Modelos de gestão top-down e bottom-up: em que diferem?

Dependendo da empresa, o líder de projeto pode ser responsável pelo trabalho de diversas pessoas ou pela supervisão de várias equipes. Como equipes diferentes têm estrutura, tamanho e desafios diferentes, cada líder de projeto deve decidir qual estratégia de gestão funcionará melhor para a sua equipe. 

A abordagem de gestão top-down (de cima para baixo) é uma estratégia na qual o processo de tomada de decisão ocorre no mais alto nível e, depois, é comunicada ao restante da equipe. Este estilo pode ser utilizado no âmbito do projeto, da equipe ou até mesmo da empresa, podendo ser ajustada conforme as necessidades particulares do grupo.

Muitas equipes optam pela abordagem top-down porque ela elimina a confusão, reduz o risco e mantém as iniciativas organizadas em equipes maiores. No entanto, este modelo de gestão não funciona para todos: pode limitar a criatividade e atrasar a resolução de problemas. Portanto, talvez não seja a melhor escolha para equipes que requerem maior flexibilidade e capacidade de resposta.

A seguir, detalharemos como a abordagem top-down se difere da abordagem bottom-up para que você consiga decidir qual se encaixa melhor no seu estilo de liderança.

O que é a abordagem de gestão top-down?

No método de gestão top-down, o gestor da equipe ou projeto toma as decisões, que depois são filtradas em uma estrutura hierárquica. Os gestores reúnem e analisam as informações e traçam conclusões realizáveis. Em seguida, eles desenvolvem processos que serão comunicados à equipe e implementados por ela. Você pode ouvir este estilo de gestão sendo referido como “comando e controle” ou “liderança autocrática”.

A abordagem top-down é provavelmente o que vem à mente quando você pensa no processo de gestão. Setores tradicionais como o varejo, serviços de saúde ou a manufatura geralmente utilizam o estilo de gestão top-down.

Como funciona a abordagem top-down

Ao abordar um projeto “de cima para baixo”, os tomadores de decisão de nível mais alto começam com uma meta abrangente e trabalham a partir dela para determinar quais ações os diferentes grupos e indivíduos precisarão executar para alcançar aquela meta.

Todo o processo de planejamento do projeto acontece no nível de gestão. Após criarem o plano de ação, os tomadores de decisão o comunicam ao restante da equipe para ser implementado (geralmente, sem muita abertura para alterações).

A abordagem top-down pode ser eficaz pois ela continua a mesma a cada projeto, permitindo que as equipes estabeleçam um processo bem praticado e que tende a se tornar mais eficiente com o tempo. Por ter um caráter tão estável e confiável, muitas organizações (IBM, The New York Times, entre outras empresas consagradas) optam por operar toda a empresa utilizando este método.

Quando usar a abordagem top-down

Atualmente, são raras as organizações que praticam exclusivamente o método de gestão top-down. A maioria das equipes utiliza uma abordagem híbrida que abrange uma variedade de combinações entre os estilos de gestão top-down e bottom-up. 

O método top-down é mais rígido e estruturado, por isso, equipes com múltiplas subequipes, várias partes diferentes do projeto ou com qualquer outro fator que dificulta a organização dos processos, terão benefícios ao incorporar elementos do método top-down. Já as equipes menores ou que tenham um projeto com foco mais específico poderão usufruir mais do estilo bottom-up.

Vantagens da gestão top-down

O estilo top-down traz benefícios principalmente para equipes maiores compostas por várias equipes menores ou para grupos que operam em conjunto dentro de uma hierarquia organizacional mais ampla.

Estilo de gestão bem conhecido

O estilo de gestão top-down é comum e isso significa que a curva de aprendizagem dos novos colaboradores será menor, caso tenham vindo de empresas que também usam essa estrutura. Como um líder de equipe, você pode ajudar os novos membros a se adaptarem mais rapidamente incorporando alguns elementos conhecidos do método top-down no seu estilo de gestão.

Maior clareza

A abordagem top-down resulta em um processo claro e bem organizado, o que deixa pouca margem para confusão. Dado que todas as decisões são feitas em um lugar e toda a comunicação flui em uma única direção, equívocos e mal-entendidos ocorrem com menor frequência do que em outros estilos de gestão.

Mais responsabilização

Quando ocorrem problemas ou ineficiências, o modelo de gestão top-down torna fácil identificar a sua proveniência. Com equipes bem definidas em que cada membro tem as suas próprias responsabilidades, é fácil localizar, diagnosticar e resolver problemas de forma rápida e eficiente.

Implementação mais rápida

Como o processo de tomada de decisão acontece em apenas um nível de gestão, as decisões podem ser finalizadas, distribuídas e implementadas de forma muito mais rápida do que as decisões que requerem a opinião de vários líderes ou participantes do projeto.

Desvantagens da gestão top-down

Embora esta metodologia tenha algumas vantagens, precisamos considerar também alguns pontos negativos desta abordagem que podem impactar cada membro e o moral da equipe.

Mais pressão sobre a liderança

Como todas as decisões são feitas no topo, uma contratação incompatível na gestão de projetos pode causar um impacto maior no sucesso da equipe. Muitos problemas relacionados aos processos são percebidos apenas nos níveis mais baixos. Por isso, gestores de projetos que não solicitam feedback de cada membro da equipe antes de tomar decisões podem, sem querer, causar problemas, atrasos e perdas significativas.

Menos criatividade

O fluxo de comunicação na gestão top-down, que parte da liderança em direção aos membros da equipe, abre pouco espaço para o diálogo e, com isso, limita as oportunidades para a colaboração criativa. A falta de colaboração interfuncional também pode excluir novas perspectivas e reprimir a inovação.

Desinteresse da equipe

Um dos desafios do modelo top-down é que ele requer um trabalho proativo para que os membros sem função de liderança se sintam envolvidos, conectados e respeitados. Quando todas as decisões são feitas no topo, o restante da equipe pode sentir que os seus feedbacks e opiniões não são valorizados.

Maior distância entre os tomadores de decisão e as decisões

Enquanto a abordagem bottom-up permite que as decisões sejam feitas pelas pessoas que trabalham diretamente no projeto, o estilo de gestão top-down distancia a equipe dos tomadores de decisão. Isso pode resultar em decisões pouco fundamentadas, caso a liderança não considere a opinião ou feedbacks da equipe do projeto.  

Como funciona o modelo de gestão bottom-up?

Quando os objetivos do projeto são tratados de baixo para cima, a equipe colabora em todos os níveis para determinar quais são os passos necessários para alcançar os objetivos principais. A abordagem bottom-up é mais recente e flexível do que a estratégia top-down. Por isso, costuma ser mais praticada por setores que priorizam a disrupção e a inovação. 

Exemplos de gestão bottom-up:

• Método híbrido de definição de objetivos e principais resultados (OKRs): os objetivos mais amplos são estabelecidos pela empresa, mas os principais resultados são definidos pelas equipes e indivíduos.

• Equipes do Scrum: as reuniões diárias reúnem toda a equipe para coordenar de forma colaborativa. 

• Gestão democrática: líderes trabalham com os membros da equipe para determinar quais decisões devem ser feitas por cada nível, permitindo uma colaboração melhor sem alterar a estrutura.

Vantagens da gestão bottom-up

O estilo de gestão bottom-up resolve muitos problemas que surgem na abordagem top-down. As vantagens do bottom-up o tornam ideal para equipes criativas e setores nos quais a colaboração é fundamental, como o desenvolvimento de software, design de produtos, entre outros.

Decisões mais fundamentadas

Em estruturas colaborativas, as pessoas que trabalham diretamente nos projetos e supervisionam a gestão deles podem opinar nas decisões que afetarão o seu trabalho no futuro. A alta liderança trabalha diretamente com os membros da equipe para traçar um plano de ação. Isso previne possíveis pontos cegos que podem surgir no processo quando as decisões são tomadas sem consultar a equipe.

Maior motivação da equipe

A abordagem bottom-up incentiva a maior adesão dos membros da equipe porque todos recebem a oportunidade de influenciar nas decisões, independentemente da posição hierárquica. Isso também promove relações melhores entre os colegas, pois oferece aos membros de todos os níveis a mesma oportunidade para influenciar nos resultados do projeto. Ao fazer isso, esta abordagem aumenta a probabilidade de todos os membros se empenharem para o sucesso da equipe.

Mais espaço para a criatividade

Nos processos top-down, as equipes têm menos oportunidades para contribuir ou dar sugestões. Por outro lado, abordagens colaborativas como o bottom-up geram oportunidades de feedback, debates de ideias e críticas construtivas, o que costuma resultar em melhores sistemas e resultados.

Desvantagens da gestão bottom-up

É claro que há um motivo para a abordagem bottom-up não ser mais amplamente adotada: ela traz muitos desafios que a tornam incompatível com certos tipos de equipes, projetos e setores.

Ritmo reduzido

Usar apenas a abordagem bottom-up para resolver os problemas pode resultar em “muito cacique para pouco índio”. Quando todos no grupo são convidados a colaborar, pode ser mais difícil chegar a uma decisão e, como resultado, os processos podem se tornar mais lentos.

Para evitar isso: pense em designar um ou dois líderes do grupo que levem em consideração todas as informações e, então, tomem a decisão com base nos feedbacks. 

Mudança na dinâmica da equipe

Embora seja importante dar aos membros da equipe a oportunidade de fornecer um feedback, nem todos se sentem à vontade para fazer isso, principalmente se a liderança estiver presente. Tenha em mente que cada pessoa tem um nível diferente de desinibição, e pressionar demais por feedback pode reprimir a honestidade e a criatividade. 

Para evitar isso: ofereça ambientes diversos para que os membros da equipe contribuam, como pequenas salas de descanso, reuniões individuais ou pesquisas de feedback anônimas a cada trimestre. Incentive os membros mais antigos a encontrar maneiras de quebrar o gelo com os novos colaboradores, assim todos se sentirão à vontade para participar.

Falta de insights de alto nível

Em muitos aspectos, faz sentido que as decisões do projeto sejam feitas no âmbito do projeto. No entanto, os projetos continuam sendo impactados por fatores de alto nível como as metas da empresa, orçamento, projeções e métricas que nem sempre estão disponíveis para a equipe. Os processos desenvolvidos de baixo para cima podem ter pontos cegos que resultam da falta de acesso aos insights da alta liderança.

Para evitar isso: crie um fluxo de comunicação que forneça aos líderes de equipe um resumo com as informações de toda a empresa que possam ser relevantes para as decisões do projeto. Como líder, você pode transmitir a informação à sua equipe conforme julgar necessário para assegurar que as suas decisões estejam alinhadas com o posicionamento e as metas da empresa.

Dicas para a gestão de equipes multidisciplinares

O segredo para implementar um método de gestão que funcione é investir nas pessoas tanto quanto você investe nos processos. Os desafios da abordagem top-down podem ser amenizados ou até mesmo eliminados se as pessoas que estiverem no topo do processo não forem apenas bons gestores, mas também bons líderes. 

Construa relações fora da equipe de gestão

Nas empresas com gestão top-down, a comunicação relacionada aos processos flui do topo para a base, o que contribui para a compartimentalização dos grupos ou indivíduos, que podem acabar se sentindo isolados. Crie oportunidades de comunicação entre os departamentos, equipes, níveis de gestão e até mesmo localização geográfica para ajudar a equipe a construir relações significativas entre si.

Promova a comunicação entre as equipes

Independentemente se a sua equipe usa a abordagem top-down ou bottom-up, forneça oportunidades desenvolvidas especificamente para a colaboração entre equipes que não costumam trabalhar juntas. Mesmo não sendo parte dos processos cotidianos, essas atividades complementares podem ajudar a estimular a criatividade, construir relacionamentos e gerar soluções criativas que, mais tarde, poderão ser implementadas para benefício do grupo como um todo.

Complemente com formas adicionais de feedback

Colegas de equipe sem função gerencial podem se sentir menos empenhados quando as suas opiniões e perspectivas não são consideradas pelos tomadores de decisão. Construa novos canais para o feedback de baixo para cima, não apenas para aumentar a adesão dos membros na base, mas também para dar aos tomadores de decisão insights valiosos sobre as falhas ou problemas nos processos.

Uma ótima gestão consiste em equilíbrio

No fim das contas, gestores eficazes sabem equilibrar a eficiência da abordagem top-down com as vantagens criativas e colaborativas de toda a equipe. 

Ao misturar elementos de diversos estilos de gestão, você pode encontrar uma abordagem que funcione melhor para si e para a sua equipe. Depois de escolher a abordagem certa, você conseguirá estabelecer uma gestão ágil do fluxo de trabalho. 

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