Créer un plan d’action efficace pour plus de résultats

La création d’un plan d’action est une technique répandue en gestion de projet lorsqu’il s’agit de préciser la marche à suivre afin d’atteindre ses objectifs. Fiable et adapté à toutes les situations, ce type de plan vous sera utile aussi bien dans le cadre d’un projet de planification stratégique que pour vous fixer des objectifs de développement personnel.

Dans cet article, nous allons vous donner la marche à suivre pour concevoir votre feuille de route de façon à en clarifier les étapes, sans oublier les outils à utiliser en parallèle de votre plan d’action pour en tirer le maximum. Lisez la suite pour tout savoir !

Qui devrait adopter un plan d’action ?

Toute personne qui souhaite planifier un processus étape par étape aura intérêt à mettre sur pied un plan d’action. Celui-ci sera l’occasion d’expliquer en détail les actions à entreprendre pour atteindre vos objectifs : de quoi vous aider à vérifier que vous disposez de toutes les informations et ressources nécessaires, ainsi qu’à mettre de l’ordre dans vos listes de tâches.

Le plus souvent, les plans d’action sont intégrés à la planification stratégique. Les plans stratégiques sont des objectifs à trois ou cinq ans que se fixe l’ensemble de votre entreprise. Une fois votre plan stratégique établi, vous n’avez plus qu’à mettre en place un plan d’action détaillant les actions concrètes qui vous mèneront à vos objectifs stratégiques. Ce faisant, vous donnez à votre équipe un cadre de travail précis et assurez aisément le suivi de toutes les tâches individuelles à accomplir pour atteindre l’objectif stratégique général.

Outre la planification stratégique, vous pouvez vous appuyer sur des plans d’action pour adopter une approche systémique et remplir vos objectifs dans bien d’autres situations. Quelques exemples :

• Plan d’action d’entreprise

• Plan d’action marketing

• Plan d’action correctif

• Plan d’action commercial

• Plan d’action de projet

• Plan d’action de développement personnel

Quel que soit le type de plan d’action qui vous intéresse, pensez bien à le concevoir à l’aide d’un logiciel de gestion des tâches si vous voulez partager les actions à entreprendre et les calendriers avec votre équipe, sans oublier de garder une trace des tâches terminées. Finies les mises à jour à la main et les instructions floues concernant les livrables ! Votre équipe a accès à une source unique de référence pour tout ce qui a trait aux objectifs.

Voyons maintenant comment créer un plan d’action qui permettra à votre équipe de connaître les responsabilités de chacun et de travailler plus efficacement.

Étape 1 : établissez un objectif SMART

Règle numéro un lorsque l’on se fixe des objectifs : ceux-ci doivent être clairs et précis. Dans cette optique, vous pouvez adopter la méthode SMART, sur laquelle vous pourrez vous appuyer pour définir des objectifs spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et temporellement définis.

Un exemple : vous vous fixez pour objectif de terminer votre projet actuel (mesurable) dans un délai de quatre mois (temporellement défini), le tout en respectant les limites de dépenses établies (spécifique). Si l’on part du principe que cet objectif est atteignable et réaliste au vu des ressources disponibles, il s’agit donc bien d’un objectif SMART efficace.

Étape 2 : identifiez les tâches à réaliser

Maintenant que vous vous êtes fixé un objectif clair et l’avez consigné par écrit, il va vous falloir dresser la liste des étapes nécessaires pour y parvenir. Identifiez toutes les tâches à réaliser par votre équipe pour franchir les jalons mis en place, jusqu’à atteindre votre objectif principal.

Quelques exemples de tâches pour différents types de plans d’action :

Objectif : faire passer l’équipe de sept à neuf membres d’ici le mois de juin.

Exemples de tâches :

• Se réunir avec les RH pour discuter de la campagne de recrutement.

• Créer un modèle de projet pour le suivi des candidats.

• Prévoir trois entretiens par semaine.

Objectif : sélectionner un nouveau logiciel de gestion du travail et le faire adopter par toute l’entreprise d’ici la fin du T2.

Tâches :

• Déposer une demande de budget.

• Établir un plan de déploiement pour le T2.

• Planifier la formation des membres d’équipe.

Objectif : organiser une course de charité de 5 km au mois de mai et récolter 15 000 € pour la banque alimentaire locale.

Tâches :

• Trouver des volontaires et clarifier les responsabilités.

• Préparer les ressources marketing et les plans RP.

• Trouver des sponsors.

Étape 3 : allouez les ressources

Vous avez listé toutes les tâches nécessaires ? Parfait ! C’est le moment de tout préparer avant d’allouer les ressources disponibles en tout genre : attribution des tâches aux membres d’équipe, dépôt d’une demande de budget, installation des outils adéquats, etc.

Malheureusement, il n’est pas toujours possible d’allouer toutes les ressources voulues avant d’appliquer son plan d’action. Par exemple, il vous faudra peut-être déposer une demande de fonds ou obtenir l’approbation de vos supérieurs avant de vous lancer dans certaines tâches. Si tel est le cas, il vous suffit d’ajouter les ressources concernées à la liste des actions du plan. Vous pourrez vous en occuper plus tard.

Étape 4 : hiérarchisez les tâches

Une équipe qui connaît ses priorités sur le bout des doigts saura distinguer les tâches à réaliser en premier de celles qui peuvent être reportées à plus tard si nécessaire. Un plan d’action étant rarement définitif, vous avez tout intérêt à clarifier les priorités auprès de votre équipe, ainsi que les tâches sur lesquelles elle a davantage de flexibilité.

Pour ce faire, triez les actions à entreprendre par priorité et par ordre d’exécution :

• Priorité : distingue les tâches importantes des autres.

• Ordre d’exécution : l’ordre dans lequel vous devez réaliser les tâches si vous voulez pouvoir travailler sur les autres.

Au moment d’organiser et de hiérarchiser ces actions, vous remarquerez que certaines sont dépendantes les unes des autres. En d’autres termes, certaines tâches ne pourront commencer tant que les précédentes ne seront pas terminées. Signalez bien ces dépendances et tenez compte de leur enchaînement dans votre hiérarchisation. Après tout, il ne faudrait pas sous-évaluer l’importance d’une tâche au cours de la planification, au risque de retarder un élément important et de vous ralentir dans votre travail.

Étape 5 : fixez-vous des échéances et des jalons

Une fois que votre équipe sait sur quoi se concentrer, elle a non seulement tout le contexte dont elle a besoin pour accorder la priorité aux bonnes tâches, mais aussi la motivation nécessaire pour fournir un travail de qualité. En effet, comprendre en quoi notre travail contribue aux objectifs généraux est un facteur motivant.

Pour encourager vos collègues à s’impliquer dès le départ, attribuez des échéances aux actions à entreprendre. Nous vous conseillons également de vous fixer des jalons : ces moments précis de la chronologie de projet permettent de repérer la fin des activités ou le début d’une nouvelle phase.

Établissez un calendrier ou un diagramme de Gantt afin d’obtenir une vue d’ensemble des tâches, jalons et échéances clés. Ce calendrier vous aidera par ailleurs à mieux visualiser les dates de début et de fin de chaque tâche de votre plan d’action. En vous appuyant sur celui-ci, vous pourrez superviser l’avancement général et vous assurer que l’équipe est dans les clous.

Et en vous fixant des jalons et des échéances réalistes, vous aiderez votre équipe à rester motivée et à se concentrer sur son objectif : l’essentiel pour terminer le projet dans les temps !

Étape 6 : observez les résultats et ajustez votre plan d’action

C’est votre capacité à repérer les changements et à vous y adapter qui fait de vous un chef de projet compétent. Vous devez donc être en mesure de suivre la progression de votre équipe et revoir votre plan le cas échéant.

Fort heureusement, les plans d’action sont de nature évolutive. Pour suivre l’évolution des priorités et des échéances, votre meilleure option consiste à adopter un outil dynamique, par exemple un logiciel dédié à la gestion du travail. Vous pourrez ainsi mettre à jour vos listes de tâches et vos dépendances en temps réel, maintenir toute votre équipe informée et faire évoluer votre plan d’action en conséquence.

Plan d’action, plan B, plan de projet ou liste de tâches ?

En quoi le plan d’action se différencie-t-il d’autres types de plans et listes ? Pour éclaircir la question une fois pour toutes, expliquons en quoi consiste chacun de ces plans et dans quelle situation utiliser les uns et les autres pour maximiser les efforts de votre équipe.

Plan d’action et plan B

Certains de vos collègues désignent-ils un même plan indifféremment sous le nom de plan d’action ou de plan B ? Sachez pourtant que ces deux types de plans n’ont rien à voir ! Voici comment les distinguer :

• Votre plan d’action liste les actions à entreprendre en y ajoutant de nombreux détails. Grâce à lui, votre équipe sait parfaitement quelles sont les étapes à suivre pour atteindre son objectif.

• Quant au plan B, il désigne un plan d’action secondaire proposant une stratégie alternative, que pourra appliquer votre équipe en cas d’échec du plan initial. Que ce soit pour faire face à des blocages en interne ou à des facteurs extérieurs, vous pourrez compter sur ce type de plan pour vous sortir de situations difficiles, quand rien ne se passe comme prévu.

Plan d’action et plan de projet

Le plan de projet est un peu plus complexe que le plan d’action. En effet, il détaille les étapes clés à franchir par votre équipe afin d’atteindre les objectifs fixés. On y retrouve notamment les sept éléments suivants :

1. Buts et objectifs de projet

2. Indicateurs de réussite

3. Parties prenantes et rôles

4. Portée et budget

5. Jalons et livrables

6. Chronologie et planning

7. Plan de communication

Lorsque vous aurez établi votre plan de projet, vous pourrez vous appuyer sur un plan d’action afin de dresser la liste des tâches à accomplir et documenter les actions à travers lesquelles votre équipe parviendra à ses fins. Tous les membres de l’équipe auront ainsi une idée précise des tâches, échéances et responsabilités de chacun.

Plan d’action et liste de tâches

Pour finir, parlons de la liste de tâches : il s’agit ici généralement de garder la trace de tâches indépendantes les unes des autres, qui ne participent pas nécessairement à l’atteinte d’un objectif commun. Bien moins structurée qu’un plan d’action, une liste de tâches pourra varier d’un jour sur l’autre. À l’inverse, le plan d’action devra pour sa part suivre certaines étapes précises ; les tâches qui le composent visent toutes à remplir un seul et même objectif.

Mettre en place un plan d’action efficace

Félicitations, vous êtes désormais en mesure d’établir votre propre plan d’action ! Il va maintenant falloir le mettre en pratique. Pour ce faire, vous devez non seulement faire appel aux bons outils, mais aussi savoir les utiliser correctement. Voici quelques conseils pour une mise en œuvre efficace :

Aidez-vous d’un logiciel de gestion des tâches

Rationalisez votre plan d’action en créant une source unique de référence qui regroupera toutes vos tâches et échéances. La solution idéale pour organiser votre plan d’action ? Un logiciel de gestion des tâches, sans aucun doute ! Par exemple, sur Asana, vous pouvez garder un œil sur les tâches en attente, attribuer un responsable à chaque tâche, indiquer les dépendances et communiquer avec votre équipe en temps réel ou en différé.

Utilisez ou créez des modèles

Créez ou utilisez un modèle dressant la liste de toutes les actions à réaliser, sans oublier d’intégrer les informations complémentaires : notes, statut, priorité, responsable, etc. Une fois que vous aurez conçu un modèle dédié à ce type de projet, vous pourrez le réutiliser autant que nécessaire.

Créez des alertes en temps réel et des dépendances

Veillez à ce que toutes les actions listées aient une échéance et indiquez les dépendances. Cela permettra à votre équipe de commencer à travailler dès que possible et de garder un œil sur les tâches qui dépendent des leurs.

Marquez les actions réalisées comme terminées

Dès qu’une action est réalisée, marquez-la comme terminée ! Toutes les personnes concernées doivent en être informées en temps réel : le collègue responsable de l’action dont elle dépend doit en effet pouvoir se mettre au travail rapidement.

Discutez des tâches en retard ou en attente

Vous rencontrez des retards ou des difficultés ? Parlez-en à votre équipe ! C’est la meilleure solution pour identifier les points de blocage éventuels et trouver comment remettre votre plan d’action sur les rails. Pour ce faire, vous pouvez directement ajouter des notes à votre plan ou prévoir des réunions afin d’échanger autour des problématiques les plus difficiles.

À vos marques, prêts, planifiez

D’après Benjamin Franklin, « qui échoue à se préparer se prépare à l’échec ». Vous l’avez compris, il est donc essentiel de préparer sa réussite. Pour ce faire, rien de tel qu’un plan d’action bien structuré et des outils fonctionnels, comme le logiciel de gestion des tâches proposé par Asana.

C’est la solution idéale pour échanger avec votre équipe et vous coordonner autour d’une source unique de référence, tout en ayant la possibilité de revoir votre plan d’action dès que nécessaire.