Podejście odgórne a podejście oddolne: jaka jest różnica?

Zależnie od firmy lider projektu może ponosić odpowiedzialność za pracę kilku osób lub nadzorować całe zespoły. Ponieważ różne zespoły mają inną strukturę, wielkość i stawiają czoła innym wyzwaniom, każdy lider projektu wybiera najlepiej dopasowaną strukturę zarządzania. 

Zarządzanie odgórne to jedna z tych strategii, w której proces decyzyjny odbywa się na najwyższym poziomie, a następnie podjęte decyzje są przedstawiane pozostałym członkom zespołu. Styl ten można przyjąć dla projektu, zespołu, a nawet całej firmy i dostosować go do potrzeb określonej grupy.

Wiele zespołów korzysta z podejścia odgórnego, ponieważ zmniejsza ono nieporozumienia, ryzyko i umożliwia dobrą organizację inicjatyw w większych zespołach. Jednak zarządzanie odgórne nie jest odpowiednie w każdym przypadku. Może ono ograniczać kreatywność i spowalniać rozwiązywanie problemów, więc ten rodzaj zarządzania nie będzie dobrym wyborem dla zespołów potrzebujących większej elastyczności i szybkich decyzji.

Poniżej przedstawimy różnice między podejściem odgórnym i oddolnym, aby umożliwić Ci wybranie najlepszego dla Ciebie stylu przywództwa.

Czym jest podejście odgórne do zarządzania?

W podejściu odgórnym do zarządzania menedżer zespołu lub projektu podejmuje decyzje, które są następnie przekazywane do niższych szczebli struktury hierarchicznej. Menedżerowie zbierają informacje, analizują je i wyciągają wnioski. Następnie opracowują procesy, które przedstawiają zespołowi i w nim wdrażają. Ten styl zarządzania jest określany czasem jako podejście „nakazowo-kontrolne” lub „przywództwo autokratyczne”.

Obraz podejścia odgórnego pojawia się zazwyczaj jako pierwszy, gdy wyobrażamy sobie proces zarządzania. Tradycyjne branże, jak sprzedaż, służba zdrowia i produkcja zazwyczaj stosują odgórny styl zarządzania.

Jak działa podejście odgórne

Podchodząc odgórnie do projektu, decydenci wyższego poziomu zaczynają od ogólnych celów biznesowych i dokonują analizy wstecznej, aby wyznaczyć działania, które muszą wykonać grupy oraz poszczególne osoby dla osiągnięcia tego celu.

Cały proces planowania projektu odbywa się na poziomie kierowniczym. Następnie po utworzeniu planu działania decydenci przedstawiają go do wdrożenia pozostałym członkom zespołu (zazwyczaj bez miejsca na zmiany).

Podejście odgórne może być wydajne, ponieważ nie zmienia się z projektu na projekt, umożliwiając zespołom przyjęcie sprawdzonego procesu, którego wydajność rośnie z upływem czasu. Ponieważ charakterystyką stylu odgórnego jest stabilność i niezawodność wiele firm (na przykład IBM, The New York Times i inne klasyczne przedsiębiorstwa) przyjmuje to podejście na wszystkich szczeblach.

Kiedy stosować podejście odgórne

Aktualnie niewiele organizacji stosuje tylko podejście odgórne do zarządzania. Większość zespołów ma podejście hybrydowe, które plasuje się między odgórnym i oddolnym stylem zarządzania. 

Podejście odgórne jest sztywne i ustrukturyzowane, więc na wprowadzeniu tej metodologii skorzystają zespoły z wieloma podzespołami, składowymi projektu i wszystkie inne napotykające czynniki utrudniające organizację. Mniejsze zespoły i zespoły realizujące bardziej ukierunkowane projekty będą mogły przesunąć się mocniej w stronę stylu oddolnego.

Zalety zarządzania odgórnego

Styl zarządzania odgórnego ma swoje zalety zwłaszcza w przypadku większych zespołów składających się z wielu mniejszych zespołów lub grup działających w szerszej hierarchii organizacyjnej.

Dobrze znany styl zarządzania

Styl zarządzania odgórnego jest powszechny, co wiąże się z mniejszym wysiłkiem adaptacyjnym dla nowych pracowników pochodzących z firm stosujących tę strukturę. Jako lider zespołu możesz pomóc w szybszej adaptacji nowych członków zespołu przez wprowadzenie w swoim stylu zarządzania niektórych dobrze znanych elementów metodologii odgórnej.

Większa czytelność

Podejście odgórne prowadzi do czytelnych, dobrze zorganizowanych procesów, które zostawiają mało miejsca na nieporozumienia. Ponieważ wszystkie decyzje są podejmowane w jednym miejscu, a cała komunikacja jest jednokierunkowa, błędy i nieporozumienia zdarzają się rzadziej niż w innych stylach zarządzania.

Większa odpowiedzialność

Gdy pojawiają się problemy lub czynniki obniżające wydajność, podejście odgórne do zarządzania ułatwia znalezienie ich źródła. Dzięki czytelnemu wydzieleniu zespołów z osobnymi obowiązkami można szybciej oraz wydajniej określić, zdiagnozować i rozwiązać problemy.

Szybsze wdrożenie

Ponieważ proces decyzyjny ma miejsce tylko na jednym poziomie zarządzania, decyzje mogą być podejmowane, przekazywane i wdrażane szybciej niż decyzje wymagające opinii wielu liderów lub interesariuszy projektu.

Wady zarządzania odgórnego

Mimo tego, że metodologia odgórna ma zalety, należy także rozważyć wady związane z jej wpływem na indywidualnych członków zespołu i ogólne morale zespołu.

Większe obciążenie liderów

Ponieważ wszystkie decyzje są podejmowane na wyższym szczeblu, nieodpowiednio dobrany, nowy lider projektu ma większy wpływ na powodzenie zespołu. Wiele problemów widać dopiero na niższym szczeblu, więc menedżerowie projektu, którzy przed podjęciem decyzji nie zbierają opinii członków zespołu mogą doprowadzić do znacznych problemów, opóźnień i strat.

Mniejsza kreatywność

Ponieważ cała komunikacja płynie jednostronnie od liderów do członków zespołu i oferuje mało miejsca na dialog, podejście odgórne oferuje mniej okazji na kreatywną współpracę. Mniejsza współpraca międzyfunkcyjna ogranicza wpływ świeżych perspektyw i innowacyjność.

Mniejsze zaangażowanie zespołu

Jednym z wyzwań podejścia odgórnego do zarządzania jest to, że wymaga ono aktywnego wysiłku, aby członkowie zespołu czuli się zmotywowani, połączeni i szanowani. Ponieważ wszystkie decyzje są podejmowane na wyższym szczeblu, pozostała część zespołu może czuć, że jej opinie nie są ważne.

Większy dystans między decydentami a decyzjami

Podczas gdy podejście oddolne umożliwia podejmowanie decyzji przez osoby pracujące nad projektem, podejście odgórne do zarządzania oddala decydentów od zespołu. Może to prowadzić do podejmowania mniej trafnych decyzji, jeśli liderzy nie sięgają po informacje i opinie zespołu projektowego.  

Jak wygląda zarządzanie oddolne?

W podejściu oddolnym do celów projektu zespół współpracuje na wszystkich poziomach, aby wyznaczyć kroki konieczne do realizacji ogólnych celów. Podejście oddolne jest nowszą i bardziej elastyczną strategią niż formalne podejście odgórne, którą można zaobserwować w branżach nastawionych na przełomowość i innowacyjność. 

Przykładami zarządzania oddolnego są:

• Hybrydowe OKR-y: szersze cele są wyznaczane na poziomie firmy, ale KR-y (ang. Key Results, kluczowe rezultaty) są określane przez zespoły i indywidualne osoby.

• Zespoły Scrumowe: codzienne spotkania stand-up zbierają cały zespół, aby umożliwić wspólną koordynację. 

• Zarządzanie demokratyczne: liderzy pracują z członkami zespołu nad decyzjami każdego szczebla, co umożliwia lepszą współpracę z jednoczesnym zachowaniem struktury.

Zalety zarządzania oddolnego

Styl zarządzania oddolnego rozwiązuje wiele problemów podejścia odgórnego. Podejście to ma zalety, które sprawiają, że jest ono doskonałe dla kreatywnych zespołów i branż nastawionych na współpracę, takich jak projektowanie oprogramowania, produktów i wiele innych.

Bardziej trafne decyzje

W środowiskach nastawionych na współpracę osoby pracujące bezpośrednio nad projektami i nadzorująca je kadra kierownicza mogą omawiać decyzje wpływające na przyszłą pracę. Menedżerowie wyższego szczebla pracują z członkami zespołu nad określaniem kierunków działania, dzięki czemu eliminowane jest martwe pole mogące towarzyszyć decyzjom podejmowanym bez konsultacji z zespołem.

Lepsze morale zespołu

Podejście oddolne zwiększa wkład członków zespołu, ponieważ każdy, bez względu na starszeństwo, ma wpływ na podejmowane decyzje. Wspiera także lepsze relacje między współpracownikami, oferując członkom na różnych szczeblach równy wpływ na wynik projektu. Dlatego to podejście zwiększa prawdopodobieństwo zaangażowania wszystkich członków w sukces zespołu.

Więcej miejsca na kreatywność

Procesy odgórne oferują zespołom mniejszą szansę dzielenia się opiniami i sugestiami. Z drugiej strony podejścia nastawione na współpracę, takie jak podejście oddolne, zapewniają szansę na dzielenie się informacjami zwrotnymi, burze mózgów oraz konstruktywną krytykę, co często prowadzi do lepszych systemów i wyników.

Wady zarządzania oddolnego

Naturalnie istnieje powód, dla którego podejście oddolne nie zostało przyjęte w szerszym zakresie: ma wiele wyzwań, które sprawiają, że nie pasuje ono do zespołów, projektów i branż pewnego typu.

Mniejsza dynamika

Czysto oddolne podejście do rozwiązywania problemów może doprowadzić do sytuacji znanej z przysłowia „gdzie kucharek sześć, tam nie ma co jeść”. Gdy współpraca obejmuje wszystkie osoby w grupie, podjęcie decyzji może być trudniejsze, co może spowolnić procesy. 

Aby tego uniknąć: rozważ wyznaczenie jednego lub dwóch liderów grupy, którzy zapoznają się ze wszystkimi opiniami i podejmą na ich podstawie decyzje. 

Przesunięcie w dynamice zespołu

Mimo tego, że zapewnienie członkom zespołu szansy na podzielenie się opiniami jest ważne, nie wszyscy czują się dobrze w takiej roli – zwłaszcza, gdy mają przedstawić swoje opinie liderom. Pamiętaj o tym, że wszyscy mamy różne poziomy komfortu i naciskanie na dzielenie się opiniami może zmniejszyć szczerość lub kreatywność. 

Aby tego uniknąć: oferuj członkom zespołu różne sposoby dzielenia się opiniami, takie jak małe pokoje socjalne, spotkania 1:1 czy kwartalne, anonimowe ankiety. Zachęć starszych członków zespołu do znalezienia metod przełamania lodów z nowymi współpracownikami tak, aby wszyscy czuli się komfortowo podczas uczestnictwa.

Brak ogólnej perspektywy

Podejmowanie decyzji na poziomie projektu ma uzasadnienie w wielu przypadkach. Jednak na projekty nadal mają wpływ bardziej ogólne czynniki, takie jak cele firm, budżet, prognozy i wskaźniki, które nie zawsze są dostępne na poziomie zespołu. Procesy stworzone w podejściu oddolnym mogą mieć martwe pole wynikające z braku perspektywy oferowanej przez zarząd wyższego stopnia. 

Aby tego uniknąć: stwórz przepływ komunikacji udostępniający liderom zespołów podsumowania informacji firmowych, które mogą mieć wpływ na decyzje podejmowane na poziomie projektu. Jako lider zespołu możesz według własnego uznania przekazywać mu informacje, aby mieć pewność, że decyzje zespołu będą zgodne ze stanowiskiem i celami firmy.

Wskazówki dotyczące zarządzania zespołem międzyfunkcyjnym

Kluczem do wdrożenia działającej strategii zarządzania jest równomierne inwestowanie nie tylko w procesy, ale też ludzi. Wyzwania odgórnego podejścia do zarządzania można złagodzić, a nawet wyeliminować, jeśli ludzie na wysokim szczeblu procesu będą nie tylko dobrymi menedżerami, ale również liderami. 

Buduj relacje wykraczające poza zespół zarządzający

Ponieważ w firmach zarządzanych odgórnie komunikacja związana z procesem płynie z góry w dół, łatwo jest o izolację poszczególnych osób i grup. Twórz okazje do komunikacji na przestrzeni działów, zespołów, szczebli zarządzania, a nawet między oddalonymi oddziałami, aby upewnić się, że członkowie Twojego zespołu mogą tworzyć ze sobą wartościowe relacje.

Wspieraj komunikację międzyfunkcyjną

Bez względu na to, czy zarządzasz zespołem w stylu odgórnym czy oddolnym, twórz okazje do konstruktywnej współpracy między zespołami, które zazwyczaj ze sobą nie pracują. Mimo tego, że wykracza to poza Twoje codzienne procesy, te dodatkowe burze mózgów mogą stymulować kreatywność, tworzyć relacje i prowadzić do kreatywnych rozwiązań, które później mogą przynieść korzyść większej grupie.

Zapewnij dodatkowe formy dzielenia się opiniami

Członkowie zespołu spoza szczebla kierowniczego mogą być mniej zaangażowani, gdy ich perspektywa i opinie nie docierają do decydentów wysokiego poziomu. Stwórz nowe kanały oddolnego przekazywania opinii, aby nie tylko zwiększyć zaangażowanie członków zespołu niższego stopnia, ale także zapewnić decydentom wartościowe informacje na temat luk lub problemów napotykanych w procesach.

Świetne zarządzanie opiera się na równowadze

Gdy jest to potrzebne, skuteczni menedżerowie wiedzą, jak połączyć wydajność podejścia odgórnego z zaletami współpracy i kreatywności oferowanymi przez cały zespół. 

Łącząc elementy różnych stylów zarządzania, możesz znaleźć podejście najlepiej działające dla Ciebie i Twojego zespołu. Po wybraniu odpowiedniego podejścia możesz usprawnić zarządzanie przepływem pracy. 

Wypróbuj oprogramowanie Asany do zarządzania przepływami pracy, aby tworzyć i śledzić przepływy pracy zespołu oraz mieć dostęp do całej komunikacji – wszystko to w jednym miejscu.