Listy zadań: 15 wskazówek, jak tworzyć skuteczne listy zadań
Lista rzeczy do zrobienia to po prostu lista zawierająca wszystko, co musisz zrobić. Oznacza to, że może znaleźć się na niej praktycznie wszystko – jednak sam fakt, że zadania zostały spisane, nie oznacza, że lista ta jest rzeczywiście pomocna. Skuteczne śledzenie terminów wykonania pracy może pomóc Ci określić priorytety i osiągać lepsze rezultaty. Zbyt często jednak zdarza się, że lista rzeczy do zrobienia jest chaotyczna i w żaden sposób nie połączona z faktycznie wykonywaną przez Ciebie pracą, co prowadzi do mniejszej przejrzystości i zwiększenia liczby czynności okołozadaniowych.
Dobra wiadomość jest taka, że pisanie listy rzeczy do zrobienia wcale nie musi być bezskuteczne. Przejmij kontrolę nad swoją pracą, korzystając z 15 wskazówek dotyczących tworzenia skutecznej listy rzeczy do zrobienia.
Na początek pożegnaj pisemne listy zadań
Jeśli jeszcze tego nie robisz, to pierwszym etapem tworzenia skutecznej listy rzeczy do zrobienia jest zbudowanie jej za pomocą odpowiedniej, możliwej do dostosowania aplikacji, która działa na różnych platformach, takich jak Android, iOS czy Windows. Pisemne listy rzeczy do zrobienia zapewniają co prawda przyjemne uczucie satysfakcji za każdym razem, kiedy wykreśla się z nich wykonane zadanie, ale niestety jest to najgorszy możliwy sposób śledzenia zadań. Tak naprawdę, pisemna lista rzeczy do zrobienia jest chaotyczna i nieskuteczna oraz łatwo popełnić w niej błąd czy ją zgubić.
Aby tego uniknąć, skorzystaj z aplikacji do tworzenia list zadań. W przeciwieństwie do list w formie papierowej, wśród zalet cyfrowej listy rzeczy do zrobienia można wymienić:
Możliwość sortowania i priorytetyzacji zadań. Chcąc zmienić kolejność pozycji na pisemnej liście, musisz w całości ją przepisać. Dzięki aplikacji natomiast możesz łatwo przeciągać i upuszczać elementy. A to nie wszystko – większość aplikacji do tworzenia list zadań oferuje także możliwość śledzenia priorytetów dzięki niestandardowym tagom. Cyfrowe listy rzeczy do zrobienia umożliwiają również tworzenie zadań cyklicznych, dzięki czemu nigdy więcej nie zapomnisz o cotygodniowym spotkaniu. Ponadto aplikacje do tworzenia list rzeczy do zrobienia obsługują wiele widoków, dzięki czemu możesz wizualizować swoje zadania w sposób, który najbardziej Ci odpowiada, niezależnie od tego, czy jest to lista, czy tablica Kanban.
Nie da się ich zgubić. W przeciwieństwie do listy w formie fizycznej wirtualnej listy rzeczy do zrobienia nie sposób jest zgubić. Zawsze będziesz mieć do niej dostęp – na komputerze, iPhonie, iPadzie lub innych urządzeniach inteligentnych, więc w każdej chwili możesz dodać nowe rzeczy do zrobienia.
Możliwość dodawania kontekstu do zadań. Większość aplikacji do tworzenia list zadań umożliwia dodawanie w opisie dodatkowych informacji. Tradycyjna lista zawiera tylko kilka słów kluczowych, które opisują to, co trzeba zrobić. Dzięki aplikacji natomiast każda pozycja do wykonania zawiera rozwijane pole opisu, gdzie można dodać wszystkie szczegóły zadania, dokumenty i inne ważne informacje. Ponadto aplikacje do tworzenia list rzeczy do zrobienia korzystają z integracji, np. z Dyskiem Google, Kalendarzem Googlei Outlookiem, dzięki czemu możesz dołączać dokumenty i dodawać kontekst do najważniejszych zadań.
Możliwość tworzenia różnych list w tym samym miejscu. Zanim wybierzesz aplikację do tworzenia list zadań, upewnij się, że umożliwia ona utworzenie wielu list na raz. Dzięki temu możesz utworzyć jedną listę z zadaniami osobistymi, drugą z zadaniami dla zespołu, a trzecią, na przykład, dotyczącą rozwoju osobistego. Możesz też sortować zadania według ram czasowych, na przykład tworząc dzienną i tygodniową listę rzeczy do zrobienia. Aplikacja z opcją tworzenia wielu list umożliwi Ci przechowywanie wszystkich tych zadań w jednym miejscu.
Możliwość ustawiania przypomnień, dat wykonania i powiadomień. Pozycje na liście zadań, niezależnie od tego, czy chodzi o „dzień dla siebie”, czy o krytyczne terminy realizacji projektów, nic nie znaczą, jeśli nie wykona się ich na czas. Dzięki specjalnej aplikacji możesz śledzić daty wykonania poszczególnych zadań oraz ustawiać dla nich przypomnienia lub niestandardowe powiadomienia, aby mieć pewność, że każde z nich zostanie zrealizowane na czas.
Możliwość współpracy. Mając zorganizowaną listę zadań z jasno określonymi priorytetami, możesz w większym stopniu przyczyniać się do realizacji projektów i inicjatyw zespołowych. Innymi słowy, im lepiej zorganizujesz swoją pracę, tym łatwiej będzie Ci współpracować z pozostałymi członkami zespołu.
Jeśli szukasz aplikacji do tworzenia list rzeczy do zrobienia, wypróbuj Asanę. Asana to narzędzie do zarządzania pracą stworzone, aby pomagać Ci organizować zadania w taki sposób, aby było jasne co dokładnie trzeba zrobić, dlaczego jest to ważne i w jaki sposób należy to wykonać. Z pomocą Asany możesz śledzić pracę, połączyć ją z większymi projektami, na bieżąco informować członków zespołu o postępach i mieć pewność, że nic nie zostanie pominięte.
15 wskazówek dotyczących tworzenia lepszych list rzeczy do zrobienia
Jeśli chcesz przenieść swoje listy zadań na wyższy poziom, skorzystaj z tych 15 wskazówek, które pomogą Ci zwiększyć przejrzystość i wydajność. Większość z tych wskazówek zakłada, że używasz aplikacji do tworzenia list zadań do organizowania swojej pracy i zwiększania produktywności.
1. Zapisuj wszystko
Lepiej dodać pozycję i szybko oznaczyć ją jako ukończoną, niż zapomnieć o czymś, co trzeba było zrobić. Najlepsze pomysły często pojawiają się w momencie, kiedy nie mamy możliwości ich zapisać – inspiracja nie czeka na odpowiedni moment. Jeśli przyjdzie Ci do głowy sposób na usprawnienie projektu lub nowy pomysł do zaprezentowania szefowi, jeżeli zechcesz coś zanotować lub masz pomysł na szybsze wykonanie zadania, po prostu dodaj go do swojej listy rzeczy do zrobienia.
Z tego właśnie powodu ważne jest, aby wybrana przez Ciebie aplikacja oferowała funkcjonalną wersję mobilną. To pozwoli Ci dodawać nowe pozycje do listy z dowolnego miejsca – nie musisz czekać, aż ponownie znajdziesz się przy komputerze.
2. Twórz różne listy do różnych celów
Częstym problemem list zadań jest to, że mogą szybko stać się przytłaczające. Być może w pracy zajmujesz się wieloma projektami naraz, a na Twojej liście przypomnienie dotyczące przeglądu briefu dla nadchodzącej kampanii znajduje się tuż obok notatki na temat znalezienia dostawców na wydarzenie. Nic więc dziwnego, że może Cię to przytłoczyć.
Aby przejąć kontrolę nad swoją listą rzeczy do zrobienia i zwiększyć efektywność, warto utworzyć więcej niż jedną listę zadań w aplikacji, na przykład osobną dla projektów osobistych i osobną dla projektów zespołowych. Możesz na przykład utworzyć po jednej liście zadań na każdą ważną inicjatywę lub projekt. Możesz też utworzyć jedną listę zadań z działaniami, które możesz wykonać od razu, drugą listę do zapisywania pomysłów na przyszłe projekty i trzecią dla Twoich osobistych zadań, np. listę zakupów. Następnie możesz otwierać odpowiednią listę zadań do tego, nad czym akurat pracujesz, by lepiej skupić się na swojej pracy.
3. Uporządkuj listę rzeczy do zrobienia według przepływu pracy, priorytetu lub daty wykonania
Ciągłe porządkowanie listy rzeczy do zrobienia to strata czasu, nawet jeśli czasem jest to przyjemne. Oprzyj się pokusie, tworząc funkcjonalną strukturę dla swoich list zadań. Jeśli jest to możliwe w aplikacji, której używasz, utwórz osobne sekcje dla różnych rodzajów pracy. W ten sposób możesz sortować pracę ze względu na projekt lub priorytet, w zależności od Twoich preferencji.
4. Przekształcaj notatki w wykonalne działania
Lista zadań nie jest miejscem do przechowywania Twoich przemyśleń czy celów. Informacje te owszem są istotne, ale umieszczanie wszystkiego na jednej liście może spowodować, że te naprawdę ważne zadania umkną Twojej uwadze. Zamiast dodawać je do listy, zapisz te elementy w narzędziu do zarządzania projektami lub systemie do zarządzania celami. Dzięki temu Twoje pomysły i cele będą nadal łatwo dostępne, ale nie będą zabierać miejsca na Twojej liście zadań.
Pomimo tego, że osobne przechowywanie przemyśleń i celów jest ważne, przełączanie się pomiędzy różnymi narzędziami może szybko stać się uciążliwe. Zamiast tego, spróbuj znaleźć sposób, aby gromadzić wszystkie informacje w jednym miejscu, na przykład z pomocą narzędzia takiego, jak Asana.
5. Najpierw działanie, potem szczegóły
Oprócz upewnienia się, że każde zadanie jest wykonalne, warto również rozpocząć nazwę każdego elementu od czasownika. Nie jest to co prawda konieczne, ale taki format pozwoli szybko rozeznać się, co trzeba zrobić w ramach danego zadania.
Na przykład tytuł „Trzy obrazki do reklamy na Facebooku” nie mówi za wiele o tym, co trzeba zrobić. Jeżeli jednak korzystasz z aplikacji, możesz dodać więcej szczegółów, które będą widoczne natychmiast. Jeśli dodasz do niego czasownik „zaprojektować”, ten sam punkt staje się przejrzysty i wykonalny: „Zaprojektować trzy obrazki do reklamy na Facebooku”. Jasne określenie działania do wykonania w tytule zadania pozwala szybko zorientować się, co jest do zrobienia.
6. Priorytetyzuj swoje zadania
Aby mieć pewność, że wykonujesz właściwe zadania we właściwym czasie, musisz określić, które z nich są najważniejsze. Niezależnie od tego, czy najważniejsze pozycje znajdują się na szczycie listy, czy też są one oznaczone niestandardowymi tagami, upewnij się, że możesz łatwo określić, które działania mają największe znaczenie, aby niczego nie przegapić.
Nie oznacza to wcale, że najważniejsze rzeczy należy wykonywać w pierwszej kolejności. Czasami wykonanie łatwego zadania to najlepszy sposób na rozpoczęcie pracy. A może bardziej odpowiada Ci praca w myśl zasady 80/20, która zakłada, że możesz wykonać 80% pracy w 20% czasu. Nawet jeśli nie korzystasz z priorytetów, aby określić kolejność wykonywania działań, ważne jest, aby mieć ich świadomość.
7. Zawsze określaj termin
W przypadku zadań nie wystarczy o nich pamiętać – dobrze jest również wiedzieć, na kiedy należy je wykonać. Ukończenie ważnych zadań nie będzie wiele znaczyć, jeśli wykona się je w złym terminie. Innymi słowy, zawsze musisz wiedzieć, kto, co i na kiedy musi wykonać. Nawet jeśli termin wykonania nie jest ściśle określony, lepiej wpisać jakąkolwiek datę i później ją zmienić, niż w ogóle o niej zapomnieć.
8. Dziel pracę na mniejsze zadania
Jeden z największych problemów pojawia się w przypadku złożonych zadań. Może się zdarzyć, że na liście data wykonania ustawiona jest na jutro, ale po otwarciu zadania okazuje się, że do wykonania wszystkich niezbędnych czynności potrzeba całego tygodnia.
Jeśli często spotykasz się z takimi sytuacjami, spróbuj podzielić pracę na mniejsze zadania lub podzadania. Termin wykonania danej czynności może być ustawiony na przykład na piątek, ale zadanie jest tak złożone, że jego wykonanie zajmie wiele dni. Rozłożenie takiego zadania na kilka mniejszych, które możesz ukończyć w ciągu tygodnia, może mieć kluczowe znaczenie dla powodzenia całego Twojego projektu.
9. Grupuj podobne zadania
Grupowanie rzeczy do wykonania nie tylko pomaga więcej osiągnąć, ale i zwiększa Twoją produktywność. Za każdym razem, kiedy przełączasz się pomiędzy zadaniami lub rozpoczynasz nowy projekt, Twój mózg potrzebuje chwili, aby się dostosować. Badania potwierdzają, że ludzki umysł nie jest nastawiony na wielozadaniowość, dlatego im więcej rzeczy do zrobienia uda Ci się połączyć w grupy, tym łatwiej poradzi sobie z nimi Twój mózg.
Skoncentruj się przede wszystkim na codziennych zadaniach, które można połączyć w grupy i uprościć. Jeśli masz na swojej liście takie zadania, które wykonujesz każdego dnia, przypuszczalnie nawet nie zdajesz sobie sprawy, ile czasu im poświęcasz. Spróbuj zanotować, ile czasu zajmuje Ci wykonanie podobnych, codziennych zadań. Wynik może Cię zaskoczyć! Następnie zastanów się, czy możesz zwiększyć swoją produktywność, np. grupując te działania lub automatyzując je. Nie tylko sprawi to, że Twoja lista rzeczy do zrobienia będzie bardziej przejrzysta, ale i zwiększy Twoją produktywność i poprawi zarządzanie czasem.
10. Celebruj postępy
Zawsze, kiedy odhaczasz zadanie z listy, oznacza to, że udało Ci się coś osiągnąć. To niemałe dokonanie. Warto to uczcić, choćby symbolicznie.
Jedną z najważniejszych wartości w Asanie jest postawa serdeczności — podejście, którym kierujemy się na co dzień. Postawa serdeczności oznacza, że w ciągu dnia pracy każdy powinien znaleźć czas na chwilę przyjemności i przeżywanie ważnych momentów. Użytkownicy Asany, wiedzą doskonale, że gdy ukończą jakieś zadanie, mogą zobaczyć na ekranie jednorożce albo yeti. Dlaczego? Właściwe pytanie powinno brzmieć: dlaczego nie?
11. Na koniec dnia posortuj zadania
Nie marnuj połowy poranka na żmudne przekopywanie się przez listę rzeczy do zrobienia. Uporządkuj zadania zaplanowane na nadchodzący dzień, zanim zakończysz pracę. Dzięki temu rankiem następnego dnia od razu zobaczysz, jakie czekają Cię obowiązki. Wystarczy, że pod koniec dnia zainwestujesz pięć do 10 minut, by następny poranek spędzić dużo bardziej produktywnie.
12. Wyłącz powiadomienia
Powiadomienia zdecydowanie pomagają w wykonywaniu zadań, a każda dobra aplikacja z listą rzeczy do zrobienia będzie je często wysyłać. Jednak równie ważne są opcje „Wycisz powiadomienia” i „Nie przeszkadzać”. Przecież po to organizujesz sobie pracę, żeby zwiększyć produktywność. To zaś czasami wymaga skupienia, a nie rozpraszania dobiegającymi co chwilę z telefonu powiadomieniami.
13. Śledź rzeczy, których nie musisz zrobić
Nie trać czasu na wykonywanie czynności, które nie są ważne. Dlatego czasem, choć pokusa dodania czegoś do listy rzeczy do zrobienia będzie naprawdę duża, postaraj się powstrzymać.
Jeśli nadajesz rzeczom z listy priorytety, wiesz już, co jest bardziej, a co mniej ważne. Jednocześnie, jeśli zajdzie taka potrzeba, nie wahaj się ich obniżać. Śledzenie realizacji zadań z listy nie polega na pedantycznym wykonywaniu każdego z zajęć zaplanowanych na dany dzień. Chodzi o to, aby wykonać najważniejszą część pracy.
14. Uważaj na rzeczy, z których zrobieniem zwlekasz
Wszyscy mamy zadania, których wykonanie zaplanowaliśmy na tydzień wcześniej, ale nie udało nam się jeszcze ich rozpocząć. Jeśli zauważysz takie zadania na swojej liście, zastanów się, dlaczego ciągle na niej tkwią. Co Cię powstrzymuje przed ich wykonaniem? Może należy zmienić ich priorytet lub oddelegować je do innego członka zespołu? Czy w zadaniu jest coś, czego nie rozumiesz i dlatego zwlekasz z jego wykonaniem? Poznanie przyczyny prokrastynacji pomoże Ci zwiększyć produktywność i zapobiec tworzeniu się długiej listy zadań zaległych.
15. Współpracuj za pomocą jednej platformy
W świecie idealnym śledzenie zadań do wykonania powinno czemuś służyć. Ich organizowanie i priorytetyzacja będą przydatne tylko wtedy, gdy masz wgląd w pracę swojego zespołu i odwrotnie. Najbardziej produktywne zespoły to te, które wykonują pracę, korzystając z jednego źródła informacji. W ten sposób każdy doskonale wie, kto i za co odpowiada, i może skoncentrować się na osiąganiu jak najlepszych wyników.
Naturalnie uważamy, że Asana jest świetnym narzędziem, które może Ci w tym pomóc. Dzięki Asanie Twój zespół może określić, co należy zrobić, dlaczego jest to ważne i w jaki sposób to wykonać. W ten sposób cały zespół zyskuje dzięki większej przejrzystości i redukcji niepotrzebnych działań.
Wyznaczanie celów za pomocą list rzeczy do zrobienia
Listy rzeczy do zrobienia to potężne narzędzia umożliwiające osiąganie celów osobistych i zespołowych. Umożliwiają dzielenie większych celi na wykonalne zadania, dzięki czemu powstaje przejrzysta mapa drogowa prowadząca Cię prosto do sukcesu. Oto, jak możesz wykorzystać listy rzeczy do zrobienia do wyznaczania celów:
Zdefiniuj wyraźne cele: Pierwszym krokiem do osiągnięcia celów za pomocą listy rzeczy do zrobienia jest zdefiniowanie przejrzystych, wyraźnie określonych celów. Przejrzystość gwarantuje, że każde zadanie, które dodasz do listy, znacząco przyczyni się do osiągnięcia celu końcowego. Na przykład kierownik projektu może wyznaczyć wyraźny cel, jakim będzie wprowadzenie w ciągu sześciu miesięcy nowego produktu na rynek.
Podziel cele na wykonalne zadania: Gdy masz już wyraźnie określony cel, podziel go na mniejsze, wykonalne zadania. Dzięki temu nawet najbardziej zniechęcające cele staną się wykonalne i osiągalne. W przykładzie związanym z wprowadzaniem nowego produktu na rynek zadania mogą obejmować badanie rynku, projektowanie produktu i testowanie prototypów.
Priorytetyzuj zadania: Nie wszystkie zadania są równie ważne. Priorytetyzuj je w oparciu o pilność i adekwatność względem głównego celu. W przykładzie związanym z wprowadzaniem produktu na rynek położenie większego nacisku na wykonanie badań rynkowych przed zaprojektowaniem produktu zapewni zespołowi dostęp do kluczowych informacji rynkowych.
Śledź postępy: Bez śledzenia postępów łatwo jest zboczyć z kursu. Regularne aktualizacje i przeglądy pozwolą wyraźnie zaznaczyć postępy lub wskazać obszary wymagające zwiększenia działań. Zorganizowanie w czasie wprowadzania produktu na rynek cotygodniowych spotkań poświęconych omawianiu postępów umożliwi śledzenie wkładu ze strony wszystkich działów i pozwoli kontrolować stopień realizacji projektu na osi czasu.
Współpracuj i deleguj: Pracując w zespole, używaj listy rzeczy do zrobienia, aby skutecznie je delegować do innych członków zespołu. Przypisz obowiązki, biorąc pod uwagę mocne strony i obciążenie pracą każdego ze współpracowników. W omawianym przykładzie delegowanie zadań projektowych członkom zespołu kreatywnego i analiz rynkowych ekspertom do spraw badań zapewni optymalne wykorzystanie zasobów i umiejętności.
Wyznaczając cele w ramach dobrze skonstruowanej listy rzeczy do zrobienia i osiągając je dzięki wykonywaniu poszczególnych zadań, zdołasz przekształcić zniechęcające koncepcje w osiągalne kamienie milowe. Metodologia ta sprawdzi się tak podczas pracy indywidualnej, jak i zespołowej.
Na co zwrócić uwagę, wybierając aplikację do tworzenia list rzeczy do zrobienia?
Aplikacji do zarządzania zadaniami jest tak wiele, że wybór najlepszego narzędzia nie jest wcale prosty. Poniżej znajdziesz zestawienie parametrów, na które warto zwrócić uwagę, by usprawnić pracę z listą rzeczy do zrobienia, niezależnie od tego, czy pracujesz w biurze, czy w drodze.
1. Zalety aplikacji komputerowej
Poszukaj narzędzia z aplikacją komputerową, które pozwoli Ci zamknąć rozpraszające karty przeglądarki i skupić się na zadaniach priorytetowych dostępnych bezpośrednio z paska menu (Mac) lub zasobnika systemowego (Windows).
2. Funkcjonalność aplikacji mobilnej
Upewnij się, że wybrane narzędzie występuje też w postaci aplikacji mobilnej z funkcjami dostosowanymi do działania w podróży. Najlepsze pozycje na rynku oferują funkcje inteligentne, dzięki którym kolejne czynności do wykonania dodasz do listy, przeprowadzając transkrypcję z nagrania lub robiąc zdjęcie odręcznej notatki.
3. Współpraca w czasie rzeczywistym
Aby skutecznie pracować w zespole, będziesz potrzebować narzędzi do współpracy w czasie rzeczywistym. Poszukaj narzędzia do współpracy zespołowej, które pozwala użytkownikom komentować, przesyłać załączniki i oznaczać członków zespołu. Tylko wtedy będziesz mieć pewność, że współpraca zespołowa przebiega płynnie niezależnie od lokalizacji członków zespołu.
4. Konkurencyjne ceny
Najlepsze narzędzia do tworzenia list rzeczy do zrobienia oferują liczne opcje cenowe, dzięki czemu stanowią doskonały wybór zarówno dla osób indywidualnych, jak i dla zespołów. Najlepiej, jeśli aplikacja oferuje wysoce funkcjonalną bezpłatną wersję.
Czas oznaczyć zadanie „Dowiedzieć się, jak utworzyć listę rzeczy do zrobienia“ jako wykonane
Utworzenie listy rzeczy do wykonania polega na zorganizowaniu sobie pracy i zyskaniu lepszego wglądu w jej szczegóły, co na pewno osiągniesz dzięki tym 15 wskazówkom. Jednak aby z powodzeniem śledzić rzeczy do zrobienia, musisz też znaleźć sposób na uzyskanie wglądu w pracę zespołu — i zapewnić tak wgląd innym jego członkom. Poszukaj takiego narzędzia do zarządzania listami rzeczy do zrobienia, które będzie oferować dodatkowe funkcje, takie jak zarządzanie zadaniami oraz zarządzanie projektami.
