Jak wyznaczać priorytety w pracy

Jak większość osób, na pewno przystępujesz do pracy z zamiarem, aby była tak produktywna, jak to tylko możliwe. Jednak w miarę upływu dnia, Twoja lista zadań rośnie, a do tego pojawiają się różne pilne sprawy, którymi musisz się zająć, spychając Twoje plany na dalszy plan.

Jeśli brzmi to dla Ciebie znajomo, uspokajamy – nie tylko Ty tak masz! Wielu z nas nie posiada systemu priorytetyzacji zadań, przez co ciągle mamy wrażenie, że gonimy za obowiązkami. W rezultacie ryzykujemy niedotrzymywanie terminów i nieustannie martwimy się o to, jak za wszystkim nadążyć, by nie stracić koncentracji. Kiedyś jednak trzeba powiedzieć „dość”. Stosując kilka prostych technik priorytetyzacji zadań i zarządzania obciążeniem, możesz dotrzymać kroku swojej pracy i mieć pod kontrolą wszystkie terminy.

Wprowadzając system priorytetyzacji swoich zadań możesz wykazać się proaktywnością zamiast biernością, co pozwoli Ci zwiększyć produktywność, dotrzymywać wyznaczonych terminów i efektywniej zarządzać czasem w pracy. Przyjrzyj się poniższym wskazówkom i wybierz spośród nich metodę, która pomoże Ci w priorytetyzacji Twoich zadań:

Zbierz wszystkie zadania na liście

Chcąc dokonać priorytetyzacji swoich zadań musisz mieć pełny obraz wszystkiego, co masz do zrobienia. Kwestia ta choć oczywista jest często pomijana w wyniku pośpiechu i chęci jak najszybszego rozpoczęcia pracy nad projektami. Warto jednak poświęcić trochę czasu na sporządzenie listy wszystkich zadań, które masz do wykonania w ramach każdego projektu. Podziel również większe zadania na mniejsze podzadania, aby ułatwić ich realizację.

Po zebraniu wszystkich zadań na jednej liście, dodaj do nich dodatkowe informacje, takie jak czas trwania, waga lub priorytet oraz data wykonania. Mając wszystkie informacje zgromadzone w jednym miejscu uzyskasz pełny obraz wszystkiego, co musisz zrobić oraz czasu, jaki Ci to zajmie, a także zobaczysz, co wymaga Twojej uwagi w pierwszej kolejności.

Póki co nie martw się organizowaniem swoich zadań – na razie po prostu zbierz je w jednym miejscu. Jest to ważny pierwszy krok, ponieważ jeśli zorganizujesz swoją pracę już na początku projektu lub kwartału, będzie Ci dużo łatwiej utrzymać porządek w zadaniach w dłuższej perspektywie.

Wskazówka Asany: lista Moje zadania to funkcja Asany, która automatycznie gromadzi wszystkie przypisane do Ciebie zadania w jednym widoku. Pełni rolę głównej listy kontrolnej, która pomaga Ci skupić się na odpowiednich zadaniach, a także umożliwia organizowanie i priorytetyzację zadań w oparciu o ich terminy wykonania.

Wprowadź metodę priorytetyzacji, aby zorganizować swoją listę zadań

Sposób priorytetyzacji zadań zależy od charakteru Twoich obowiązków oraz indywidualnego stylu pracy, niemniej jednak istnieje kilka popularnych metod priorytetyzacji zadań, które mogą się sprawdzić w Twoim przypadku. Przyjrzymy się kilku z nich:

1. Zjedz tę żabę

Metoda Zjedz tę żabę nie jest dosłowną sugestią lecz systemem zainspirowanym cytatem Marka Twaina, który powiedział: „Jeśli masz za zadanie zjeść żabę, najlepiej zrób to z samego rana”. W kontekście zarządzania pracą, oznacza to, że jako pierwsze powinno się realizować największe lub najbardziej złożone zadania, a dopiero potem przechodzić do wykonywania mniej ważnych lub pilnych zadań.

Ważne zadania, które służą osiągnięciu najwyższych celów i są powiązane z celami najwyższego szczebla lub OKR-ami powinny znaleźć się na pierwszym miejscu Twojej listy priorytetów, jako te do wykonania z samego rana. A gdy już „zjesz już swoją żabę”, możesz przejść do pozostałych zadań, realizując je np. według terminów wykonania, ale już z mniejszym stresem, ponieważ to co najważniejsze zostało już zrobione.

Metoda „zjedz tę żabę” w praktyce: dokończ tę wielką prezentację, którą masz wygłosić na spotkaniu kadry zarządzającej pod koniec tygodnia zanim zaczniesz odpowiadać na maile, pracować nad formularzem oceny, dzwonić do klientów lub dopracowywać szczegóły kontraktu. Realizując w pierwszej kolejności większy projekt zanim zabierzesz się za cokolwiek innego, zdołasz utrzymać skupienie, z którego nie wytrącą Cię żadne pomniejsze zadania czy pytania, a sama praca nad nim również przebiegnie sprawniej.

2. Macierz Eisenhowera

Kolejna metoda, jaką jest Macierz Eisenhowera (zwana też „Macierzą Ważne-Pilne”), polega na podzieleniu zadań na cztery kategorie w oparciu o to, czy są ważne, pilne, ważne i pilne albo żadne z tych dwóch. Jako generał służący podczas II wojny światowej, a później prezydent Stanów Zjednoczonych, Dwight D. Eisenhower musiał szybko podejmować ważne decyzje i wymyślił tę metodę, aby mu w tym pomagała.

Metoda ta pomoże Ci zdecydować, co wykonać teraz (ważne i pilne), co musisz zaplanować na później (ważne, ale nie najpilniejsze), co możesz delegować (nienajważniejsze ale pilne) i czego możesz się pozbyć (nieważne i niepilne). To świetnie narzędzie do priorytetyzowania zadań, podejmowania szybkich decyzji i ogólnie utrzymywania dobrej organizacji.

Macierz Eisenhowera w praktyce: współpracownik wysłał Ci maila z prośbą o pomoc przy prezentacji sprzedażowej. Zadanie to jest pilne bo do wykonania na dzisiaj. Ale czy na tyle ważne (dla Ciebie), aby odłożyć na bok inne zadania? Przeanalizuj pod kątem pilności i ważności pozostałe zadania z listy, aby zdecydować, czy możesz odłożyć je na później i pomóc współpracownikowi. Znając swoje zobowiązania, łatwiej będzie Ci mówić „nie”, gdy sytuacja będzie tego wymagać.

3. Metoda ABCDE

W ramach metody ABCDE, wykorzystujesz utworzoną wcześniej listę zadań, przypisując do każdego z nich literę w zależności od ważności, a następnie realizujesz je w tej kolejności. Stanowi ona szybki sposób, aby określić ważność zadań, ułatwiając ich priorytetyzację oraz zarządzanie czasem. Metodę tą można porównać do oceniania zadań na skali od A (bardzo ważne) do E (w razie możliwości, wyeliminuj). Ważne jest, by w pierwszej kolejności pracować nad zadaniami A i B, ponieważ to od nich zależy Twój sukces lub niepowodzenie w pracy.

Metoda ABCDE dobrze sprawdza się również w połączeniu z metodą „zjedz tę żabę”. Rozpoczynając dzień od zadań A i B, możesz poświęcić resztę dnia na realizację zadań mniejszej wagi, takich jak C, D i E.

Metoda ABCDE w praktyce: masz przed sobą ośmiogodzinny dzień pracy, a na liście zadania obliczone na 15 godzin. Jeśli do każdego zadania przypiszesz literę, okaże się, że tylko dwa są zadaniami typu A, a większość to zadania typu D, które możesz delegować lub przełożyć na inny termin. Wiesz, że musisz skupić się na zadaniach typu A, a te z kategorii D możesz zostawić na później lub delegować innemu członkowi zespołu, redukując swoją listę zadań wyłącznie do tych najpilniejszych.

4. Segmentacja

W metodzie segmentacji, segment definiowany jest jako działanie realizowane w skupieniu. Może być ono działaniem samodzielnym (opróżnianie skrzynki odbiorczej), częścią większego projektu (stworzenie pierwszej wersji roboczej dokumentu) lub zestawem mniejszych, niepowiązanych ze sobą zadań. Istotą tej metody jest uczynienie tych segmentów blokami nieprzerwanego skupienia.

Wyłącz rozpraszacze i zasygnalizuj wszystkim, że teraz nie będziesz odpowiadać na powiadomienia – np. ustawiając status „nie przeszkadzać” w swoim narzędziu do zarządzania pracą. Możesz również skorzystać z kalendarza, rezerwując w nim bloki na pracę w skupieniu, aby poinformować współpracowników, że nie powinni delegować Ci w tym czasie żadnych zadań. Jeśli uznasz, że metoda ta Ci służy, rozważ np. wprowadzenie „Środy bez spotkań” w swoim zespole. Pamiętaj jednak o robieniu przerw pomiędzy segmentami – czas na odpoczynek również jest ważny!

Segmentacja w praktyce: możesz rozpocząć swój dzień od spędzenia godziny na pracy projektowej, a potem zrobić sobie przerwę na kawę. Następnie, dwie godziny planowanych spotkań, lunch i trzydzieści minut na odpowiadanie na maile. Później np. godzina na poszukiwanie nowych klientów. Możesz notować wszystkie działania w kalendarzu, aby upewnić się, że nic nie umknie Twojej uwadze i nikt nie pokrzyżuje Twoich planów. Możesz zakończyć dzień krótką przerwą na przejrzenie mediów społecznościowych, potem udać się na spotkanie zespołu, a ostatnią godzinę przeznaczyć na prace projektowe.

Wskazówka Asany: jeśli zarządzasz zadaniami w Asanie, możesz utworzyć pola niestandardowe, aby dodać do nich dodatkowe informacje – np. litery (jeśli korzystasz z metody ABCDE), stopień pilności i ważności (jeśli stosujesz Macierz Eisenhowera), poziom priorytetu (w przypadku metody „zjedz tę żabę”) lub szacowany czas potrzebny na wykonanie zadania.

Zaplanuj zadania w kalendarzu

Niezależnie od tego, czy dane zadanie zajmuje kilka minut czy parę tygodni, zawsze ma ono początek i koniec. Dlatego, kiedy już stworzysz swoją listę zadań, dodaj do każdego z nich datę rozpoczęcia i zakończenia. W ten sposób zyskasz pewność, że nic nie umknie Twojej uwadze, nawet jeśli pojawią się nowe zadania do wykonania i konieczna będzie zmiana priorytetów.

Jeśli przypisane do Ciebie zadanie nie ma jasnej daty rozpoczęcia ani zakończenia, poproś o te informacje, aby móc zaplanować czas na jego realizację, a także z góry ustalić oczekiwania. Znając daty, możesz nawet ustawić własną, wcześniejszą datę zakończenia, aby uwzględnić dodatkowy czas na nieprzewidziane trudności lub wykonać zadanie szybciej. Wyobraź sobie, że Twoja praca to puzzle, a daty rozpoczęcia i zakończenia zadań to ich krawędzie. Wszystkie elementy muszą do siebie pasować.

Kontynuując tę analogię, jeśli zadania są elementami układanki, a ich krawędzie symbolizują daty rozpoczęcia i zakończenia, Twój kalendarz jest planszą tej układanki, na której układasz pełny obraz. Użyj go, aby zaplanować pracę, zrównoważyć zadania o większym wysiłku i priorytecie w taki sposób, aby nie były one dla Ciebie przytłaczające i upewnić się, że dotrzymasz wyznaczonych terminów. Jeśli wprowadzasz jedną z powyższych metod priorytetyzacji lub połączenie kilku z nich, wykorzystaj ten system, aby zaplanować swój harmonogram i skuteczniej zarządzać czasem.

Wskazówka Asany: widok kalendarza w Asanie pozwala identyfikować zarówno wolne, jak i przepełnione bloki czasowe. Wykorzystaj ten widok, aby przenosić zadania i równomiernie rozkładać obciążenie pracą. Proaktywne zarządzanie kalendarzem pozwala utrzymać dobrą organizację i rozpoczynać każdy dzień od jasnego obrazu najważniejszych zadań.

Informuj członków zespołu o postępach zadań

Na koniec, nie zapomnij również o bieżącej komunikacji z członkami zespołu, którzy mogą czekać na to aż ukończysz swoje zadania albo będziesz mieć wolną chwilę. Przekazując zespołowi aktualizacje statusu odnośnie zadań albo informacje o planowanym czasie ukończenia zadania, opóźnieniach lub czynnikach blokujących, ograniczysz liczbę otrzymywanych próśb o aktualizacje. To pozwoli Ci skupić się na produktywnym i efektywnym wykonywaniu obowiązków.

Wskazówka Asany: komentarze do zadań w Asanie pozwalają udostępniać aktualizacje oraz zadawać pytania bezpośrednio pod zadaniami, dzięki czemu cała komunikacja jest powiązana z faktyczną pracą. Możesz również skorzystać z funkcji aktualizacji statusu w projekcie, aby poinformować wszystkich jego interesariuszy o postępach w ramach całego projektu, a nie tylko pojedynczego zadania.

Popraw produktywność wyznaczając jasne priorytety

Wyznaczenie jasnych priorytetów pozwoli Ci zwiększyć produktywność, efektywniej zarządzać czasem i zyskać pewność, że dotrzymasz każdego terminu. A jeśli chcesz zwiększyć swoją produktywność jeszcze bardziej, wypróbuj narzędzie do zarządzania pracą, takie jak Asana, które pomoże Ci zorganizować i zarządzać wszystkimi zadaniami – od najmniejszych do największych – w jednym miejscu.

Aby uzyskać więcej wskazówek, przeczytaj nasz artykuł: 18 wskazówek, strategii i porad w zakresie zarządzania czasem dla usprawnienia pracy.