Matriz de Eisenhower: como priorizar os seus afazeres

Fazer uma lista de pendências é o primeiro passo para a realização do trabalho. Mas como determinar o que fazer primeiro quando não se tem tempo suficiente para fazer tudo num só dia? Com uma priorização eficaz, você pode aumentar a sua produtividade e assegurar que as suas tarefas mais urgentes recebam atenção imediata.

A Matriz de Eisenhower é uma ferramenta de gestão de tarefas que ajuda a distinguir entre tarefas urgentes e importantes, para que você possa estabelecer um fluxo de trabalho eficiente. Neste artigo, explicaremos como configurar uma Matriz de Eisenhower e daremos dicas para a priorização de tarefas.

O que é a Matriz de Eisenhower?

Trata-se de uma forma de organizar as tarefas por urgência e importância, para que se possa priorizar com eficiência os trabalhos mais importantes. 

Dwight D. Eisenhower — 34.º presidente dos Estados Unidos e general condecorado com cinco estrelas durante a Segunda Guerra Mundial — apresentou a ideia que mais tarde culminaria na Matriz de Eisenhower. Num discurso de 1954, Eisenhower citou um reitor anônimo dizendo: “Tenho dois tipos de problema, o urgente e o importante. O urgente não é importante, e o importante nunca é urgente”. 

Stephen Covey, autor de Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes, usou as ideias de Eisenhower para desenvolver a popular ferramenta de gestão de tarefas conhecida como Matriz de Eisenhower. 

A Matriz de Eisenhower é também conhecida como matriz de gestão do tempo, Caixa de Eisenhower e matriz de urgência ou importância. Esta ferramenta ajuda a dividir as tarefas em quatro categorias: as tarefas a fazer primeiro, as tarefas a agendar para mais tarde, as tarefas a delegar e as tarefas a excluir.

Como distinguir entre tarefas urgentes e tarefas importantes

Urgência e importância parecem sinônimos, mas, quando analisadas em função do princípio de Eisenhower, a diferença entre ambas é crucial. Fazer essa distinção dentro da Matriz de Eisenhower pode ajudar a identificar as tarefas que requerem a sua atenção imediata e as que talvez possam ser tratadas por outros membros da equipe. 

As tarefas urgentes demandam a sua atenção imediata. Quando algo é urgente, deve ser feito de imediato, e há consequências claras se não for realizado dentro de determinado prazo. Estas são tarefas que não se pode evitar, e, por quanto mais tempo forem adiadas, mais pressão provavelmente sentirá, o que pode levar ao esgotamento psicológico.

Estes são alguns exemplos de tarefas urgentes:

• Concluir um projeto com um prazo de última hora.

• Tratar de um pedido de cliente urgente.

• Consertar um cano quebrado no apartamento.

As tarefas importantes podem não exigir atenção imediata, mas ajudam a alcançar as metas a longo prazo. O fato de serem menos urgentes, porém, não significa que elas sejam desprovidas de importância. Você precisará planejar-se cuidadosamente para elas, a fim de que possa utilizar os seus próprios recursos de forma eficiente. 

Estes são alguns exemplos de tarefas importantes:

• Planejar um projeto de longo prazo.

• Estabelecer contatos profissionais para criar uma base de clientes.

• Resolver afazeres regulares e fazer projetos de manutenção.

Quando souber distinguir entre as tarefas urgentes e importantes, você poderá começar a separar as suas tarefas em função dos quatro quadrantes da Matriz de Eisenhower. 

Os quatro quadrantes da Matriz de Eisenhower

Uma longa lista de pendências pode parecer exaustiva, mas a meta da Matriz Eisenhower é passar por estas tarefas uma a uma e separá-las por quadrante. Quando puder ver as suas tarefas nas categorias designadas, você conseguirá montar o seu cronograma e realizar o seu trabalho mais importante. 

Quadrante 1: fazer

É aqui que você colocará quaisquer tarefas que sejam concomitantemente urgentes e importantes. Quando uma tarefa na sua lista tiver de ser feita de imediato sob pena de acarretar consequências claras e afetar as suas metas a longo prazo, você deve colocá-la neste quadrante. 

Não deveria haver dúvidas sobre as tarefas que pertencem a este quadrante, porque são aquelas que estão em primeiro plano e que provavelmente estão lhe causando grande estresse. 

Quadrante 2: agendar

É aqui que você põe as tarefas que não forem urgentes mas que se mostrem importantes. Como estas tarefas afetam as suas metas a longo prazo mas não precisam ser feitas de imediato, você pode agendá-las para mais tarde. 

Trate destas tarefas logo após cuidar das tarefas no primeiro quadrante. Você pode valer-se de várias dicas de gestão do tempo para realizar as tarefas neste quadrante. Algumas estratégias úteis são o princípio de Pareto e o método Pomodoro. 

Quadrante 3: delegar

É aqui que você colocará quaisquer tarefas urgentes mas não importantes. Estas tarefas devem ser concluídas de imediato, mas não afetam as suas metas a longo prazo. 

Como você não tem um apego pessoal a estas tarefas e elas provavelmente não requerem as suas habilidades específicas, você pode delegá-las a outros membros da sua equipe. Delegar tarefas é uma das formas mais eficientes de gerir a carga de trabalho e dar à sua equipe a oportunidade de ampliar as suas habilidades.

Quadrante 4: excluir

Depois de analisar a sua lista e distribuir as tarefas entre os três primeiros quadrantes, ainda restarão algumas. Trata-se daquelas tarefas que não eram urgentes ou importantes. 

Estas distrações sem importância ou urgência estão simplesmente atrapalhando a realização das suas metas. Coloque estes itens restantes no quarto quadrante, que orienta a eliminar as tarefas. 

Quatro dicas sobre como priorizar as tarefas

A melhor maneira de compreender a diferença entre a urgência e a importância é utilizar a Matriz de Eisenhower, mas, caso ainda tenha dificuldades em estabelecer prioridades entre as suas tarefas, confira aqui algumas dicas para a definição de prioridades ao classificar as tarefas entre os quadrantes.  

1. Atribua cores às tarefas

Identificar as suas tarefas por cor é uma tática que pode ajudar a visualizar os itens de alta prioridade. Ao examinar a sua ferramenta de lista de pendências, atribua quatro cores, cada qual com base no nível de prioridade. Use o seguinte sistema:

• Verde = prioridade máxima

• Amarelo = prioridade secundária

• Azul = prioridade terciária

• Vermelho = não é uma prioridade

Depois de rotular as tarefas por cor, estas cores separarão os trabalhos formando uma Matriz de Eisenhower. As tarefas verdes são as tarefas a “fazer”, do primeiro quadrante. As amarelas são as tarefas a “agendar”, do segundo quadrante. As azuis são as tarefas a “delegar”, do terceiro quadrante. E as vermelhas são as tarefas a “eliminar”, do quarto quadrante.

2. Limite a dez tarefas por grupo

Ainda que você tenha muitos itens na sua lista de pendências, tente limitar as suas tarefas a dez por quadrante. Isto impedirá que a sua Matriz de Eisenhower fique desorganizada e difícil de conciliar. 

É possível montar várias matrizes, porém limitar a lista de tarefas aos itens atuáveis que forem realmente necessários levará a começar o processo de priorização sem perda de tempo.

3. Faça listas de pendências pessoais e profissionais

Outra forma de limitar o número de itens na sua Matriz de Eisenhower é criar matrizes separadas para as suas listas de pendências pessoais e profissionais. 

O seu trabalho e as suas tarefas pessoais requerem diferentes cronogramas, recursos e métodos, e provavelmente exigirão também diferentes processos lógicos. Para gerir eficazmente os seus objetivos pessoais e as suas metas profissionais, você terá de “dividir para conquistar”. 

4. Elimine, e depois priorize

Elimine primeiro as tarefas desnecessárias para estabelecer prioridades de maneira eficaz. Com esta estratégia, você preencherá o quarto quadrante antes de passar aos três primeiros quadrantes. 

Ao percorrer a sua lista de pendências, avalie os itens anotados que não precisam constar lá. 

De fato, 60% do nosso tempo no trabalho é gasto com a organização do trabalho, coisas como compartilhar aprovações de status ou dar seguimento às informações. Se conseguir se desfazer rapidamente desses itens, vá em frente e faça-o. Isto acelerará o processo de priorização, e, ainda, você provavelmente poderá fazer uma segunda rodada de eliminação ao fim.

Matriz de Eisenhower de exemplo

Para compreender melhor as tarefas que você pode colocar em cada quadrante da sua Matriz de Eisenhower, aqui estão alguns exemplos.

Exemplos de tarefas a incluir no primeiro quadrante:

• Redigir o artigo de blog para amanhã.

• Concluir uma proposta de projeto.

• Responder aos e-mails dos clientes.

Exemplos de tarefas que você pode incluir no segundo quadrante:

• Inscrever-se num curso de desenvolvimento profissional.

• Comparecer a um evento de networking.

• Adicionar melhorias a um projeto pessoal.

Exemplos de tarefas que você pode incluir no terceiro quadrante:

• Enviar os artigos de blog.

• Transcrever as atas de reunião.

• Processar os e-mails de não clientes.

Exemplos de tarefas que você pode incluir no quarto quadrante:

• Pormenores organizacionais do trabalho.

• Participar da reunião de atualização.

• Compartilhar as aprovações de status.

Lembre-se de que é melhor ter matrizes separadas para o trabalho e para a vida pessoal, assim você poderá lidar com as suas listas de pendências usando os métodos mais adequados para o tempo e o lugar atuais.

Monte a sua Matriz de Eisenhower com ferramentas de gestão de tarefas

Ordenar a lista de pendências é a parte mais difícil da Matriz de Eisenhower; com a automatização, você já não precisa fazer este processo manualmente.

Use um software de gestão de tarefas para determinar as suas tarefas de mais alta prioridade. Com a gestão de tarefas, você pode categorizar, identificar itens por cores e delegar tarefas à sua equipe. Deixe que a Matriz de Eisenhower aumente a sua produtividade para alcançar as metas em menos tempo.