7 szybkich i łatwych kroków do stworzenia matrycy decyzyjnej, z przykładami

Podejmowanie trafnych decyzji pomaga utrzymać działania zespołu na właściwych torach i osiągać postawione sobie cele. Jak jednak sprawdzić, która decyzja jest najlepsza, nie zdając się przy tym na łut szczęścia? 

Proces podejmowania decyzji stanowi ważny element planowania biznesowego. Czasem jednak trudno jest jednoznacznie stwierdzić, która z dostępnych opcji jest najlepsza. Kluczowe jest, aby podjąć właściwą decyzję, ale nie pozwolić, by proces ten spowolnił realizację projektu.

Jeśli wydaje Ci się to zbyt dużym wyzwaniem, nie martw się. Dzięki matrycy decyzyjnej możesz łatwo zilustrować wady i zalety proponowanych rozwiązań oraz ocenić różne zmienne, co umożliwia szybkie podejmowanie trafnych decyzji.

Czym jest matryca decyzyjna?

Matryca decyzyjna to narzędzie używane do oceny i wyboru najlepszej z dostępnych opcji. Narzędzie to sprawdza się najlepiej, kiedy masz kilka możliwości i wiele dodatkowych czynników, które należy wziąć pod uwagę. 

Być może matryca decyzyjna jest Ci znana pod inną nazwą. Poniżej przedstawiamy inne popularne terminy odnoszące się do tego narzędzia:

• Matryca Pugha

• Analiza siatki

• Teoria użyteczności wielu atrybutów

• Matryca logiczna

• Tablica decyzyjna

Kiedy używać matrycy decyzyjnej

Nie zawsze konieczne jest używanie matrycy decyzyjnej. Jest to potężny i w miarę prosty proces, ale najlepiej sprawdza się on, kiedy należy dokonać wyboru spośród kilku podobnych opcji. Jeśli kryteria oceny są inne dla każdej z dostępnych możliwości, matryca nie będzie najbardziej skutecznym narzędziem. Przykładowo, matryca decyzyjna nie pomoże zdecydować, na czym Twój zespół powinien skoncentrować się w nadchodzącym roku, ponieważ opcje za bardzo różnią się pomiędzy sobą.

Użyj matrycy decyzyjnej jeśli:

• Chcesz porównać wiele podobnych opcji

• Chcesz stopniowo eliminować dostępne opcje, aż do uzyskania ostatecznej decyzji

• Chcesz wziąć pod uwagę wiele ważnych czynników

• Chcesz podjąć logiczną decyzję, zamiast kierować się emocjami czy intuicją

Jeśli matryca decyzyjna nie jest w danej chwili odpowiednim rozwiązaniem, zapoznaj się z innymi metodami podejmowania decyzji przedstawionymi w dalszej części tego artykułu.

Jak utworzyć matrycę decyzyjną w 7 krokach

Matryca decyzyjna może pomóc Ci wybrać najlepszą spośród dostępnych opcji, biorąc pod uwagę kilka ważnych czynników i ich znaczenie. Proces jej tworzenia obejmuje siedem kroków:

1. Przygotuj listę potencjalnych rozwiązań

Matryca decyzyjna to praktyczne narzędzie, które umożliwia dokonanie wyboru spośród podobnych rozwiązań, więc przed jej zbudowaniem należy określić dostępne opcje.

Załóżmy, że Twój zespół chce uruchomić nową kampanię wizerunkową, więc musisz zdecydować się, która agencja zajmie się jej projektowaniem. Obecnie masz do wyboru trzy agencje, a każda z nich ma swoje zalety i wady.

2. Określ, co należy wziąć pod uwagę

Drugim krokiem tworzenia matrycy decyzyjnej jest określenie, jakie czynniki należy wziąć pod uwagę podczas podejmowania decyzji. Te kryteria pomagają Ci wybrać najlepszą opcję i pomagają zachować obiektywizm.

Wróćmy do naszego przykładu: uzgodniono, że najważniejszymi kryteriami wyboru agencji są koszt, doświadczenie, komunikacja i opinie klientów.

3. Utwórz matrycę decyzyjną

Matryca decyzyjna to siatka, na której porównuje się ważne kwestie dotyczące poszczególnych opcji. 

My oczywiście tworzymy nasze matryce w Asanie. Asana to narzędzie do zarządzania pracą, które pomoże Ci zorganizować i wdrażać działania w całej organizacji oraz zapewni przejrzystość potrzebną do szybszej realizacji celów.

Tak wyglądałby szkielet utworzonej w Asanie matrycy wyboru pomiędzy trzema agencjami, biorącej pod uwagę koszt, doświadczenie, komunikację i opinie klientów:

4. Wypełnij matrycę decyzyjną

Teraz oceń każde kryterium korzystając z ustalonej wcześniej skali. Jeśli pomiędzy poszczególnymi opcjami nie ma dużej różnicy, użyj skali od 1 do 3, gdzie 3 jest najlepszą oceną. W przypadku większych różnic użyj skali od 1 do 5, gdzie 5 jest najlepszą oceną. 

Teraz możesz przekonać się o tym, jak potężnym narzędziem jest matryca decyzyjna. Załóżmy, że chcesz wybrać jedną spośród trzech agencji bez korzystania z matrycy. Oto przekrój informacji o każdej z nich:

• Agencja nr 1 jest niedroga, ale nie ma zbyt wiele doświadczenia. Poziom komunikacji i opinie klientów wydają się być średnie. 

• Agencja nr 2 jest dosyć droga, ale nie jest to najdroższa z dostępnych opcji. Szczyci się ona dużym doświadczeniem i świetnymi opiniami klientów, ale komunikacja nie jest najlepsza.

• Agencja nr 3 to najdroższa opcja, ale i najbardziej doświadczona. Do tej pory komunikacja była na średnim poziomie, ale opinie klientów są dosyć dobre. 

Powyższe charakterystyki są do siebie podobne, a w oparciu o krótki opis trudno jest zdecydować, która agencja jest najlepsza, zwłaszcza, że wszystkie mają wady i zalety. Dla porównania, tak przedstawiałaby się matryca decyzyjna pomiędzy tymi agencjami, biorąca pod uwagę cztery kluczowe kwestie, ocenione w skali od 1 do 5, gdzie 5 jest najlepszą oceną:

5. Dodaj wagę każdego z kryteriów

Zdarza się, że kryteria oceny nie są tak samo ważne. W takim przypadku, użyj ważonej matrycy decyzyjnej, aby dowiedzieć się, która z opcji jest dla Ciebie najlepsza.

Wracając do naszego przykładu, wyobraź sobie, że absolutnie niemożliwe jest przekroczenie budżetu, więc w procesie podejmowania decyzji najważniejszym czynnikiem jest koszt. Opinie klientów również mają duże znaczenie, ponieważ pomagają one zorientować się, na ile skuteczne były wcześniejsze projekty danej agencji.

Aby dodać wagę do matrycy decyzyjnej, przypisz każdemu z kryteriów wagę (od 1 do 3 lub od 1 do 5, w zależności od liczby opcji). Na późniejszym etapie procesu podejmowania decyzji pomnożysz każde kryterium przez jego wagę.

W naszym przykładzie wygląda to następująco: 

6. Pomnóż ważoną ocenę

Po ocenie kryteriów na wybranej skali i przypisaniu każdemu z nich wagi należy pomnożyć ocenę przez wagę każdego z nich. W ten sposób, najważniejsze kryteria mają większą wagę, co ostatecznie przyczyni się do wyboru najlepszej agencji.

Po dodaniu ważonej oceny do każdego z kryteriów, nasza matryca będzie wyglądała następująco:

7. Oblicz końcowy wynik

Po pomnożeniu ważonej oceny, dodaj do siebie wyniki dla poszczególnych agencji. Na tym etapie powinno stać się jasne, która opcja jest dla Ciebie najlepsza.

Tak wygląda gotowa matryca dla naszego przykładu: 

Jak widać, agencja nr 2 otrzymała najlepszą ocenę, więc to właśnie z jej usług należy skorzystać. Chociaż agencja nr 1 jest tańsza, średni koszt agencji nr 2 w połączeniu z jej doświadczeniem i świetnymi opiniami klientów sprawia, że jest ona najlepszą opcją dla Twojego zespołu. Teraz zostaje tylko skontaktować się z usługodawcą i rozpocząć pracę nad kampanią wizerunkową.

Przykład matrycy decyzyjnej

Matrycę decyzyjną można wykorzystać do podejmowania wielu decyzji biznesowych, o ile wymagają one dokonania wyboru pomiędzy kilkoma opcjami. Nie muszą to być wyłącznie kwestie krytyczne – to narzędzie sprawdzi się też przy podejmowaniu prostych decyzji.

Możesz na przykład utworzyć matrycę decyzyjną aby wybrać, jaki fotel najlepiej kupić do swojego domowego biura. Podobają Ci się cztery różne fotele, a kryteria wyboru to wygoda, koszt i opinie klientów.

Alternatywne sposoby podejmowania decyzji

Jeśli metoda matrycy decyzyjnej niezupełnie Ci odpowiada, wypróbuj: 

Macierz Eisenhowera

Macierz Eisenhowera to siatka zawierająca cztery pola, która umożliwia przeanalizowanie zadań pod kątem pilności i ważności. Ta matryca świetnie sprawdzi się, jeśli zajmujesz się kilkoma różnymi zadaniami i musisz zdecydować, którymi z nich zająć się w pierwszej kolejności. 

• W Iewym górnym rogu wpisz działania, które są pilne i ważne: mają one najwyższy priorytet i należy zająć się nimi tak szybko, jak to możliwe.

• W prawym górnym rogu wpisz działania, które nie są pilne, lecz mają duże znaczenie: aby pamiętać o ich wykonaniu, dodaj te zadania do swojego kalendarza lub dodaj do nich datę wykonania za pomocą narzędzia do zarządzania projektami.

• W Iewym dolnym rogu wpisz działania, które są pilne, ale nie mają dużego znaczenia: należy je wykonać, ale można przypisać do nich kogoś innego.

• W prawym dolnym rogu wpisz zadania które nie są ani pilne, ani ważne: odłóż te zadania na później lub nie wykonuj ich. Jasne określenie priorytetów i powiadomienie członków zespołu o zadaniach, na wykonanie których nie masz w danej chwili czasu to jeden ze sposobów na ograniczenie wypalenia zawodowego.

Mapa interesariuszy i macierz RACI

Jedną z najważniejszych decyzji, które należy podjąć podczas planowania projektu jest to, kogo należy zaprosić do współpracy nad nim, z kim się skonsultować i kogo poinformować. W tym celu utwórz mapę interesariuszy, która pomoże Ci uporządkować interesariuszy według ich wpływu i zainteresowania projektem. 

Mapa interesariuszy obejmuje cztery kategorie:

• Wysoki wpływ i wysokie zainteresowanie: zaangażuj tych interesariuszy na etapie planowania projektu oraz podczas podejmowania decyzji. 

• Wysoki wpływ i niskie zainteresowanie: powiadom tych interesariuszy o projekcie i monitoruj ich zainteresowanie, na wypadek, gdyby chcieli się w niego bardziej zaangażować.

• Niski wpływ i wysokie zainteresowanie: na bieżąco informuj tych interesariuszy o projekcie, wysyłając do nich aktualizacje jego statusu.

• Niski wpływ i niskie zainteresowanie: regularnie kontaktuj się z tymi interesariuszami, ale nie musisz informować ich na bieżąco o postępach.

Po zidentyfikowaniu kluczowych interesariuszy możesz utworzyć także macierz RACI. Macierz RACI pomaga określić, który członek zespołu jest osobą odpowiedzialną, nadzorującą i informowaną oraz kontrybutorem, ułatwiając wykrycie głównego decydenta dla każdego zadania lub inicjatywy.

Zespołowa burza mózgów

Do podjęcia decyzji czasem wystarczy klasyczna, zespołowa burza mózgów. Przeprowadź ją korzystając z tablicy lub użyj w tym celu narzędzia do zarządzania pracą.

Do przeprowadzania interaktywnych burz mózgów w Asanie najczęściej używamy tablic Kanban. Na początek organizator tworzy tablicę, do której członkowie zespołu mogą dodawać swoje pomysły, przemyślenia lub informacje zwrotne. Następnie każdy członek zespołu dodaje polubienia do wybranych sugestii, a później wszyscy rozmawiają o pomysłach, które otrzymały najwięcej polubień, aby wspólnie określić kolejne kroki.

Łatwiejsze podejmowanie obiektywnych decyzji

Szybkie podejmowanie decyzji to ważny element planowania projektu oraz zarządzania nim. Niezależnie od tego, czy korzystasz z matrycy decyzyjnej do dokonywania złożonych czy prostych wyborów, narzędzia te pomagają wziąć pod uwagę różne czynniki i podjąć decyzję, która będzie najkorzystniejsza dla Twojego zespołu.

Aby dowiedzieć się więcej na temat zarządzania projektami, zapoznaj się z 25 umiejętnościami zarządzania projektem niezbędnymi do odniesienia sukcesu.