Como a organização para o trabalho atrapalha o trabalho em si

Empresas do mundo todo estão passando por mudanças rapidamente. Da ascensão de trabalhos remotos e flexíveis à forma como as empresas se comunicam internamente, muitos dos aspectos do trabalho não são mais como eram há alguns anos. Na vanguarda de tantas mudanças está a maneira como colaboramos no espaço de trabalho e os novos softwares e ferramentas que as tornam viáveis.

No entanto, nem toda mudança ou colaboração é boa se for mal gerenciada.

A proliferação dos canais de comunicação e colaboração também gera notificações intermináveis e o isolamento de projetos. À medida que cresce o volume de trabalho, as informações ficam cada vez mais fragmentadas e as funções e responsabilidades deixam de ser claras. Na tentativa de nos tornarmos mais conectados, acabamos criando inúmeros problemas que levam a esforços desnecessários e morosos para conseguirmos acompanhar o que se passa ao nosso redor.

Em outras palavras, os profissionais do conhecimento da atualidade estão atolados com uma eterna “organização para o trabalho”.

O que é a organização para o trabalho?

Você deve estar se perguntando, o que significa exatamente “organização para o trabalho”? No índice Anatomia do trabalho da Asana, que realizou uma pesquisa com mais de 10 mil profissionais do conhecimento do mundo todo, a organização para o trabalho foi definida da seguinte maneira: todas as atividades que tomam o tempo dos trabalhos qualificados ou que trazem resultados. Essas atividades incluem: comunicar sobre o trabalho, pesquisar informações, alternar entre aplicativos, administrar prioridades variáveis e identificar o status do trabalho.

E como seria isso no dia a dia? A organização para o trabalho está em todas as atividades que realizamos ao longo do dia e que não correspondem ao trabalho qualificado (aquele para o qual fomos contratados, como análise de marketing ou codificação). São todas as coisas banais e demoradas que a maioria das pessoas supõe que fazem parte do trabalho.

De acordo com o índice Anatomia do trabalho, da Asana, 60% do tempo de trabalho de uma pessoa é gasto com a organização para o trabalho e não com o trabalho qualificado. Todas essas horas resultam em uma perda de tempo incalculável. No mundo todo, ao longo de um ano, um típico profissional do conhecimento gasta 103 horas em reuniões desnecessárias, 209 horas em trabalhos repetidos e 352 horas em conversas sobre o trabalho.

Todo esse tempo gasto com tarefas aleatórias em vez dos trabalhos qualificados para o qual você e os membros da sua equipe foram contratados cria um efeito cascata negativo que é sentido por toda a empresa.

Como a organização para o trabalho prejudica a produtividade

A organização para o trabalho não torna apenas os dias mais longos e difíceis. Por tomar o tempo dos trabalhos importantes, é responsável por inúmeros projetos atrasados, prazos perdidos e um desgaste preocupante de todos os recursos.

Além disso, representa um grande problema para as empresas e os indivíduos.

Ao analisar o panorama geral, o índice Anatomia do trabalho descobriu que a maior parte dos profissionais do conhecimento (88%) concorda que projetos urgentes e iniciativas importantes perdem o ritmo ou ficam por fazer devido ao volume de tarefas que eles têm sob sua responsabilidade.

Com tantas distrações e diferentes fontes de informação, é quase impossível ficar a par de todos os detalhes. Muitas empresas não dispõem dos processos certos para planejar, organizar e executar as tarefas e gerenciar os projetos.

Do ponto de vista individual, a organização para o trabalho afeta significativamente as cargas de trabalho diárias.

O índice Anatomia do trabalho também constatou que a organização para o trabalho contribui para cargas de trabalho desequilibradas e longas horas laborais. Os principais motivos que levam as pessoas a trabalhar até tarde são busca de aprovações, reuniões inesperadas, responder a e-mails e mensagens e falta de clareza sobre as metas e responsabilidades.

Em um estudo anterior realizado pela Asana no qual foram entrevistados 6 mil profissionais do conhecimento na Austrália, EUA e Reino Unido, 80% afirmaram estar em risco de esgotamento. O aumento de cargas de trabalho desequilibradas é o principal causador de estresse para um quarto dos funcionários, e 82% dizem se sentir menos engajados com o trabalho em situações de estresse.

Acontece que mais trabalho e colaboração não necessariamente resultam em aumento de produtividade e satisfação pessoal, mas podemos reverter isso.

Tome o controle da organização para o trabalho e retome o trabalho que importa

A organização para o trabalho é um problema universal, mas existem maneiras de combatê-lo.

Grande parte da insatisfação e estresse são decorrentes da falta de clareza e alinhamento. O índice Anatomia do trabalho constatou que apenas 43% dos entrevistados sabem exatamente quais são os objetivos da sua empresa para o ano e apenas 46% entendem claramente como o seu trabalho agrega valor à organização.

Fazer com que todos estejam alinhados com o panorama geral é fundamental para garantir que o trabalho diário ocorra sem complicações. Se as pessoas não sabem como o próprio trabalho se alinha aos objetivos principais, torna-se difícil manter a motivação e produzir um trabalho significativo.

Na Asana, usamos a pirâmide da clareza para proporcionar uma estrutura a todos os integrantes da empresa. Essa pirâmide conecta os objetivos de longo prazo aos de curto prazo, seja o roteiro de um produto ou um plano de negócios. No topo da pirâmide encontra-se a missão, que norteia todas as decisões, seguida pela estratégia, objetivos gerais da empresa, dos departamentos e dos trimestres, e por fim os projetos e tarefas individuais, que são o trabalho diário que preenche a maior parte do nosso tempo. Mas por tudo isso levar até à missão, todos sabem exatamente como estão contribuindo para os objetivos gerais da empresa.

Quando todos já estão alinhados e entendem o seu papel nas iniciativas estratégias e na missão da empresa, é necessário então reconsiderar o uso da tecnologia para que contribua em vez de atrapalhar os processos de negócio.

Nos tempos atuais, um trabalhador típico usa em média dez aplicativos diferentes todos os dias. Quanto mais aplicativos usa, mais sente que está distraído ou procrastinando. Eliminar a desorganização e integrar tudo isso num sistema único com a ajuda de uma plataforma de gestão do trabalho tornou-se crucial para inúmeras empresas bem-sucedidas e de rápida evolução.

Como a ClassPass encontrou clareza

Na ClassPass, uma empresa de rápido crescimento que ajuda a encontrar e agendar aulas de ginástica com facilidade, a equipe de marketing composta por 25 pessoas foi encarregada de realizar mais de 200 campanhas ao ano com o objetivo de aumentar o reconhecimento de marca e a base de usuários da empresa. No entanto, produzir essas campanhas na escala e no ritmo necessários não era tarefa fácil.

A equipe de marketing usava uma combinação de e-mail, bate-papo e planilhas de difícil manejo para colaborar nas campanhas, o que resultava em:

• Não haver um ponto central de referência e responsabilização quanto às datas de conclusão

• Uma necessidade constante de solicitar atualizações de status

• Isolamento de informações e documentos perdidos em conversas por e-mail

• Solicitações de trabalho repetidas que poderiam ter sido consolidadas

Com a introdução da Asana, a equipe conseguiu eliminar vários aplicativos e começou a colaborar em um único lugar. Como resultado, reduziu as reuniões da equipe em 25%, aumentou a eficiência da equipe em 20% e produziu as campanhas 30% a 40% mais rápido.

Ao se alinhar aos maiores objetivos da empresa — aumentar o reconhecimento da marca, o número de inscrições e usar a tecnologia de forma eficiente — eliminou boa parte da confusão e da organização para o trabalho que antes atormentavam a sua equipe.

Quando os funcionários se sentem conectados a uma missão maior e contam com ferramentas que lhes trazem mais poder e reduzem as perdas de tempo, torna-se possível colaborar com mais eficiência, controlar as cargas de trabalho e tomar decisões mais rápidas. Os resultados, mais uma vez, devem falar por si.

Baixe o índice Anatomia do trabalho para obter mais informações