Szablon listy kontrolnej dla nowego pracownika

Gratulacje! Twój nowy pracownik zaakceptował warunki i oficjalnie zakończył proces rekrutacji. Niebawem powitasz nowego członka zespołu! Następnym krokiem będzie przygotowanie listy zadań, które musisz wykonać, aby pracownik mógł od razu przystąpić do pracy. W tym celu najlepiej skorzystać z szablonu listy kontrolnej dla nowego pracownika.

Czym jest szablon listy kontrolnej dla nowo zatrudnianego pracownika?

Szablon listy kontrolnej dla nowo zatrudnianego pracownika to szablon do wielokrotnego użytku, który pomaga menedżerom śledzić wszystkie zadania, które muszą wykonać, aby pomyślnie wdrożyć nowego pracownika. To gwarantuje, że każdy nowy pracownik będzie przygotowany na osiągnięcie sukcesu już przed pierwszym dniem pracy. 

Jaka jest różnica między szablonem listy kontrolnej dla nowo zatrudnianego pracownika a szablonem wdrażania nowych pracowników?

Na pierwszy rzut oka szablon listy kontrolnej dla nowo zatrudnionego pracownika i szablon wdrażania nowych pracowników wyglądają tak samo. Ale w rzeczywistości istnieją między nimi pewne subtelne różnice. Szablon listy kontrolnej dla nowo zatrudnianego pracownika koncentruje się na wszystkich pracach przygotowawczych, które menedżer musi wykonać przed rozpoczęciem pracy przez nowego pracownika. Obejmuje to przygotowywanie nowego sprzętu, organizowanie spotkań i koordynowanie spotkań z działem HR. 

Szablony wdrażania nowych pracowników są wykorzystywane do przeprowadzenia nowych pracowników przez proces wdrożenia. Dobry szablon wdrażania nowych pracowników powinien zawierać np.: podręcznik pracownika, informacje o pierwszym dniu pracyoraz informacje o tym, czego pracownicy powinni się spodziewać w ciągu pierwszych 30-60-90 dni. 

Dlaczego warto korzystać z szablonu listy kontrolnej dla nowo zatrudnianego pracownika?

Wdrażanie nowych pracowników obejmuje wiele zmiennych elementów, a śledzenie wszystkich zadań, które musisz wykonać przed rozpoczęciem pracy przez nowego pracownika, może przytłaczać. Szablon listy kontrolnej dla nowego pracownika pomaga usprawnić proces wdrażania zarówno osób pracujących w biurze, jak i zdalnie, umożliwiając natychmiastowe zapoznanie się z nadchodzącymi zadaniami do wykonania w ramach wdrożenia. Co więcej, skuteczne wdrożenie rzeczywiście ma wpływ na zwiększenie poziomu satysfakcji i retencji pracowników. Skorzystanie z takiego szablonu może zatem w dłuższej perspektywie zapewnić Ci kolejny sukces.

Co zawiera szablon listy kontrolnej dla nowego pracownika?

Dobry szablon listy kontrolnej dla nowego pracownika powinien zawierać kompleksową listę zadań do wykonania przed jego wdrożeniem – wszystkie zadania, które musisz wykonać od momentu przyjęcia oferty przez nowego pracownika do jego pierwszego dnia w pracy. Typowe zadania do wykonania przed wdrożeniem obejmują:

• Zadania przygotowawcze, takie jak przypisywanie zleceń przygotowania sprzętu do działów IT i zasobów ludzkich, wysyłanie e-maili powitalnych i upewnienie się, że zakończone zostały czynności związane z weryfikacją danych pracownika;

• Wysyłanie (i przyjmowanie) dokumentacji związanej z nowym pracownikiem, takiej jak formularze I-9, formularze podatkowe oraz potwierdzenia zapoznania się z politykami firmowymi;

• Wysyłanie e-maili zawierających informacje o tym, czego nowy pracownik może się spodziewać pierwszego dnia pracy, w tym o zaplanowanych spotkaniach, skróconym harmonogramie i tym, co powinien wiedzieć o swoim miejscu pracy (jeśli pracuje w biurze);

• Wysyłanie informacji dotyczących tego, czego nowy pracownik może się spodziewać w pierwszym tygodniu i miesiącu pracy, w tym kamieni milowych, które powinien osiągnąć, oraz dat, w których przeprowadzona zostanie ocena pracy;

• Udzielanie nowemu pracownikowi wszelkich informacji na temat oficjalnego programu wdrożeniowego obowiązującego w firmie, w tym oficjalnego szkolenia wdrożeniowego;

• Wysyłanie wszelkich dodatkowych przydatnych informacji dotyczących m.in. panującej kultury organizacyjnej oraz oczekiwań związanych ze stanowiskiem pracy.

Jak korzystać z szablonu listy kontrolnej dla nowego pracownika

Najprostszym sposobem na utworzenie listy kontrolnej dla nowego pracownika jest skorzystanie z darmowego szablonu Asany. W Asanie możesz do szablonów dodawać współpracowników międzyfunkcyjnych, takich jak członkowie działów HR i IT, aby upewnić się, że każde zadanie zostanie ukończone, zanim nowy pracownik rozpocznie pracę. 

Możesz również dostosowywać swoje szablony do potrzeb określonych stanowisk pracy lub utworzyć kilka różnych typów szablonów dla nowo zatrudnianych pracowników w różnych działach. W dłuższej perspektywie pomoże Ci to zaoszczędzić czas, ponieważ nie będzie trzeba przygotowywać nowej listy zadań do wykonania za każdym razem, gdy do zespołu będziesz wdrażać nową osobę. 

Zintegrowane funkcje

• Widok listy. Jest to widok w stylu siatki pozwalający uzyskać szybki wgląd we wszystkie informacje o projekcie. Podobnie jak lista rzeczy do zrobienia lub arkusz kalkulacyjny, widok listy wyświetla wszystkie zadania jednocześnie, dzięki czemu możesz nie tylko zobaczyć ich tytuły i daty wykonania, ale także wyświetlić odpowiednie pola niestandardowe, takie jak priorytet, status i inne. Zapewnij bezproblemową współpracę, dając zespołowi wgląd w to, kto zajmuje się jakim zadaniem i do kiedy ma je wykonać.

• Automatyzacja. Automatyzuj czynności ręczne, aby ograniczyć czas spędzony na bezproduktywnych zajęciach i umożliwić członkom zespołu skoncentrowanie się na pracy, do której zostali zatrudnieni. Reguły w Asanie działają w oparciu o wyzwalacze i akcje, co można wytłumaczyć jako „kiedy zdarzy się X, zrób Y”. Korzystaj z nich, aby automatycznie przypisywać zadania, ustawiać daty wykonania, dodawać pola niestandardowe, wysyłać powiadomienia do interesariuszy i więcej. Reguły umożliwiają członkom zespołu skoncentrowanie się na strategicznych działaniach wymagających konkretnych umiejętności.

• Zależności. Korzystając z zależności, oznaczaj zadania jako oczekujące na wykonanie innych. Nadawaj zadaniom odpowiednie priorytety, aby Twoja część pracy nie blokowała pracy kogoś innego. Zespoły korzystające z przepływów pracy opartych na współpracy mogą w łatwy sposób zobaczyć, które zadania oczekują na wykonanie innych i dowiedzieć się, kiedy mogą rozpocząć swoją część pracy. Po ukończeniu pierwszego zadania osoba odpowiedzialna zostanie poinformowana o możliwości rozpoczęcia pracy nad jej zadaniem zależnym. Asana powiadomi Cię także, jeśli zmieni się termin wykonania zadania, od którego zależy Twoja praca, aby umożliwić Ci zmianę daty wykonania zadania zależnego. 

• Daty rozpoczęcia. Czasami oprócz daty wykonania zadania, chcesz również znać datę rozpoczęcia pracy nad nim. Godziny i daty rozpoczęcia dają członkom zespołu jasne wyobrażenie o tym, ile czasu powinno zająć wykonanie każdego zadania. Używając dat rozpoczęcia możesz skuteczniej zarządzać pracą, aby skoordynować działania zespołu i zapobiec wymykaniu się zależności spod kontroli. 

Polecane aplikacje

• Google Workplace. Dodawaj pliki bezpośrednio do zadań w Asanie za pomocą selektora plików Google Workplace zintegrowanego z okienkiem zadania w Asanie. Łatwo załącz dowolny plik z „Mojego dysku” za pomocą kilku kliknięć.

• Microsoft Teams. Dzięki integracji Microsoft Teams + Asana możesz wyszukiwać i udostępniać potrzebne informacje bez konieczności opuszczania aplikacji Teams. Z łatwością łącz swoje konwersacje w Teams z działaniami w Asanie – bez konieczności opuszczania aplikacji Teams. Możesz także tworzyć, przypisywać i wyświetlać zadania podczas spotkań w Teams bez konieczności przełączania się do przeglądarki.

• Slack. Przekształcaj pomysły, prośby i zlecenia oraz czynności do wykonania omawiane w aplikacji Slack w możliwe do wykonania zadania oraz komentarze w Asanie. Przekształcaj krótkie pytania oraz działania w zadania z osobami odpowiedzialnymi i datami wykonania. Z łatwością zapisuj działania, aby mieć pewność, że zlecenia i zadania do wykonania nie zgubią się w aplikacji Slack. 

• Zoom. Asana i Zoom łączą siły, aby pomóc zespołom poprawić produktywność i efektywność spotkań. Integracja Zoom + Asana ułatwia przygotowywanie się do spotkań, prowadzenie konwersacji, które można przekształcić w wykonalne działania oraz dostęp do informacji po zakończeniu rozmowy. Spotkania mają początek w Asanie, gdzie udostępnione agendy zawierają potrzebny kontekst. Podczas spotkania członkowie zespołu mogą łatwo tworzyć zadania bezpośrednio w Zoom, aby nie przeoczyć żadnych szczegółów i czynności do wykonania. Po zakończeniu spotkania, integracja Zoom + Asana automatycznie pobierze nagranie i transkrypcję ze spotkania w Zoom, dodając je do Asany i umożliwiając wszystkim współpracownikom oraz interesariuszom ich późniejsze przesłuchanie.

Często zadawane pytania