Em que consiste o triângulo de gestão de projetos, e como ele pode ajudar a sua equipe?

O triângulo da gestão de projetos aborda o problema das “restrições triplas”: a necessidade de equilibrar o escopo, os custos e o tempo, a fim de manter um produto final de alta qualidade. Cada gestor de projeto que se frustrou ao tentar manter a equipe produtiva com tempo limitado, orçamento insuficiente e um escopo demasiado amplo viu o triângulo da gestão de projetos em ação.

Não há uma só variável do triângulo de projetos que possa sofrer mudanças sem que haja ganhos e perdas nas duas outras pontas do triângulo. O trabalho do gestor de projetos é balancear os três elementos a fim de manter o projeto dentro do orçamento e em dia, sem deixar de atender as especificidades do escopo.

Decompomos e examinamos a seguir as três pontas do triângulo da gestão de projetos, como elas se relacionam e como os gestores podem mantê-las em equilíbrio para garantir o êxito do projeto.

O que é o triângulo da gestão de projetos?

Trata-se de um modelo que consiste em três variáveis, as quais determinam a qualidade do projeto: escopo, custos e tempo.

O triângulo demonstra como estas três variáveis estão interligadas: se uma delas for alterada, as outras duas devem ser ajustadas de modo a manter o triângulo interligado. Se o triângulo se partir, isto é, caso uma ponta for movida sem ocorrer o ajuste de outra, a qualidade do projeto será afetada.

O trabalho do gestor de projetos é balancear as três pontas do triângulo para promover a melhor qualidade possível dentro do orçamento e do prazo, aderindo às especificações do projeto.

Como o escopo, os custos e o tempo se relacionam

Há dois tipos de correlação em jogo no triângulo de projetos. Primeiro, a correlação entre o escopo e as duas outras variantes do projeto. O escopo é diretamente proporcional ao tempo e aos custos, sendo assim, move-se na mesma direção desses fatores. Quando o escopo aumenta, o tempo e o capital também devem aumentar para acomodar um projeto mais amplo.

O segundo tipo de correlação se dá entre o tempo e os custos. Trata-se de uma relação inversamente proporcional. Estes dois fatores se movem em direções opostas. Se os custos tiverem de ser reduzidos, então os prazos deverão ser ampliados; mas, caso o tempo seja subitamente reduzido, será necessário um orçamento extra para se ajustar a prazos mais curtos.

Essas duas relações não podem ser alteradas. Nada que for realizado pode fazer com que uma mudança não desencadeie um efeito, no sentido direto ou inverso, nas outras duas pontas do triângulo. Por essa razão, o triângulo de projetos é por vezes chamado de triângulo de ferro das restrições triplas. Independemente da força do gestor de projetos, não se pode moldar o triângulo de ferro segundo a própria vontade.

As restrições triplas do triângulo

A fim de manter os três elementos sob controle, o gestor do projeto deve ter uma compreensão profunda de cada variável e de onde pode ser flexível para acomodar as mudanças ao longo do projeto.

Escopo

O escopo é o “tamanho” do projeto em termos de qualidade, detalhe e magnitude dos entregáveis. Ao passo que o tamanho do projeto aumenta, demanda-se também mais tempo e capital para concluí-lo.

O escopo do projeto pode incluir entre os seus elementos:

• Complexidade do projeto

• Número de produtos finalizados

• Qualidade final

• Força (p. ex., a quantidade de usuários simultâneos que um aplicativo pode suportar)

• Nível de detalhamento

• Número e complexidade dos recursos

Cuide para evitar o “desvio de escopo” finalizando os planejamentos do projeto e obtendo o aval dos participantes em todas as questões pertinentes antes de começar a produção.

Custo

Para os propósitos do triângulo de projetos, os custos não se limitam às quantias monetárias. Por vezes chamado de “recursos”, esta ponta do triângulo inclui todas as ferramentas, equipamento e suporte necessários para a conclusão do projeto.

O escopo pode incluir entre os seus elementos:

• Orçamento

• Número de membros da equipe

• Equipamento e acomodações

• Oportunidades essenciais

A variável de custos e recursos leva em conta mais do que o capital; geralmente, todos os aspectos desta ponta podem ser vinculado ao valor financeiro. Por exemplo, incluir funcionários requer orçamento adicional para salários; aproveitar uma oportunidade para manter o escritório aberto por mais tempo demanda orçamento extra para o gasto com energia elétrica.

Tempo

Ao fazer ajustes em prol do tempo, lembre-se de que intervalo de tempo é tão importante como o tipo de tempo que se está medindo. Rebalanceamentos demandam ampliação de prazo, ajustes no software do calendário da equipe, eliminação de fases de planejamento e muito mais.

O tempo pode incluir entre os seus elementos:

• Cronograma do projeto geral

• Horas de trabalho no projeto

• Calendários internos e marcadores

• Tempo dedicado ao planejamento e à estratégia

• Número de fases do projeto

Havendo corte de orçamento ou ampliação do escopo, você precisará achar formas inteligentes de compensar em uma ou mais restrições temporais do projeto, como estendendo prazos, adicionando horas ou fazendo outros ajustes de cronograma.

O fator polivalente: inovação

Quando alguém encontra uma nova maneira de trabalhar que otimiza o custo-benefício ou a velocidade, este ajuste pode ser feito sem uma mudança correspondente nas outras pontas do triângulo da gestão de projetos.

Por exemplo, alguém da sua equipe encontra uma maneira de melhorar a funcionalidade de uma ferramenta necessária ao projeto. Este ajuste à metodologia de produção pode permitir que você alcance mais dentro de um cronograma de projeto reduzido ou que trabalhe com uma equipe de projeto menor.

Da mesma forma, atualizações no processo de produção que ajudam a padronizar fluxos e reduzir o tempo de decisão possibilitarão à sua equipe trabalhar de maneira mais eficiente sem sacrificar a qualidade. Investir em ferramentas de gestão como modelos de vendas padronizados ou um software de gestão de projeto vai reduzir o tempo perdido e os custos sem afetar a qualidade ou o escopo do projeto.

Estratégias para a gestão do triângulo de projetos

Agora que você entende o que é o triângulo de projetos, confira algumas dicas de como fazer bom uso dele no trabalho do dia a dia. Também é recomendável consultar as cinco fases da gestão de projetos para identificar as áreas que possam se sobrepor.

Elenque as prioridades

O conceito central por trás do triângulo de projetos é que nenhum projeto pode ser bem-sucedido com três pontos rigidamente fixos. Pelo menos um deles precisa ser flexível, para que se saiba onde se tem espaço para fazer ajustes quando eles se tornam necessários.

Se a prioridade for permanecer dentro do orçamento, pode-se abordar um obstáculo inesperado com a ampliação do prazo em vez de contratar mais pessoal para resolvê-lo rapidamente. Se o cronograma do seu cliente for rígido, é prudente obter orçamento extra pré-aprovado para dispor dos recursos necessários a fim de enfrentar os desafios sem atrasar a produção.

Defina expectativas claras

Depois de conhecer os limites e as prioridades do projeto, comunique-os claramente ao cliente e aos principais interessados para evitar expectativas não atendidas e proprietários insatisfeitos.

Em setores frequentemente afetados por complicações imprevistas, como a construção civil e engenharia, os contratos incluirão elementos especiais que ajudarão o gestor do projeto a colocar todos os colaboradores em sintonia já no início do projeto. Estes elementos incluem:

1. Orçamentos de contingência pré-aprovados pelo cliente.

2. Lista de possíveis fatores de atraso comuns (clima, desastres naturais, eventos locais, etc.).

3. Lista de planos de ação frequentemente utilizados para cada atraso com estimativas de custo e tempo extras necessários em cada contingência.

Explique com clareza aos principais interessados os tipos de eventos que podem ocorrer e como podem afetar os custos e cronogramas. Registre também as preferências do cliente para que você possa consultar mais tarde quando precisar fazer um ajuste no triângulo de projetos. Quando o projeto estiver concluído, não haverá confusão quanto ao motivo desses ajustes.

Faça atualizações frequentes

Após ter estabelecido um plano de ação acordado que inclua orçamento, cronograma e ajustes de escopo para diferentes eventualidades, mantenha todos os principais interessados informados de mudanças e previsões que surgirem ao longo do projeto.

Se um fornecedor informar que tem menos recursos do que o necessário, atualize o cliente e o proprietário do projeto sobre um possível atraso. Se os recursos se esgotarem, os principais interessados estarão a par da situação e prontos para os ajustes necessários. Se os recursos não se esgotarem, você e o cliente se sentirão mais confiantes sabendo que estavam preparados para todos os cenários.

Como ajustar o triângulo ao seu estilo de gestão

Há muitas abordagens de gestão de projetos que priorizam diferentes variáveis e, como resultado, têm diferentes triângulos de projeto. A seguir, classificamos sete métodos de gestão de projeto comuns em duas categorias: os que priorizam o baixo custo e os que priorizam o tempo.

Métodos para poupar recursos

Projetos com orçamentos mais rigorosos e mais flexibilidade temporal se beneficiarão destes métodos de gestão de projetos, que priorizam o uso eficiente dos recursos.

• Cascata: as fases do projeto seguem uma sequência, logo os cronogramas devem ser flexíveis porque um atraso em uma fase demandará ajustes em outras fases subsequentes.

• Lean: prioriza custos e recursos mínimos, permitindo prazos mais amplos ou reduções do escopo para manter o projeto dentro do orçamento.

• Project Management Body of Knowledge (PMBOK® em cascata): variação no processo tradicional sequencial de cascata que aplica padrões definidos pelo Project Management Body of Knowledge do The Project Management Institute em prol da eficiência do processo.

Métodos para poupar tempo

Em situações quando o tempo é essencial, estes métodos de gestão de projetos podem eliminar tempos de inatividade desnecessários e agilizar os processos para manter as equipes em rápida atividade.

• Agile: prioriza processos flexíveis, assim as equipes ficam preparadas para se ajustar às solicitações de mudança com adaptações que requerem aumentos de tempo ou custo mínimos; as equipes que adotam esta abordagem frequentemente utilizam um sofware de gestão ágil.

• Scrum: um tipo específico de gestão de projetos ágil visto com mais frequência no desenvolvimento de software que utiliza facetas da metodologia Scrum, como sprints e reuniões diárias entre a equipe, para minimizar a perda de tempo em estágios de trabalho intermediários.

• Kanban: usa processos colaborativos, contínuos e de grande visibilidade para minimizar o tempo em trabalhos em andamento; as equipes que adotam este método por vezes usam um software Kanban específico.

• Scrumban: combina a natureza colaborativa e contínua do processo Kanban com as revisões diárias da equipe Scrum para minimizar da melhor forma possível o tempo em trabalhos em andamento.

Naturalmente, o objetivo de cada método é achar o equilíbrio ideal entre custos baixos, alta velocidade e alta qualidade, no entanto, como o triângulo da gestão de projetos exige a priorização de ao menos uma variável, estes métodos se inclinam na direção da variável que for mais importante para a equipe.

Use as restrições triplas em seu favor

Embora o triângulo de ferro e o seu sistema de restrições triplas possa a princípio parecer limitador, assim que se aprende a aplicá-los no processo de gestão de projetos empresariais, descobre-se que estas ferramentas realmente fazem os projetos funcionarem de modo otimizado. Com uma melhor compreensão antecipada das limitações e flexibilidades, você poderá evitar contratempos dispendiosos.

Além disso, o triângulo de ferro ajudará a selecionar o software de gestão de projetos certo, criar processos e definir a produção de modo que a equipe possa começar a trabalhar em pouco tempo. Depois disso, vocês vão se impressionar com o que conseguirão realizar em conjunto.