O que é design de projetos? Sete etapas com dicas de especialistas

Quando se trata de gerir projetos, pode ser difícil conseguir que todos estejam em sintonia. Dadas as várias partes dinâmicas, os diferentes entregáveis e a colaboração entre departamentos, por vezes uma reunião inicial de projeto não é suficiente. 

O design do projeto é uma oportunidade de alinhar ideias, processos e entregáveis. Esta é uma fase inicial do ciclo de vida do projeto e, por vezes, antecede o plano ou estatuto do projeto. Isto acontece porque ela se concentra na visão geral do projeto e não nos detalhes específicos. Os auxílios visuais, como fluxogramas, gráficos de Gantt e linhas do tempo, servem muitas vezes para ajudar a pintar um quadro geral para os participantes do projeto nesta fase inicial. 

Vamos tratar dos princípios básicos do design do projeto, definir as sete etapas para criá-lo e trazer dicas de especialistas para você compreender melhor o processo. 

Como funciona o design do projeto

O design do projeto é uma fase inicial do ciclo de vida do projeto na qual se planejam as ideias, os processos, os recursos e os entregáveis. O design do projeto antecede o plano do projeto, pois constitui uma visão geral, ao contrário do plano, que inclui informação mais detalhada. 

O design do projeto passa por sete etapas, entre elas a definição das metas e a utilização de um auxílio visual para comunicar os objetivos.

Estes elementos visuais incluem uma variedade de métodos, tais como diagramas de Gantt, quadros Kanban e fluxogramas. A representação visual da estratégia do projeto pode ajudar a promover transparência entre os participantes e esclarecer diferentes aspectos do projeto, incluindo a sua viabilidade geral. 

As sete etapas do design de projetos

Há sete etapas vitais para um design de projeto bem-sucedido, as quais incluem desde a definição das metas e dos objetivos fundamentais até o reforço da sua estratégia para você manter a organização ao gerir um novo projeto.

Vamos tratar de cada uma das etapas necessárias para criar um design de projeto. 

Etapa 1: definir as metas do projeto

Na primeira etapa, defina as metas do seu projeto. Inicie com uma reunião de ideação na qual se documente o cronograma do projeto e os entregáveis em geral.

Para começar, pondere sobre as demandas do projeto e dos participantes. O que é que você está tentando resolver? Comece redigindo uma breve descrição do projeto e de quem está participando dele. 

Após traçar as metas básicas do projeto, determine os objetivos mais concretos em detalhe.

Dica avançada: aplique as metas SMART ao começar com um design de projeto para ver melhor a direção que você está tomando. SMART é uma sigla para specific (específico), measurable (mensurável), achievable (alcançável), realistic (realista) e time-bound (com prazos determinados). 

 Etapa 2: determinar os resultados

Em seguida, delimite os resultados do projeto, os quais geralmente contam com mais detalhes do que a fase inicial de planejamento de metas e incluem as tarefas específicas que você realizará durante o projeto.

Por exemplo, imagine que você está trabalhando em um projeto para adicionar uma nova página de abertura ao seu site. Entre os resultados pode haver a inclusão de um formulário de cadastro de e-mail. 

Documente os resultados e os principais entregáveis necessários juntamente das metas do projeto para começar a montar um cronograma. É uma boa ideia consultar metodologias populares de gestão de projetos para decidir qual delas se adequa às necessidades do seu projeto. 

Dica avançada: em projetos complexos, use a metodologia agile (ou ágil) com iterações para segmentar grandes tarefas em sprints curtos. Em projetos mais tradicionais, use o método de cascata, que proporciona um passo a passo dos processos.

Etapa 3: identificar os riscos e as restrições

Depois de identificar os resultados, pondere sobre os riscos e as restrições do seu projeto. Avalie os aspectos que poderiam ocasionar riscos, a fim de evitar o desperdício de recursos mais adiante. 

Para identificar os riscos e as restrições, determine as ferramentas de gestão de recursos, a verba e o cronograma necessários. Trabalhe para solucionar estas restrições antes do início do projeto. Para tanto, dê acompanhamento ao processo com os participantes e as equipes do projeto relevantes. 

Dica avançada: use um registro de riscos para analisar, documentar e resolver os riscos de projeto que surgirem. 

Etapa 4: refinar a estratégia do projeto com um auxílio visual

Uma estratégia de projeto é um roteiro visual do projeto. Isto ajuda a comunicar o propósito aos membros da equipe. Para criar a sua estratégia, escolha um auxílio visual que você possa compartilhar com os participantes. 

Há diversos tipos de auxílio visual que você pode escolher:

• Fluxograma: um fluxograma é uma representação visual das etapas e decisões necessárias durante um processo. O esquema é particularmente útil para visualizar o passo a passo e organizar com eficácia os entregáveis do projeto. 

• Diagrama de Gantt: um diagrama de Gantt é um gráfico de barras horizontais utilizado para ilustrar o cronograma de um projeto. As barras representam as etapas do projeto, e a largura das barras, o tempo que as etapas levarão.

• Estrutura analítica de projeto (WBS): um WBS, na sigla inglesa, é um esquema detalhado de todas as tarefas em dado projeto. Os gestores de projeto usam este tipo de estrutura para ajudar as equipes a visualizarem os entregáveis enquanto mantêm os objetivos em mente. 

• Mapa mental: trata-se de um diagrama hierárquico para visualizar os projetos e as tarefas. Ele permite que os gestores do projeto conectem os entregáveis em torno de um conceito ou ideia central, como a meta específica da equipe. 

• Diagrama PERT: um diagrama PERT é uma ferramenta usada para agendar, organizar e mapear tarefas. Ele pode ser útil em projetos complexos e na estimativa do tempo necessário para concluir as tarefas.

Como cada ferramenta visual é ligeiramente diferente, o auxílio escolhido fica a cargo das preferências da sua equipe. Enquanto uma estrutura de trabalho detalhada das dependências funciona bem para equipes grandes, um fluxograma é ótimo para equipes menores com projetos menos complexos.

Dica avançada: analise os recursos dos componentes de cada auxílio visual antes de adicioná-lo ao design do seu projeto. Para isso, faça uma análise com base na quantidade de detalhes incluídos, na usabilidade e na aparência visual. Desta forma, você poderá encontrar aquele que melhor se adapta às suas necessidades. 

Etapa 5: fazer uma estimativa do orçamento

Em seguida, faça uma estimativa do orçamento do projeto para começar com a alocação de recursos. O seu orçamento incorporará a rentabilidade, os recursos disponíveis e o trabalho terceirizado necessário. Também pode ser um número fixo determinado pela liderança, com o qual você terá de trabalhar para poder executar cada entregável. 

O seu orçamento talvez tenha de ser aprovado ou revisto com base no aval da liderança. Depois disso, você pode começar a atribuir os beneficiários, fazer a documentação e trabalhar nas tarefas para o seu projeto. 

Dica avançada: quando se trata de alocação de recursos, a implementação de processos automatizados com um software de automatização pode melhorar a eficiência e reduzir erros de projeto. 

Etapa 6: criar um plano de contingência

Para começar a atribuir as tarefas, crie um plano de contingência. Um plano de contingência é um plano B para os riscos e restrições previamente delineados no processo. Organizar um plano ajuda a solucionar os problemas assim que surgem e otimizar a eficiência. 

Para criá-lo, organize os riscos usando um diagrama de Gantt ou uma ferramenta de cronograma, depois determine um plano para cada risco. Por exemplo, se um dos riscos envolver o atraso na entrada de materiais, o seu plano de contingência pode ser obter materiais de outro lugar ou começar numa parte diferente do projeto enquanto espera pelos materiais. 

Depois de traçar um plano para cada risco, você está a postos para começar a executar o seu projeto. 

Dica avançada: use a Asana para visualizar listas, cronogramas e diagramas de Gantt. Isso lhe permitirá visualizar melhor o plano do seu projeto. 

Etapa 7: documentar os marcos

Para a etapa final, documente os marcos da sua equipe. Isso garante que o trabalho esteja sendo feito no prazo e facilita a identificação das inconsistências que surgirem. 

Para isso, use um software de gestão de projetos em que os participantes possam ter acesso às informações e ao progresso. Vale a pena gerir estes marcos até o fim do projeto para se assegurar de que as tarefas sejam concluídas a tempo. 

Dica avançada: mantenha o contato frequente com os participantes do projeto para acompanhar as dependências de tarefas e garantir que as metas de curto prazo sejam cumpridas. 

Três dicas de especialistas para melhorar o design de projetos

Criar um design de projeto que melhore a colaboração e estimule a eficiência não é tarefa fácil. Com as sete etapas que perfazem o processo de design do projeto, confira aqui algumas dicas que podem levar o seu design a um novo patamar. 

Tenha em mente estas três dicas ao montar o seu próprio design do projeto:

1. Comunique-se com os participantes desde o princípio e com frequência: a comunicação é fundamental independentemente do projeto. Colaborar desde o início do projeto pode assegurar que todos os participantes estejam em sintonia e compreendam os objetivos mais importantes. Para isso, realize reuniões no decorrer de todo o ciclo do projeto e use fluxos de trabalho para otimizar o trabalho de equipe.

2. Mantenha as suas metas em primeiro plano: conectar as suas metas aos entregáveis do projeto pode garantir que os objetivos sejam cumpridos em cada parte do processo. Para tanto, use um software de cronograma no qual você possa facilmente conectar as metas ao trabalho necessário para concluí-las. 

3. Use elementos visuais para acompanhar os marcos: embora um caso de negócios e afazeres diários sejam úteis, os elementos visuais ajudam os participantes a ver o quadro geral. Dos diagramas de Gantt aos diagramas PERT, há vários modos de visualizar os trabalhos no projeto. 

Para além destas três dicas, tenha sempre em mente o que é melhor para a sua equipe. O repasse das informações necessárias e o agendamento do trabalho dentro de prazos razoáveis manterá a sua equipe empenhada e eficiente. 

Use o design do projeto para contar a história

O design do projeto é uma parte importante na execução de um projeto de sucesso. Desde a coleta das informações e dos recursos necessários até à coordenação com os membros da equipe, o seu trabalho é fazer cada detalhe funcionar. Com o design de projeto certo, você e a sua equipe podem enfrentar o que der e vier. 

Leve a um novo patamar o planejamento de projetos com a ajuda de um software de gestão do trabalho. Da otimização do trabalho ao aumento da visibilidade, a Asana pode ajudar a sua equipe a fazer mais, com clareza e confiança.