Gestor de programas vs. gestor de projetos: principais diferenças

Talvez você saiba o que é gestão de projetos, mas já ouviu falar no termo gestão de programas? Embora se assemelhem, a grande quantidade de diferenças entre elas é surpreendente. 

Quer você esteja procurando a função certa para a sua equipe ou buscando melhorar os seus processos de gestão do trabalho, nós estamos aqui para lhe explicar as diferenças entre um gestor de programas e um gestor de projetos. Isso não só ajudará a entender as responsabilidades de cada função, como também a identificar a função certa para a sua equipe. Primeiro, vamos ver as diferenças entre um projeto e um programa. 

Qual é a diferença entre um projeto e um programa?

Para entender bem a diferença entre as duas funções, é preciso entender primeiro a diferença entre um projeto e um programa. Resumidamente, os projetos são temporários e os programas são estratégias subjacentes; mas há outras diferenças e semelhanças importantes. 

Uma maneira fácil de definir os dois é considerar que um programa é formado por diversos projetos. Isso significa que cada projeto tem objetivos específicos que contribuem para os objetivos mais abrangentes do programa. Enquanto os projetos têm prazos e entregáveis claros, os programas são compostos por objetivos de negócios de longo prazo com dependências múltiplas. 

Embora haja muitas diferenças entre os dois, também há algumas semelhanças. Projetos e programas são compostos por quatro componentes: tamanho, dificuldade, relacionamentos e incerteza. A diferença está no grau de complexidade. Os projetos costumam ser menores e ter menos incertezas, enquanto que os programas tendem a ser maiores, com relacionamentos mais complexos entre os departamentos e maior incerteza. 

Gestor de programas vs. gestor de projetos

Agora que as diferenças entre um programa e um projeto estão mais claras, vamos comparar as duas funções. Saber dessas diferenças será útil para entender a função de cada cargo na sua equipe e fazer melhorias na sua própria função. 

Enquanto um gestor de programas lidera uma estratégia de programa de longo prazo, composta por vários projetos diferentes, um gestor de projetos lidera projetos individuais. Estas são algumas diferenças entre as duas funções: 

• Gestão de projetos: diferentemente de um gestor de projetos, que supervisiona projetos individuais, um gestor de programas supervisiona um grupo de projetos. Em outras palavras, ele se concentra em programas abrangentes que englobam vários projetos pequenos. Por isso, a gestão de múltiplos projetos constitui grande parte das atribuições do cargo. 

• Gestão de tarefas diárias: um gestor de projetos, por outro lado, se concentra em tarefas diárias de gestão de projetos como coordenar os trabalhos e monitorar os prazos. Muitas vezes, isso é feito com a ajuda de um software de gestão de projetos. 

• Nivel hierárquico: embora não seja sempre o caso, os gestores de programa quase sempre estão em níveis hierárquicos superiores aos dos gestores de projetos, pois supervisionam estratégias mais abrangentes.  

• Responsabilidades: os gestores de programa trabalham com os gestores de projetos, mas nem sempre os supervisionam diretamente. Usar os gráficos RACI é uma ótima forma de identificar as funções e as responsabilidades. 

• Funções internas: um gestor de projetos e um gestor de programas têm funções muito diferentes, mas ambos são necessários para o sucesso de uma organização. 

O que é um gestor de programas?

Como se pode ver, um gestor de programas lida com estratégias de programas de longo prazo e métricas de sucesso. As tarefas dessa função abrangem definir o resultado pretendido, supervisionar a colaboração, e muitas outras atividades relacionadas. 

Essa é uma função importante na implementação de programas em sistemas atuais, e também pode ajudar a supervisionar os gestores de projeto e conectar projetos diários a programas maiores. 

Exemplo de um dia na vida de um gestor de programas: 

Durante a manhã, terminará as metas de referência anuais derivadas dos objetivos e principais resultados da empresa. À tarde, terá uma reunião com os gestores de projeto de diversos departamentos para saber se os projetos estão bem encaminhados para alcançar as metas dos programas. Ao final do dia, terá uma reunião executiva em que apresentará à liderança as métricas mensais dos projetos. Se houver tempo, começará a trabalhar no relatório de orçamento do mês seguinte. 

O que é um gestor de projetos?

Um gestor de projetos, por outro lado, trabalha em tarefas e projetos diários. Ele ajuda a organizar e a manter o trabalho das equipes em dia, além de otimizar a comunicação no local de trabalho. 

Os gestores de projetos são ótimos em zelar pelo alcance das metas e em prestar orientações claras para os membros da equipe. Eles também trabalham com os gestores de programas para assegurar que os projetos atinjam os objetivos determinados, embora a maior parte do seu trabalho esteja relacionada com as tarefas dos projetos. 

Exemplo de um dia na vida de um gestor de projetos:

O dia começa analisando o progresso dos dois projetos em que a equipe está trabalhando. Um entregável parece estar atrasado, então ele contata o líder da equipe para oferecer ajuda. À tarde, conversará com o gestor de programas para revisar os próximos projetos e assegurar-se de que estejam em dia para alcançar as metas mensais. Para finalizar o dia, participará de uma reunião de retrospectiva para rever o projeto que a equipe finalizou na semana anterior antes de arquivar os materiais. 

O que um gestor de programas faz?

A função de gestor de programas é muito gratificante. Esse profissional tem muitas responsabilidades, inclusive iniciativas que envolvem o panorama geral. Um gestor de programas lida com projetos complexos que duram longos períodos e se alinham aos objetivos maiores da empresa, além de coordenar equipes de projetos e necessidades de orçamento. 

A diferença entre as funções de gestor de programas e gestor de projetos se resume a quem se concentra em tarefas diárias e quem se concentra em planos de projetos mais abrangentes. Mesmo assim, é comum que ambos trabalhem juntos. Vamos ver algumas das principais funções e responsabilidades de um gestor de programas. 

Funções e responsabilidades do gestor de programas

Embora gestores de programas e gestores de projeto tenham funções diferentes, eles compartilham algumas responsabilidades, como supervisionar projetos e coordenar a comunicação. As tarefas e responsabilidades de um gestor de programas variam conforme a empresa, mas algumas responsabilidades universais são: estratégia de projeto, controle de qualidade, relatórios de desempenho, gestão de mudanças e planejamento de risco. 

Um bom candidato terá todas essas competências e mais algumas, assim como será um bom líder que pode coordenar várias equipes. Estas são outras funções e responsabilidades de um gestor de programas. 

Implementar as estratégias

Os gestores de programa são responsáveis por coordenar projetos menores criando objetivos que sejam compatíveis com as metas de toda a empresa. Para isso, devem trabalhar com os gestores de projeto para garantir que as metas de projeto diárias sejam cumpridas e os programas mais abrangentes estejam em dia.

Os gestores de programa também otimizam os processos internos e definem as boas práticas para um conjunto de projetos. Assim, proporcionam aos gestores de projeto orientações claras para gerir os projetos. Isso também evita erros causados pela falta de comunicação e pelo tempo despendido no trabalho. 

Outra função estratégica é coordenar projetos com um gestor de projetos para garantir que os entregáveis estejam alinhados. 

Supervisionar a colaboração

Enquanto os gestores de projeto costumam se concentrar na colaboração para projetos individuais, os gestores de programa estimulam a colaboração entre os departamentos. Isso pode ser desafiador, mas é uma das partes mais gratificantes do cargo. 

Os gestores de programa também trabalham para criar roteiros de programas para as metas de alto nível da empresa. Isso é um pouco diferente do que um gestor de projeto faz quando cria roteiros de projetos individuais.

Um gestor de programas pode estimular a colaboração implementando novas ferramentas que otimizem a comunicação, como um software de gestão de programas ou jogos para fortalecimento de equipes. Embora diferentes, esses métodos são feitos para incentivar o trabalho em equipe e aumentar a visibilidade.

Definir as métricas de sucesso

Ambas as funções têm a responsabilidade de analisar e apresentar relatórios de retorno sobre o investimento, mas o gestor de programas é encarregado de zelar para que o retorno sobre o investimento de toda a empresa esteja de acordo com os objetivos de alto nível. 

Para isso, deve se reunir com gestores de projeto para fazer com que os projetos individuais atinjam as metas iniciais. Os gestores de programa serão, muitas vezes, as pessoas que os executivos da empresa consultarão em busca de informações sobre as métricas de retorno sobre o investimento e o desempenho geral dos programas.

Competências e experiência

Um gestor de programas deve ter um conjunto de competências bem formado e experiência em gestão de projetos e fluxos de trabalho. Embora alguns profissionais estudem gestão de programas de maneira formal e obtenham certificações específicas, isso nem sempre é necessário.

Caso você esteja buscando um gestor de programas para a sua equipe, estas são algumas competências importantes:

Competências para a gestão de programas

Algumas das principais competências que um bom gestor de programas deve ter são: organização, planejamento, gestão de agendamentos, estratégia de programas, geração de relatórios, redação propositiva e planejamento de orçamento. A necessidade dessas competências dependerá das funções que a sua organização estiver buscando e de como o profissional trabalhará com os membros da equipe. 

Além das competências específicas, também é importante que um gestor de programas tenha habilidade com gestão de pessoas em uma função de gestão de programas. Isso fará com que ele consiga coordenar a colaboração e inspirar os colegas de equipe a se esforçarem por alcançar o melhor desempenho. 

Experiência em gestão de programas

Um bom gestor de programas terá experiência em gestão de projetos ou outra função voltada para a gestão e organização de projetos. 

Embora o tempo de experiência varie, um gestor de programa tem, em média, cinco anos de experiência, o que é diferente do cargo de gestão de projetos, que exige menos experiência a depender da complexidade do trabalho. 

Desafios comuns

Seja lidando com atrasos nos prazos ou com problemas de orçamento, os gestores de programa precisam superar obstáculos como qualquer outra função na equipe. De fato, esses profissionais estão em uma posição peculiar, já que precisam administrar as expectativas das pessoas acima e abaixo deles.  

Alguns desafios comumente enfrentados por gestores de programas:

• Desafios entre departamentos como falta de alinhamento das metas e falta de comunicação podem causar um impacto negativo nos objetivos de longo prazo.   

• Sem subordinados, os gestores de programas podem enfrentar desafios relacionados a autoridade e influência. 

• Ao trabalhar com programas com prazos extensos, pode ser difícil fazer com que os projetos de curto prazo permaneçam no caminho certo para atingir as metas anuais.  

O que um gestor de projetos faz?

O que difere um gestor de projetos de um gestor de programas são as tarefas diárias, mas esta é uma função tão gratificante quanto a de gestor de programas. A principal responsabilidade desse profissional é transformar a estratégia do gestor de programas em projetos individuais que atendam aos objetivos estabelecidos. Isso inclui organizar, planejar, monitorar e executar tarefas.

Muitas vezes, os gestores de projetos trabalham com gestores de programas ou estão subordinados a eles. Isso ocorre porque uma boa parte do seu trabalho é baseado nas estratégias de programa definidas. Outras funções incluem atribuir tarefas de projetos, manter os projetos organizados, criar linhas do tempo e monitorar o progresso — tudo para manter os projetos e as equipes no caminho certo para alcançar as metas da empresa.

Funções e responsabilidades do gestor de projetos

A principal função de um gestor de projetos é manter as equipes organizadas e a comunicação alinhada. Isso mantém em dia os prazos e os objetivos dos programas. Outras funções e responsabilidades incluem atribuir tarefas e monitorar o progresso dos projetos para garantir o cumprimento dos prazos. 

Outras responsabilidades a levar em consideração ao diferenciar um gestor de programas de um gestor de projetos:

Coordenar o trabalho

Os gestores de projeto são responsáveis por atribuir tarefas de projeto às pessoas certas e assegurar-se de que elas tenham todas as informações de que precisam para concluir o trabalho. Essa responsabilidade é importante para evitar perdas de tempo com buscas por informações, e é uma das tarefas mais difíceis, já que muitas equipes estão trabalhando remotamente e 60% do tempo delas é gasto com coordenação do trabalho em vez do trabalho em si. 

Embora a coordenação dos membros da equipe seja difícil, se feita corretamente, pode aumentar a produtividade e a eficiência, dando à equipe a oportunidade de se concentrar nos entregáveis em questão.

Organizar os projetos

Os gestores de projeto também são responsáveis por organizar os projetos. Para fazer isso, além de se conectar aos membros da equipe, é preciso administrar as informações do projeto e os entregáveis dos participantes.

Essa tarefa pode parecer fácil, mas há muitas coisas envolvidas na organização de projetos. Algumas das principais atividades são: passar informações precisas aos membros da equipe, manter o desenvolvimento dos entregáveis em dia e liderar reuniões de equipe ao longo do ciclo de vida do projeto. 

Acompanhar o progresso

Acompanhar o progresso dos projetos é outra responsabilidade importante dos gestores de projetos. Para fazer isso, é necessário alinhar os entregáveis às linhas do tempo das tarefas e garantir que sejam compatíveis com os prazos dos projetos. 

O mapeamento de projetos também exige a função de comunicar o progresso aos membros da equipe para criar visibilidade para o projeto e melhorar a colaboração. Isso pode ser complicado, principalmente ao trabalhar remotamente, e exige paciência e habilidades de solução de problemas. 

Competências e experiência

Diferentemente da função de gestor de programas, que exige cerca de cinco anos de experiência, um gestor de projetos normalmente não precisa ter tanto tempo de experiência prévia. Os principais critérios a considerar são as competências organizacionais, as competências de comunicação e a experiência com coordenação do trabalho.

Veja as competências de gestão de projetos a seguir para entender melhor o que é necessário.

Competências para a gestão de projetos

As competências para a gestão de projetos são similares às da gestão de programas, mas com algumas diferenças significativas. Habilidades como organização, planejamento e gestão de agendamentos são essenciais para ambas as funções. A diferença entre as duas está no fato de que os gestores de projetos trabalham com prazos curtos e precisam atuar em um ambiente dinâmico, enquanto que os gestores de programas não têm prazos tão específicos. Por isso, a pessoa certa para o cargo deve gostar de trabalhar em um ambiente acelerado. 

Assim como no cargo de gestor de programas, é importante que o gestor de projetos aprenda novos métodos e ferramentas que o diferenciem. Organizações como o Project Management Institute (PMI) disponibilizam ferramentas para que os profissionais consigam desenvolver as suas habilidades e aprender novos métodos a apresentar à equipe. 

Experiência em gestão de projetos

A experiência exigida de um gestor de projetos dependerá da complexidade do cargo. A maioria dos cargos exige cerca de dois anos de experiência, mas é possível encontrar vagas que exigem pouca ou nenhuma experiência. 

Assim como no caso dos gestores de programa, a experiência necessária dependerá do que a organização procura. Pequenas equipes que precisem de ajuda para planejar os seus projetos podem buscar um gestor de projetos com pouca experiência, enquanto que equipes grandes com entregáveis de projetos complexos podem se beneficiar muito com um gestor de projetos mais experiente. 

Desafios comuns

Diferentemente de um gestor de programas, que enfrenta desafios estratégicos, o gestor de projetos lida com obstáculos diários como problemas de comunicação e produtividade. 

Estes são alguns dos maiores desafios que os gestores de projetos enfrentam diariamente: 

• Caso haja falta de comunicação entre os participantes, os entregáveis podem não ficar prontos a tempo ou, pior ainda, acabar por ser mal feitos.

• O desvio de escopo pode surgir como um problema caso um projeto ultrapasse o prazo planejado. Isso pode acontecer por falta de organização ou por indisponibilidade de ferramentas adequadas. 

• A falta de métricas de sucesso também pode se tornar um desafio ao monitorar metas e oportunidades. 

Qual é a função mais adequada para a sua equipe?

Se, por um lado, os gestores de projetos são essenciais para a execução de projetos e a gestão da carga de trabalho e da comunicação da equipe, por outro lado, os gestores de programas são essenciais para a criação de uma estratégia de projetos de sucesso. Vamos ver algumas formas de determinar a função ideal para a sua equipe. 

Pense nas áreas que precisam ser aprimoradas e, depois, determine se é mais adequado buscar um gestor de programas ou um gestor de projetos. Também é bom avaliar se os cargos de que você dispõe atualmente estão sendo utilizados corretamente. Em muitos casos, os gestores de projeto assumem as responsabilidades de um gestor de programas. Isso pode levar ao esgotamento psicológico e ocasionar mais erros em projetos individuais. Você também pode analisar os os objetivos e principais resultados de toda a empresa para ter uma ideia de qual função melhor se adequa aos objetivos de longo prazo. 

Veja a seguir algumas situações que a sua equipe pode estar enfrentando e a forma como cada função pode resolvê-las.

Situação 1: a equipe cumpre os prazos, mas tem dificuldades em avaliar o desempenho e atingir os objetivos da empresa?

• Solução: um gestor de projetos pode definir métricas de desempenho e criar estratégias para fazer com que as metas dos projetos menores levem ao cumprimento dos objetivos globais da empresa. 

Situação 2: a equipe tem dificuldades em cumprir os prazos e se sente sobrecarregada com as tarefas?

• Solução: um gestor de projetos pode supervisionar a carga de trabalho da equipe e os prazos para garantir que eles sejam cumpridos e que a comunicação ocorra sem problemas. 

Situação 3: a organização busca um grande crescimento, mas tem dificuldades em produzir os entregáveis e avaliar o desempenho? 

• Solution: nesse caso, pode ser bom buscar um gestor de programas e um gestor de projetos. O gestor de programas poderá criar estratégias para os objetivos de longo prazo e ajudar a que os projetos os cumpram, enquanto que o gestor de projetos ajudará na gestão diária dos prazos, dos entregáveis e da comunicação da equipe. 

Da gestão de projetos à de programas

Tanto os gestores de projetos quanto os de programas são uma parte essencial de qualquer equipe de alto desempenho. Embora as duas funções conduzam os projetos de maneiras diferentes, cada uma traz uma perspectiva distinta às operações diárias. Afinal, uma ajuda na gestão dos trabalhos e da estratégia não faz mal a ninguém.

Se quiser saber mais sobre a gestão de programas, leia o nosso guia definitivo para a gestão de programas.