Guia de gráficos RACI, com exemplos
Para conseguir identificar exatamente quem está fazendo o quê e dentro de que prazo para cada tarefa, marco e entregável do projeto, é possível utilizar um gráfico RACI.
RACI é uma sigla que ajuda as equipes a esclarecerem as funções dentro do projeto e entenderem quem é o responsável por cada tarefa. Caso nunca tenha ouvido falar de RACI ou esteja considerando criar um gráfico RACI para o seu próximo projeto, aqui está tudo o que você precisa saber sobre como criar e utilizar esses gráficos.
O que é um gráfico RACI?
Um gráfico RACI (também conhecido como matriz de atribuição de responsabilidades) é uma forma de identificar as funções e responsabilidades das equipes do seu projeto referentes a qualquer tarefa, marco ou entregável do projeto. Com base na sigla RACI, é possível esclarecer as responsabilidades e minimizar confusões. Em inglês, a sigla significa:
Responsável. Esta pessoa está diretamente encarregada do trabalho. Deve haver apenas uma função de responsável por tarefa, que será o ponto de contato em caso de dúvidas ou atualizações. Se uma tarefa tiver mais de um responsável, a clareza pode perder-se, gerando confusões. Em vez disso, tente atribuir aos colaboradores adicionais as outras funções do gráfico RACI que possam conter mais de uma pessoa.
Prestador de contas. O prestador de contas é responsável por supervisionar o andamento geral das tarefas, mesmo que não seja o indivíduo que está, de fato, realizando o trabalho. Há duas formas de designar um prestador de contas. Às vezes, o prestador de contas é o gestor do projeto (ou até o responsável, embora, neste caso, a pessoa exerça duas funções diferentes durante o fluxo de trabalho da tarefa). Nesses casos, o prestador de contas é responsável por assegurar que todo o trabalho seja concluído. Em outros casos, o prestador de contas é um líder sênior ou executivo responsável por aprovar o trabalho antes que seja considerado concluído. Assim como o responsável, deve haver somente um prestador de contas.
Consultado. Trata-se da(s) pessoa(s) que precisa(m) revisar e aprovar o trabalho antes que seja entregue. Pode haver vários consultados para cada tarefa, marco do projeto ou entregável.
Informado. Trata-se do indivíduo ou grupo de indivíduos que são informados sobre o progresso e conclusão do trabalho. É provável que não estejam envolvidos em nenhum outro aspecto do entregável.
Em que ocasião devo criar um gráfico RACI?
Os gráficos RACI são uma forma útil de monitorar a função de cada participante em uma tarefa, marco ou entregável, principalmente se estiver gerindo um projeto complexo com vários tomadores de decisões e especialistas. Com um gráfico RACI, pode-se evitar que decisões inadequadas sejam tomadas e eliminar obstáculos no processo de aprovação que possam afetar o sucesso geral do projeto.
Esses gráficos, embora diferentes dos gráficos PERT, são úteis se os seus participantes exercerem funções diferentes no decorrer do projeto. Por exemplo, pode haver um participante que atua como responsável por um entregável, e como informado de outro. Com um gráfico RACI é fácil esclarecer esses detalhes, para que todos saibam quem é responsável pelo quê.
Exemplo de gráfico RACI
Para criar um gráfico RACI, liste todas as tarefas, marcos ou entregáveis do projeto. Em seguida, identifique para cada um deles quem é o responsável, o prestador de contas, os consultados e os informados dentre os membros da equipe.
Digamos que esteja atualizando a página inicial do seu site. Os participantes do projeto incluem:
Redator;
Designer;
Chefe do site;
Desenvolvedor Web.
Um gráfico RACI precisa ser criado para cobrir cinco tarefas e entregáveis:
Atualizar as chamadas à ação na página inicial.
Atualizar os depoimentos de clientes na página inicial.
Reformular o design do site.
Diminuir o tempo de carregamento da página inicial.
Atualizar o design da página inicial.
O gráfico RACI ficaria assim:
Atualizar as chamadas à ação na página inicial.
Responsável: redator;
Prestador de contas: desenvolvedor Web;
Consultado: chefe do site;
Informado: designer.
Atualizar os depoimentos de clientes na página inicial.
Responsável: redator;
Prestador de contas: desenvolvedor Web;
Consultado: chefe do site;
Informado: designer.
Reformular o vídeo na página inicial.
Responsável: designer;
Prestador de contas: desenvolvedor Web;
Consultado: chefe do site;
Informado: redator.
Diminuir o tempo de carregamento da página inicial.
Responsável: desenvolvedor Web;
Prestador de contas: desenvolvedor Web;
Consultado: chefe do site;
Informados: redator e designer.
Atualizar o design da página inicial.
Responsável: designer;
Prestador de contas: desenvolvedor Web;
Consultado: chefe do site;
Informado: redator.
As vantagens e desvantagens dos gráficos RACI
A grande questão é: devo criar um gráfico RACI? Embora esses gráficos sejam uma ferramenta útil para identificar as responsabilidades do projeto, eles podem ficar um pouco onerosos no decorrer do ciclo de vida de um projeto. Aqui estão as vantagens e desvantagens de criar um gráfico RACI para monitorar o trabalho da sua equipe:
Os benefícios dos gráficos RACI
Funções e responsabilidades claras referentes ao projeto podem ajudar a equipe a acelerar o processo e minimizar confusões em relação a quem está fazendo o quê. Com um gráfico RACI, é possível assegurar que não haja dois membros da equipe fazendo a mesma coisa. Consequentemente, fica mais fácil colaborar com a sua equipe.
Os gráficos RACI também são bastante úteis quando o processo de tomada de decisões é dividido entre as tarefas. Pode haver casos em que o informado de uma tarefa ou marco seja o responsável ou consultado de outro. Para que isso seja definido claramente, é útil monitorar esse trabalho por meio de um gráfico RACI.
Armadilhas dos gráficos RACI (e como evitá-las)
Os modelos RACI focam-se nos detalhes, não no projeto como um todo. Pode ficar claro quem é o consultado de uma tarefa específica, o que é muito útil, mas saber isso não ajuda a entender como os diversos participantes interagem com todo o trabalho associado ao projeto.
Além disso, caso tente descrever cada tarefa e cada função, o seu gráfico RACI pode ficar tumultuado. Pior ainda, se o projeto mudar de alguma forma, o gráfico RACI ficará obsoleto imediatamente. Isso pode dificultar a obtenção de clareza em tempo real sobre onde cada tarefa se encontra dentro do fluxo de trabalho do projeto.
Os gráficos RACI são limitados porque não conseguem se adaptar às necessidades do seu projeto em tempo real. A fim de estabelecer expectativas claras e eliminar confusões em relação ao projeto, é necessário contar com uma ferramenta de gestão de projetos.
Aprimore o seu gráfico RACI com a gestão de projetos
Com um software de gestão de projetos, cada tarefa é atribuída a uma pessoa, que é o responsável. É possível ver todo o trabalho associado ao projeto, para que o prestador de contas e o informado não precisem ser consultados por e-mail ou reuniões de status. Além disso, para qualquer aprovação por parte do seu consultado, é possível monitorar as revisões e aprovações no mesmo lugar. Assim, toda a sua equipe RACI conta com um núcleo central de informações para todo o trabalho sendo realizado.
Em vez de separar o gráfico RACI de onde o trabalho está sendo realizado, as ferramentas de gestão de projetos captam o tema, o responsável e outras informações importantes, como a data de conclusão das tarefas ou sua importância relativa. Assim, toda a equipe do projeto pode visualizar quem está fazendo o quê e dentro de que prazo, sem precisar depender de uma pessoa que faça a gestão e atualize o gráfico RACI. As ferramentas de gestão de projetos são atualizadas em tempo real, permitindo-lhe ver exatamente onde se está no processo de aprovação.
Monitore quem está fazendo o quê e dentro de que prazo
Esclarecer as funções e responsabilidades da equipe ajuda a atingir os entregáveis dentro do prazo. Monitorar as diversas responsabilidades complexas dos participantes em uma gráfico RACI pode ajudar a fazer isso, mas os gráficos RACI são apenas o começo. Saiba mais sobre a gestão do trabalho e como ela pode ser vantajosa para a sua equipe.
