9 sposobów na zwiększenie efektywności zespołu

Każdego tygodnia nawet najlepsze zespoły napotykają przeszkody, które utrudniają im efektywne działanie. Nieproduktywne spotkania, nadmiar e-maili i brak świadomości nad czym pracują inni, mogą uniemożliwić zespołowi wykreślanie kolejnych elementów z listy zadań oraz ich skuteczne wykonywanie.

Efektywność zespołu to ilość pracy o kluczowym znaczeniu, jaką może wykonać Twój zespół po wyeliminowaniu punktów tarcia i czynników rozpraszających. Efektywność zespołowa nie jest produktywnością dla samej produktywności. Jest to raczej sposób na stworzenie efektywnego środowiska pracy i wspieranie zdrowej współpracy zespołowej, aby poprawić ogólną wydajność zespołu.

Jak zwiększyć efektywność zespołu?

Aby poprawić efektywność zespołu, konieczne jest zmniejszenie barier utrudniających realizację codziennych, kluczowych zadań. Według raportu Anatomia pracy, pracownicy na całym świecie spędzają większość czasu (60%) na czynnościach okołozadaniowych, a jedynie 27% na pracy, w której wykorzystują swoje kwalifikacje. Poprawiając efektywność zespołu, zyska on więcej czasu na najważniejsze zadania.

Jak zwiększyć efektywność zespołu w dziewięciu krokach

Aby zwiększyć efektywność, zarówno własną, jak i swojego zespołu, skorzystaj z tych dziewięciu wskazówek, które pomogą Ci poprawić Twoje umiejętności z zakresu zarządzania projektami, a także zwiększą szybkość oraz jakość pracy wykonywanej przez Twój zespół.

1. Wyeliminuj niepotrzebne spotkania

Cytując Dave'a Barry'ego: „Gdyby jednym słowem wskazać powód, dla którego ludzkość nie osiągnęła i nigdy nie osiągnie pełnego potencjału, byłyby to spotkania”.

Jednym z najłatwiejszych sposobów na poprawę efektywności zespołu jest wyeliminowanie niepotrzebnych spotkań. Oczywiście nie znaczy to, że wszystkie spotkania są złe. Spotkania mogą być produktywne, pod warunkiem, że mają jasną agendę, uczestniczą w nich właściwe osoby i wszyscy są gotowi przyczynić się do rozwiązania, ale nie zawsze tak jest.

Bez jasnego planu ani celu, nawet krótkie, 30-minutowe spotkania mogą po zsumowaniu zabierać mnóstwo cennego czasu, który Twój zespół mógłby poświęcić na realizację konkretnych celów. Zamiast tego, zapytaj siebie (i swój zespół), czy naprawdę potrzebujecie organizować kolejne spotkanie.

Pytanie: jak stwierdzić, czy dane spotkanie jest ważne?

Zanim zaplanujesz spotkanie, zadaj sobie pytanie, czy jest ono naprawdę potrzebne. Czasami automatycznie planujemy spotkanie, podczas gdy inna forma komunikacji byłaby lepsza. Jeśli wyeliminujesz niepotrzebne spotkania, Twój zespół zyska więcej czasu na ważniejsze zadania. Na przykład, jeśli planujesz spotkanie w celu przekazania aktualizacji statusu projektu, zastanów się, czy nie dałoby się przesłać jej zespołowi cyfrowo.

Alternatywy dla spotkań zespołowych:

• Zamiast zwoływać spotkanie dotyczące aktualizacji, wyślij raport o statusie projektu.

• Zamiast organizować burzę mózgów w formie spotkania, udostępnij zespołowi wirtualną tablicę do burzy mózgów.

• Zamiast planowania spotkań, aby podzielić się najnowszymi informacjami, udostępniaj kontekst asynchronicznie.

Może też zdarzyć się, że otrzymasz zaproszenie na spotkanie, które uważasz za niepotrzebne. Na przykład, jeśli Twoja rola na spotkaniu nie jest jasno określona, ​​czy Twoja obecność jest naprawdę niezbędna? Rozważ wysłanie organizatorowi spotkania wiadomości z pytaniem, czy na pewno musisz w nim brać udział.

2. Zwiększ produktywność spotkań

Niektóre spotkania są ważne, a dzięki nim zespoły wykonują świetną pracę. Niezależnie od tego, jakiego rodzaju spotkanie planujesz, istnieje kilka prostych sposobów, aby sprawić, że będą one bardziej praktyczne, produktywne i skuteczne:

1. Stwórz i udostępnij agendę przed spotkaniem. Aby zwiększyć produktywność zespołu podczas spotkań, upewnij się, że każde spotkanie ma określony cel. Pomocne może być również zidentyfikowanie tematów niebędących celem spotkania, aby dyskusja nie zbaczała z torów. Stwórz i udostępnij agendę spotkania wszystkim jego uczestnikom. Dołącz również wszelkie dokumenty pomocnicze, jeśli takie istnieją.

2. Określ zasady spotkań. Niezależnie od tego, czy organizujesz spotkanie tradycyjne czy wirtualne, zdefiniuj i udostępnij zasady dotyczące spotkań w Twoim zespole lub firmie. Czy członkowie zespołu powinni odłożyć w tym czasie swoje laptopy? Jeśli jest to rozmowa wirtualna, czy kamera powinna być włączona? Jeśli wiele osób ma coś do powiedzenia, jaka powinna być kolejność zabierania głosu? Udostępnij te zasady przed spotkaniem.

3. Sporządź notatki i przekształć je w działania. Przed spotkaniem, wyznacz jedną osobę, która będzie odpowiedzialna za sporządzenie notatek. Najlepiej jeśli notatki te będą zapisywane w tym samym miejscu, w którym znajduje się agenda spotkania. Oprócz notatek, zapisuj również działania wynikające ze spotkania, wraz z datami wykonania i osobami odpowiedzialnymi.

4. Zbierz informacje zwrotne, aby zwiększyć produktywność. Regularnie rozmawiaj z członkami zespołu, aby mieć pewność, że oni również wynoszą coś cennego ze spotkań. Jeśli tylko mała grupa osób czerpie z nich korzyści, zastąp je cyfrowymi aktualizacjami lub raportami o statusie projektu.

3. Określ priorytety w oparciu o kluczowe rezultaty

Każdego dnia Twoi pracownicy mają do wykonania mnóstwo zadań z wielu projektów. Każde z nich wydaje się ważne i pilne. Od czego powinni zacząć? Czemu powinni poświęcić najwięcej czasu i uwagi, aby wykonać pracę w jak najlepszy sposób?

Naturalnie, niektóre zadania i projekty są ważniejsze od innych. Z tego powodu warto mieć listę dobrze zdefiniowanych celów oraz pojęcie o tym, jak Twoja praca przekłada się na ich osiągnięcie. Twoje cele któtkoterminowe będą stanowić solidną bazę dla celów długoterminowych, takich jak mapa drogowa produktu lub plan zarządzania wydaniami. Jasna wizja odnośnie tego, które zadania przyczyniają się do osiągnięcia celów firmy lub działu pomoże skoordynować działania zespołu i podejmować kluczowe decyzje.

Łączenie firmowych celów z pracą poszczególnych osób

Mając jasny obraz tego, jak Twoja praca przekłada się na realizację firmowych celów i założeń, uzyskasz lepsze zrozumienie tego, które zadania i projekty mają największą wagę. Według raportu Anatomia pracy, pracownicy, którzy jasno rozumieją, jak ich praca przekłada się na misję ich organizacji, są dwukrotnie bardziej zmotywowani niż pozostali.

Skoncentruj uwagę na tych zadaniach zanim przejdziesz do tych o mniejszym znaczeniu. Jeśli zadanie lub projekt nie przyczynia się do realizacji większych, bardziej nadrzędnych celów, założeń lub misji Twojej firmy, zastanów się, czy faktycznie są one niezbędne.

Claire Knebl, dyrektor marketingu w firmie Ritual, kieruje wysoko wydajnym i zaangażowanym zespołem, koncentrując się na klientach: „Zanim rozpocznę jakąkolwiek kampanię, przez tydzień poznaję sposób myślenia klienta docelowego. Skupiam się na tym, aby dowiedzieć się o nich jak najwięcej, często poprzez nieformalne rozmowy, dążąc do poznania ich codziennego życia”.

4. Usuwaj, przekładaj, deleguj lub zmniejsz liczbę zadań o mniejszym priorytecie

Z dużym prawdopodobieństwem zdarzy się taka sytuacja, w której członkowie zespołu będą mieć zbyt wiele zadań do wykonania. Brak systemu, który pozwoliłby im usuwać, przekładać, delegować czy zmniejszać liczbę zadań o niższym priorytecie, odbije się na ich efektywności w pracy. Jak wynika z naszych badań, 85% pracowników twierdzi, że doświadczyło przepracowania, a 42% uważa, że powodem niskiego morale pracowników jest zbyt duża ilość pracy.

Zarządzanie obciążeniem pomoże Ci zwiększyć efektywność zespołu oraz jego satysfakcję z pracy. Jednym z prostszych sposobów, aby zarządzać obciążeniem zespołu, jest usuwanie, przekładanie, delegowanie lub zmniejszanie ilości zadań o niższym priorytecie. Spójrz na swój projekt z szerszej perspektywy i dokonaj oceny potrzeb, aby określić, które zadania mają priorytetowy charakter:

• Kierując się zasadą opisaną w drugiej wskazówce, jeśli dany aspekt projektu nie przyczynia się do realizacji ogólnego celu biznesowego firmy – usuń go.

• Jeśli istnieje pilniejszy projekt, który ma większy wpływ na cele zespołu, zajmij się tym zadaniem i przełóż to mniej ważne na bardziej dogodny moment.

• Jeśli dwa zadania o równie ważnym znaczeniu są przypisane do jednej osoby, oddeleguj jedno z nich innemu członkowi zespołu, który jest w tym momencie bardziej dyspozycyjny.

• Jeśli nie możesz przełożyć, usunąć ani oddelegować danego zadania, znajdź sposób na zmniejszenie czasu, który trzeba poświęcić na jego realizację. Wyeliminuj spotkania związane z tym zadaniem, skróć je lub zmniejsz ich częstotliwość. Możesz także wykonać najważniejsze części projektu, a pozostałe odłożyć na później.

Pytanie: jak rozpocząć zarządzanie obciążeniem zespołu?

Zarządzanie obciążeniem pracą to sposób dystrybucji i zarządzania zadaniami w zespole. Zanim jednak zaczniesz zarządzać obciążeniem zespołu, musisz w pierwszej kolejności uzyskać wgląd w jego obciążenie oraz moce przerobowe. Informacje te możesz śledzić za pomocą platformy do zarządzania obciążeniem pracą. Następnie, po stworzeniu pełnej listy wszystkich zadań i czynności, za które odpowiedzialny jest Twój zespół, możesz dokonać alokacji zasobów w oparciu o jego moce przerobowe. Informacje te pozwolą Ci również modyfikować obciążenie, aby zapobiegać wypaleniu i znużeniu w zespole.

Jako dyrektor marketingu w firmie Ritual, Claire Knebl, proponuje wybranie trzech rzeczy, na których każdy powinien skupić się w danym tygodniu. „Zazwyczaj udaje nam się wykonać trzy duże zadania w ciągu tygodnia. Pierwsze z nich powinno być czymś ważnym i strategicznym. Drugie również powinno być ważne, ale łatwiejsze tak, aby można było szybko skreślić je z listy. Trzecie zadanie z kolei powinno być prośbą o pomoc”.

5. Przypisując zadania wykorzystaj mocne strony swojego zespołu

Nie ma dwóch takich samych pracowników. Każda osoba ma inne doświadczenia oraz mocne i słabe strony, dzięki czemu jest cennym członkiem Twojego zespołu. Ponadto różne osoby lubią wykonywać inne zadania. Na przykład jedna osoba w Twoim zespole może czerpać przyjemność z przeprowadzania i organizowania badań do raportów, podczas gdy inny członek zespołu będzie z chęcią robić cokolwiek innego niż kompilować wyniki badań.

Wiedząc, kto i jakimi umiejętnościami dysponuje oraz poszukując sposobów na to, by każdy mógł wykonywać zadania, które najbardziej lubi, możesz usprawnić realizację zadań i projektów. Ponadto wiedząc, że dana osoba lubi pracować nad określonym zadaniem, istnieje większe prawdopodobieństwo, że wykona je szybciej i z większą starannością. Zlecanie członkom zespołu zadań, które przynoszą im osobistą satysfakcję lub stanowią dla nich wyzwanie może pomóc każdemu w lepszym wykonywaniu obowiązków.

6. Zaplanuj pracę przed jej rozpoczęciem

Wiedząc, kto i czym musi się zająć, czas zaplanować działania zespołu. Posiadanie dobrze przemyślanego i jasno sprecyzowanego planu pomoże wyeliminować dodatkowe czynności na późniejszym etapie.

Na początek upewnij się, że każdy projekt ma jasny plan. Przygotowując plan projektu już na wczesnym etapie upewnisz się, że zakłada on realistyczne terminy dla każdego kamienia milowego. Wszyscy będą wiedzieć, kto i za jaki element jest odpowiedzialny oraz będą mieć pełny wgląd w zarówno ukończone, jak i aktualnie realizowane zadania. Następnie, skoordynuj i zaplanuj wszystkie projekty w taki sposób, aby wykorzystać czas zespołu jak najefektywniej.

7 kluczowych elementów planu projektu

1. Cele

2. Wskaźniki sukcesu

3. Interesariusze i role w zespole

4. Budżet

5. Kamienie milowe i produkty końcowe

6. Oś czasu i harmonogramy

7. Plan komunikacji

Używanie narzędzia do zarządzania pracą pomoże Ci w sporządzeniu listy wszystkich mniejszych zadań prowadzących do osiągnięcia większego celu. Z kolei wykorzystanie szablonów w Asanie umożliwi odtworzenie sprawdzonych procesów i upewnienie się, że żaden krok nie zostanie przeoczony.

7. Wspieraj współpracę międzyfunkcyjną

To, że pracujecie w różnych działach, nie oznacza, że ​​nie możecie pracować razem. W końcu, będąc częścią jednej firmy dążycie do tego samego celu. Świadomość tego, nad czym pracują inne zespoły, może zachęcić je do współpracy, szczególnie jeśli dzielą one te same zadania i cele.

Narzędzia do zarządzania pracą pozwalają zwiększyć widoczność między różnymi działami w firmie, łącząc każdy etap projektu z konkretnym zestawem celów. Narzędzia te mogą pełnić rolę centralnego punktu dowodzenia, w którym możesz udostępniać zespołowi swoją pracę i identyfikować obszary, w którym osoby wykonujące różne obowiązki mogą ze sobą współpracować. Udostępnienie zespołowi jednego źródła informacji pomoże Ci poprawić efektywność spółpracy i zmniejszyć barierę w realizacji zadań o największym znaczeniu.

W Carta, agencji transferowej zarejestrowanej w amerykańskiej Komisji Papierów Wartościowych i Giełd (SEC), która pomaga publicznym i prywatnym firmom emitować papiery wartościowe i nimi zarządzać, specjalistka ds. zgodności Jina Kim polega na Asanie, aby wspierać współpracę między różnymi jednostkami biznesowymi, śledzić, kto i nad czym pracuje oraz analizować, jak projekty realizowane przez każdy zespół i osobę wzajemnie na siebie oddziałują.

Jak mówi Jina: „Przykładowy scenariusz: zespół wsparcia przychodzi do pracy i zauważa zmianę w produkcie. Potrzebuje więc sposobu, aby śledzić te zmiany”.

8. Wyznacz dni wolne od spotkań

Uczestnictwo w spotkaniach może wpływać negatywnie na produktywność, utrudniając koncentrację i pracę nad projektami. Wyznaczenie przynajmniej jednego pełnego dnia na pracę w skupieniu – tego upragnionego kilkugodzinnego, nieprzerywanego spotkaniami bloku pracy nad projektem – pomoże Ci zwiększyć efektywność i produktywność zespołu.

Aby odetchnąć od spotkań i skupić się na pracy, w Asanie organizujemy środy bez spotkań. Prosimy pracowników, aby w ten dzień nie organizowali żadnych wewnętrznych spotkań i uszanowali nawzajem swoje plany. W ten sposób każdy zyskuje dłuższy blok czasu na faktyczne wykonywanie pracy, a nie tylko na dyskutowanie o niej. Czas ten jest poświęcany na realizowanie oraz przegląd kluczowych procesów w ramach projektów. Wielu naszych pracowników twierdzi nawet, że „środa bez spotkań” jest ich ulubionym dniem w całym tygodniu. Tak się również składa, że często jest to dzień, w którym spora część projektów zostaje ukończona.

9. Określ przeznaczenie różnych kanałów komunikacji

Każdy zespół ma do dyspozycji różnorodne narzędzia komunikacyjne, ale są one przydatne tylko wtedy, gdy wiadomo, jak i kiedy ich używać. Większość zespołów boryka się z nadmiarem narzędzi – przeciętny pracownik korzysta z 10 aplikacji dziennie. Przełączanie kontekstu jest męczące, a znajdowanie potrzebnych informacji – równie żmudne.

Pomóc może jasne określenie przeznaczenia każdego kanału komunikacji. W przypadku komunikacji zewnętrznej z dostawcami i klientami pozostań przy wiadomościach e-mail. Do szybkich pytań, używaj aplikacji takiej jak Slack. A do planowania, zarządzania i komunikacji dotyczącej zadań, korzystaj z narzędzia do zarządzania pracą, takiego jak Asana.

Pytanie: ile narzędzi to za dużo?

Chociaż narzędzia komunikacyjne mogą znacznie zwiększyć wydajność zespołu, niekonsekwentne używanie ich może generować dodatkową pracę. Jeśli zamiast danego narzędzia możesz wykorzystać do tego samego celu inny kanał (o dodatkowych, unikalnych zaletach), należy je wyeliminować. W rezultacie Twój zespół będzie potrzebował mniej narzędzi do komunikowania się i wykorzystywał każde z nich w jak najlepszy sposób.

Używając platformy do zarządzania pracą, takiej jak Asana, możesz zintegrować wszystkie swoje ulubione narzędzia biznesowe. W ten sposób Twój zespół będzie miał dostęp do całego potrzebnego kontekstu w jednym miejscu.

Pomóż zespołowi pracować efektywniej

Poprawa efektywności to proces ciągły. Choć może się to wydawać trudnym zadaniem, z pomocą odpowiednich narzędzi i taktyk, Twój zespół może zwiększyć swoją efektywność. A im sprawniej będziecie posługiwać się tymi narzędziami, efektywność stanie się waszą drugą naturą i nieodłącznym elementem każdego projektu. Dowiedz się więcej o tym, jak Asana może pomóc Tobie i Twojemu zespołowi zwiększyć efektywność i zaczerpnij pomysły do wykorzystania w swojej organizacji.