Plantilla de lista de verificación de empleados nuevos

¡Felicitaciones! El candidato aceptó la oferta laboral y está oficialmente iniciando el proceso de contratación. ¡Se sumará un nuevo miembro al equipo! Ahora, el siguiente paso es preparar todas las tareas que se deben finalizar para que pueda empezar a trabajar con el pie derecho. La mejor manera de hacerlo es con una plantilla de lista de verificación para empleados nuevos.

¿Qué es una plantilla de lista de verificación para empleados nuevos?

Una plantilla de lista de verificación para empleados nuevos es una plantilla reutilizable que ayuda a los gerentes a realizar un seguimiento de todas las tareas que deben completar para incorporar con éxito a un empleado nuevo. Esto garantiza que cualquier nuevo empleado esté preparado para el éxito antes de su primer día de trabajo. 

¿Cuál es la diferencia entre una plantilla de lista de verificación para empleados nuevos y una plantilla para incorporación de empleados?

A primera vista, una plantilla de lista de verificación para empleados nuevos y una plantilla para incorporación de empleados parecen ser lo mismo. Pero en realidad tienen algunas sutiles diferencias. Una plantilla de lista de verificación para empleados nuevos se centra en todo el trabajo de preparación que un gerente debe realizar antes de que un empleado nuevo comience a trabajar. Esto incluye tareas como preparar nuevo equipamiento, organizar reuniones y coordinar reuniones con RR. HH. 

Las plantillas de incorporación de empleados se utilizan para guiar a los nuevos empleados a través de su proceso de incorporación. Una excelente plantilla para incorporación de empleados incluye aspectos como el manual del empleado, información sobre su primer día de trabajo y lo que los empleados deben esperar de su plan de 30-60-90 días. 

¿Por qué usar una plantilla de lista de verificación para empleados nuevos?

La incorporación de empleados nuevos tiene muchas variables, y puede ser abrumador dar seguimiento a todo lo que necesitas hacer antes de que tu nuevo empleado comience a trabajar. Una plantilla de lista de verificación para empleados nuevos ayuda a optimizar la experiencia de incorporación tanto para los empleados en la oficina como para los remotos, ya que te permite ver las próximas tareas de incorporación de un vistazo. Además, una incorporación efectiva puede mejorar la satisfacción y la retención de los empleados, por lo que usar una puede ayudarte a tener éxito mucho más allá del primer día de tu empleado.

¿Qué se incluye en una plantilla de lista de verificación para empleados nuevos?

Una buena plantilla de lista de verificación para empleados nuevos debe incluir una lista completa de tareas previas a la incorporación, es decir, todas las tareas que debes realizar entre el momento en que el empleado nuevo acepta tu oferta de trabajo y su primer día de trabajo. Entre las tareas comunes previas a la incorporación se incluyen las siguientes:

• Tareas de preparación, como la asignación de solicitudes de equipamiento a TI y Recursos Humanos, el envío de emails de bienvenida y la verificación de antecedentes.

• Enviar (y recibir) documentación para empleados nuevos, como documentos I-9, formularios de retención de impuestos y aceptación de las políticas de la empresa.

• Enviar por email una descripción general de lo que puede esperar el empleado nuevo el primer día, incluidos los controles del primer día, un breve horario y qué necesita saber sobre su espacio de trabajo (si está en la oficina).

• Enviar una descripción general de lo que el empleado nuevo puede esperar en su primera semana y su primer mes, incluidos los hitos que esperas que alcance y los plazos de evaluación del desempeño.

• Brindar al nuevo empleado cualquier información sobre el programa de incorporación oficial de la empresa, incluida la capacitación formal para la incorporación.

• Enviar cualquier información útil adicional, como una descripción general de la cultura de la empresa y las expectativas con respecto a su nuevo rol.

Cómo se usa una plantilla de lista de verificación para empleados nuevos

La forma más fácil de crear una lista de verificación para empleados nuevos es comenzar con la plantilla gratuita de Asana. Con Asana, puedes agregar colaboradores de diferentes departamentos, como RR. HH. y TI, a las plantillas de empleados nuevos para garantizar que todas las tareas se realicen antes de que el empleado nuevo comience a trabajar. 

A partir de ahí, puedes adaptar tus plantillas para que se ajusten a las necesidades de roles específicos o crear varios tipos diferentes de plantillas para empleados nuevos de diferentes departamentos. Esto te ayuda a ahorrar tiempo a largo plazo, ya que no tienes que pensar en las tareas que debes llevar a cabo cada vez que incorporas a una nueva persona a tu equipo. 

Funciones integradas

• Vista de lista. La vista de lista es una vista de tipo cuadrícula que permite ver fácilmente toda la información de tu proyecto de un vistazo. Al igual que en una lista de tareas pendientes o una hoja de cálculo, en la vista de lista se muestran todas tus tareas a la vez, de modo que no solo veas los títulos y las fechas de entrega de las tareas, sino también cualquier campo personalizado relevante, como la prioridad, el estado o más. Impulsa una colaboración fluida al darle a todo tu equipo visibilidad acerca de quién hace qué y para cuándo.

• Automatización. Automatiza el trabajo manual para que tu equipo dedique menos tiempo a los pormenores y se centre en las tareas para las que los contrataste. Las reglas en Asana funcionan con disparadores y acciones, básicamente, “cuando ocurre X, sucede Y”. Usa las reglas para asignar trabajo automáticamente, ajustar las fechas de entrega, configurar campos personalizados, notificar a las partes interesadas y mucho más. Desde automatizaciones ad hoc hasta flujos completos, con las reglas el equipo tiene más tiempo disponible para el trabajo calificado y estratégico.

• Dependencias. Usa las dependencias para indicar que para iniciar una tarea se debe finalizar otra antes. Las dependencias también te permiten saber cuándo tu trabajo bloquea el de otra persona, para que puedas priorizarlo en consecuencia. Los equipos que trabajan con flujos colaborativos pueden ver fácilmente qué tareas están a la espera de otras para saber cuándo comenzar con su parte del proyecto. Cuando la primera tarea se marca como finalizada, el responsable de la siguiente tarea recibirá una notificación de que puede comenzar a trabajar en su tarea dependiente. O, si la tarea de la que depende tu trabajo se reprograma, Asana te lo notificará y te avisará si también necesitas ajustar la fecha de entrega de tu tarea dependiente. 

• Fechas de inicio. A veces, además de querer saber cuándo vence una tarea, necesitas saber cuándo debes comenzar a trabajar en ella. Las horas y fechas de inicio brindan a los miembros del equipo una idea clara de cuánto tiempo deben dedicar a cada una para finalizarla. Usa las fechas de inicio para definir, realizar un seguimiento y gestionar el trabajo, alinear los objetivos del equipo y evitar que las dependencias se pasen por alto. 

Aplicaciones recomendadas

• Google Workplace. Adjunta archivos directamente a las tareas de Asana con el selector de archivos de Google Workplace, que está integrado en el panel de tareas de Asana. Adjunta fácilmente cualquier archivo desde My Drive con tan solo unos clics.

• Microsoft Teams. Gracias a la integración entre Microsoft Teams y Asana, puedes buscar y compartir la información que necesites sin salir de Teams. Conecta fácilmente las conversaciones de Teams con acciones concretas en Asana. También puedes crear, asignar y mirar las tareas durante las reuniones de Teams sin tener que abrir un navegador.

• Slack. Convierte las ideas, las solicitudes de trabajo y las acciones pendientes de Slack en tareas y comentarios a los que puedas dar seguimiento en Asana. Transforma esas consultas breves y acciones pendientes en tareas con responsables y fechas de entrega. Captura fácilmente el trabajo para que las solicitudes y las tareas pendientes no se pierdan en el universo de Slack. 

• Zoom. Asana y Zoom se asociaron para ayudar a que los equipos tengan reuniones más productivas y concretas. La integración de Zoom y Asana facilita la organización de las reuniones y también permite mantener conversaciones prácticas y acceder a la información una vez que termina la llamada. Las reuniones comienzan en Asana, con una agenda de reunión compartida que ofrece visibilidad y contexto sobre los temas que se tratarán. Durante la reunión, los miembros del equipo pueden crear tareas rápidamente dentro de Zoom, para no perderse ningún detalle ni acción pendiente. Y una vez que finaliza la reunión, la integración entre Zoom y Asana guarda las transcripciones y grabaciones de la reunión en Asana para que todos los colaboradores y las partes interesadas puedan revisar la reunión cuando sea necesario.

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