O que são quadros Kanban? Guia para iniciantes.

Digamos que a sua equipe está embarcando em um novo projeto. Ao contar com uma forma fácil de visualizar o trabalho, é possível manter-se atualizado sobre quem está fazendo o quê, em que estágio o trabalho se encontra e quais são os prazos de entrega. É possível navegar pelos documentos, planilhas, e-mails e mensagens do seu projeto para ficar a par de tudo, mas também é possível visualizar tudo isso no mesmo lugar com um quadro Kanban.

Se você tem experiência em gestão de projetos ou começou a explorar formas de visualizar o seu trabalho, talvez já tenha ouvido falar do Kanban. Os quadros Kanban são um dos métodos de gestão visual de projetos mais frequentemente utilizados por equipes de produtos, engenharia e desenvolvimento de software, embora possam ser usados por qualquer equipe. Este artigo traz todas as informações básicas sobre o que são, como funcionam e qual é a melhor forma de utilizar os quadros Kanban para gerir o trabalho da sua equipe.

O que é o Kanban?

O Kanban é uma forma de ajudar as equipes a encontrar um equilíbrio entre o trabalho que precisam fazer e a capacidade de cada membro da equipe. A estrutura Kanban baseia-se em uma filosofia de aprimoramento contínuo, segundo a qual os itens de trabalho são “puxados” de um backlog e colocados em um fluxo de trabalho estável.

A estrutura Kanban é aplicada por meio de quadros Kanban, uma forma de gestão visual de projetos que permite às equipes visualizar melhor a sua carga e fluxo de trabalho. Em um quadro Kanban, o trabalho é exibido como um quadro de projetos organizado por colunas. Tradicionalmente, cada coluna representa um estágio do trabalho. Um quadro Kanban mais básico pode conter colunas como A fazer, Em andamento e Concluído. As tarefas individuais, representadas como cartões visuais no quadro, percorrem as colunas até que sejam concluídas.

Quadros Kanban virtuais

É possível criar quadros Kanban num quadro branco, num papel ou, para obter os melhores resultados, numa ferramenta on-line dedicada. As ferramentas de quadros Kanban ajudam a visualizar o conteúdo de forma dinâmica e a obter informações sobre todo o seu projeto de forma rápida. Muitas vezes, as equipes usam os quadros Kanban virtuais da Asana para visualizar o trabalho conforme avança pelos diversos estágios do projeto:

História do Kanban

O Kanban foi desenvolvido pelo japonês Taiichi Ohno, engenheiro da Toyota, no fim dos anos 40. Ohno percebeu que poderia melhorar o sistema de produção da Toyota se incorporasse elementos de produção otimizada: em vez de criar novos produtos com base na demanda prevista, a estrutura Kanban de Ohno produzia e refornecia produtos como resultado da demanda dos consumidores. A estrutura Kanban transformou a técnica de fabricação da Toyota de um processo de “empurrar” (os produtos são empurrados para dentro do mercado) a um processo de “puxar” (os produtos são criados a partir da demanda do mercado). Para a Toyota, isso resultou em estoques menores, sem que a empresa deixasse de ser um concorrente de peso no mercado.

A estrutura de fabricação otimizada criada por Ohno utilizava cartões Kanban. Inclusive, “Kanban” é uma combinação de duas palavras em japonês: 看 (Kàn), que significa “placa”, e 板 (Bǎn), que significa “quadro”. Na Toyota, os cartões Kanban eram de papel e indicavam que um novo produto, peça ou estoque era necessário, acionando o processo de produção do item em questão.

O Kanban ainda perdura em muitos ambientes de fabricação, e passou a ser adaptado para o desenvolvimento de software no começo dos anos 2000. Inspirado na metodologia de fabricação otimizada de Ohno, o Kanban para desenvolvimento de software também implementa o processo do “sistema de puxar” da fabricação otimizada de Ohno.

No Kanban moderno, as equipes começam com um backlog de trabalho. Com base na disponibilidade e capacidade de cada membro da equipe, o trabalho é “puxado” do backlog. Então, os membros da equipe podem acompanhar visualmente o trabalho à medida que passa pelo ciclo de vida das tarefas, representado por estágios em um quadro Kanban, até sua conclusão. Na versão de hoje, o Kanban atua como um sistema de gestão visual de projetos para equilibrar a demanda e a capacidade disponível.

Kanban é o mesmo que Scrum?

Talvez já tenha ouvido falar de Kanban junto com Scrum. Aliás, a maioria das equipes que utilizam o Scrum fazem isso em quadros Kanban. Embora seja compatível com o Kanban, o Scrum é uma estrutura diferente. Enquanto o Kanban se foca no aprimoramento dos processos, o Scrum geralmente é implementado para ajudar as equipes a agilizar o trabalho. Para isso, o Scrum organiza “sprints”, que são sessões de trabalho de duas semanas com reuniões diárias e uma carga de trabalho predefinida a ser concluída durante o período do ciclo.

O Kanban é Agile?

Sim, o Kanban para desenvolvimento de software é um subconjunto da metodologia ágil. O modelo de gestão de projetos ágil foi projetado para ajudar as equipes a reagir às mudanças com flexibilidade. A filosofia ágil acredita em planejamento adaptativo, desenvolvimento evolucionário, entrega antecipada e aprimoramento contínuo.

Como o Kanban funciona

Hoje em dia, os quadros Kanban geralmente são quadros virtuais com colunas que representam os estágios do trabalho (embora os quadros Kanban ainda possam ser desenhados em lousas e controlados com notas adesivas!). Cada “cartão” em um quadro Kanban representa uma tarefa que se move pelos estágios do trabalho até que seja concluída. As equipes que utilizam um sistema Kanban tendem a colaborar em um mesmo quadro Kanban, mas as tarefas geralmente são designadas aos membros da equipe individualmente.

Os 4 princípios fundamentais do Kanban

Há quatro princípios fundamentais que ajudam a guiar a sua equipe durante a implementação de uma estrutura Kanban:

1. Começar pelo que já é feito

O Kanban pode ser aplicado a qualquer fluxo de trabalho ou processo. Diferentemente de processos de gestão Agile mais definidos, como o Scrum, o Kanban é provavelmente flexível o suficiente para funcionar dentro das práticas fundamentais da sua equipe.

2. Concordar em buscar mudanças incrementais e progressivas

Grandes mudanças podem abalar a sua equipe. Se mudar tudo de uma vez, o novo sistema pode não funcionar. A filosofia Kanban sabe disso, e é por isso que a sua estrutura baseia-se no aprimoramento contínuo e em mudanças incrementais. Em vez de mudar tudo ao mesmo tempo, comece por tentar fazer mudanças incrementais para efetivamente evoluir os processos da sua equipe com o passar do tempo.

3. Respeitar o processo, as funções e as responsabilidades atuais

Diferentemente de outras metodologias otimizadas, o Kanban não possui funções dos membros da equipe integradas na sua composição, o que facilita a sua adaptação à estrutura e ao processo atuais da sua equipe. Além disso, o processo atual da sua equipe pode conter ótimos elementos que se perderiam se o seu sistema de trabalho fosse totalmente reformulado de um dia para o outro.

4. Incentivar atitudes de liderança em todos os níveis

Seguindo a filosofia de aprimoramento contínuo, o método Kanban reconhece que as mudanças podem vir de qualquer lugar, não necessariamente só “de cima para baixo”. O Kanban incentiva os membros das equipes a contribuírem, debaterem novas formas de evoluir os processos e originarem novas iniciativas de trabalho.

As seis práticas do Kanban

Os princípios fundamentais do Kanban servem para orientar a mentalidade da sua equipe ao contemplar um fluxo de trabalho ao estilo Kanban. Para implementar um processo de Kanban, siga estas seis práticas e ajude a sua equipe a melhorar continuamente e obter um crescimento incremental, que são os princípios orientadores da estrutura Kanban.

1. Visualize o trabalho

Uma das maiores vantagens do Kanban é que ele exibe uma representação visual do trabalho “movendo-se” pelos vários estágios do processo. Um cartão de tarefa começa no canto esquerdo do quadro Kanban e, à medida que a equipe realiza a tarefa, vai avançando gradualmente até chegar à coluna Concluído. Além de dar-lhe uma visão ampla de como o trabalho está progredindo pelos vários estágios, esta prática também proporciona uma visão geral rápida e em tempo real do estágio no qual o trabalho se encontra.

2. Limite os trabalhos em andamento

Por ser uma metodologia Agile, o Kanban baseia-se no princípio de entrega antecipada, ou seja, as tarefas devem mover-se rapidamente entre as colunas em vez de ficar atoladas no status ambíguo de “Trabalho em andamento”. Não existe nenhuma regra definida para a quantidade de tarefas que podem estar “em andamento” simultaneamente, mas, em geral, incentive a sua equipe a reduzir a realização de várias tarefas ao mesmo tempo e focar-se na produção de cada trabalho individual.

3. Faça a gestão do fluxo

A segunda prática recomenda limitar os trabalhos em andamento, e a melhor forma de fazer isso é otimizar o fluxo de tarefas dentro do seu quadro Kanban. Com a gestão e aprimoramento do seu fluxo, o seu tempo de execução (o período entre o início de uma tarefa e a sua chegada à coluna Concluído do quadro Kanban) será reduzido, assegurando que as tarefas sejam entregues ou novos produtos sejam enviados enquanto ainda forem relevantes.

4. Deixe as políticas relativas aos processos explícitas

Como as tarefas progridem com muita dinâmica no Kanban, certifique-se de que a sua equipe tenha estabelecido e comunicado as convenções claramente. As políticas relativas a processos devem guiar a implementação da metodologia Kanban pela sua equipe. Além disso, todos os membros da equipe devem ser incentivados a contribuir e a inovar a sua política de Kanban, conforme o quarto princípio fundamental do Kanban: incentivar ações de liderança em todos os níveis.

5. Implemente ciclos de feedback

No Kanban, você deve procurar obter o feedback de dois grupos distintos: os seus clientes e a sua equipe.

• Obtenha o feedback dos clientes referente à qualidade e à eficácia da solução produzida pela sua equipe. Foi desenvolvido o produto certo? Houve algum problema? Caso tenha havido problemas, como bugs no código ou defeitos num produto, reveja o seu fluxo no Kanban e adicione tempo para revisão, aprovação e avaliação.

• Consulte a sua equipe com frequência sobre o processo de utilizar uma estrutura Kanban. O que estão achando dos resultados? Esta é outra oportunidade de incentivar atitudes de liderança em todos os níveis e de aprimorar as políticas de processos da sua equipe.

6. Aprimore colaborativamente, evolua experimentalmente

Um dos alicerces do Kanban é o aprimoramento contínuo. E isso também significa que outros sistemas podem funcionar bem em conjunto com o Kanban. Seja o Scrum ou outro sistema, esteja sempre disposto a colaborar, experimentar e evoluir os seus processos, se necessário.

Como aplicar o Kanban

De acordo com o primeiro princípio fundamental do Kanban (Começar pelo que já é feito), o Kanban pode ser aplicado a qualquer fluxo de trabalho. É possível criar um quadro Kanban com uma lousa e notas adesivas ou com uma planilha formatada, mas a melhor forma de visualizar um quadro Kanban é com uma ferramenta dedicada de gestão do trabalho, como a Asana. Na Asana, todos os projetos podem ser visualizados de quatro formas, inclusive em uma visualização de quadro estilo Kanban.

Independentemente de como o quadro Kanban é criado, siga estes passos simples para aplicar o Kanban a qualquer um dos seus processos existentes:

1. Comece com um quadro em branco

Futuramente, o seu quadro Kanban talvez contenha todas as tarefas do seu backlog e todos os trabalhos concluídos, mas, por enquanto, comece com um quadro em branco. Se estiver utilizando uma ferramenta de gestão do trabalho como a Asana, certifique-se de usar a visualização de quadro.

2. Crie colunas para representar o trabalho

Tradicionalmente, as colunas de um quadro Kanban representam os diversos estágios do trabalho. As colunas a criar dependem da sua equipe, mas algumas colunas comuns incluem:

• Backlog, Caixa de entrada ou Novo: é nesta coluna que entram os novos trabalhos antes de ser designados a um membro da equipe.

• Pronto ou Priorizado: passe o trabalho para esta coluna quando estiver pronto para ser iniciado.

• Em andamento: contém os trabalhos que estão sendo realizados. Dependendo da sua equipe, a coluna Em andamento pode ser dividida em várias outras colunas. Por exemplo, uma equipe de conteúdo pode criar colunas de Esboço, Revisão e Edição, enquanto uma equipe de engenharia pode incluir colunas de Desenvolvimento, Testes e Implantação.

• Em espera: passe o trabalho para esta coluna caso esteja bloqueado por algum motivo.

• Concluído ou Finalizado: as tarefas devem passar a esta coluna quando estiverem concluídas.

3. Adicione tarefas para representar o trabalho

Em um quadro Kanban, cada tarefa é representada por um cartão. Certifique-se de que os títulos das tarefas conduzam à ação. Recomendamos começá-los com verbos, para que a equipe saiba exatamente o que deve ser feito.

Se estiver utilizando uma solução de gestão do trabalho virtual, também pode adicionar outras informações, contexto e arquivos aos cartões de tarefa do Kanban. Em seguida, use as tags para acompanhar metadados, como o tempo que a tarefa deve levar ou qual é o seu nível de prioridade.

4. Avance o trabalho pelos diversos estágios

Um elemento fundamental da gestão de fluxos de trabalho com quadros Kanban é avançar os trabalhos pelos distintos estágios. As tarefas podem ser arrastadas e soltas manualmente, mas também é possível utilizar uma solução de gestão do trabalho virtual para automatizar esse processo. Por exemplo, a Asana permite-lhe definir regras para mover o trabalho automaticamente para as colunas correspondentes com base em informações relevantes sobre a tarefa, como passar a tarefa para a coluna Em andamento assim que for designada a um membro da equipe.

5. Se necessário, crie novos quadros Kanban

Teoricamente, é possível utilizar o mesmo quadro Kanban virtual por tempo indeterminado. Como os quadros Kanban monitoram o trabalho por meio de um processo contínuo, não há nenhum motivo para descartar o seu quadro atual. No entanto, em alguns sistemas, como o Scrum, são criados quadros Kanban com regularidade para cada novo Sprint. Basta criar o novo quadro, ou apagar a lousa, transferir o backlog de tarefas e retomar as atividades.

Quadros Kanban: vantagens e desvantagens

Agora que já vimos como o Kanban funciona, a única dúvida que resta é: a sua equipe deveria usar o Kanban? Não existe uma resposta certa ou errada, mas aqui estão alguns benefícios e alguns desafios que a sua equipe pode enfrentar com a estrutura Kanban.

Os benefícios do Kanban

O Kanban é uma ferramenta flexível que pode ajudar as equipes a encontrarem um equilíbrio entre o trabalho e a capacidade da equipe. Quando utilizado corretamente, o Kanban pode:

• Fornecer uma visão geral do trabalho da sua equipe. Por ser uma forma de gestão visual de projetos, o Kanban pode ajudar a dar vida às tarefa e exibir informações claras sobre os fluxos de trabalho da sua equipe.

• Aumentar a clareza, principalmente para equipes remotas. Se a sua equipe estiver trabalhando remotamente, pode ter dificuldade em visualizar o que todos estão fazendo. Os quadros Kanban centralizam o trabalho e reduzem a quantidade de trabalho em andamento ao mesmo tempo, o que dá a você e à sua equipe uma visão geral de quem está fazendo o quê.

• Incentivar a flexibilidade. Como a estrutura Kanban é baseada em um processo de aprimoramento contínuo, as equipes que implementam o Kanban podem tornar-se mais flexíveis e dinâmicas com o passar do tempo. Se os quatro princípios fundamentais e as seis práticas principais forem seguidos, a sua equipe pode ficar mais ágil e aberta a mudanças.

As desvantagens do Kanban

O Kanban não é a estrutura certa para todas as equipes. Entre as desvantagens do Kanban podemos mencionar:

• Menos comum entre as equipes não técnicas. Como o Scrum, o Agile e outras metodologias otimizadas, o Kanban não é tão conhecido entre as equipes que não são de engenharia. O Kanban pode ser uma ferramenta eficaz para equipes de todos os tipos. Porém, se estiver planejando introduzir um processo de Kanban em uma equipe não técnica, considere migrar um fluxo de trabalho por vez para o Kanban, a fim de auxiliar a sua equipe com o processo de adoção.

• Se houver muitos trabalhos em andamento, pode ficar saturado rapidamente. Como cada cartão de tarefa toma um certo espaço visual, o seu quadro Kanban pode ficar confuso e com excesso de informações se houver muita coisa acontecendo ao mesmo tempo.

Visualize o trabalho da sua equipe

Com os quadros Kanban, a sua equipe conta com uma visão clara das tarefas que todos estão realizando e em que estágio do processo essas tarefas se encontram. Quando chegar a hora de experimentar um quadro Kanban com a sua equipe, experimente usar a Asana. Qualquer projeto pode ser visualizado de quatro formas na Asana, inclusive a visualização de quadro, que segue o estilo Kanban e ajuda a sua equipe a visualizar e navegar pelo trabalho com mais facilidade.