Vous découvrez la gestion des coûts ? Nous allons tout vous expliquer.

Comment vous assurer que votre projet sera une réussite dès le départ ? Tout d’abord, commencez par estimer le budget du projet avec précision, sans oublier d’en assurer le suivi. Ce processus, que l’on appelle la gestion des coûts, compte six étapes grâce auxquelles vous pourrez définir votre budget et le respecter tout au long du projet. Ce guide vous explique en quoi consiste le processus de gestion des coûts et comment le mettre en œuvre.

Qu’est-ce que la gestion des coûts ?

Il s’agit du processus qui consiste à estimer, budgétiser et surveiller les coûts d’un projet. En général, on commence à s’intéresser à la gestion des coûts au démarrage d’un projet et pendant sa planification. Par la suite, les managers font régulièrement le point sur les dépenses et en assurent le suivi de façon à ne pas dépasser le budget approuvé.

Une fois le projet terminé, le chef de projet compare les coûts estimés pour ce projet à ses coûts effectifs et en tire certaines leçons pour la suite. L’équipe pourra alors s’appuyer sur ces données pour ses projets à venir, ce qui l’aidera à mieux les anticiper.

La gestion des coûts, un essentiel

La gestion des coûts fait partie intégrante du processus de planification de projet et de la gestion de projet. Les équipes qui gèrent bien leurs coûts sont davantage conscientes de leurs contraintes et sont en mesure de créer des plans de projet plus précis, évitant ainsi toute dérive des objectifs par la suite.

Concevoir des plans de projet précis

La gestion des coûts peut notamment vous aider sur deux aspects essentiels du processus de planification de projet : l’estimation des coûts et leur maîtrise. En effet, savoir estimer le budget d’un projet avec précision est une compétence clé en gestion de projet.

D’ordinaire, le budget fait partie des premiers éléments à être définis lors d’un projet. Selon votre structure, vous aurez peut-être même à l’indiquer dans votre charte de projet et à le mentionner dans votre présentation aux parties prenantes. La raison en est simple : sans un budget clair, aucun moyen fiable d’allouer les ressources nécessaires à l’atteinte de vos objectifs.

Identifier les contraintes du projet

Les coûts figurent parmi les trois éléments du triangle de la gestion de projet (également appelé triangle des contraintes ou triangle d’or), à savoir : coûts, portée et temps. Ce n’est pas parce que les coûts font partie des trois grandes contraintes de projet qu’ils ne pourront pas être revus à la hausse, mais n’oubliez pas que cette action aura des répercussions sur la portée et le temps, et vice versa.

Empêcher la dérive des objectifs

Le respect du budget est essentiel au bon déroulement d’un projet. Il s’agit d’empêcher les dépassements de façon à garder le cap et ne pas déborder du cadre prévu. Une fois le projet lancé, le processus de maîtrise des coûts peut vous aider à assurer le suivi des budgets et vous éviter de sortir des clous, et même vous permettre de rectifier le tir si nécessaire.

Comme dans la plupart des cas lorsque l’on parle de gestion des risques, la gestion des coûts demande d’adopter une attitude proactive et non simplement de réagir aux situations rencontrées. L’objectif n’est pas ici d’évaluer les performances d’un projet a posteriori, mais bien de juger de sa rentabilité au fil de l’eau.

La gestion des coûts en 6 étapes

Votre plan de gestion des coûts se divisera en six étapes :

1. L’estimation des ressources

Avant d’identifier les dépenses associées à votre projet, vous devez déjà vous faire une idée des ressources dont vous aurez besoin. Ce faisant, vous serez mieux à même d’évaluer le temps, les efforts et les fonds nécessaires à ce projet dans son ensemble.

Les ressources représentent tout ce qui peut vous aider à boucler un projet : outils, moyens financiers, temps, équipement, et même membres d’équipe, entre autres. Ne vous inquiétez pas, nul besoin d’avoir tout cartographié dans les moindres détails à l’issue de cette première phase. Il s’agit pour l’instant de réaliser une estimation approximative des ressources et donc des coûts sous-jacents pour ce projet. Vous approfondirez la question ultérieurement, lorsque vous rédigerez votre plan de gestion des ressources détaillé. Un document qui vous permettra d’allouer vos ressources efficacement une fois le projet commencé.

Pendant cette phase, il vous faudra :

• Des objectifs de projet clairement définis

• Une feuille de route de projet générale ou un organigramme des tâches (WBS), selon la complexité de votre projet

• Un plan de gestion des ressources provisoire

• Un énoncé de portée de projet

2. L’estimation

Lors de la phase d’estimation des coûts, vous devez évaluer les dépenses associées à chaque ressource jusqu’à parvenir à votre budget de projet prévisionnel. Le cas échéant, vous pouvez vous servir d’un projet précédent comme référence. En l’absence de données fiables, faites votre possible pour estimer les coûts à partir de votre plan de gestion des ressources.

En substance, la phase d’estimation doit répondre à cette question clé : combien cela nous coûtera-t-il pour atteindre nos objectifs de projet ? N’oubliez pas non plus le risque de faire face à des coûts imprévus ; prévoyez ainsi 5 à 10 % de budget supplémentaire pour chaque estimation.

Ici, aux éléments de la phase précédente, s’ajoutent ceux-ci :

• Un calendrier de projet (ou un diagramme de PERT pour les projets plus complexes)

• La liste des livrables du projet

• Des indicateurs de réussite clairement définis

Tout comme lors de la première étape, il vous faudra estimer les coûts avant de faire approuver le projet. Selon sa complexité et en fonction de ce qu’autorisent le sponsor du projet et les membres de la direction concernés, vous aurez peut-être intérêt à réaliser plusieurs estimations, que ce soit au niveau des coûts en ressources comme des livrables finaux. N’oubliez pas néanmoins que ces estimations pourraient être amenées à évoluer.

Une fois cette première estimation des coûts réalisée, il ne vous restera plus qu’à élaborer votre charte de projet ou votre business case avant de présenter le projet et donner le top départ. Non, vous n’en avez pas encore fini avec le processus de gestion des coûts... mais il serait dommage d’avoir fait tout cela pour rien !

3. La budgétisation

Maintenant que vous avez réalisé une estimation générale des besoins et ressources inhérents à ce projet, vous pouvez commencer à en définir le budget. Ce dernier se présente sous la forme d’un plan détaillé, indiquant combien vous comptez dépenser au cours du projet, à quel effet et pour quand.

Selon la complexité du projet, ce « quand » pourrait avoir une influence significative sur votre stratégie de gestion des coûts. Par exemple, pour un projet se déroulant sur plusieurs années, vous pouvez clarifier la part du budget alloué au cours de la première année (ex. : 30 %) et pour les années suivantes afin d’éviter tout dépassement par la suite.

Ici, aux éléments des phases précédentes, s’ajoutent ceux-ci :

• Un budget de projet précis

• L’analyse des parties prenantes du projet

4. Le lancement

L’étape de lancement du projet ne fait pas directement partie du processus de gestion des coûts, mais elle est l’occasion pour vous de finaliser votre budget en le détaillant autant que nécessaire pour que tout se passe bien. Vous devez aussi prévoir de partager toutes ces informations avec les participants au cours de votre réunion de lancement de projet.

Ici, aux éléments des phases précédentes, s’ajoutent ceux-ci :

• Le plan du projet

• La chronologie du projet et ses jalons

5. Le contrôle des coûts

La 5e étape concentre l’essentiel du processus de gestion des coûts : nous passons ici à la phase de contrôle. Une fois le projet lancé, vous devez absolument faire le compte des dépenses afin d’éviter de dépasser votre budget. Surveillez à quelle vitesse vous le dépensez pour ne pas avoir à prendre des mesures drastiques. À ce stade, il s’agit donc de maîtriser les coûts et de revoir la trajectoire du projet en cours de route si nécessaire.

La fréquence à laquelle vous vérifierez ces informations dépendra du projet. Dans certains cas, vous aurez besoin de suivre les coûts en temps réel, là où dans d’autres, une simple vérification hebdomadaire ou trimestrielle suffira. Communiquez les dernières informations au sujet des coûts dans vos rapports d’avancement de projet de façon à tenir toute l’équipe projet informée.

Là encore, rappelez-vous que lorsque le périmètre du projet évolue, le budget et les coûts aussi : faites donc bien attention à respecter sa portée initiale. Dès que les coûts du projet s’écartent trop du budget prévu, informez-en les parties prenantes pour pouvoir agir rapidement et élaborer un plan d’action.

Ici, aux éléments des phases précédentes, s’ajoutent ceux-ci :

• Un outil de gestion de projet

• Un outil de création de rapports pour toutes vos données

6. Identifier les écarts de coûts

À la fin du projet, c’est le moment d’évaluer vos performances : quelles étaient les coûts généraux prévus pour ce projet ? Quels sont vos coûts effectifs et à combien est évalué l’écart avec les coûts estimés ?

Dans l’idéal, mieux vaut éviter les extrêmes dans un sens comme dans l’autre. On considère qu’un projet est réussi lorsque à sa clôture, le budget dépensé est proche du budget prévu, sans toutefois le dépasser. Les fonds dépensés sont trop élevés ? Soit vous avez mal estimé votre budget, soit vous avez dû réaliser un trop grand nombre de dépenses imprévues. Dans ce cas, organisez une réunion de projet post-mortem pour évaluer la situation et éviter que le problème ne se représente à l’avenir.

À l’inverse, il n’est pas non plus souhaitable d’être trop en dessous du budget. L’estimation des coûts ne laisse rien au hasard, et si finalement votre projet a demandé bien moins de dépenses que prévu, c’est que votre processus de budgétisation des coûts était inadéquat. Enregistrez ces informations dans vos données historiques de façon à pouvoir vous y référer lors de vos projets à venir et ainsi mieux estimer les coûts lors de la phase concernée.

Gestion des coûts : avantages et défis à surmonter

Une bonne gestion des coûts vous sera d’une grande aide lors du processus de planification du projet et vous permettra de vous prémunir d’un grand nombre de risques par la suite. Gérer ses coûts efficacement présente donc des avantages non négligeables, mais n’en oubliez pas pour autant certains des défis qui accompagnent ce processus.

Les avantages de la gestion des coûts

Voici certains des avantages à gérer ses coûts de près :

• Empêcher la flambée des coûts : à l’évidence, une bonne gestion des coûts vous aidera à les maîtriser au fil du projet. Vous pouvez vous appuyer sur ce processus pour limiter vos dépenses de budget. Puisque vous aurez tout préparé et que vous bénéficierez d’une visibilité optimale sur les coûts, vous aurez une meilleure idée du budget disponible et de la manière dont vous pourrez le dépenser.

• Clarifier les attentes des parties prenantes : lorsque le budget est clair pour tout le monde, il y a moins de risques de s’écarter de la portée initiale. Les participants visualisent bien en quoi d’éventuelles évolutions de projet pourraient influer sur son budget, et ils ont donc moins tendance à y apporter des changements importants en cours de route. Dans le cas où ces changements seraient effectivement nécessaires, vous pouvez intégrer votre plan de gestion des coûts à votre processus de conduite du changement afin d’en atténuer les effets négatifs sur le calendrier du projet.

• Vous prémunir de certains risques de projet : le processus de gestion des coûts vise également à intégrer une provision pour risques à votre budget, en général de l’ordre de 5 à 10 % du budget. Celle-ci couvrira toutes les dépenses inattendues ou non prévues, le cas échéant. Si vous n’êtes pas encore un pro de la gestion des coûts, nous vous conseillons de vous laisser une marge de 10 % pour commencer. Avec un peu d’entraînement, vos estimations se feront plus précises et vous pourrez la réduire à 5 % par la suite.

• Simplifier la planification de vos prochains projets : une fois habitué au processus de gestion des coûts, après plusieurs projets différents, vous serez mieux en mesure de planifier vos ressources. L’expérience acquise au fil du temps vous permettra de faire le lien entre budgétisation et optimisation des ressources, pour un processus plus fluide (et plus précis).

Les défis couramment rencontrés en gestion des ressources, et comment les surmonter

Malheureusement, la gestion des coûts présente aussi certains défis (pour lesquels il existe des solutions !), notamment les suivants :

Le problème : le budget du projet est trop limité.

Sans un budget suffisamment conséquent, vous pourriez avoir du mal à réunir les effectifs nécessaires et à produire les livrables.

La solution : veillez à ce que votre budget soit réaliste. Si nécessaire, ajoutez votre proposition de budget à votre charte de projet ou votre business case et négociez le budget dont vous avez besoin. Pour ce faire, vous pouvez clairement expliquer son importance et en quoi les ressources sont essentielles à la réussite du projet.

Le problème : l’estimation des coûts manque de précision.

Une mauvaise estimation de budget, et votre projet part du mauvais pied avant même de commencer.

La solution : pensez à bien clarifier la portée du projet avant le début du processus d’estimation des coûts. N’oubliez pas que les trois contraintes de projet (temps, portée/périmètre et coûts) sont intimement liées, et que si vous faites baisser les coûts, vous devrez sans doute réduire le périmètre du projet ou en allonger les délais. Si ce n’est pas possible et que vous voulez quand même que votre projet remplisse tous les objectifs prévus à coup sûr, vous devrez en revoir les coûts à la hausse.

Gérez vos coûts efficacement pour respecter votre budget

La gestion des coûts fait partie de ces domaines qui comptent de nombreuses variables, et votre équipe doit donc bénéficier d’un maximum de visibilité pour limiter les coûts et clôturer tous ses projets en respectant le budget. Comment assurer le suivi de toutes ces informations de projet ? En utilisant une plateforme de gestion du travail comme Asana, par exemple. De l’évaluation des coûts du projet à son lancement, en passant par le post-mortem, Asana vous aide à rester en phase avec les membres de l’équipe projet et autres parties prenantes durant toute la durée du processus projet.