Chega de não conseguir fazer as coisas. Domine o método GTD em 5 passos

O seu cérebro não foi feito para guardar informações. Com isso, quando a sua mente está cheia de pendências e lembretes, resta menos capacidade mental para usar no trabalho que de fato é necessário.

Esse é o princípio central do método GTD, ou Getting Things Done (“A arte de fazer acontecer”). Ao tirar as pendências da cabeça e confiá-las a uma ferramenta de lista de pendências, você dispõe de mais capacidade mental para o trabalho que importa. Veja por onde começar. 

O que é o método GTD? 

O método Getting Things Done (GTD) se baseia na crença de que, quanto mais informação você tiver em mente, menos produtivo e focado o seu cérebro estará. Em vez de depender dele, a metodologia GTD encoraja você a armazenar toda a informação do trabalho em um ponto central e externo de referência. Dessa forma, você sempre sabe o que precisa fazer a seguir, sem se preocupar se terá perdido de vista algum trabalho.

O GTD é uma estratégia popular de gestão do tempo devido à sua simplicidade de implementação e ao poder que pode ter na prática. O seu cérebro está constantemente ativo em segundo plano, mesmo que você não esteja ciente disso. Ele fica misturando e reordenando as suas próximas pendências para que nada fique por fazer. Sempre que se introduz uma nova tarefa, o seu cérebro precisa pensar em tudo o que tem na fila de espera e redefinir as prioridades do seu trabalho em relação a essa nova tarefa.

Implementando o método GTD com a gestão do trabalho

Em vez de tentar reter todas as informações de um projeto no cérebro, o método GTD utiliza um sistema de cinco passos para registrar e catalogar as suas pendências em uma fonte externa, tal como uma ferramenta de gestão do trabalho. O seu cérebro não foi feito para guardar grandes volumes de informação organizada; as ferramentas de gestão do trabalho, sim. Ao externalizar estas informações em itens realizáveis, você estará se preparando melhor para o sucesso a longo prazo.

As ferramentas utilizadas são importantes. Procure uma ferramenta que lhe permita registrar e organizar informações a nível pessoal, de projeto e de programa. O método GTD não ajuda apenas a organizar as pendências pessoais — embora seja ótimo para isso —, também pode ajudar a registrar o trabalho de referência não atuável, o trabalho que outros membros da equipe precisam concluir e as metas relacionadas ao trabalho em andamento.

Em vez de armazenar essa informação em locais diferentes, o método GTD ajuda a introduzi-la e organizá-la em uma única ferramenta, como uma plataforma de gestão do trabalho. Naturalmente, consideramos a Asana uma boa opção para isso. A Asana encarna o método GTD organizando o seu trabalho e reduzindo a tensão mental, para que você possa concluir o trabalho de alto impacto dentro do prazo.

As vantagens e desvantagens do método GTD

O método “Getting Things Done” é uma estratégia de gestão do tempo que, como outras técnicas, tem vantagens e desvantagens. A estratégia a ser escolhida depende em grande parte das habilidades que se pretende melhorar com a gestão do tempo.

Vantagens

O sistema GTD é fácil de estabelecer e flexível de usar.

• Ele reduz a carga cognitiva e a tensão mental que advém da tentativa de lembrar tudo o que está na sua lista.

• Elimina a realização de várias tarefas ao mesmo tempo para que você possa entrar no estado de fluxo mental. 

• Monta um ponto central para guardar todas as informações — mesmo aquelas não realizáveis. 

• Dá um entendimento claro do trabalho que vem pela frente, assim fica fácil redefinir as prioridades e reprogramá-las se necessário.

Desvantagens

Antes de começar a usar o método GTD, tenha em mente algumas das suas limitações. O método GTD: 

• Leva tempo para ser estabelecido. Se ainda não estiver usando um sistema de gestão de tarefas, crie um para documentar todo o seu trabalho. 

• Pode ser flexível demais. O método GTD apenas ajuda a organizar as tarefas, e não a programar o seu trabalho semanal ou diário. Algumas pessoas têm dificuldades com esse grau de flexibilidade não esquematizada. Se for o seu caso, associe o método GTD a outro sistema de gestão do tempo, como os blocos temporais ou o Timebox. 

Como começar: experimente estes 5 passos no fluxo de trabalho de GTD

Os cinco passos do método “Getting Things Done” preparam o caminho para obter êxito. Eles ajudam a catalogar e organizar o seu próximo trabalho em uma ferramenta externa como a Asana, para que você não mais tenha que monitorar mentalmente as próximas pendências. Com o trabalho organizado segundo o método GTD, você pode começar a cumprir as tarefas.

1. Registre

Antes de poder organizar o trabalho, você precisa registrá-lo em um lugar fora da sua mente, que David Allen chama de Caixa de entrada — independentemente da ferramenta que estiver em uso. Isto porque qualquer tarefa, informação, lembrete, ou “coisa” (como Allen prefere), vai diretamente para a sua Caixa de entrada. Pense nisso menos como uma caixa de entrada de e-mail e mais como uma lista de tarefas de dados a serem processados mais tarde.

Local de registro de informações

Se estiver tentando melhorar a produtividade pessoal, pense em usar uma lista de pendências para acompanhar o seu trabalho, ou, então, se trabalhar com uma equipe, experimente uma plataforma de gestão de trabalho não apenas para registro e acompanhamento do trabalho, mas também para organizar e gerir o trabalho da sua equipe.

Enfoque o registro em vez da organização

Não se preocupe se o trabalho que você registrar não estiver organizado ou bem documentado. O primeiro passo é simplesmente tirar as coisas da cabeça e passá-las para uma fonte externa. O registro é o primeiro passo para organizar as suas pendências num sistema de melhor produtividade.

Use um sistema que facilite o registro de informações. Um princípio essencial do método GTD é registrar a informação assim que o seu cérebro a identificar. Isso alivia imediatamente a carga — e ajuda a garantir que nada passe despercebido. Quando aplicável, acrescente contexto adicional, como documentos, colaboradores, datas de conclusão ou detalhes essenciais.

Use um sistema virtual

A melhor maneira de registrar todas essas coisas é usar um sistema virtual, em vez de um analógico. Listas de pendências escritas à mão podem dar aquela satisfação de riscar os itens concluídos da lista, mas também são a pior forma de monitorar as suas pendências. Na verdade, uma lista de pendências por escrito é por vezes desorganizada, propensa a erros, fácil de perder e ineficaz.

Para tanto, naturalmente, recomendamos a Asana, um sistema de gestão do trabalho que organiza as atividades de modo que a sua equipe saiba o que e como fazer, e qual é a importância dessas tarefas.

2. Esclareça…

Depois de registrar tudo, é hora de esclarecer. Durante esta etapa, a informação que você registrou se transforma em tarefas realizáveis, notas detalhadas ou contexto robusto. As fases de esclarecimento e organização estão interligadas — afinal, à medida que esclarece, você também organiza o trabalho no projeto apropriado.

Para esclarecer, cada item na sua Caixa de entrada deve ter informações suficientes, incluindo:

• Um título que proponha a ação (recomendamos começar com um verbo).

• Qualquer contexto, documentos ou arquivos, ou os colaboradores que precisem ser informados sobre o trabalho.

• As iniciativas associadas ao projeto, a lista de pendências ou as metas às quais o item esteja vinculado.

• Qualquer contexto associado, como o estágio atual do trabalho, o orçamento associado, a estimativa de horas de trabalho ou a prioridade.

• O estado da atividade — bloqueada ou disponível —, ou mesmo as informações adicionais necessárias para se avançar.

Por ora, não se preocupe em migrar estas pendências; você as transferirá da sua Caixa de entrada para o projeto apropriado durante o passo de organização.

A prioridade é importante

Na etapa de esclarecimento, atribua uma prioridade a cada item. Inevitavelmente, imprevistos acontecem, prazos mudam e prioridades se alteram. Com um entendimento claro da prioridade de cada tarefa, você pode reorganizar as datas de conclusão, se necessário, para que esteja sempre realizando o trabalho de maior impacto, e ciente do que dá para adiar ou delegar quando for necessário.

Tarefas rápidas

Às vezes, é mais fácil concluir o trabalho com rapidez do que fazer a triagem e procurar esclarecê-lo:

• Se um item leva menos de dois minutos de trabalho, conclua-o de imediato. Essa ação não apenas o tira da sua mente, mas também da sua lista de pendências.

• Se algo não recair sob a sua responsabilidade, delegue o trabalho à pessoa certa para realizá-lo.

Desmembre itens em várias tarefas se necessário

Talvez você tenha anotado itens que representem mais do que uma tarefa. Por exemplo, imagine que se inspirou para criar um e-book e adicionou um lembrete rápido para isso à sua Caixa de entrada. A criação de um e-book tem muitos passos e envolve diversos participantes. Assim, durante a etapa de esclarecimento, desmembre essa iniciativa em várias tarefas separadas. Crie uma tarefa para “Esboço do e-book”, outra para “Definição de revisão”, outra para “Rascunho do e-book”, etc.

Como alternativa, se o item registrado corresponder a todo um projeto ou programa, use uma ferramenta de gestão de projetos para registrar todas as partes dessa iniciativa. Por exemplo, se estiver trabalhando no lançamento de um produto, use uma ferramenta de gestão de projeto para monitorar as diferentes partes envolvidas no lançamento — o lado da engenharia e do desenvolvimento do produto, a estratégia de comercialização, o comunicado à imprensa, e assim por diante.

3. …e organize

Você deve esclarecer o trabalho ao mesmo tempo que o organiza. Durante a fase de organização, transfira os itens para os projetos apropriados na ferramenta de gestão de trabalho. Pense nos projetos como pastas virtuais para armazenar informações importantes e inter-relacionadas. Organizando e transferindo as pendências para os projetos relevantes, você transforma o que antes eram notas em trabalho realizável.

Como estabelecer uma estrutura organizacional

Cada vez que chegar um item à sua Caixa de entrada, depois de ter esclarecido e acrescentado contexto adicional, tire-o de lá e encaminhe-o ao projeto apropriado. Se ainda não o fez, configure projetos para abrigar as suas várias iniciativas. Recomendamos:

• Um projeto para todo o seu trabalho realizável, ordenado por prioridade. 

• Um projeto para notas e materiais de referência.

• Um projeto ou ferramenta para monitorar as metas pessoais e da equipe.

• Um projeto para iniciativas para as quais você não tem tempo atualmente, mas deseja rever no futuro.

• Um projeto ou seção para o trabalho bloqueado.

• Um projeto de equipe para informações compartilhadas e pautas de reunião.

A organização é uma parte crucial do método GTD, mas cabe a você definir o sistema organizacional exato a ser estabelecido. Na Asana, tudo o que lhe é atribuído vai automaticamente para Minhas tarefas, uma visualização de todo o trabalho que você precisa concluir. Você pode criar seções adicionais em Minhas Tarefas para organizar o trabalho de alta prioridade previsto para o dia em questão, para a semana atual e para o trabalho de longo prazo.

Limpando a Caixa de entrada

Todos nós já marcamos pendências como item “não lido” na nossa caixa de entrada para voltarmos a elas mais tarde. No entanto, estas coisas ocupam um espaço mental e não são realmente produtivas. Em vez disso, transforme cada pendência em uma tarefa realizável — e a coloque imediatamente no projeto apropriado.

Ao fim das fases de esclarecimento e organização, a sua Caixa de entrada deverá estar vazia. Tudo deve ter sido transferido para o projeto ou documento de trabalho apropriado, para que, da próxima vez que você verificar a Caixa de entrada, comece de imediato a triagem de novas tarefas.

4. Reflita

O método GTD não é algo que se pode implementar e deixar de lado. Você precisa rever frequentemente as suas tarefas e redefinir as prioridades sempre que necessário. Por isso, é fundamental entender a prioridade de cada tarefa. Se novas tarefas forem mais prioritárias do que trabalhos mais antigos, o entendimento da prioridade relativa de cada tarefa ajudará a reprogramar o trabalho e facilmente alternar entre as prioridades.

O momento certo de refletir

A fase de reflexão pode ser traiçoeira: verificar constantemente a Caixa de entrada pode ser desastroso, já que isso reduz o tempo de concentração potencial.

Recomendamos a reflexão duas vezes por dia: no início e no fim de cada dia. Torne a reflexão uma parte do seu ritual matinal, depois faça novamente a triagem no final do dia para começar o dia seguinte de forma mais organizada. Desta forma, você começa cada dia com a cabeça limpa, sem a urgência de precisar verificar a sua lista de pendências e reorganizar o calendário diário. Lembre-se: o método GTD foi concebido para aliviar a carga mental, por isso certifique-se de não passar à reflexão com muita frequência, porque isso é contraproducente para o propósito inicial.

Em seguida, faça uma revisão semanal mais detalhada do trabalho concluído nos últimos dias e das tarefas para a próxima semana. Assegure-se de que nada tenha passado despercebido e esclareça as prioridades se necessário, para ter tudo pronto para a próxima semana.

5. Execute

No método GTD, a etapa de execução é onde se realiza a maior parte do trabalho. Você já limpou a sua mente e organizou tudo o que precisa fazer, agora o que resta é fazer o trabalho.

O que fazer e quando

Não há regras ou orientações rígidas sobre o que fazer e quando. Se preferir este tipo de estrutura, combine o método GTD com outras técnicas de gestão do tempo, a exemplo do método Pomodoro.

Quatro considerações para a etapa de execução

Se não souber por onde começar, leia as quatro considerações de execução antes de iniciar o trabalho. Em seguida, selecione a tarefa mais apropriada para a situação atual.

1. Prioridade: quais tarefas têm a mais alta prioridade? O que você absolutamente precisa terminar hoje?

2. Contexto: assim como o nosso cérebro não é capaz de realizar múltiplas tarefas ao mesmo tempo de maneira eficiente, também é melhor reunir tarefas similares entre si para realizá-las todas no mesmo momento. Esta é a metodologia por trás do bloco temporal. Resolver todas as suas mensagens de e-mail de uma só vez — em vez de alternar entre tarefas, e-mail e novamente tarefas — é mais rápido, porque o seu cérebro já está trabalhando nesse contexto. Se estiver pensando no que fazer a seguir, tente alocar todo o trabalho que se assemelhar entre si num mesmo bloco temporal.

3. Tempo disponível: quanto tempo você tem disponível no momento? Idealmente, selecione as tarefas que você pode terminar no tempo que tem à disposição, assim você não precisa parar no meio do caminho.

4. Energia disponível: como você está se sentindo? É importante considerar não só a sua capacidade teórica, mas também a sua capacidade real. Talvez não se sinta realmente à altura de escrever aquele texto de blog que precisa apresentar. Você até poderia se forçar a fazê-lo, mas levaria o dobro do tempo, como de costume. Em vez disso, veja se consegue fazer outra coisa — talvez algo com uma prioridade ligeiramente menor — para, assim, entrar no ritmo e ganhar energia.

A arte de fazer acontecer

O método Getting Things Done é flexível e fácil de implementar. Ele reduz a tensão mental e ajuda a realizar o seu trabalho de mais alto impacto. Embora exija um esforço inicial, esse método se tornará natural com o tempo e a prática.

Para começar a usar o método GTD, experimente a Asana. Baixe também o aplicativo móvel da Asana para registrar tudo o que for preciso onde você estiver.