Decisões embasadas em dados, um guia passo a passo

Quando se está diante de uma decisão importante no trabalho, pode ser difícil escolher a direção a seguir. Seguindo a nossa própria intuição, talvez tenhamos mais confiança na escolha, mas será que os demais integrantes da equipe pensarão da mesma forma? Por outro lado, ao usar fatos para tomar decisões, podemos ficar mais tranquilos em saber que a escolha foi feita a partir dos dados disponíveis e com o intuito de maximizar o impacto do negócio.

Seja para superar a concorrência ou para ampliar os lucros, a tomada de decisões embasadas em dados é uma parte essencial da estratégia de negócios no mundo moderno. A seguir, vamos nos aprofundar neste processo e oferecer dicas para tomar boas decisões no trabalho.

O que é a tomada de decisões embasadas em dados?

É o processo de coletar dados de acordo com os indicadores-chave de desempenho (KPIs) da sua empresa, e de transformar tais dados em percepções que podem ser colocadas em prática. 

Você pode usar ferramentas de relatórios de inteligência empresarial neste processo, pois tornam a coleta de big data rápida e proveitosa. Tais ferramentas simplificam a visualização de dados e permitem que pessoas sem conhecimentos técnicos avançados possam analisá-los.  

O que significa “embasamento em dados”?

Resumidamente, o conceito de embasamento em dados refere-se ao uso de fatos (ou seja, dados) para identificar padrões, deduções e percepções que fundamentem o processo de tomada de decisões.

Em essência, o embasamento em dados significa a tentativa de tomar decisões sem permitir a interferência de vieses ou emoções. Com isso, você se assegura de que as metas e o roteiro da empresa estejam fundamentados em fatos e padrões, não em preferências individuais. 

Por que é importante tomar decisões embasadas em dados?

A tomada de decisões embasadas em dados é importante porque nos ajuda a fazer escolhas considerando fatos e com imparcialidade. Se você exerce liderança no trabalho, tomar decisões objetivas é a melhor forma de manter a justeza e o equilíbrio. 

As decisões mais bem fundamentadas apoiam-se em dados que mensuram metas empresariais e se atualizam em tempo real. Você pode reunir os dados necessários para identificar padrões e fazer previsões com softwares que geram relatórios.

A seguir, apresentamos algumas decisões que podem ser amparadas por dados:

• Como impulsionar os lucros e as vendas

• Como definir boas práticas de gestão

• Como otimizar operações

• Como melhorar o desempenho da equipe.

Nem todas as escolhas poderão ser fundamentadas em dados, mas a maioria das decisões importantes pode, sim. 

Cinco passos para tomar decisões embasadas em dados

É necessário ter prática para tomar decisões embasadas em dados. Se você deseja aprimorar as suas habilidades de liderança, terá de saber como transformar dados brutos em ações práticas que beneficiem as iniciativas da sua empresa. Os passos abaixo podem ajudar a fazer escolhas melhores durante a análise de dados.

1. Entenda qual é a sua visão

Antes de tomar decisões bem fundamentadas, você precisa saber qual é a visão de futuro da sua empresa. Isso ajuda a combinar dados e estratégia para amparar as suas escolhas. Gráficos e números não significam muita coisa sem um contexto que lhe dê perspectiva. 

Dica: use os objetivos e principais resultados (OKRs) anuais da empresa ou os indicadores-chave de desempenho trimestrais da equipe para fundamentar com dados as suas decisões.

2. Encontre fontes de dados

Após identificar a meta almejada, é hora de iniciar a coleta de dados. 

As ferramentas e fontes de dados usadas dependerão do tipo dos dados que você deseja coletar. Se o objetivo é analisar conjuntos de dados relativos aos processos internos da empresa, use uma ferramenta de geração de relatórios globais. As ferramentas de relatórios servem como ponto de referência central para monitorar o progresso do trabalho em toda a sua organização. Certas ferramentas, como o Power BI da Microsoft, permitem coletar dados de diversas fontes externas. Se você deseja analisar tendências de marketing ou métricas de concorrentes, tais ferramentas podem ser úteis.

Algumas das métricas gerais de sucesso que você pode mensurar são:

• Margem bruta de lucro: a margem bruta de lucro é medida pela subtração entre os custos dos bens vendidos e o valor líquido de vendas da empresa.

• Retorno sobre o investimento: é a razão entre a receita e o investimento. O retorno sobre o investimento (ROI, na sigla inglesa) é geralmente usado para decidir se uma iniciativa deve receber ou não investimento de tempo e recursos. Quando usada como métrica de negócio, ela frequentemente monitora o desempenho de um investimento. 

• Produtividade: esta é a medida da eficiência da empresa na produção de bens ou serviços. É possível calculá-la dividindo o total da produção pelo total dos custos. 

• Número total de clientes: é uma métrica eficaz e simples de acompanhar. Quanto mais clientes pagos, maiores serão as receitas do negócio.

• Receita recorrente: geralmente usada pelas empresas que usam o modelo de negócios de software como um serviço (SaaS), ela representa o montante de receita gerada por todos os assinantes ativos durante um período de tempo, geralmente um mês ou um ano.

É possível mensurar diversos outros conjuntos de dados, dependendo do seu cargo e da visão da empresa. Com o aprendizado de máquina, nunca foi tão fácil agregar dados em tempo real.

Dica: tente procurar causalidades entre as métricas. Se a receita estiver insatisfatória, analise a produtividade e veja se existe uma correlação. Aprofunde-se nas métricas até descobrir o “porquê” do problema que você busca resolver. 

3. Organize os dados

Para tomar decisões de negócios eficazes, é essencial organizar os dados de forma a aprimorar a sua visualização. Se você não conseguir examinar os dados relevantes num só lugar e compreender suas interconexões, será mais difícil assegurar que as decisões estejam bem fundamentadas.

Dica: uma forma de organizar os dados é utilizar um painel executivo. Esta interface personalizável geralmente conta com um recurso de geração de relatórios globais. O painel exibirá os dados mais cruciais para alcançar as suas metas, sejam elas estratégicas, táticas, analíticas ou operacionais.

4. Analise os dados

Depois de organizar os dados, você poderá iniciar uma análise embasada. É neste momento que as percepções práticas serão extraídas dos dados para ajudar no processo de tomada de decisões. 

Dependendo das suas metas, talvez você prefira analisar os dados no painel executivo em conjunto com pesquisas de usuários, tais como estudos de caso, questionários ou depoimentos, para que as conclusões levem em conta a experiência do cliente. 

A sua equipe deseja aprimorar as ferramentas de SEO para aumentar a competitividade em relação a outras alternativas no mercado? Então considere estes conjuntos de dados: 

• Dados do desempenho dos concorrentes

• Dados desempenho de atuais do software de SEO

• Dados atuais da satisfação dos clientes

• Pesquisas de usuários sobre diversas ferramentas de SEO e marketing.

Parte dessas informações pode ser obtida da sua própria organização, mas talvez seja necessário recorrer a fontes externas para buscar outros dados. Ao analisar esses conjuntos de informações como um todo, você chegará a conclusões diferentes daquelas que conseguiria caso examinasse cada conjunto separadamente.

Dica: compartilhe as ferramentas de análise com a sua equipe ou mesmo organização. Assim como qualquer outro trabalho colaborativo, a análise de dados torna-se mais eficaz ao considerar perspectivas diferentes. Talvez você observe um padrão nos dados, enquanto um colega de equipe nota algo completamente diferente. 

5. Tire conclusões

Durante a análise de dados, você provavelmente chegará a diversas conclusões sobre o que observou. Entretanto, a conclusão merece ter uma etapa dedicada e específica porque é importante identificar o que se observa nos dados ao compartilhar tais deduções com os demais. 

Ao tirar conclusões, estas são as principais perguntas a responder:

• O que eu já sabia a respeito dos dados que estou analisando?

• Quais foram as novas informações que descobri com estes dados?

• De que forma posso usar as informações que obtive para atingir as metas da empresa? 

Quando essas perguntas tiverem sido respondidas, você terá concluído a análise dos dados e poderá tomar decisões embasadas em dados para o seu negócio.

Dica: uma consequência natural da análise dos dados é escrever metas SMART (específicas, mensuráveis, alcançáveis, realistas e com prazos determinados). Depois de identificar os fatos, você poderá definir metas alcançáveis com base no que descobriu. 

Exemplos de decisões embasadas em dados

Embora a análise da dados seja conduzida internamente, os efeitos que ela produz nos consumidores são bastante visíveis. Estes são alguns exemplos de decisões embasadas em dados que podem ser tomadas em diferentes setores: 

Comércio eletrônico 

Você já parou para pensar por que recebe certas recomendações quando está fazendo compras on-line? É provável que as sugestões tenham surgido após você comprar algo semelhante recentemente ou clicar num determinado produto. 

Lojas on-line como a Amazon monitoram as jornadas dos clientes e usam métricas, como taxa de cliques e taxa de rejeição, para identificar quais itens mais interessam ao usuário. Com esses dados, os vendedores conseguem mostrar produtos dos quais você pode gostar, sem que seja necessário procurá-los. 

Finanças

As instituições financeiras usam dados de inúmeras formas, desde avaliação de riscos até segmentação de clientes. O risco é um fato especialmente relevante ao setor financeiro, portanto é importante que as empresas possam mensurá-lo antes de tomar decisões de maior impacto. Dados históricos são a melhor forma de identificar riscos em potencial, ameaças e suas probabilidades de ocorrência. 

As instituições financeiras também usam dados de clientes para determinar o mercado-alvo. Ao agrupar clientes por situação socioeconômica, hábitos de consumo e outros critérios, as empresas financeiras podem deduzir que tipo de clientes proporciona o maior valor a longo prazo, e direcionar os seus esforços a ele. 

Transportes

A ciência de dados também é crucial para determinar a segurança em transportes. A iniciativa de dados de segurança do Departamento de Transporte dos Estados Unidos ressalta a relevância dos dados para garantir uma mobilidade mais segura. 

O relatório reúne dados de todos os tipos de colisões de automóveis e avalia fatores como clima e condições das estradas para identificar a origem dos problemas. Com fatos concretos, o departamento pode trabalhar na implementação de mais medidas de segurança. 

Benefícios das decisões embasadas em dados

A tomada de decisões fundamentada em análises não é apenas uma habilidade útil. É também um processo essencial para quem deseja liderar dando o exemplo e promover uma cultura amparada por dados. 

Ao usar dados para fazer escolhas, você se assegura de que a sua empresa permaneça justa, orientada a metas e comprometida com o aperfeiçoamento.

Decida com confiança

Para durar mais do que os concorrentes, as empresas precisam ter confiança na sua própria capacidade de alcançar o sucesso. A hesitação dos tomadores de decisões numa empresa pode ocasionar erros, alta rotatividade na equipe e uma gestão de riscos ineficaz. 

O uso dos dados para fazer as escolhas mais importantes aos negócios traz a confiança em tais decisões, proporcionando avanços a você e à sua equipe. Equipes mais confiantes costumam ter motivação e desempenho melhores.

Evite parcialidades

A fundamentação em dados ajuda a evitar preferências pessoais na liderança da empresa. Ainda que você não tenha consciência dos seus próprios vieses, ter favoritismos ou valores internos peculiares pode afetar a sua forma de decidir. 

Decisões embasadas em fatos e números tendem a ser mais objetivas e justas. Além disso, elas são um bom ponto de apoio caso seja necessário explicar o motivo das escolhas a membros da equipe e partes interessadas.

Identifique perguntas sem respostas

Muitas perguntas acabam ficando sem respostas quando não contemplamos os dados. Já outras só vêm à tona quando nos dispomos a analisar os dados. Tais informações podem ajudar a sua equipe na medida em que proporcionam maior visibilidade sobre áreas que dificilmente seriam notadas sem o uso de estatísticas, gráficos e tabelas. 

Ao revelar novas perguntas, você terá mais confiança em saber que as decisões foram tomadas levando em consideração o máximo possível de informações relevantes.

Defina metas mensuráveis

Utilizar dados é uma das formas mais simples de definir metas mensuráveis para a sua equipe, e alcançá-las. Ao examinar os dados internos do seu desempenho anterior, você pode determinar pontos de aprimoramento e detalhar mais os seus objetivos. A sua equipe pode usar dados para identificar, por exemplo, as seguintes metas:

• Aumentar em 20% o número de clientes em relação ao ano anterior.

• Reduzir em US$ 20.000 a despesa orçamentária a cada trimestre.

• Reduzir em US$ 500 a despesa do orçamento do projeto.

• Aumentar o número de contratados para 10 a cada trimestre.

• Reduzir em US$ 500 o custo por contratação.

Pode ser difícil para a sua empresa identificar, sem empregar dados, de que forma o dinheiro está sendo gasto e em quais áreas gostariam de reduzir as despesas. Estabelecer metas mensuráveis leva a decisões bem fundamentadas porque, ao defini-las, você pode determinar como diminuir o orçamento geral ou como aumentar o número de clientes.

Aprimore os processos da empresa

Existem meios de aperfeiçoar os processos da empresa sem utilizar dados. Entretanto, ao investigar tendências no desempenho de um membro da equipe usando números ou analisando padrões de despesa na empresa com gráficos, o aperfeiçoamento do processo não estará limitado apenas a observações mais superficiais. 

Aqui estão alguns dos processos que podem ser aprimorados com dados:

• Gestão de riscos embasada em dados financeiros

• Estimativa de custos amparada em dados de precificação do mercado

• Integração de membros à equipe com base em dados de desempenho de novos contratados

• Atendimento ao cliente fundamentado em dados de feedback dos clientes.

Modificar processos da empresa pode ser desafiador quando não se sabe quais serão os resultados disso. Diante de fatos concretos, porém, você poderá ter mais confiança nas suas decisões.

Dicas para passar a utilizar mais os dados

Organizações que se pautam pela análise de dados conseguem interpretar os números e gráficos e lhes conferir um significado prático. A forma mais simples de promover uma cultura fundamentada em dados é começar a usá-los com mais frequência. Talvez isso seja mais fácil no papel do que na prática, e por isso, vamos apresentar algumas dicas para ajudar. 

Encontre o significado

O mais importante ao analisar dados, números e gráficos é procurar o significado que há por trás deles. Sem um “porquê”, os dados não serão tão úteis, e a tomada de decisão será bem mais difícil. Se você quiser fazer escolhas mais embasadas, tente encontrar o significado contido nos dados. Isso será essencial para tomar as decisões certas.  

Consulte os dados

Antes de tomar uma decisão corporativa, pergunte-se: os dados estão alinhados à sua escolha? É possível encontrar dados a respeito de qualquer coisa e aplicá-los a qualquer decisão importante. Então, por que não os consultar antes de fazer uma escolha difícil? Os dados são úteis por serem intrinsecamente imparciais, portanto, não deixe de examinar os fatos antes de proferir as suas decisões. 

Aprenda a visualizar dados

Fica mais fácil encontrar o significado por trás dos dados quando você consegue visualizá-los de forma clara. Ainda que a visualização dos dados seja o aspecto mais difícil de aprender durante a formação de uma cultura embasada em dados, esta é a melhor forma de identificar quaisquer padrões recorrentes e discrepâncias. 

Familiarize-se com diferentes ferramentas e técnicas de visualização de dados. Procure ter criatividade na hora de experimentar formas alternativas de apresentar os dados. Se você já souber visualizá-los, a sua habilidade de interpretar os significados subjacentes aumentará significativamente. 

Facilite decisões embasadas em dados usando um software de relatórios

Você precisará ter acesso aos dados certos antes de tomar decisões impactantes que afetam a sua equipe. Softwares com geração de relatórios globais reúnem os dados da sua empresa e o apresentam num painel executivo para você visualizá-los de forma organizada e com gráficos.