Guida alla gestione dell'integrazione del progetto (sette fasi)

Non esistono due progetti perfettamente uguali in termini di risultati finali, budget e cronologia. Per garantire che tutti i progetti soddisfino i requisiti e gli obiettivi, molte aziende hanno adottato la gestione dell'integrazione del progetto come pratica standard.

La gestione dell'integrazione del progetto implica il coordinamento di tutti gli elementi del progetto, dalla delega delle attività e la gestione delle risorse alla comunicazione con gli stakeholder. Un approccio olistico alla gestione dei progetti e alle loro interdipendenze consente di portare a termine i progetti non perdendo di vista il quadro generale.

Per la riuscita della gestione integrata del progetto, continua a leggere per conoscerne tutti i dettagli, i passaggi chiave e le competenze richieste.

Cos'è la gestione integrata del progetto?

La gestione integrata del progetto implica il coordinamento di tutti gli elementi del progetto, incluse le attività, le risorse, gli stakeholder e i risultati finali. Lo scopo è di garantire un'esecuzione efficiente dei processi e la realizzazione degli obiettivi predefiniti.

La gestione integrata del progetto è necessaria quando si verificano interazioni tra processi e team diversi. In caso di progetti con obiettivi concorrenti o conflitti di programmazione, la gestione integrata del progetto consente di giungere a compromessi in termini di costi o programmazione, per riuscire a portare a termine il progetto e soddisfare le aspettative degli stakeholder.

Analizziamo insieme un esempio di gestione integrata del progetto. Il team di marketing richiede dei dati al team commerciale per preparare un resoconto per gli stakeholder. La gestione integrata del progetto viene utilizzata per garantire che i dati del team commerciale vengano consegnati al team di marketing, e che i risultati soddisfino le aspettative.  

La gestione integrata del progetto include anche la supervisione delle cinque fasi della gestione dei progetti durante tutto il ciclo di vita del progetto.

Le cinque fasi in dettaglio

1. Avvio del progetto: lo scopo di questa fase è la creazione della visione e degli obiettivi del progetto, e di ottenere l'approvazione degli stakeholder per tali obiettivi. La fase implica la creazione di un project charter per fornire una panoramica del progetto, di una roadmap ben definita e di un registro degli stakeholder per specificare le parti interessate coinvolte. 

2. Pianificazione del progetto: il processo di pianificazione non è altro che l'impostazione dell'infrastruttura del progetto, per consentirti di raggiungere gli obiettivi del progetto entro i vincoli di tempo, budget e risorse. Dovrai creare dei documenti di progetto più dettagliati per aiutare il tuo team a cogliere la visione del progetto e di quanto richiesto per portarlo a termine. 

3. Esecuzione del progetto: l'attuazione del piano di progetto. Il progetto prende il via, e la maggior parte del budget verrà speso in questa fase per il conseguimento dei risultati finali. La fase include anche attività come comunicazioni e coinvolgimento degli stakeholder, garanzia della qualità e sviluppo del team. 

4. Performance del progetto: la supervisione dell'avanzamento del progetto e il confronto con il piano originale. Include eventuali azioni correttive in caso di ostacoli o ritardi. 

5. Conclusione del progetto: chiusura formale del progetto con l'approvazione del cliente o degli stakeholder. Le lezioni apprese e i dati dovranno essere archiviati per riferimento futuro. 

Dato che si tratta di una delle principali aree di conoscenza nella Guida PMBOK® (Project Management Book of Knowledge) del PMI, se i project manager riescono a padroneggiare questa tecnica, saranno anche in grado di migliorare i loro processi. 

Le sette fasi della gestione dell'integrazione del progetto

La gestione dell'integrazione del progetto offre un approccio olistico alla pianificazione e all'esecuzione del progetto. La tecnica consiste in sette processi per coordinare con efficacia le attività del progetto. Analizziamole insieme. 

1. Creare un project charter

I progetti di solito iniziano con la creazione di un project charter, ovvero un breve documento che fornisce una panoramica del progetto e identifica il project manager e gli stakeholder principali.

Un project charter include quanto segue:

• ambito

• obiettivi e risultati finali

• membri del team che lavorano al progetto 

• rischi del progetto 

• vantaggi e ritorno sugli investimenti

• budget 

• business case

Il project charter funge in sostanza da base sulla quale continuare a pianificare il tuo progetto. Ti consente di ottenere il consenso degli stakeholder, per proseguire più rapidamente e in autonomia entro l'ambito del progetto.

2. Sviluppare un piano per la gestione del progetto

Il passo successivo implica lo sviluppo di un piano di progetto più dettagliato, in grado di specificare dichiarazione dell'ambito del progetto, risultati finali, cronologia, traguardi e metriche per la valutazione del successo.

Il piano di progetto viene utilizzato per guidare l'esecuzione del progetto, al fine di soddisfare i requisiti e gli obiettivi generali. 

Indichiamo di seguito le fasi per la creazione di una metodologia di project management.

1. Incontrare gli stakeholder per definire i requisiti, i risultati finali e gli obiettivi del progetto.

2. Definire l'ambito del progetto.

3. Creare una struttura di scomposizione del lavoro per delegare le attività e assegnare le risorse.

4. Creare il programma del progetto.

5. Condurre una valutazione del rischio e sviluppare i piani di emergenza.

6. Creare una base di riferimento per misurare e valutare la performance del progetto.

7. Sviluppare dei piani aggiuntivi per quanto segue: gestione dell'ambito, gestione dei costi, gestione delle risorse, gestione delle modifiche, gestione degli stakeholder o gestione del rischio..

Per aiutarti nel processo, puoi utilizzare un modello di piano di progetto come punto di partenza per creare il tuo piano.

3. Dirigere e gestire l'intero progetto

La fase successiva è l'esecuzione del progetto, nella quale il project manager si occupa del lavoro quotidiano che è necessario portare a termine, come:

• dirigere il team di progetto

• tenere le riunioni con gli stakeholder

• monitorare l'avanzamento del progetto

Questa fase garantisce che le attività vengano svolte in modo efficiente, in base al piano di progetto e alla dichiarazione dell'ambito. 

4. Gestire le competenze del progetto

La gestione delle competenze del progetto si riferisce ai processi volti a utilizzare le informazioni esistenti o a ottenere nuove competenze per raggiungere gli obiettivi di progetto. Questa fase garantisce che i membri del team abbiano tutte le informazioni necessarie per produrre i risultati richiesti.

Le competenze e le esperienze acquisite in questa fase contribuiscono al corpus di conoscenze generali dell'azienda, a beneficio dei progetti futuri.

5. Monitorare e controllare il progetto

Nella gestione dell'integrazione del progetto, i progetti sono ovviamente interconnessi e quindi devono essere seguiti da vicino per garantire che tutto si svolga in conformità al piano di gestione dei singoli progetti. 

Lo scopo di questa fase è quello di mantenere il progetto nei tempi previsti. In caso di deviazioni dal piano di progetto, è necessario identificarle e correggerle. 

A tal fine possiamo identificare tre possibili approcci, indicati di seguito.

1. Azione preventiva: un'azione eseguita per ridurre l'impatto negativo dei rischi del progetto.

2. Azione correttiva: un'azione eseguita per riportare la performance futura del progetto in linea con il piano di progetto.

3. Correzione del difetto: un'azione eseguita per correggere o eliminare un difetto.

Una tecnica abituale per la misurazione della performance è l'analisi del valore guadagnato, per valutare lo stato attuale del budget e del programma di un progetto. Se le necessarie modifiche al progetto vengono approvate, anche la documentazione di progetto, per esempio il resoconto sulla performance lavorativa, dovrà essere aggiornata.

Il monitoraggio del progetto garantisce che resti in linea con i tempi previsti per raggiungere gli obiettivi. 

6. Eseguire il controllo integrato delle modifiche

Se non gestite correttamente, le modifiche ai progetti a volte possono essere fonte di notevole stress. Attuando un processo di controllo delle modifiche è possibile ovviare all'inconveniente. 

Ecco perché le richieste di modifiche devono essere valutate per accertarsi che non eccedano l'ambito del progetto o provochino uno slittamento del progetto, cioè l'aumento dei requisiti durante il ciclo di vita del progetto. Alcune aziende hanno perfino una commissione di controllo delle modifiche dedicata alla revisione delle richieste relative, per esempio, a modifiche di budget, cronologie e risorse. 

Un esempio di modifica al progetto è quando il cliente richiede risorse aggiuntive. In tal caso dovrai valutarne l'impatto sul progetto. 

Utilizza un registro per il controllo delle modifiche per documentare tutte le richieste di modifiche, incluse quelle approvate, le risorse e i costi correlati, e come influiranno sulla cronologia del progetto. Per il successo del progetto in generale è della massima importanza riuscire a integrare in maniera fluida le modifiche con le attività attuali del progetto. 

7. Concludere il progetto

Una volta completato il progetto e che i risultati finali sono stati inviati e approvati dal cliente, è il momento di chiudere il progetto. 

La conclusione del progetto implica processi come:

• riunione finale con gli stakeholder 

• revisione formale del progetto

• chiusura del contratto

• organizzazione e archiviazione dei materiali di progetto per un eventuale utilizzo futuro

La conclusione del contratto serve da riferimento per gli sviluppi futuri e fornisce indicazioni su come migliorare il sistema di gestione dell'integrazione del progetto. 

Come implementare la gestione dell'integrazione del progetto

La gestione dell'integrazione del progetto richiede un mix di competenze tecniche e di leadership. Ecco alcuni suggerimenti per aiutarti a iniziare con la gestione dell'integrazione del progetto. 

Far supervisionare la gestione integrata del progetto da un project manager

I progetti hanno diversi elementi da monitorare, e un project manager gioca un ruolo importante nella soluzione dei conflitti. Un project manager supervisiona quanto segue:

• programma di progetto

• costi

• risultati finali

• rischi 

• obiettivi del progetto

• risorse

I project manager devono padroneggiare in dettaglio le interazioni tra i diversi fattori e l'impatto generale sul progetto. La gestione integrata del progetto interessa specificamente un processo, una fase e un risultato che il project manager deve monitorare.

Per esempio, se un progetto subisce una consistente modifica di ambito, potrebbero verificarsi carenze di risorse, superamento del budget e ritardi. La gestione dell'integrazione del progetto ti consente di riorganizzare i team e di ridistribuire le risorse come richiesto, per minimizzare l'impatto sul progetto e sulle attività aziendali.

La gestione dell'integrazione del progetto può essere particolarmente utile quando ti trovi a gestire dei team interfunzionali e a organizzare le interdipendenze tra i loro progetti. 

Monitorare diligentemente il tempo

Se ancora non lo hai già fatto, implementare un software per il monitoraggio del tempo può essere vantaggioso non solo ai fini della fatturazione, ma anche per la programmazione di progetti futuri. I calendari del team forniscono una panoramica a livello generale delle assegnazioni di tempo, ma monitorare il numero di ore impiegato per ogni attività dà delle metriche più precise. 

Avere questi dati a portata di mano sarà utile per la programmazione di progetti futuri e le tue stime saranno più precise quando pianifichi delle determinate attività.  

Creare dei team di progetto a tutto tondo

Un buon team di progetto può fare la differenza in termini di performance del progetto. Il tuo compito è quello di creare un team di progetto equilibrato e di assegnare le attività in base alle competenze e all'esperienza di ciascun membro. Assicurati che tutti dispongano delle risorse necessarie e coordina la comunicazione tra i team coinvolti.   

Utilizzare i modelli di progetto per risparmiare tempo

La creazione dei piani e dei materiali di progetto può richiedere molto tempo, specialmente tenendo in considerazione la notevole quantità necessaria per ogni singolo progetto. Anziché iniziare ogni volta da capo, sfrutta i modelli di progetto, sia dei progetti precedenti che quelli già pronti. 

Per esempio, i modelli di piani di progetto o i modelli di ordine del giorno possono essere adattati per diversi scopi. I modelli ti forniscono la base che puoi modificare o personalizzare a seconda delle tue esigenze.  

Collaborare tramite uno strumento per la comunicazione del team

Ogni reparto ha il suo stile e i suoi strumenti per la comunicazione, e spesso i progetti richiedono la collaborazione tra reparti diversi. 

Per evitare problemi di comunicazione o addirittura una mancanza di comunicazione tra i team, utilizza un piano di comunicazione per determinare quali canali devono essere utilizzati dal team per condividere conoscenze, risorse e aggiornamenti sullo stato del progetto. In questo modo i team potranno comunicare direttamente tra di loro e non dovrai fare da intermediario.

Per esempio, gli strumenti per la comunicazione del team ti consentono di creare un hub centralizzato per i progetti, per la comunicazione e per i feedback in tempo reale. Inoltre, gli strumenti per la comunicazione del team si completano con quelli che già utilizzi, dato che possono integrarsi con gli strumenti per il lavoro da remoto più popolari, come ad esempio Google Drive e Slack. 

L'importanza della gestione dell'integrazione del progetto

I progetti spesso sono dinamici e complessi, coinvolgono più team e processi organizzativi. Per garantire che tutti gli elementi collaborino in maniera coerente in direzione dell'obiettivo finale, la gestione dell'integrazione del progetto è una pratica necessaria. Di seguito elenchiamo alcuni dei suoi vantaggi.

Coordinamento e organizzazione durante l'intero progetto

La gestione dell'integrazione del progetto è come un manuale di istruzioni che puoi utilizzare per guidare il progetto nella direzione giusta, e accertarti che tutti i processi siano sincronizzati. Man mano che il processo avanza da una fase all'altra, garantisce che i risultati e i documenti siano pronti per passare fluidamente alla fase successiva.

Tutti sono consapevoli delle loro responsabilità

Con la gestione dell'integrazione del progetto, tutti gli stakeholder e i membri del team saranno ben consapevoli dei loro ruoli e responsabilità. Monitorando diligentemente il progetto, sarai in grado di rispondere alle eventuali domande dei team o degli stakeholder, in caso di confusione o di problemi. 

Mantenere i progetti nei tempi previsti

La gestione dell'integrazione del progetto consente ai progetti di rispettare budget e scadenze. Mantiene inoltre il progetto allineato con il piano di gestione del progetto, per ottenere i risultati o i rendimenti sperati. Inoltre, ti aiuta a risolvere i conflitti e gestire le modifiche, minimizzando al contempo l'impatto sul progetto in generale. 

Comunicazione più facile con gli stakeholder

La gestione integrata del progetto assicura che gli stakeholder siano aggiornati sull'avanzamento del progetto. Ti consente di creare un sistema per la comunicazione con gli stakeholder riguardo alle modifiche del progetto, approvate o meno. Sottolinea inoltre l'importanza di tenere una riunione finale successivamente al completamento del progetto per arrivare alla sua conclusione. 

Decisioni più chiare

Ciascuna fase della gestione integrata del progetto ha obiettivi e risultati ben definiti. Analizzando tutte le fasi sarai in grado di definire più chiaramente la miglior linea d'azione per ciascuna fase del progetto. Creare una documentazione di progetto completa ti consentirà inoltre di comunicare con chiarezza le argomentazioni a sostegno dei piani.

In generale, la gestione dell'integrazione di progetto è di beneficio a tutti coloro coinvolti nel progetto: il team di progetto, il project manager e gli stakeholder. 

Ottieni risultati con la gestione dell'integrazione del progetto

La gestione dell'integrazione del progetto raccoglie tutti i processi e le attività del tuo progetto. Con il software di gestione dei progetti di Asana avrai a disposizione un'unica fonte di verità per la pianificazione e l'organizzazione dei progetti, dall'avvio alla conclusione.    

Per migliorare il tasso di successo dei tuoi processi, scopri quale software di gestione dei progetti è il più adatto al tuo team.