29 modelos e exemplos de gestão do tempo para aumentar a eficiência

É difícil equilibrar uma agenda de trabalho atarefada e realizar os seus afazeres quando novas tarefas chegam o tempo todo. Se você já passou por isso, talvez fique contente em saber que há diversos modelos de gestão do tempo que podem ajudar a priorizar a sua carga de trabalho. 

Dê uma olhada nos 29 modelos e exemplos de gestão do tempo para encontrar aquele que melhor se adequa à sua rotina atarefada. Desde agendas diárias até metas mensais, estes modelos atendem a praticamente qualquer situação. 

Tudo pronto para começar? Aqui estão as 29 planilhas mais úteis para gestão do tempo. 

Cronogramas e listas pessoais

Fique no controle das suas tarefas diárias e semanais com estas estratégias de gestão do tempo.

1. Exemplo de lista de afazeres diários

Melhor para: estabelecimento diário de metas e priorização de microtarefas.

Os afazeres diários são itens de ação escritos ou consultados em um caderno ou software de lista de afazeres no início de cada dia. Monitorar os seus afazeres pode ajudar a se certificar de que o trabalho importante do dia seja feito sem deixar nada para trás. 

O ato de escrever os seus entregáveis diários ajuda a visualizar o trabalho que precisa ser concluído. Como tudo é escrito, fica fácil entender a prioridade de cada tarefa e ver quais precisam ser concluídas, e quando.  Ao final de cada dia, confira os seus afazeres do dia seguinte para começar o novo dia com o pé direito. 

2. Exemplo de lista de verificação

Melhor para: organizar sequencialmente os entregáveis de cada dia. 

A forma como a lista de afazeres é organizada pode afetar como e quando as tarefas são concluídas. Ao criar uma lista de verificação, é possível garantir que os seus entregáveis sejam definidos claramente e em ordem sequencial, de acordo com a prioridade.

Uma lista de verificação para gestão do tempo pode ser categorizada do item mais importante até o menos importante, para se assegurar de que as tarefas de maior prioridade sejam concluídas primeiro. Além disso, o ato de marcar cada pendência como “concluída” traz o alívio de saber que há uma tarefa a menos na sua lista.

3. Exemplo de planejador diário

Melhor para: planejar atividades diárias para evitar que as metas fiquem por cumprir. 

Um planejador diário é ótimo quando os seus afazeres diários frequentemente lhe trazem algum tipo de sobrecarrega e quando quer ter um plano de ação para o seu dia. Um planejador diário ou semanal é diferente de uma lista de afazeres no sentido em que leva em consideração outros itens além dos entregáveis. Ele contém todos os elementos do seu dia, inclusive reuniões, pausas e tudo o que consumir o tempo do dia de trabalho.

Um estudo feito em 2011 descobriu que criar um plano pode ajudar a aliviar a carga mental das metas não cumpridas. Ao planejar o dia considerando reuniões, tarefas e entregáveis de projetos, obtém-se um roteiro diário que ajuda a criar blocos temporais e concluir todas as coisas a fazer.

4. Exemplo de agenda semanal

Melhor para: planejar a sua carga de trabalho com antecedência para cumprir prazos.

Além dos afazeres diários, esta agenda pode ser útil para planejar o seu trabalho para a semana seguinte. Isso envolve a criação de um cronograma para prazos apertados, como tarefas diárias, iniciativas sem data para terminar, como projetos maiores, e tudo o resto. 

Depois, as tarefas deverão ser priorizadas tendo em vista os prazos e a importância que têm para os objetivos da equipe. Assim, é possível alinhar os objetivos ao trabalho necessário para alcançá-los.

5. Exemplo simples

Melhor para: monitorar as microtarefas.

Quando se trata de gestão do tempo, normalmente a mais simples é a melhor. Caso já tenha uma estratégia mas precise de um pouco mais de estrutura em meio ao caos, uma planilha simples de gestão do tempo pode ser a solução.

Um modelo simples pode conter uma breve visão geral com listas de tarefas diárias e prazos a cumprir. Um formato de lista de verificação seria suficiente para esta opção, mas para quem prefere visualizar o trabalho, um calendário em quadro branco pode ser usado para deixar tudo mais divertido. A diferença é que o modelo simples só contém as próximas tarefas da agenda, o que mantém o layout simples e prático.

Ferramentas de monitoramento de tempo

Antes de gerir o seu tempo, é preciso entender como ele está sendo gasto. Estas estratégias ajudarão a recuperar cada minuto do seu dia.

6. Exemplo de registro do tempo

Melhor para: monitorar a duração das tarefas e a alocação da carga de trabalho.

Registrar o seu tempo é uma das partes mais difíceis da gestão de um plano estruturado. Entre trabalhar em tarefas importantes e responder de imediato aos colegas de trabalho, onde é que o tempo é gasto? 

Usar um modelo de registro de tempo pode ajudar a monitorar quanto tempo leva para concluir o trabalho e ajuda a analisar a alocação de tempo diária, semanal e mensal. Estes modelos são úteis para monitorar quanto tempo foi gasto em trabalhos passados, mas também ajudam a se planejar para o futuro. Depois de ter uma noção de quanto tempo leva cada tarefa, é possível se planejar para projetos futuros com base no tempo estimado necessário para a conclusão de cada tarefa.

7. Exemplo de registro de atividades

Melhor para: equipes que trabalham em vários projetos ao mesmo tempo.

Em um mundo perfeito, o seu tempo seria gasto apenas para concluir as tarefas que lhe foram atribuídas. Infelizmente, não vivemos nesse mundo, e muitas equipes sofrem com trabalhos de rotina que prejudicam a eficiência. De fato, um típico profissional do conhecimento perde 60% do seu tempo se organizando para poder trabalhar, em coisas como procurar documentos, buscar aprovações ou frequentar reuniões de status. 

Um registro de atividades ajuda a monitorar todas as atividades concluídas em um dia para que se possa identificar e reduzir a organização para o trabalho. Por exemplo: embora só haja duas tarefas a concluir em um dia, talvez a sua agenda inclua duas reuniões, um problema de um projeto antigo a ser resolvido ou uma falha de comunicação que precisa ser esclarecida com um colega de equipe. Registrar essas atividades pode dar uma melhor noção de onde o seu tempo está sendo gasto e proporcionar oportunidades de melhorar os processos atuais.

8. Exemplo de orçamento do tempo

Melhor para: analisar detalhes de alocações de tempo e de orçamento.  

A expressão “tempo é dinheiro” já deve ter passado pelos seus ouvidos, mas até que ponto é possível se assegurar de que o seu tempo esteja sendo usado de maneira eficiente? Embora não haja uma abordagem perfeita para todas as ocasiões, monitorar o tempo em função do orçamento pode ajudar a entender melhor como o tempo deve ser alocado. 

Faça isso determinando, em primeiro lugar, o tempo necessário para concluir cada tarefa de um projeto. Em seguida, atribua um orçamento a cada item dividindo o orçamento do projeto pelo tempo requerido para cada tarefa. Embora este nem sempre seja um cálculo acertado, ele permite fazer uma ideia geral de onde o tempo está sendo gasto e comunicá-la para maior visibilidade das partes interessadas. 

9. Exemplo do método Pomodoro

Melhor para: pessoas que têm dificuldades com procrastinação e se distraem facilmente.

Caso se sinta sobrecarregado ao criar listas de afazeres diários ou semanais, tente usar o método Pomodoro. Esta técnica envolve a combinação de sessões de trabalho focado e pausas curtas e frequentes, buscandoaumentar a sua produtividade e reduzir a fadiga mental.

Uma proporção comum de divisão do tempo é de 25 minutos de trabalho para 5 minutos de pausa. Para começar a usar esta técnica, programe as suas tarefas diárias considerando esses blocos de trabalho de 25 minutos e tranquilize-se ao saber que a sua lista de afazeres tem agora muito mais possibilidades de ser concluída até o final do dia.

Técnicas de priorização de tarefas

Quando se trata de produtividade, a priorização é fundamental. Veja algumas ferramentas que podem ajudar a decidir quais tarefas são urgentes e quais podem esperar.

10. Exemplo de prioridade

Melhor para: categorizar tarefas considerando a importância para fins de eficiência.

Quando se tem uma longa lista de afazeres e uma reunião após a outra, pode parecer impossível gerir o tempo de maneira eficaz e fazer as tarefas. É aí que entra o planejamento de prioridades. 

Um modelo de prioridade pode ajudar a classificar cada tarefa da lista por grau de importância, para se certificar de que as mais importantes sejam concluídas primeiro. Isto pode ajudar a organizar a sua lista de afazeres até nos dias mais atarefados. Procure classificar cada projeto em uma escala de 1 a 3 (ou por cores) para determinar os de prioridade mais alta. 

11. Exemplo de procrastinação

Melhor para: equipes que sofrem com problemas de procrastinação e eficiência.

Todos já passamos pela seguinte situação: temos uma longa lista de pendências, mas postergamos tudo até o último minuto. A procrastinação é algo com que muitos de nós sofremos, mas há uma forma de combater os efeitos negativos dela. 

Criar um modelo de procrastinação pode ajudar a priorizar as tarefas pendentes mais importantes, um dia de cada vez. Isso evitará a sobrecarga causada pelos afazeres semanais, que são mais longos. Também pode ser boa ideia usar uma estratégia de gestão do tempo, como o método Pomodoro, em que o trabalho é realizado em intervalos curtos intercalados por pausas para aliviar o estresse. O importante aqui é experimentar diferentes métodos e encontrar o que funciona melhor no seu caso. Comece priorizando as tarefas mais importantes e adote a técnica de fazer pausas curtas se ainda estiver com dificuldades.

12. Exemplo de “algum dia”

Melhor para: planejar projetos futuros que têm menor prioridade, mas que continuam sendo importantes.

Todos acabamos por focar nas tarefas de curto prazo, afinal, os prazos precisam ser cumpridos. Mas também pode ser útil dedicar algum tempo ao planejamento das tarefas de prazo mais longo que devemos começar algum dia. 

Uma boa opção é o modelo de gestão de tempo para tarefas a serem feitas “algum dia”, no qual se cria uma lista de projetos futuros em que se pretende trabalhar, em equipe ou individualmente. Assim, da próxima vez que houver tempo livre, será possível trabalhar nessas tarefas de “algum dia”. Comece escrevendo as descrições dos projetos e atribuindo as equipes responsáveis por dar andamento a eles.

13. Exemplo de tempo livre

Melhor para: priorizar os projetos de longo prazo proativamente. 

Quando a sua carga de trabalho aliviar e você tiver tempo para trabalhar proativamente no que falta fazer, experimente usar um modelo de tempo livre e listar as tarefas identificadas na sua lista de “algum dia”. Comece por detalhá-las em uma estrutura analítica do trabalho específica, na qual você começará por planejar os entregáveis menores. 

Estas tarefas podem ser necessidades mais amplas do negócio, como um processo aprimorado, ou da equipe, como a organização de atividades de fortalecimento dos vínculos na equipe. Deixe estas tarefas a fazer nos tempos livres mais para o final da semana, quando os afazeres prioritários já terão sido feitos, e use-as para trabalhar nos projetos em que queria progredir. 

Modelos de planejamento de equipe

Gerir uma equipe exige organização. Estes modelos ajudarão a manter os membros da equipe alinhados e a aproveitar ao máximo o tempo de cada pessoa.

14. Modelos de metas da equipe

Melhor para: alinhar tarefas menores a objetivos de projetos mais amplos.

Um dos maiores desafios da gestão do tempo é conectar as tarefas aos objetivos de projetos mais amplos. É o caso, principalmente, de equipes que normalmente trabalham de maneira isolada e que não têm uma plataforma conectada para monitoramento do tempo. 

Uma forma de combater isso é por meio de modelos de metas da equipe, para que todas as partes interessadas entendam os objetivos do projeto necessários e como o trabalho delas se relaciona com o panorama geral da empresa. 

15. Exemplo de metas SMART

Melhor para: proatividade na criação de roteiros de tarefas e estabelecimento de metas.

Caso o estabelecimento de metas e o monitoramento de progresso ajudem na sua produtividade, então um modelo de metas SMART pode ser uma ótima opção. SMART é um acrônimo em inglês que quer dizer Specific (específica), Measurable (mensurável), Achievable (alcançável), Realistic (realista) e Time-bound (com prazo determinado). As metas SMART ajudam a alcançar metas ambiciosas com comunicação e alinhamento claros.

Comunicar as suas metas é uma forma de se assegurar que haja transparência no alinhamento entre tarefas e objetivos. Além disso, é possível começar cada dia com um roteiro claro e métricas monitoráveis.

16. Exemplo de itens de ação

Melhor para: organizar itens de ação diários ou semanais de acordo com a prioridade.

Outra forma de organizar a sua carga de trabalho é destacar as coisas mais importantes a fazer no dia e fazê-las primeiro. Este modelo se chama “modelo de itens de ação”.

Programar o seu dia com base nos itens de ação é uma forma de se assegurar que as suas tarefas prioritárias sejam cumpridas até o final do dia. Isso também dará a oportunidade de trabalhar em tarefas importantes no resto da semana. 

17. Modelo de debate criativo em equipe

Melhor para: equipes criativas que precisam conceber ideias de maneira eficaz. 

O debate criativo em equipe, ou brainstorm em inglês, é uma maneira criativa de idealizar novas oportunidades de negócios. Apesar disso, sem as habilidades certas de gestão do tempo, a sua reunião de debate criativo pode acabar ficando improdutiva. É aí que entra um modelo de debate criativo em equipe.

Com um plano em mãos, todos podem colaborar para adicionar as suas ideias em um documento compartilhado. Depois, a equipe pode se juntar para falar sobre as principais ideias e itens de ação. Há outras técnicas de debate criativo que podem ser utilizadas para encontrar a atividade de reunião que melhor se adeque à dinâmica da equipe. 

18. Modelo de fluxo de trabalho

Melhor para: aperfeiçoar processos e procedimentos internos.

Fluxos de trabalho são processos de ponta a ponta que conectam as pessoas certas aos dados certos no momento certo. Eles são extremamente úteis, mas é preciso tempo e esforço para construí-los.

Mesmo com o software certo de gestão de fluxo de trabalho, pode levar algum tempo até que se obtenham habilidades eficazes de gestão do tempo, pois esta tarefa pode ser desafiadora. Mas com o modelo certo, é possível planejar, personalizar e monitorar o sucesso dos seus fluxos de trabalho com facilidade. 

19. Modelo de integração de funcionário

Melhor para: organizar documentos de novos funcionários e materiais de capacitação.

O processo de contratação é crucial para estabelecer as normas do grupo, criar a cultura da empresa e otimizar a eficiência interna, mas pode ser uma tarefa demorada caso novos membros sejam integrados continuamente às equipes. Sem o procedimento adequado, os novos membros da equipe podem não ter os recursos necessários para trabalhar de maneira eficaz. 

Um modelo de integração de funcionário padroniza os seus processos, alinha as partes interessadas e cria uma comunidade inclusiva desde o primeiro dia. Apoiar a equipe de RH e os gerentes de contratação é uma forma de zelar que a equipe tenha tudo o que precisa para o primeiro dia de trabalho do novo funcionário. Em seguida, combine o modelo de integração de funcionário a um plano de 30-60-90 dias e a uma lista proativa para recém-contratados com o intuito de agilizar o processo.

20. Modelo de pauta de reunião

Melhor para: equipes que têm dificuldades em fazer reuniões eficientes.

A maioria de nós já passou por uma reunião sem pauta no transcurso da carreira profissional. Sem uma pauta adequada para a reunião, os membros da equipe podem se perder pensando no seu objetivo e, no fim das contas, a reunião resultar apenas em tempo perdido. 

Um modelo de pauta de reunião ajuda a manter as suas reuniões focadas e alinhadas a objetivos claros, itens de ação e tarefas a realizar posteriormente. 

21. Modelo de planejamento de sprint

Melhor para: equipes de desenvolvimento e de produto que trabalham com prazos apertados.

O planejamento de sprint é uma metodologia de gestão de projetos para equipes de produto e de engenharia que divide o trabalho em partes menores. Isso ajuda a priorizar o trabalho e a planejar para as necessidades de capacidade da equipe.

Para planejar os seus sprints de maneira eficaz, uma boa ideia é usar um modelo de planejamento de sprint, que pode ajudar a conduzir melhor os projetos Agile por meio da criação de uma estrutura, da atribuição de responsáveis às tarefas e do planejamento de reuniões de sprint.

Modelos de planejamento de projetos

Os projetos contêm muitas partes dinâmicas. Estes modelos e exemplos podem ajudar a manter o controle de quem está fazendo o quê, e quando.

22. Exemplo de diagrama de Gantt

Melhor para: monitorar o progresso e os marcos do projeto. 

Os diagramas de Gantt são gráficos de barras horizontais usados para representar uma linha do tempo de um projeto, programa ou tarefa, e oferecem uma maneira aperfeiçoada de monitorar o progresso, as dependências e os marcos. 

Um modelo de diagrama de Gantt pode diminuir muito o tempo gasto no planejamento de tarefas diárias. Visualizar todos os trabalhos em uma linha do tempo pode dar uma boa noção do que virá em seguida e de quanto tempo cada tarefa levará. Pense no diagrama de Gantt como uma abordagem interativa à gestão do tempo. 

23. Modelo de planejamento de eventos

Melhor para: visualizar os prazos dos eventos e organizar a comunicação.

O planejamento de eventos pode ser estressante. Normalmente, existem vários prazos e detalhes a monitorar em qualquer etapa que leva ao evento, e isso pode desestabilizar a estratégia que você normalmente usa para gerir o tempo.

Um modelo de planejamento de eventos pode ajudar a orçar, visualizar, comunicar e gerir as solicitações dos fornecedores em um só lugar. Com isso, é possível alcançar as metas e transformar os e-mails em tarefas realizáveis.

24. Modelo de plano de design

Melhor para: conectar os entregáveis de design aos marcos de projetos mais abrangentes.

Os designers podem ter uma variedade de ferramentas que os ajude no design, mas, e quanto a ter uma ferramenta que ajude a planejar o trabalho em si? Desde o conceito inicial até a comunicação entre equipes e a aprovação final, há muitos aspectos dinâmicos a organizar.

Com um modelo de plano de design, é possível manter as tarefas organizadas e dentro do prazo, com todas as aprovações recebidas em um local organizado. Isso ajuda a cumprir os prazos e manter os marcos das atividades criativas em dia.

25. Modelo de calendário editorial

Melhor para: equipes que têm uma agenda repleta de conteúdos e têm dificuldades de comunicação.

Seja na criação de blogs ou comunicados de imprensa, trabalhar em uma equipe criativa significa ter um calendário editorial para planejar os próximos conteúdos. Este pode ser literalmente uma visualização de calendário, ou uma lista separada organizada por semanas ou meses.

Visualizar os próximos trabalhos em um calendário editorial é uma ótima forma de ter uma visão panorâmica do que vai ser lançado, e quando. Com isso, além de ter a oportunidade de se planejar com antecedência, é possível programar as necessidades editoriais relacionadas a eventos importantes da empresa ou mudanças sazonais. 

26. Modelo de mídias sociais

Melhor para: organizar os seus conteúdos sociais relacionados a eventos e tendências.

Planejar mídias sociais pode ser complexo e trabalhoso. Seja para organizar múltiplos perfis ou para se manter em dia acerca das novas tendências, é essencial ter um plano estratégico. Um calendário de conteúdos para mídias sociais é uma combinação do seu plano editorial e dos próximos posts de redes sociais, fácil de visualizar e que as partes interessadas das distintas funções podem acessar com facilidade.

Usar um modelo para mídias sociais pode facilitar a gestão do seu cronograma de publicações e a comunicação com os membros da equipe em um local comum a todos. Isso evita falhas de comunicação e permite que a equipe fique a par de tudo.

27. Modelo de lançamento de produto

Melhor para: equipes de produtos que precisam de ajuda para organizar vários lançamentos.

É preciso planejamento cuidadoso e diligência para ter sucesso no lançamento de produtos. Da criação de metas à troca de mensagens e à implementação em si, muitas coisas podem dar errado. Por sorte, um modelo de lançamento de produto ajuda a manter a organização e a expandir o seu portfólio de produtos. 

Quer você esteja lidando com os vários elementos de um processo de desenvolvimento de produto ou precise de orientações mais claras, um modelo de lançamento de produto pode ajudar a visualizar a sua linha do tempo, compartilhar metas e manter a comunicação em um só lugar. 

Modelos de planejamento de negócios

Quando se trata de planejamento de negócios, a organização é fundamental. Confira estes modelos para se planejar e aumentar a eficiência.

28. Modelo de estratégia de negócios

Melhor para: conectar indivíduos a metas de negócios e evitar a compartimentação de trabalhos.

Um plano de negócios é um roteiro que explica “o que é” e “o que faz” o seu negócio. Ele é frequentemente compartilhado com a liderança executiva, os membros da equipe e até os investidores. Por isso, é importante que seja um documento com aparência profissional que ajude a comunicar a sua estratégia no menor tempo possível.

Podem ser incluídos no seu modelo de estratégia de negócios vários elementos distintos, como processos, despesas e programas mais abrangentes, elementos que podem levar tempo a aperfeiçoar sem um modelo apropriado. Para agilizar o processo, procure um bom modelo de estratégia de negócios que ajude a sua equipe a idealizar e apresentar a sua estratégia de negócios da melhor maneira possível logo no começo. 

29. Modelo de funil de vendas

Melhor para: organizar as oportunidades de vendas e compartilhá-las com as equipes.

Gerenciar o seu funil de vendas é uma tarefa complicada, que envolve a manutenção e a identificação de possíveis oportunidades para a equipe de vendas. Por mais que isso pareça simples, existem muitos aspectos dinâmicos no monitoramento do funil de vendas, como oportunidades, status de leads, prioridade, estágios, estimativa de valores e muito mais. 

Com um modelo de funil de vendas, a sua equipe de vendas pode monitorar facilmente os dados das contas e os itens de ação enquanto prioriza as oportunidades e compartilha o funil com outros membros da equipe. Além disso, é possível se dedicar a novos leads, contas importantes e oportunidades em risco para construir o seu funil.

Faça uma melhor gestão do seu tempo com os modelos

Gerir o seu tempo pode ser uma tarefa complexa, mas com os modelos certos de gestão do tempo, é possível organizar melhor as suas metas diárias, semanais e mensais. 

Se quiser implementar uma melhor gestão do tempo para toda a equipe, experimente um software de gestão de tarefas para monitorar as tarefas em um local comum a todos.