15 hemligheter för att skapa en att göra-lista som faktiskt fungerar

En att göra-lista är bara en lista över saker du måste göra. Det betyder i princip vad som helst, och allt kan finnas på att göra-listan, men bara för att du har skrivit ner uppgifterna betyder det inte att listan faktiskt är användbar. Att effektivt spåra när ditt arbete förfaller kan hjälpa dig att prioritera och jobba bättre. Men alltför ofta är listan med arbetsuppgifter oorganiserad och inte kopplad till det arbete du utför – vilket leder till mindre tydlighet och mer arbete kring arbetet.

Den goda nyheten är att skriva en att göra-lista inte behöver vara meningslöst. Få kontroll över dina uppgifter med dessa 15 hemligheter om du vill skapa en att göra-lista som faktiskt fungerar.

Det är dags att säga hej då till den skrivna att göra-listan

Om du inte redan har gjort det är det första steget för att skapa en att göra-lista som faktiskt fungerar att bygga in den i en app för att göra-listor. Skrivna att göra-listor ger en fantastiskt tillfredsställande känsla när man bockar av något, men de är också det värsta sättet att hålla reda på dina uppgifter. Sanningen är att handskrivna att göra-listor är oorganiserade, leder ofta till misstag, är lätta att tappa bort och ineffektiva.

Istället kan du börja med en app för att göra-listor . Till skillnad från en skriven att göra-lista har en app för att göra-listor följande fördelar:

• Sortering och prioritering av arbete. Om du vill ändra ordningen i din skrivna att göra-lista måste du göra om hela listan. Men med en app för att göra-listor kan du enkelt dra och släppa objekt. Och inte bara det – de flesta av dessa appar erbjuder en funktion för att hålla reda på prioriteringar med hjälp av anpassade taggar.

• Omöjlig att tappa bort. Till skillnad från en handskriven att göra-lista kan du inte ”tappa bort” en att göra-lista på nätet. Listan är alltid tillgänglig så att du kan skriva ner dina åtgärdspunkter var du än befinner dig.

• Lägg till ytterligare kontext till dina uppgifter. I de flesta appar för att göra-listor kan du lägga till ytterligare information i beskrivningen. I en handskriven att göra-lista har du bara ett par ord för att beskriva vad du behöver arbeta med. Men i en app för att göra-listor har varje uppgift en expanderbar beskrivning där du kan lägga till relevanta detaljer, arbetsdokument eller viktig information.

• Skapa separata listor på samma ställe. Innan du väljer en app för att skapa en att göra-lista bör du se till att du kan skapa mer än en ”lista” i appen. Du kanske till exempel vill skapa en att göra-lista för personligt arbete, en annan för teamets arbete och en tredje för din jobbrelaterade utveckling. I en app med flera listalternativ kan du lagra alla dessa uppgifter på ett och samma ställe.

• Ställ in slutdatum, påminnelser och aviseringar. Dina uppgifter betyder inte mycket om de inte görs i tid. Med en app för att göra-listor kan du hålla reda på när arbetet ska utföras och ställa in påminnelser eller aviseringar så att du säkerställer att uppgifterna utförs i tid.

• Samarbete. När din egen lista med saker att göra är organiserad och dina prioriteringar är tydliga kan du bidra bättre till teamets projekt och initiativ. Med andra ord, ju mer organiserad du är, desto lättare blir det att samarbeta med teamet.

Om du letar efter en app för att göra-listor, prova Asana. Asana är ett arbetshanteringsverktyg som är utformat för att hjälpa dig att organisera ditt arbete så att du vet exakt vad du ska göra, varför det är viktigt och hur du ska få det gjort. Använd Asana för att spåra arbete och ansluta det till större projekt, inkludera teamkollegor och se till att inget glöms bort.

15 hemligheter för en bättre att göra-lista

Om du är redo att ta din att göra-lista till nästa nivå kan du prova de här 15 tipsen för att maximera din tydlighet och minska ineffektiviteten. Observera att de flesta av de här tipsen förutsätter att du använder en app för att göra-listor när du vill organisera ditt arbete och öka produktiviteten.

1. Fånga upp allt

Det är bättre att skriva ned något och senare bocka av det som färdigt än att glömma vad du ville göra. Ofta har vi våra bästa brainstormingar just när vi inte har möjlighet att skriva ner dem – inspiration kan vara nyckfullt. Om du har en flyktig tanke om något du skulle kunna göra för att förbättra ett projekt eller en bra idé att presentera för din chef, kan du helt enkelt lägga till den på din att göra-lista.

Det är också därför det är viktigt att välja en app för att göra-listor som ger en utmärkt mobilupplevelse. På så sätt kan du skriva ner en anteckning när du är på språng utan att behöva komma ihåg den tills du kommer tillbaka till datorn.

Att minska beroendet av den mänskliga hjärnan och minnet gör livet enklare och bättre. Asana hjälper oss att minska den kognitiva belastningen och skapar större tydlighet.”

2. Listor, listor och ännu fler listor

En av anledningarna till att att göra-listorna blir så överväldigande är att de tenderar att innehålla en slumpmässig blandning av allting. Du kanske arbetar med flera olika projekt på jobbet, och att ha en påminnelse om att se över din kommande kampanjbeskrivning bredvid en anteckning om att hitta leverantörer till ett evenemang kan snabbt bli förvirrande. Inte konstigt att man känner sig överväldigad.

Om du vill få kontroll över din att göra-lista och få ditt bästa arbete gjort kan du överväga att göra mer än en lista. Exempelvis se till att varje projekt eller stort initiativ får en egen lista. Överväg dessutom att skapa en lista för omedelbart genomförbart arbete, en annan för framtida projektidéer och en tredje för personliga påminnelser. På så sätt kan du öppna den lista med uppgifter som är relevant för det arbete du utför just nu, så att du kan fokusera bättre på det du behöver få gjort.

3. Organisera din att göra-lista efter arbetsflöde, prioritet eller slutdatum

Att omorganisera att göra-listan varje dag är slöseri med tid även om det kan vara kul ibland. Motstå frestelsen genom att skapa en riktigt bra struktur för din att göra-lista. Överväg att bygga avsnitt för olika typer av arbeten om din app stöder det. På så sätt kan du sortera arbete efter projekt eller prioritet, beroende på vad du föredrar.

4. Gör det genomförbart

Din att göra-lista är inte rätt plats för att skriva ner tankar eller mål. Det är viktigt att samla in dessa uppgifter men om allting samlas i en lista kan betydelsefullt arbete gå förlorat eller döljas. Försök istället att fånga upp allt i ett projekthanteringsverktyg eller målhanteringssystem. På det sättet har du fortfarande tillgång till alla dina inspirerade tankar och viktiga mål, utan att din att göra-lista blir överbelamrad.

Även om det är viktigt att skriva ner tankar och mål separat från din huvudsakliga att göra-lista, blir det onödigt krångligt att växla mellan flera olika verktyg. Försök i stället att hitta ett sätt att samla all information i ett och samma verktyg, som till exempel Asana.

5. Verb först, detaljer senare

Förutom att se till att alla uppgifter är genomförbara rekommenderar vi att du inleder de flesta uppgiftsnamn med ett verb. Det är inte alls något krav, men om du inleder uppgiftsnamnen med ett verb vet du exakt vad varje uppgift handlar om.

Till exempel säger uppgiftsnamnet Tre Facebook-annonsbilder inte särskilt mycket. Om du lägger till ”designa” i början av titeln på uppgiften blir den plötsligt genomförbar och tydlig: Designa tre Facebook-annonsbilder. Uppgiftsnamn som inleds med verb ger dig en snabb överblick över vad du har att göra.

6. Prioritera dina att göra-punkter

För att säkerställa att du får rätt arbete utfört i tid är det viktigt att veta vilka av dina uppgifter som har högst prioritet. Oavsett om du placerar de viktigaste uppgifterna högst upp eller använder anpassade taggar när du vill markera prioritet, bör du se till att ditt viktiga arbete organiseras tydligt och överskådligt så att du inte missar något.

Det innebär inte att du måste göra ditt viktigaste arbete först. Ibland är det bästa sättet att börja dagen att start med en lätt uppgift som får igång arbetsrytmen. Eller kanske lever du enligt 80/20-regeln, som säger att man kan utföra 80 % av arbetet på 20 % av tiden, och du gillar att få uppgifterna ur vägen. Även om du inte gör ditt högprioriterade arbete först bör du se till att du vet vad som behövs göras innan dagen är slut.

Jag brukade komma hem, natta min son klockan åtta och sedan jobba med min e-post fram till midnatt. Jag gick igenom e-posttrådarna gång på gång för att reda ut vad som behövde göras. Nu kan jag snabbt och lätt gå igenom min sida på Asana och omedelbart veta exakt vad som pågår och vad som är viktigt.”

7. Använd alltid en deadline

När det gäller att klara av dina pågående uppgifter behöver du inte bara veta vad du ska göra – du måste också veta när det ska vara färdigt. Att slutföra alla viktiga uppgifter betyder inte mycket om de avslutas på fel dag. Med andra ord måste du alltid veta vem som gör vad och när. Även om du inte har någon fastställd deadline på förhand är det bättre att skriva ner ett datum och flytta det än att missa din deadline helt och hållet.

8. Dela upp stora jobb i mindre uppgifter

En av de största svårigheterna med att slutföra uppgifterna i tid är att du får syn på något som ska vara klart i morgon och inser att: ”Det här kräver faktiskt en hel veckas arbete”.

Om du ofta stöter på det här problemet kan du överväga att dela upp jobbet i mindre uppgifter. Du kanske inte ska lämna in ditt arbete förrän på fredag, men det är en stor uppgift som kommer att ta flera dagar att slutföra. Att dela upp jobbet i uppgifter som du kan slutföra tidigare under veckan är avgörande för att projektet ska lyckas.

Asana gjorde det möjligt för oss att inte bara se den totala mängden arbete vi faktiskt utförde, utan också att omprioritera och bättre anpassa våra strategier till de olika typer av arbete vi uträttade.”

9. Skapa en batch för liknande uppgifter

När man jobbar med batcher klarar man inte bara av uppgifterna utan ökar också produktiviteten. Varje gång du växlar mellan arbetsuppgifter eller påbörjar ett nytt projekt behöver din hjärna tid att anpassa sig och omfokusera. Den krassa sanningen är att människor egentligen inte är byggda för att göra flera saker samtidigt, så ju fler uppgifter du kan gruppera ihop i en batch, desto lättare blir det för din hjärna.

Håll i synnerhet utkik efter dagliga arbetsuppgifter som du skulle kunna dela upp och förenkla. Om det finns saker du utför varje dag tänker du förmodligen inte ens på hur lång tid du lägger ner på dem – men all den tiden kan sammanräknat bli ganska stor. Om du har dagligt återkommande uppgifter kan du notera hur lång tid de faktiskt tar. Prova sedan om du kan utföra dem mer effektivt. Kan du samla dem i batch-omgångar eller automatisera dem? Om du effektiviserar det här arbetet rensar du inte bara upp din att göra-lista, det gör dig också mer produktiv.

10. Fira dina framsteg

Varje gång du bockar av något på att göra-listan har du åstadkommit något. Det är en stor grej! Det bör firas, även om det bara är en liten klapp på axeln.

Ett av Asanas kärnvärden är vad vi kallar hjärtlighet – ett ord som ligger oss varmt om hjärtat. För oss betyder hjärtlighet att man tar sig tid att ha roligt och skapa meningsfulla upplevelser under arbetsdagen. Om du någonsin har använt Asana, kanske du har sett enhörningar och yetis flyga över skärmen när du markerar en uppgift som slutförd. Varför? Men den verkliga frågan är – varför inte?

Asana-funktioner som t.ex. enhörningar som flyger över skärmen när du slutför en uppgift, gör att arbetet inte längre är ett måste utan en rolig upplevelse.”

11. Ordna din lista i slutet av dagen

Istället för att ägna halva morgonen åt att gå igenom att göra-listan kan du organisera uppgifterna kvällen innan, så att du redan vet exakt vad som står på schemat när du loggar in. Att ägna fem till tio minuter åt det här kvällen innan gör att du kan starta arbetsdagen direkt nästa morgon.

12. Stänga av aviseringar

Aviseringar är ett viktigt hjälpmedel för att få bra arbete gjort, och alla bra appar för att göra-listor har aviseringar i överflöd. Lika viktigt är dock att det finns en snooze- eller stör ej-funktion. Poängen är ju att arbetet ska organiseras så att du blir mer produktiv och ibland kan det innebära att du måste fokusera istället för att distraheras av en oviktig avisering.

Distraktioner kan störa koncentrationen, så vi har fokuserat på att eliminera dem där vi kan. Asana är utformat för att man ska kunna arbeta smidigt och utan störningsmoment. Alla ser vad som behöver göras och vad de är ansvariga för – inget morgonmöte behövs.”

13. Spåra det du inte behöver göra

Du vill inte lägga ner tid på oviktigt arbete. Även om det är bra att samla in detaljer i en att göra-lista är det också viktigt att rensa den när det behövs.

Om du spårar prioriteringen av dina uppgifter tydliggörs vad som är viktigt och vad som är mindre viktigt. Tveka inte att prioritera bort arbete om det behövs. Att spåra dina uppgifter handlar inte om att göra varje liten sak varje dag–- det handlar om att få kontroll över dina uppgifter för att få det viktigaste arbetet gjort.

14. Håll utkik efter eftersläntrare

Vi har alla de där uppgifterna som skulle ha gjorts förra veckan och som vi fortfarande inte har hunnit göra. Om du får syn på sådana uppgifter, fråga dig själv varför de inte har gjorts. Vad är det som hindrar dig från att göra dem? Behöver du omprioritera dem eller delegera dem till någon annan? Är det något med uppgiften som du inte förstår och som håller dig tillbaka? Om du vet varför du dröjer kan det hjälpa dig att bli effektivare och kväva de där eftersläntrande uppgifterna i sin linda.

15. Samarbeta på en plattform

Det är inte idealsikt att följa upp pågående ärenden utan sammanhang. Att vara organiserad och göra prioriteringar ger inte så många fördelar när du saknar insyn i teamets arbete – och vice versa. De mest effektiva teamen är de som delar en central plattform som samlar all information om arbetet. På så sätt vet alla exakt vem som är ansvarig för vilka uppgifter, och teamet kan fokusera på att göra sitt allra bästa.

Vi tycker förstås att Asana är det bästa sättet att göra allt detta. Med Asana kan ditt team organisera vad som ska göras, varför det är viktigt och hur det ska göras. På så sätt är du inte den enda som drar nytta av ökad tydlighet och minskad ineffektivitet.

Bocka av ”lära mig att göra en att göra-lista” från listan

Att skapa en att göra-lista handlar om att organisera sig och skapa tydlighet kring arbetet – och med de här 15 tipsen kan du göra just det. Men om du vill göra en att göra-lista för att hålla koll på arbetet behöver du också något som ger alla insyn i det arbete som utförs av hela teamet. Leta efter en att göra-lista som erbjuder ytterligare robusta funktioner som t.ex. uppgiftshantering och projekthantering.

Vill du veta mer? Läs om alla fördelar med projekthantering som Asana erbjuder.