från tidigare projekt för att bedöma hur riskerna hanterades där.

4. Bevaka riskbedömningen regelbundet

När du väl har utarbetat riskbedömningen är det viktigt att du regelbundet bevakar den eftersom omständigheterna kan förändras, vilket kan påverka både sannolikheten för risker och konsekvenserna för verksamheten. 

Det är också möjligt att nya risker kan uppstå eller att riskscenarier som tidigare var möjliga kan bli mindre sannolika. Genom att regelbundet bevaka riskbedömningen blir du bättre förberedd på att hantera oväntade händelser. 

Verktyg för projektriskhantering

Rätt verktyg kan göra riskbedömningsprocessen enklare eftersom de gör det möjligt att analysera och prioritera risker. Med spårning i realtid och en central plats för delad information kan alla i teamet få omedelbar tillgång till projektmaterial och du kan bevaka teamets framsteg. 

Verktyg för projekthantering kan också hjälpa teamet att utveckla starka färdigheter i projektplanering. Genom att känna till processen och projekthanteringsfaserna kan du förebygga risker innan de uppstår. 

Riskregister

Ett riskregister är det ultimata verktyget för att identifiera och prioritera risker. Ett riskregister bör innehålla sannolikheten för varje risk, konsekvenserna för verksamheten, hur du avser att förebygga risken, hur du planerar att reagera om risken inträffar och vem som kommer att vidta åtgärder.

Nedan följer ett exempel på hur ett riskregister kan se ut. På vänster sida visas typen av risk följt av riskens sannolikhet, nivån på konsekvenserna för verksamheten, vem som är ansvarig för att vidta åtgärder och vilka åtgärder som ska vidtas för att motverka risken.

När du har skapat ett riskregister har du ett levande dokument som du kan använda när du arbetar med projekten. Du kan hänvisa till den här informationen när du stöter på risker och använda den för att minska långsiktiga skador. 

SWOT-analys

SWOT står för Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats (styrkor, svagheter, möjligheter och hot). En SWOT-analys innebär mer än att bara identifiera riskerna för ett projekt, eftersom den också identifierar projektets starka sidor. Du kan använda projektets starka sidor för att få ett försprång bland konkurrenterna.

För att göra en SWOT-analys går du igenom varje bokstav i förkortningen och ställer frågor såsom de nedan för att hitta nya sätt att förbättra projektet och förbereda teamet. 

Styrkor: Vad gör vi bra?

Svagheter: Vad kan vi förbättra?

Möjligheter: Vad är våra mål för det här året? 

Hot: På vilka områden presterar våra konkurrenter bättre än oss? 

När du har skapat en SWOT-analys kan du känna dig trygg med att gå vidare med projekt eftersom du har en bättre förståelse för var ni befinner er jämfört med konkurrenterna. Du kommer också att känna till era styrkor och svagheter, vilket kan hjälpa dig att förbättra framtida projekt och motverka risker. 

Brainstorming

Brainstorming är ett bra sätt att komma på idéer, men ofta underskattas dess effektivitet. När teamet har olika perspektiv är brainstorming ett utmärkt sätt att främja kreativitet och bedöma risker. 

Brainstorming är ofta det första steget för att skapa ett riskregister eftersom det är ett bra sätt att komma igång med att identifiera risker. Om du lär dig nya brainstormingtekniker kan du hjälpa teamet att identifiera risker, behålla flexibiliteten och eventuellt förhindra att risker uppstår. 

Planera i förväg för att förebygga projektrisker

Projektplaneringsfasen är den viktigaste delen av varje projekt. Du kanske tror att det är i utvecklingsfasen som det mesta händer, men det är projektplaneringen som förebygger projektrisker och leder teamet till framgång.

Det finns flera olika typer av programvaror för projekthantering som gör det möjligt att automatisera processer, effektivisera kommunikationen, dela information och utföra spårning i realtid. Med de här verktygen till hands kan du förvandla bra projekt till utmärkta projekt.