25 modèles et exemples pour une bonne gestion du temps

Entre un emploi du temps déjà chargé et l’afflux constant de nouvelles tâches, il n’est pas toujours évident de trouver le bon équilibre pour travailler. Vous aussi vous êtes confronté à ce problème ? Dans ce cas, vous serez ravi d’apprendre qu’il existe des outils de gestion du temps qui peuvent vous aider à hiérarchiser votre charge de travail.

Prêt à vous lancer ? Voici 25 exemples et méthodes de gestion du temps.

Plannings et listes personnels

Maîtrisez votre liste de tâches quotidiennes et hebdomadaires grâce à ces stratégies de gestion du temps.

1. Exemple de to do list quotidienne

Idéale pour définir ses objectifs quotidiens et hiérarchiser les micro tâches par priorité.

Une liste de tâches quotidiennes réunit les actions à traiter que vous notez dans un carnet ou consultez sur votre outil de liste de tâches chaque début de journée. Suivre vos tâches quotidiennes vous permet de vous assurer une bonne gestion du temps et que vous réalisez tout le travail important de la journée.

2. Exemple d’agenda quotidien

Idéal pour planifier vos activités quotidiennes sans perte de temps.

Quoi de mieux qu’un agenda pour une meilleure gestion du temps ? Qu’il soit quotidien ou hebdomadaire, ce type d’agenda ne se limite pas à une simple to do list : il prend aussi en compte vos réunions, mais aussi les heures de pause, les livrables et autres éléments divers et variés qui composent votre journée de travail.

3. Exemple de planning hebdomadaire

Idéal pour planifier votre charge de travail une semaine à l’avance pour tenir vos délais.

Nous vous conseillons d’inclure dans vos bonnes pratiques de gestion du temps la planification de la semaine à venir. Établissez un planning des activités à courte échéance (tâches quotidiennes), à échéance indéterminée (projets d’envergure), etc.

Hiérarchisez ensuite ces tâches selon leur échéance et leur importance par rapport aux objectifs d’équipe. Ainsi, vous pourrez faire le lien entre les objectifs et le travail à accomplir pour les atteindre.

Outils de suivi du temps

Avant de vous lancer dans la gestion du temps, il est nécessaire de savoir comment vous l’utilisez. Ne perdez pas une seule minute de votre journée grâce à ces stratégies.

4. Exemple de feuille de temps

Idéale pour la gestion du temps consacré aux tâches et la distribution des ressources.

Le suivi du temps est l’aspect le plus complexe à gérer dans le cadre d’un plan structuré. Lorsque vous travaillez sur des tâches importantes tout en répondant à vos collègues en temps réel, il n’est pas évident de savoir où va votre temps.

Garder une trace de la durée de chaque tâche au sein d’un modèle adapté vous permet d’identifier le temps nécessaire pour effectuer votre travail et d’analyser la répartition de votre temps de travail quotidien, hebdomadaire et mensuel. Dans ce contexte, un modèle de feuille de temps vous sera utile pour déterminer combien de temps vous consacrez à vos tâches, mais aussi pour planifier les prochaines.

5. Exemple de journal de travail

Idéal pour la gestion du temps et des équipes qui travaillent sur plusieurs projets à la fois.

Dans le meilleur des mondes, votre temps serait uniquement consacré à accomplir des tâches qui vous ont été attribuées. Malheureusement, ce n’est souvent pas le cas dans la vie de tous les jours.

Le journal de travail vous permet de garder le fil de toutes les activités que vous effectuez au quotidien dans le but d’identifier ces tâches d’organisation pour une meilleure gestion du temps.

6. Exemple de rapport budget/temps

Idéale pour   la gestion du temps et du budget

Le temps, c’est de l’argent… mais comment assurer une bonne gestion du temps ? Bien qu’il n’existe pas de solution miracle, établir un rapport entre le temps passé et le budget alloué pourrait vous aider à mieux cerner la façon dont vous répartissez votre temps.

La solution ? Commencez par évaluer le temps que vous consacrez à chaque tâche d’un projet, puis attribuez un certain budget à chacune d’entre elles et divisez ce montant par le temps indiqué pour leur réalisation. Ce calcul n’est pas toujours précis, mais il vous permet de vous faire une idée générale du temps que vous accordez à vos activités et d’en informer les parties prenantes pour gagner en visibilité sur votre travail.

7. Exemple de méthode Pomodoro

Idéal pour la gestion du temps des personnes sujettes à la procrastination.

Vous craignez de crouler sous des listes de tâches quotidiennes ou hebdomadaires ? Pourquoi ne pas essayer la méthode Pomodoro ? Celle-ci consiste à organiser des séances de travail intense régulièrement entrecoupées de courtes pauses, dans l’objectif d’améliorer la productivité et de réduire la fatigue intellectuelle.

Techniques de hiérarchisation des tâches

Hiérarchiser ses activités est essentiel pour une bonne gestion du temps. Voici quelques outils pour décider du degré de priorité de chaque tâche.

8. Exemple anti-procrastination

Idéal pour les équipes sujettes à la procrastination, en manque d’efficacité.

Qui n’a pas déjà repoussé une longue liste de tâches à réaliser jusqu’à la dernière minute ? Si la procrastination est un problème quasiment universel, il existe des techniques pour combattre ses effets néfastes.

Vous pouvez également envisager de mettre en place une stratégie de gestion du temps comme la méthode Pomodoro, qui consiste à travailler sur de courtes périodes de temps et à faire des pauses fréquentes pour réduire le stress. L’important est d’en essayer plusieurs avant de trouver celle qui vous convient le mieux. Commencez donc par donner la priorité à vos tâches importantes, puis faites de petites pauses si vous avez encore des difficultés.

9. Exemple de projets à entreprendre à l’avenir

Idéale pour la gestion du temps et des projets à venir

Face à toutes ces échéances à respecter, nous avons tous une fâcheuse tendance à nous concentrer sur nos tâches à court terme, tout du moins une bonne partie du temps. Cependant, ne pensez-vous pas qu’il serait judicieux de prendre le temps de réfléchir aux tâches à long terme que vous souhaiteriez entreprendre à l’avenir ?

Améliorez la gestion du temps et suivez nos conseils pour dresser la liste des projets dans lesquels vous aimeriez vous lancer ultérieurement, seul ou en équipe. Ainsi, vous pourrez travailler dessus la prochaine fois que vous aurez un peu de temps libre. Nous vous invitons à commencer par décrire les différents projets avant de les attribuer aux équipes responsables pour mettre la machine en marche.

Modèles de planification d’équipe

La gestion d’une équipe requiert de l’organisation. Grâce à ces modèles, mettez les membres de votre équipe sur la même longueur d’onde et optimisez le temps de chacun.

11. Exemple d’objectifs SMART

Idéale pour définir des objectifs et tâches de manière proactive.

Définir des objectifs et en suivre la progression vous aide à être plus productif ? Dans ce cas, le modèle d’objectifs SMART est fait pour vous. Spécifique, mesurable, atteignable, réaliste et temporellement défini : voici à quoi correspond l’acronyme de la méthode « SMART » qui vous aide à accomplir des objectifs ambitieux grâce à une communication claire et un maximum de coordination.

12. Exemple d’actions à traiter

Idéale pour la gestion du temps et des actions quotidiennes ou hebdomadaires

Pour organiser votre charge de travail, vous pouvez également mettre en évidence les tâches les plus importantes de la journée, dans l’optique de les effectuer en priorité. Avec un modèle d’actions à traiter, rien de plus facile !

En organisant votre journée autour de ces actions à traiter, vous vous assurez que les tâches prioritaires sont accomplies dans les temps.

13. Modèle de brainstorming en équipe

Idéale pour la gestion du temps des équipes créatives qui ont besoin d’idéation efficace.

Le brainstorming en équipe est une façon créative de réfléchir à des nouvelles opportunités commerciales. Cependant, sans les bonnes compétences en gestion du temps, votre réunion pourrait vite se révéler peu efficace. C’est là qu’intervient le modèle de brainstorming en équipe.

Une fois qu’un plan est mis en place, vous pouvez mettre vos idées en commun avec vos collègues au sein d’un document partagé, avant de vous réunir pour discuter de celles qui suscitent le plus d’engouement, et enfin des actions importantes à entreprendre. Vous pouvez également essayer différentes techniques de brainstorming pour trouver l’activité de réunion qui convient le plus à la dynamique de votre équipe.

14. Exemple de processus

Idéale pour peaufiner les processus et procédures internes.

Les processus de bout en bout sont conçus pour communiquer les données pertinentes aux bonnes personnes et au moment opportun. Bien qu’ils soient très utiles, leur création demande du temps et des efforts.

Même avec le bon outil de gestion des processus, acquérir des compétences en gestion du temps ne se fait pas du jour au lendemain et peut se révéler difficile. Néanmoins, avec un modèle adapté, vous pourrez planifier et personnaliser vos processus en toute simplicité, sans oublier d’évaluer leur efficacité.

15. Modèle pour l’accueil des nouveaux employés

Idéale pour organiser les documents et le matériel de formation des nouveaux employés.

Le processus de recrutement est un moment crucial lorsqu’il s’agit d’établir des normes de groupe, de définir la culture d’entreprise et d’améliorer l’efficacité en interne. Cependant, cette étape peut devenir très chronophage lorsqu’il faut accueillir et intégrer de nouveaux membres au sein de l’équipe en continu. En l’absence d’une procédure adaptée, ceux-ci pourraient se retrouver livrés à eux-mêmes, sans les ressources nécessaires pour effectuer correctement leur travail.

Heureusement, vous pouvez user d’un modèle pour l’intégration des nouveaux employés afin de standardiser ces processus, mettre les parties prenantes sur la même longueur d’onde et favoriser l’inclusion dès le premier jour. En assistant votre équipe des ressources humaines et les responsables d’embauche, vous préparez votre équipe à accueillir chaque nouveau membre. Ensuite, vous n’aurez plus qu’à associer ce modèle de plan à 30–60–90 jours à une liste de contrôle pour l’intégration des nouvelles recrues afin de rationaliser le processus.

16. Modèle d’ordre du jour de réunion

Idéale pour les équipes qui ne parviennent pas à organiser des réunions productives.

Tout le monde sait la perte du temps que représente une réunion mal préparée.

Heureusement, grâce au modèle d’ordre du jour, vous gardez le contrôle sur vos réunions et leurs objectifs, pour que tout soit clair et bien cadré. Vous vous fixez des mesures à prendre, ainsi que des tâches à réaliser une fois la réunion terminée.

17. Modèle de planification de sprint

Idéale pour les équipes produit et de développement qui travaillent dans des délais serrés.

La planification de sprint est une méthodologie de gestion de projet adoptée par les équipes produit et techniques qui souhaitent diviser leur travail en plusieurs parties. Elle favorise la hiérarchisation des tâches et permet de les planifier en fonction de la capacité de travail de l’équipe.

Afin de planifier efficacement vos sprints, privilégiez l’utilisation d’un modèle prévu à cet effet. Celui-ci vous aidera à mieux gérer les projets Agile en permettant de bien les encadrer, de désigner des responsables de tâches et programmer les réunions de sprint.

Modèles de planification de projet

Les projets présentent de nombreuses variables. Ces modèles et exemples peuvent vous tenir informés des responsabilités et des échéances.

18. Exemple de diagramme de Gantt

Idéale pour suivre la progression de projet et les jalons de tâches.

Les diagrammes de Gantt sont des diagrammes à barres horizontales utilisés pour illustrer un projet, un programme ou une tâche. Ils offrent un meilleur suivi de l’avancée des tâches, des dépendances et des jalons.

Appuyez-vous sur un modèle de diagramme de Gantt de façon à consacrer moins de temps à la planification de vos tâches quotidiennes. En visualisant tout votre travail sous forme de chronologie, vous obtenez une idée claire des tâches à venir et de la durée nécessaire pour les accomplir. En bref, les diagrammes de Gantt sont une approche interactive de la gestion du temps.

19. Modèle d’organisation d’événements

Idéale pour visualiser les échéances des événements et gérer la communication.

L’organisation d’événements est une démarche stressante : vous aurez sûrement des dizaines d’échéances à gérer et d'autres éléments à suivre à l’instant T et jusqu’au jour J. De quoi mettre à mal votre stratégie habituelle de gestion du temps !

Dans cette situation, un modèle d’organisation d’événements est l’outil idéal pour bien planifier votre budget, de même que visualiser, communiquer et gérer les demandes des prestataires, le tout au même endroit. Il vous aidera à atteindre vos objectifs et à transformer vos e-mails en tâches exploitables.

20. Modèle de plan de conception

Idéale pour relier les livrables de design à des jalons de projet plus larges.

Les concepteurs utilisent une grande variété d’outils dans le cadre de leur travail, mais qu’en est-il de la planification ? Du concept initial à l’approbation finale, en passant par la communication entre équipes, il leur faut prendre en compte de nombreuses variables.

Avec un modèle de plan de conception, vos tâches restent organisées, elles sont effectuées à temps et vous obtenez les approbations dont vous avez besoin au même endroit. Cela vous aide à tenir vos délais et à franchir les jalons créatifs comme prévu.

21. Modèle de calendrier éditorial

Idéale pour   les équipes ayant un planning de contenu chargé, mais qui rencontrent des problèmes de communication.

Que votre équipe créative rédige des articles de blog ou des communiqués de presse, elle organise la création du contenu à venir par le biais d’un calendrier éditorial. Celui-ci peut se présenter directement sous la forme d’un calendrier, mais aussi d’une liste organisée à la semaine ou au mois.

Visualiser vos prochains travaux dans un calendrier éditorial est une excellente manière d’obtenir une vision globale des publications et de leurs échéances. Cela vous donne non seulement l’occasion de planifier votre contenu en avance, mais également d’en programmer selon vos besoins à l’approche de grands événements d’entreprise ou au gré des saisons.

22. Modèle de calendrier de réseaux sociaux

Idéale pour organiser votre contenu pour les réseaux sociaux autour d’événements et de tendances.

Entre la gestion des différents profils et le suivi des nouvelles tendances, entre autres, la publication de contenu sur les réseaux sociaux a ses complexités. Il est donc primordial de mettre en place un plan stratégique. Rassemblez votre calendrier éditorial et vos publications à venir sur les réseaux sociaux au sein d’un calendrier de contenu des réseaux sociaux, auquel tous les partenaires interfonctionnels auront aisément accès pour une visibilité optimale.

L’utilisation d’un modèle dédié aux réseaux sociaux vous permettra de gérer facilement votre programme de publication, de planifier vos communications sur les réseaux et d’échanger avec les membres de votre équipe dans un espace partagé. Ainsi, vous éviterez les problèmes de communication, tout en étant sur la même longueur d’onde.

23. Modèle de lancement de produit

Idéale pour les équipes produit qui ont besoin de superviser plusieurs lancements.

Un lancement de projet réussi est le fruit d’une planification minutieuse et d’efforts assidus. Entre la création des objectifs, la communication et la mise en place, tout peut mal tourner d’un moment à l’autre. Heureusement, avec un modèle de lancement de produit, vous serez en mesure de rester organisé et de développer votre portefeuille de produits en toute sérénité.

Que ce soit pour gérer un nouveau processus de développement produit ou pour obtenir des instructions plus claires, un modèle de lancement de produit est tout ce dont vous avez besoin pour visualiser la chronologie du lancement, partager les objectifs et communiquer avec vos collègues... le tout, au même endroit.

Modèles de planification commerciale

Une bonne gestion du temps est indispensable en planification commerciale. Ces modèles vous seront utiles pour organiser votre stratégie à l’avance et ainsi optimiser votre efficacité.

24. Modèle de stratégie commerciale

Idéale pour relier les individus aux objectifs commerciaux et éviter le travail en vase clos.

Le business plan raconte la genèse de votre entreprise et de ses activités. Il est souvent transmis à la direction, aux membres de l’équipe et même aux investisseurs. D’où l’importance de disposer d’un document professionnel pour expliquer votre stratégie le plus rapidement possible.

Vous pouvez piocher parmi de nombreux éléments et les ajouter à votre modèle de stratégie commerciale : processus, dépenses, programmes globaux, etc. Toutefois, sans le bon modèle, tous ces détails prennent du temps à peaufiner. Pour accélérer le processus, recherchez un modèle efficace, qui aidera votre équipe à trouver des idées et à présenter votre stratégie commerciale sous son meilleur jour.

25. Modèle de tunnel de vente

Idéale pour organiser les opportunités de vente et les communiquer aux autres équipes.

La gestion de votre tunnel ou pipeline de vente passe par le suivi et l’entretien des opportunités par votre service commercial. Or, cette tâche simple en apparence peut en réalité être épineuse, puisqu’elle implique de nombreuses variables : opportunités, statut des leads, priorité, étape, valeur estimée, etc.

À l’aide d’un modèle de tunnel de vente, votre service commercial sera en mesure de suivre facilement les données de compte et les mesures à prendre, tout en accordant la priorité aux opportunités intéressantes et en partageant le tunnel avec d’autres membres de l’équipe. En outre, vous pourrez accorder toute l’attention nécessaire aux nouveaux leads et aux comptes clés, sans oublier de surveiller les opportunités à risque de façon à développer votre tunnel.

Maîtrisez votre temps grâce aux modèles

La gestion du temps ne coule pas toujours de source. Cependant, en vous aidant des modèles adéquats, vous pourrez mieux organiser vos objectifs quotidiens, hebdomadaires et mensuels.

Si vous souhaitez mettre en place une meilleure gestion du temps pour l’ensemble de votre équipe, pourquoi ne pas utiliser un logiciel de gestion des tâches pour suivre toutes vos activités sur une plateforme commune ?