Jak wyznaczać OKR-y?

Łatwo jest przyglądać się firmom, które odniosły sukces i zakładać, że zawdzięczają go one wyłącznie oryginalnemu pomysłowi. Intel wynalazł mikrochipy, Netflix jest pionierem w zakresie filmów na żądanie, a Google zbudowało przeglądarkę internetową. Jednak sam pomysł nie wystarczy.

Często okazuje się, że tym co pomaga przekształcić startup w lidera danej branży nie jest oryginalny pomysł, ale wprowadzenie go w życie.

Google na przykład zostało liderem wśród przeglądarek internetowych nie dlatego, że Larry Page i Sergey Brin mieli wyjątkowy pomysł. Wręcz przeciwnie, Google pojawiło się dopiero jako osiemnasta wyszukiwarka. To, co wyróżniło ich wśród konkurencji to niezwykła koncentracja oraz jasność, z jaką Page i Brin wprowadzili swoją wizję w życie.

Opowiadając o tym, co przyczyniło się do ich sukcesu Page wspomniał, że kluczowe znaczenie miało zastosowanie metodologii OKR stworzonej przez Andy'ego Grove'a. OKR to skrót od Objectives and Key Results, czyli „cele i kluczowe rezultaty”.

„OKR-y wielokrotnie doprowadziły nas do dziesięciokrotnego wzrostu” pisał Page w opublikowanej w 2018 roku przez Johna Doerra książce Mierz to, co istotne. Jak dodaje: „Sprawiły również, że nasza szalona misja, aby uporządkować informacje z całego świata stała się być może bardziej osiągalna”.

Czy naprawdę warto wyznaczać takie cele? Z całą pewnością. Organizacje, które korzystają z tej metodologii systematycznie pomyślnie realizują swoje projekty i inicjatywy. Dzięki jasno określonym celom możesz skutecznie przekształcić świetny pomysł w odnoszącą sukcesy firmę.

Chociaż realizacja pomysłów może być wyzwaniem, wcale nie musi być to skomplikowane. Wszystko, czego potrzebujesz to spójność, zaangażowanie i plan działania. Oto, jak przekształcić dobre pomysły w zrównoważone praktyki, którymi można zarządzać długoterminowo.

Krok 1: określ zasady dla swojej firmy

Formuła OKR-ów została zaprojektowana tak, aby można było dopasować ją do większości przypadków. Pomimo tego, wiele organizacji uważa OKR-y za sztywną strukturę i ściśle stosuje się do tej metodologii, chociaż jest to przepis na porażkę.

Zanim zaczniesz używać tej metodologii wyznaczania celów określ kilka podstawowych zasad dotyczących tego, jak OKR-y będą działały w Twojej firmie, zarówno na poziomie organizacji, jak i zespołu. Należy wziąć pod uwagę trzy elementy: częstotliwość, proces sprawdzania i aktualizacji postępów oraz pochodzenie celów.

• Częstotliwość: ten element odnosi się do częstotliwości, z jaką określasz cele. Z naszego doświadczenia wynika, że najlepsze rezultaty osiąga się wyznaczając cele co rok, ponieważ w ten sposób mogą stanowić one podstawę Twojej strategii. Jeśli jednak Twoja organizacja działa bardziej dynamicznie, możesz wyznaczać cele częściej, na przykład co pół roku, co kwartał, a nawet w cyklu miesięcznym.

• Proces sprawdzania i aktualizacji postępów: ten element opisuje harmonogram ustalony w celu aktualizacji i przeglądu postępów. Podobnie jak wcześniej, optymalny harmonogram różni się w zależności od organizacji. Jeśli Twoje cele są ambitne, ale ich realizacja zajmie dużo czasu, postępy wystarczy aktualizować co dwa tygodnie lub co miesiąc. Jednak jeśli Twoje cele są mniejsze, a ich realizacja jest szybka, o postępach należy informować częściej.

• Pochodzenie celów: istnieją trzy podstawowe modele wyznaczania celów. Obejmują one podejście odgórne (liderzy wyznaczają cele i kluczowe rezultaty), podejście oddolne (indywidualni pracownicy ustalają cele i kluczowe rezultaty) oraz hybrydowe (liderzy ustalają cele, a pracownicy indywidualni – kluczowe rezultaty). To, które z nich najlepiej sprawdzi się w Twojej organizacji zależy od wielkości i struktury firmy.

Krok 2: wspólnie utwórz cele dla całej firmy

Po określeniu podstawowych zasad można rozpocząć wprowadzanie struktury OKR-ów w całej organizacji. Pamiętaj, że skrót OKR oznacza cele i kluczowe rezultaty. Powinno być możliwe podsumowanie celu w jednym zdaniu: Osiągnę [cel], co zmierzę za pomocą [kluczowy rezultat].

Rozpocznij od wspólnego utworzenia ogólnych celów dla Twojej organizacji. Będą one stanowić podstawę strategii na przyszły rok. Są to ważne działania, które przyczyniają się do pomyślnej realizacji misji firmy. W celu ich określenia, zapytaj interesariuszy w Twojej organizacji o pomysły i dopracuj je z pomocą wybranego zespołu.

Uważaj jednak, aby liczba celów nie wymknęła się spod kontroli. Im więcej osób, reprezentujących różne punkty widzenia przyłączy się do rozmowy tym większe szanse, że wybrane zostanie więcej celów niż można zrealizować.

Oto kilka dobrych przykładów celów ogólnofirmowych:

• Zostawić po sobie najmniejszy ślad węglowy w branży

• Zyskać nowych klientów

• Zwiększyć liczbę zakwalifikowanych potencjalnych klientów

Zawsze, kiedy jest to możliwe, postaraj się, żeby Twoje cele były powtarzalne i mierzalne. Pod koniec okresu przeznaczonego na realizację celów powinno być łatwo stwierdzić, czy dany cel został osiągnięty, czy też nie.

Krok 3: stwórz ogólnofirmowe rezultaty

Po określeniu ogólnofirmowych celów pora znaleźć sposób na zmierzenie postępów w ich realizacji. Tu pomocne mogą okazać się kluczowe rezultaty.

Aby stworzyć dobre kluczowe rezultaty wykorzystaj metodologię celów SMART.

SMART to skrót, oznaczający:

• Skonkretyzowany (Specific): co dokładnie chcesz osiągnąć?

• Mierzalny (Measurable): jak sprawdzisz, czy kluczowe rezultaty zostały osiągnięte?

• Osiągalny (Achievable): czy osiągnięcie tego kluczowego rezultatu wydaje się realistyczne? Pamiętaj, że nawet cele-wyzwania powinny być osiągalne.

• Realistyczny (Realistic): czy osiągnięcie kluczowego rezultatu wydaje się realistyczne, biorąc pod uwagę dostępne zasoby i czas?

• Ograniczony czasowo (Time-bound): czy Twój kluczowy rezultat ma jasno określoną oś czasu i datę zakończenia?

Kluczowy rezultat powinien wydawać się wyzwaniem. Jeśli masz pewność, że uda Ci się go osiągnąć, nie jest on wystarczająco trudny. Podobnie jak inne firmy, my również działamy zgodnie z radą słynnego inwestora i guru w zakresie OKR-ów, Johna Doerra, starając się osiągnąć 70% kluczowych rezultatów w danym okresie. Jeśli uda nam się osiągnąć więcej, jasne staje się, że nasze cele nie były wystarczająco ambitne.

Uzgodnij, co oznacza osiągnięcie, częściowe osiągnięcie lub nieosiągnięcie dla każdego z kluczowych rezultatów. Najlepiej jest mierzyć wyniki po zakończeniu zaplanowanego okresu realizacji celu. Jasne określenie kryteriów sukcesu pozwoli Twojemu zespołowi na systematyczne udoskonalanie procesu wyznaczania celów i dostosowywanie go w razie potrzeby.

Krok 4: wyznaczaj kluczowe rezultaty dla zespołów i pracowników indywidualnych

Aby w pełni wykorzystać potencjał tej metodologii, cele firmy muszą przenikać Twoją organizację, stając się motorem napędowym działań mniejszych zespołów i indywidualnych pracowników.

Zbyt często zdarza się, że firmy wyznaczają cele i zapominają o nich na cały kwartał czy rok. Jeśli cele nie są w żaden sposób połączone z codziennymi zadaniami, łatwo jest stracić motywację, a praca może wymknąć się spod kontroli. Badania pokazują, że pracownicy, którzy rozumieją w jaki sposób ich praca przyczynia się do realizacji celów organizacji, są dwukrotnie bardziej zmotywowani.

Dlatego też, chcąc wyznaczyć dobre cele w swojej firmie musisz upewnić się, że masz możliwość powiązania z nimi codziennych zadań. Prostym sposobem, aby to zrobić jest korzystanie z hybrydowego podejścia do wyznaczania celów. Zakłada ono, że kierownictwo wyznacza cele firmowe, a zespoły dodają do nich kluczowe rezultaty. Samodzielne wyznaczanie kluczowych rezultatów umożliwia zespołom zrozumienie, na czym należy się skoncentrować, aby osiągnąć najlepsze wyniki.

Krok 5: monitoruj cele w miarę ich realizacji

Po określeniu celów i kluczowych rezultatów, czas określić programy i projekty nad którymi będzie pracował Twój zespół, aby je osiągnąć.

Jedną z zalet wyznaczania celów jest to, że pomagają one skalować proces określania priorytetów w całej organizacji. Kiedy cele są połączone z pracą, która przyczynia się do ich realizacji, łatwiej jest monitorować postępy i wykryć problemy, które mogą uniemożliwić osiągnięcie danego celu.

Łączenie celów organizacji z codziennymi zadaniami zwiększa również zaangażowanie pracowników. Każdy chce mieć świadomość, że to, co robi ma znaczenie, a najlepszym sposobem na to jest powiązanie konkretnych zadań z ogólnymi celami organizacji. Dzięki temu wszyscy pracownicy będą bardziej zmotywowani do osiągania jak najlepszych wyników.

Pamiętaj o regularnym sprawdzaniu postępów. Zamiast przechowywania celów w prezentacji czy arkuszu kalkulacyjnym, zainwestuj w platformę do wyznaczania celów, dzięki której łatwo połączysz cele z kluczowymi rezultatami. W ten sposób, każdy zespół zyska widoczność dotyczącą tego, w jaki sposób jego praca popycha Twój biznes do przodu.

Krok 6: udoskonalaj swoje procesy

Praca wcale nie kończy się po zakończeniu cyklu planowania. Zamiast natychmiast przechodzić do kolejnego cyklu, poproś członków swojego zespołu o ocenienie kluczowych rezultatów. Za dokonanie oceny i napisanie krótkiego komentarza do niej odpowiedzialni powinni być indywidualni pracownicy.

Nie musisz osiągnąć wszystkich kluczowych rezultatów. Wręcz przeciwnie, mówi się, że zespoły, które osiągają wszystkie kluczowe rezultaty nie wyznaczyły sobie wystarczająco ambitnych celów. W Asanie staramy się zrealizować około 70% kluczowych rezultatów.

Po wystawieniu oceny liderzy powinni zebrać wyniki i ocenić główne cele. Jedną z wielu zalet wyznaczania OKR-ów jest przejrzystość, sugerujemy więc, żeby po dokonaniu swojej oceny kierownictwo udostępniło ogólne rezultaty wszystkim pracownikom.

Po dokonaniu oceny zastanów się, co się udało, a co nie podczas danego okresu. Dzięki temu w przyszłości będzie można wykorzystać swoje mocne strony oraz znaleźć sposób na poradzenie sobie ze słabościami. Jeśli nie udało Ci się zrealizować jakiegoś celu albo kluczowego rezultatu zorganizuj sesje ze swoim zespołem, aby znaleźć przyczyny tego niepowodzenia i wyciągnąć z niego wnioski.

Myśl nie tylko o tym, dokąd zmierzasz, ale również jak chcesz tam dotrzeć

Cele wyznacza się nie po to, aby pod koniec danego okresu móc odhaczyć odpowiednie pole. Wyznaczanie OKR-ów powinno przyczyniać się do tworzenia pewnego sposobu myślenia, łączenia ich z codziennymi działaniami oraz uczyć, w jaki sposób ustalać założenia i realizować najbardziej ambitne projekty.