Czym jest równoważenie zasobów? (techniki i przykłady)

Realizacja projektów nie zawsze idzie zgodnie z planem. Czasem może okazać się, że brakuje zasobów i dostawa produktów końcowych projektu jest zagrożona. W takich sytuacjach przydatna jest znajomość technik równoważenia zasobów. Umożliwiają one wprowadzenie zmian w harmonogramie projektu, żeby można go było ukończyć, biorąc pod uwagę faktycznie dostępne zasoby. Ta technika pozwala przydzielić zasoby tak, by spełnione zostały wszystkie cele projektu.

Równoważenie zasobów wymaga umiejętności zarządzania zasobami i dogłębnego zrozumienia konkretnych wymagań każdego z projektów. W tym artykule omówimy wszystkie elementy procesu równoważenia zasobów wraz z przykładami i opiszemy najlepsze praktyki.

Czym jest równoważenie zasobów?

Równoważenie zasobów to technika zarządzania projektami, która obejmuje rozwiązywanie problemów związanych z przeciążeniem lub konfliktami w harmonogramie za pomocą dostępnych zasobów. Pojęcie „zasoby” oznacza czas, materiały lub narzędzia potrzebne do realizacji projektu. 

Celem równoważenia zasobów jest maksymalne wykorzystanie dostępnych zasobów z uwzględnieniem czasu trwania, kosztu i zakresu projektu.

Może to stanowić duże wyzwanie dla menedżerów projektu, ponieważ wymaga równoważenia tych samych zasobów w wielu projektach jednocześnie.

Rezultat będzie różnił się w zależności od potrzeb zespołu:

• Jeśli celem jest dotrzymanie pierwotnego terminu wykonania projektu, konieczne może być zaangażowanie dodatkowych zasobów. 

• Jeśli celem jest zrealizowanie projektu z wykorzystaniem wyłącznie dostępnych zasobów, przypuszczalnie należy zmienić termin jego zakończenia. 

Równoważenie zasobów dostosowuje ich alokację lub harmonogram projektu, aby uniknąć przeciążenia zasobów, co z kolei pozwala utrzymać wysoką jakość produktów końcowych projektu.

Kiedy należy wprowadzić równoważenie zasobów

Równoważenie zasobów umożliwia ich właściwe wykorzystanie, co przekłada się na pomyślną realizację projektów. Ta technika pomaga nie tylko w zarządzaniu projektami, ale i w utrzymaniu równowagi pomiędzy pracą, a życiem prywatnym. Poniżej przedstawiamy kilka korzyści, jakie równoważenie zasobów może przynieść członkom Twojego zespołu. 

Optymalne wykorzystanie dostępnych zasobów

Równoważenie zasobów pozwala w pełni wykorzystać zasoby dostępne w danej chwili, a także pozwala zdecydować, do których projektów należy przydzielić dodatkowe zasoby, a które z nich można dostarczyć w późniejszym terminie.

Zapobieganie powstawaniu deficytu

Równoważenie zasobów pozwala zapobiec znacznym opóźnieniom, a co za tym idzie – zminimalizować straty dotyczące finansów i nakładu pracy. Ta technika pozwala zarządzać zapotrzebowaniem bez przekraczania określonego budżetu czy wydajności firmy. 

Zapobieganie przeciążaniu członków zespołu

Nadmierne obciążenie zasobów prowadzi do przepracowania członków zespołu. Równoważenie zasobów pozwala temu zapobiec, gdyż umożliwia natychmiastowe wykrycie problemów związanych z przeciążeniem oraz odpowiednie dostosowanie terminów realizacji.

Zapewnienie wysokiej jakości produktów końcowych projektu

Ta technika umożliwia zarządzanie zasobami oraz oczekiwaniami klienta, poprzez utrzymywanie jednolitej jakości produktów końcowych projektu. Równoważenie zasobów doskonale sprawdza się podczas rozwiązywania problemów związanych z budżetem, przeciążeniem zasobów i opóźnieniami.

Przykłady równoważenia zasobów

Poniżej przedstawiamy kilka przykładów dotyczących równoważenia zasobów, które pomogą Ci skutecznie wprowadzić tę technikę w swoim zespole:

Przykład 1: opóźnienie daty rozpoczęcia projektu

Projekt wymaga zaangażowania projektanta, który przygotuje makiety dla klienta. Okazuje się jednak, że wybrana osoba wcześniej zobowiązała się do realizacji innego zlecenia, a pozostali projektanci są zajęci. Z tego powodu, data rozpoczęcia projektu zostaje przesunięta o dwa dni, kiedy projektant jest znowu dostępny, a ponieważ pracuje on szybko, data zakończenia projektu pozostaje bez zmian. 

Przykład 2: otrzymanie dodatkowych zasobów 

Zespół IT musi rozwiązać dużą liczbę zgłoszeń dotyczących wirusa atakującego firmowe komputery. Oprogramowanie antywirusowe, które obecnie stosuje firma nie jest wystarczająco potężne, aby sobie z tym poradzić, więc zespół decyduje się na zakup innego, które pozwoli naprawić komputery.

Przykład 3: przełożenie daty zakończenia projektu 

Zespół marketingowy ma zamiar uruchomić nową kampanię w mediach społecznościowych, jednak zanim będzie to możliwe, konieczne jest otrzymanie zatwierdzenia od menedżera, który obecnie jest na zwolnieniu chorobowym. Kampania nie jest pilna, więc członkowie zespołu decydują się przełożyć datę jej premiery, aby menedżer miał czas na dokładne sprawdzenie wszystkich materiałów. 

Równoważenie zasobów pomoże Ci rozwiązać konflikty związane z zasobami niezależnie od tego, czy kierujesz zespołem ds. marketingu, sprzedaży czy IT. Po wybraniu rozwiązania, poinformuj o tym innych członków zespołu. Możesz wykorzystać szablon spotkania, aby przygotować jego agendę. 

Równoważenie zasobów w projekcie

Umiejętność równoważenia zasobów w projekcie pozwoli Ci zwiększyć swoją efektywność jako lidera. Oto kilka strategii, które możesz wypróbować w swoim zespole.

Metoda ścieżki krytycznej

Metoda ścieżki krytycznej to popularna technika, używana do obliczenia czasu trwania projektu nie biorąc pod uwagę ograniczeń związanych z zasobami.

Technika ta obejmuje łączenie zależnych od siebie działań w logiczną sekwencję, aby obliczyć najwcześniejszą i najpóźniejszą możliwą datę rozpoczęcia oraz zakończenia danego działania. Nazwa „ścieżka krytyczna” opisuje sekwencję zadań o najdłuższym czasie trwania, które należy ukończyć, aby z powodzeniem zamknąć projekt. 

Po ustaleniu, które działania należy dodać do ścieżki krytycznej możesz określić, na ile elastyczny jest ich harmonogram:

Łączna rezerwa czasowa określa, o ile można przełożyć rozpoczęcie danego zadania bez konieczności zmiany daty ukończenia projektu

• Jak to obliczyć: (najpóźniejsza data zakończenia) – (najwcześniejsza data zakończenia) lub (najpóźniejsza data rozpoczęcia) – (najwcześniejsza data rozpoczęcia)

Wolna rezerwa czasowa opisuje o ile dni można opóźnić wykonanie zadań bez konieczności zmiany daty rozpoczęcia projektu ani innych działań

• Jak to obliczyć: (najwcześniejsza data rozpoczęcia następnego zadania) – (najwcześniejsza data)

Rezerwa czasowa zadań wytyczonych w ramach ścieżki krytycznej wynosi zero, co oznacza, że zmiana daty wykonania jednego z nich opóźni cały projekt.

Załóżmy, że zespół IT chce zmienić cały system bezpieczeństwa i w tym celu zidentyfikował dwa zadania krytyczne oraz dwa niekrytyczne.

Krytyczne:

• Wycofanie bieżącego oprogramowania zabezpieczającego w całej firmie w ciągu dwóch dni

• Zainstalowanie i przetestowanie nowego oprogramowania na wszystkich urządzeniach w firmie w ciągu czterech dni

Niekrytyczne:

• Finalizacja szczegółów dotyczących kupna z dostawcą oprogramowania w ciągu jednego dnia

• Stworzenie instrukcji dotyczących używania nowego oprogramowania w ciągu dwóch dni

W powyższym przykładzie najkrótszy możliwy czas trwania projektu to sześć dni, ponieważ zadania krytyczne muszą zostać wykonane, a zadania niekrytyczne są opcjonalne.

Szybka ścieżka realizacji

Czasem zdarza się, że projekty należy dostarczyć w terminie lub przed określoną datą, aby spełnić oczekiwania klienta. W takich przypadkach można użyć szybkiej ścieżki realizacji, aby wykonywać wiele zadań równolegle, skracając tym samym łączny czas realizacji. Ta technika kompresji sprawdzi się wyłącznie przy realizacji zleceń, które pod jakimś względem nakładają się na siebie. 

Przykładowo, działania z zależnościami można wykonywać po kolei, a te niezależne – równolegle. 

Szybką ścieżkę realizacji można zastosować na przykład jeśli zespół programistów rozpoczyna budowę backendu strony internetowej, a projektanci w tym samym czasie przygotowują jej makietę. Dzięki tej technice prace wykonywane są terminowo i w ramach wyznaczonego budżetu, ale wyższe jest ryzyko, że wersja ostateczna będzie wymagała poprawek. 

Crashing

Jeśli zastosowanie szybkiej ścieżki realizacji nie wystarczy można skorzystać z techniki crashingu. Oznacza ona, że do projektu dodawane są dodatkowe zasoby w celu skrócenia czasu jego realizacji. W tym przypadku należy dokładnie określić wymagania zadań o wysokim priorytecie, aby znaleźć zasoby, które przyniosą najwięcej korzyści i najmniej dodatkowych kosztów. 

Przyjmijmy, że zespół marketingowy potrzebuje dwóch dodatkowych copywriterów, ponieważ termin realizacji ich projektu został skrócony o dwa dni. W obliczu braku wolnych członków zespołu, zamiast szukać nowych copywriterów menedżer projektu decyduje się na zatrudnienie dwóch freelancerów, którzy mają już doświadczenie w pracy nad podobnymi zadaniami. 

Pamiętaj o uzyskaniu zatwierdzenia od menedżera lub klienta zanim zdecydujesz się użyć techniki crashingu, aby skrócić czas realizacji projektu.

Metoda łańcucha krytycznego

Metoda łańcucha krytycznego to rozszerzona wersja metody ścieżki krytycznej. W przeciwieństwie do niej bierze ona pod uwagę ograniczenia związane z zasobami. Nazwa „łańcuch krytyczny” odnosi się do najdłuższej sekwencji zadań, biorąc pod uwagę zależności zadań i zasobów, co oznacza, że każdy zasób można równocześnie przypisać tylko do jednego zadania. 

Harmonogram projektu przygotowany przy użyciu tej metody obejmuje stworzenie listy zasobów wymaganych do realizacji zadań i potwierdzenia ich dostępności, jeśli jest to konieczne. 

Metoda łańcucha krytycznego uwzględnia bufor czasowy pomiędzy ostatnim zadaniem a datą ukończenia projektu, na wypadek opóźnień w realizacji zadań kluczowych. Zadania, które zostaną ukończone przed zaplanowanym terminem realizacji zwiększają ten bufor, a opóźnienia wykorzystują go, dzięki czemu ogólny termin realizacji projektu pozostaje niezmienny.

Na przykład w celu terminowej publikacji nowych treści, menedżer ustala, jakie zasoby są mu potrzebne: copywriter, redaktor, projektant graficzny i programista, a harmonogram uwzględnia pięciodniowy bufor w przypadku opóźnień pomiędzy weryfikacją treści i ostatecznego projektu. 

Technika łańcucha krytycznego ma na celu oszacowanie realistycznego czasu trwania projektu i wymaganych zasobów, aby zrealizować go na czas nie przeciążając przy tym członków zespołu.

Narzędzia do równoważenia zasobów

W miarę nabywania doświadczenia równoważenie zasobów stanie się coraz łatwiejsze. Aby rozpocząć zapoznaj się z poniższymi wskazówkami i narzędziami. 

• Używaj wykresów Gantta. Wykres Gantta to wykres słupkowy, który umożliwia przedstawienie harmonogramu projektu w formie wizualnej. Idealnie nadaje się on do określania i planowania ścieżki krytycznej. Jest to łatwy sposób na wykrycie zależności pomiędzy zadaniami, sprawdzenie dat rozpoczęcia i zakończenia oraz czasu trwania projektu. W miarę postępów możesz zmieniać kolejność objętych nim działań i ich daty. 

• Wykorzystaj możliwości oprogramowania do zarządzania projektami. Niektóre programy do zarządzania projektami mają algorytmy do równoważenia zasobów, dzięki którym łatwo rozwiążesz konflikty związane z przeciążeniem. Oprogramowanie do zarządzania projektami ułatwia także sprawdzenie dostępności członków zespołu, co zapobiega powstawaniu konfliktów czasowych i wielokrotnej alokacji tych samych zasobów. 

• Twórz diagramy sieciowe. Diagram sieciowy to kolejny sposób na wizualne przedstawienie harmonogramu projektu. Ma on formę wykresu, w którym następujące po sobie pola i strzałki wskazują chronologiczny porządek zadań. Można używać go do planowania harmonogramu oraz śledzenia postępów projektu, a po połączeniu pól, z których każde reprezentuje jedno zadanie i okres jego trwania, zobaczysz ścieżkę krytyczną i niekrytyczną. 

• Używaj uprzednio zakończonych projektów jako materiałów referencyjnych. Archiwizuj plany ukończonych projektów, aby można było używać ich jako materiałów referencyjnych i doprecyzować plany bieżących projektów. Wgląd w projekty zakończone powodzeniem lub niepowodzeniem pozwoli lepiej oszacować, ile czasu należy poświęcić na wykonanie konkretnego zadania, a także określić liczbę i dostępność wymaganych zasobów przed rozpoczęciem projektu.   

• Realistycznie oszacuj wymagane zasoby. Dzięki dokładnemu zdefiniowaniu zakresu projektu przed jego rozpoczęciem, zwiększasz szanse na pomyślne równoważenie zasobów i możesz lepiej oszacować potrzebne zasoby. 

Oto kilka wskazówek, dzięki którym zaczniesz tworzyć dokładniejsze szacunki:

• Dokonuj szacunków w zespole, aby uniknąć nieświadomych uprzedzeń osobistych 

• Uwzględnij potencjalne zagrożenia związane z projektem

• Zamiast tworzyć szacunki dla dokładnych wartości, używaj zakresów, aby uwzględnić więcej możliwości

• Za każdym razem używaj tej samej techniki, aby Twoje szacunki były bardziej spójne

Im dokładniej oszacujesz zasoby na początkowym etapie projektu, tym łatwiej będzie później zrównoważyć je w przypadku pojawienia się problemów. 

Równoważenie zasobów a technika wygładzania

Zarówno równoważenie zasobów, jak i ich wygładzanie uznawane są za techniki zarządzania zasobami.

Główna różnica pomiędzy nimi dotyczy ograniczenia projektu, które staje się priorytetem. Technika wygładzania zasobów kładzie większy nacisk na ograniczenia czasowe, a równoważenie koncentruje się na dostępności zasobów. 

Załóżmy, że planujesz zrealizować zadanie pracując nad nim przez pięć dni, po osiem godzin dziennie. Okazuje się jednak, że jego ukończenie wymaga tylko 30 godzin, więc skracasz swój harmonogram do sześciu godzin dziennie. Dzięki temu zyskujesz więcej wolnego czasu na wykonywanie innych zadań bez opóźniania całego projektu.

Techniki równoważenia używa się w przypadku przeciążenia zasobów, natomiast technikę wygładzania stosuje się, kiedy nie są one rozłożone równomiernie. Równoważenie zasobów umożliwia zmianę zakresu dat w projekcie, co nie ma miejsca w technice wygładzania. 

Po rozwiązaniu konfliktów spowodowanych przeciążeniem za pomocą równoważenia zasobów, użyj techniki wygładzania, aby równomiernie rozłożyć prace nad projektem. 

Równoważ zasoby z większą skutecznością

Aby w pełni wykorzystać ograniczone zasoby, przydziel je do odpowiednich projektów korzystając z techniki równoważenia i terminowo wykonaj pracę.

Korzystaj z tej strategii w połączeniu z niestandardowymi szablonami, takimi jak szablony IT czy szablony marketingowe, aby planować projekty.  

Równoważenie zasobów wymaga umiejętności zarządzania zasobami, ale oprogramowanie do zarządzania pracą pomoże Ci osiągnąć nowy poziom koordynacji projektów.