Techniques de productivité : le regroupement de tâches

Par exemple : vous ouvrez votre messagerie le lundi matin pour consulter votre liste de tâches. Votre boîte de réception déborde, les demandes d’approbations s’accumulent et vous n’avez aucune idée de l’e-mail à traiter en premier ou de la tâche à effectuer en priorité. 

Si vous vous retrouvez dans cet exemple, sachez que vous n’êtes pas un cas isolé. De manière générale, la plupart des gens commencent la journée par consulter leur boîte mail et répondre aux premières demandes qui s’affichent. Mais si cette méthode est utile pour les personnes qui vous ont envoyé un e-mail, elle n’est peut-être pas la plus efficace pour organiser votre temps. Le regroupement de tâches peut vous aider à organiser votre travail de la manière la plus efficace pour vous, et ainsi commencer votre journée comme vous l’entendez.

En quoi consiste le regroupement de tâches ?

Le regroupement de tâches est une stratégie de productivité qui consiste à regrouper des tâches similaires pour les réaliser en une seule fois. Le principal objectif de cette stratégie est d’éviter les changements d’environnement, à savoir le fait de passer mentalement d’une tâche à l’autre en continu. En anglais, on parle de « context switching », un terme issu de l’informatique qui décrit la façon dont un système d’exploitation peut exécuter plusieurs processus à la fois. C’est comme si vous cliquiez sur deux applications différentes sur votre téléphone et que vous passiez de l’une à l’autre. Votre cerveau effectue une démarche similaire lorsqu’il se concentre sur deux tâches différentes. Mais comme nous sommes des êtres humains et non des ordinateurs, il nous faut du temps et un effort mental pour changer d’environnement. Le regroupement de tâches permet de réduire le nombre de changements d’environnement à opérer au cours de la journée. Au lieu de traiter vos tâches dès qu’elles se présentent, la stratégie de regroupement de tâches vous encourage à regrouper les tâches similaires, relatives à un même projet ou suivant un processus analogue, afin de pouvoir les réaliser toutes en une seule fois. 

Regroupement de tâches ou blocage de temps ?

Le regroupement de tâches utilise le concept de blocage du temps. Malgré la similitude de ces deux stratégies de productivité, il existe certaines différences. 

• Le regroupement de tâches permet de regrouper des tâches de nature similaire ou faisant partie d’un même projet sur un laps de temps donné. Par exemple, vous pouvez choisir de répondre à un groupe d’e-mails plutôt que de les prendre un par un à mesure qu’ils arrivent. 

• Le blocage de temps ou le séquençage de temps consiste à prévoir des blocs de temps spécifiques dans votre journée pour vous concentrer sur votre travail. Pour reprendre l’exemple des e-mails : vous pouvez bloquer une heure par jour qui sera uniquement dédiée à la réponse aux e-mails. 

Pour aller encore plus loin, vous pouvez combiner les deux stratégies. Regroupez les tâches similaires et consacrez un bloc de temps à la réalisation de cette catégorie de tâches. 

L’efficacité démontrée du regroupement de tâches

Le regroupement de tâches est efficace parce qu’il permet à notre cerveau de se concentrer sur une seule tâche à la fois au lieu de chercher à tout faire en même temps. Dr Sahar Yousef, chercheuse en neurosciences cognitives et conférencière à la Haas School of Business de l’université de Californie à Berkeley, affirme que le travail multitâche est un mythe. Lors de l’événement Focus and Flow d’Asana, elle a déclaré : « Le cerveau humain fonctionne mieux lorsqu’il se concentre sur une seule chose à la fois. Nous disposons d’une capacité cognitive et d’une capacité d’attention limitées ».

Le cerveau humain fonctionne mieux lorsqu’il se concentre sur une seule chose à la fois. Nous disposons d’une capacité cognitive et d’une capacité d’attention limitées.”

Le regroupement de tâches permet de se concentrer sur un type de tâche précis et d’ainsi éviter de travailler sur plusieurs choses à la fois. Lorsque vous travaillez sur un groupe de tâches, vous arrêtez de penser ou de travailler sur toute autre tâche qui ne ferait pas partie de cet ensemble. De cette façon, vous gagnez en productivité, car votre cerveau a besoin de temps et d’énergie pour passer d’une tâche à l’autre. Il faut en moyenne 23 minutes pour se reconcentrer sur son travail après une distraction et le regroupement de tâches permet d’éviter ce que l’on appelle la « commission sur le changement ».

« L’attention et la concentration humaines sont des ressources précieuses et limitées », explique Dr Yousef. « Nous ne disposons pas d’une attention infinie. Nous devons être particulièrement attentifs à la façon dont nous utilisons cette ressource limitée ». 

Comment appliquer la stratégie du regroupement de tâches ?

Le regroupement de tâches est une technique simple qui vous permet d’arriver au bout de votre liste de tâches et d’améliorer votre gestion du temps. Voici comment utiliser le regroupement de tâches. 

Classez vos tâches du jour

Analysez l’ensemble de vos tâches de la journée et classez-les dans des groupes partageant la même caractéristique. Vous pouvez organiser vos tâches par niveau d’effort, par projet ou par type d’actions nécessaires à leur accomplissement.  

Conseil : si vous rencontrez des difficultés à passer d’une tâche à l’autre pendant la journée, essayez la méthode GTD. Cette technique vous permet de décharger certaines informations de votre cerveau grâce à la mise en place d’une source de référence externe. Par conséquent, vous n’avez plus à gaspiller d’énergie pour vous souvenir de tout ce que vous devez faire. 

Bloquez du temps dans votre calendrier 

Une fois que vous avez regroupé les tâches similaires, accordez-vous suffisamment de temps pour les réaliser en une seule fois. Si nécessaire, planifiez ce temps dans votre calendrier pour vous y tenir, mais aussi pour que votre équipe connaisse vos disponibilités. 

Par exemple, supposons que vous prenez 30 minutes pour répondre aux e-mails et aux messages Slack. La technique de regroupement de tâches consiste dans ce cas à bloquer 30 minutes au début, au milieu et à la fin de votre journée pour effectuer ces tâches. 

Conseil : la technique de blocage de temps est souvent critiquée par les employés, car ils partent du principe qu’ils doivent être constamment disponibles pour leur équipe. Bien que cela vienne d’une bonne intention, le blocage de temps ne vous rend toutefois pas indisponible. Son but est simplement d’indiquer aux membres de votre équipe le meilleur moment pour vous joindre et bénéficier de toute votre attention. Lorsque vous créez vos blocs de temps, n’oubliez pas de tenir compte des réunions d’équipe et des pauses repas !

Utilisez un code couleur pour vos blocs de temps

Bien que cette étape soit tout à fait facultative, utiliser un code couleur pour vos blocs de temps peut vous aider à mieux visualiser votre journée. Utilisez une couleur différente pour les réunions, les temps de concentration ou encore les entretiens individuels afin d’avoir un aperçu rapide de votre journée.

Les avantages du regroupement de tâches

Si vous envisagez de tester quelques astuces de productivité, voici pourquoi le regroupement de tâches pourrait vous intéresser. 

Favorise le travail en profondeur et la concentration

Le travail en profondeur est un état de concentration maximale qui vous permet d’apprendre facilement des notions complexes et de produire rapidement un travail de qualité. C’est Cal Newport, professeur de sciences informatiques à l’université de Georgetown, qui fut le premier à utiliser ce terme. Dans son livre intitulé « Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World », C. Newport définit le travail en profondeur comme un état de concentration dénué de toute distraction qui permet à notre cerveau de fonctionner au maximum de son potentiel. 

Le regroupement de tâches permet à votre cerveau de filtrer les distractions et de se concentrer uniquement sur la tâche qui vous occupe. De cette manière, vous pouvez libérer le potentiel maximal de votre cerveau et ainsi entrer dans un état de pleine concentration, coupé de toute distraction.

Diminue le risque de burnout

En plus de vous interrompre dans votre travail, le changement d’environnement peut également augmenter le risque de burnout. 

Une équipe de l’université de Californie à Irvine a découvert que le fait de travailler dans un milieu où vous êtes constamment interrompu dans votre travail augmente le stress et la frustration. Le changement d’environnement augmente la quantité de cortisol produite par votre cerveau, au risque de vous épuiser mentalement et provoquer un burnout. 

Comparez votre journée de travail à un sentier de randonnée. Lorsque vous êtes concentré, vous restez sur le sentier et continuez à avancer. À l’inverse, si vous êtes distrait, vous dévierez de votre chemin pour observer une fleur, et devrez ensuite revenir sur le sentier pour reprendre votre route. Notre cerveau fonctionne de la même manière lorsqu’il passe d’une tâche à l’autre, or si l’on s’éloigne constamment du chemin, il est difficile de connaître la distance effectivement parcourue.

Il en va donc de même pour votre travail : difficile d’identifier le volume de travail accompli lorsque vous êtes continuellement au four et au moulin. En séparant vos tâches en blocs de travail, vous et les membres de votre équipe voyez clairement le travail effectué. Par ailleurs, ces résultats tangibles peuvent contribuer à renforcer un sentiment d’accomplissement tout au long de la journée et à prouver que votre travail assidu a porté ses fruits.

Permet de gagner du temps 

Si vous éprouvez des difficultés à intégrer toutes vos tâches dans votre journée, le regroupement de tâches peut vous aider à rattraper le retard et à limiter la procrastination. Le respect des délais n’est pas votre point fort ? Les blocs de temps vous aideront à créer un sentiment d’urgence qui vous poussera à accomplir les tâches les plus difficiles au lieu de les remettre à plus tard. En récompense, vous pourrez profiter de plus de temps libre. 

Conseils pour regrouper des tâches

Si vous regroupez des tâches pour la première fois, cela peut sembler difficile. Voici quelques conseils à suivre pour tirer le meilleur parti de cette stratégie. 

Planifiez les tâches exigeantes sur le plan mental pendant vos périodes de productivité maximale

Les périodes de productivité maximale varient d’une personne à l’autre. Certains travaillent mieux tôt le matin quand d’autres peuvent avoir un regain d’énergie après le déjeuner. Quelle que soit la vôtre, planifiez vos tâches les plus exigeantes sur le plan mental, comme le brainstorming ou l’élaboration de stratégies, pendant ces heures. 

Réduisez vos distractions pendant vos temps de concentration

Lorsque vous vous concentrez sur une série de tâches, désactivez les notifications, quittez tous les logiciels superflus sur votre ordinateur ou activez le mode « Ne pas déranger ». Désactivez les notifications de votre téléphone et déconnectez-vous des réseaux sociaux. Le moindre petit son de notification ou mouvement sur votre écran peut vous déconcentrer, or vous devez absolument en faire abstraction pour favoriser un travail en profondeur. 

Si vous êtes distrait par votre espace de travail physique, prenez le temps de débarrasser votre bureau et de l’aménager de manière à favoriser un travail optimal.

Communiquez vos heures de concentration à votre équipe

Lorsque vous êtes dans un bloc de concentration, il est important d’en informer votre équipe. Vous pouvez, par exemple, définir un statut sur Slack, une réponse automatique sur votre boîte de messagerie ou créer un créneau horaire public dans votre calendrier. En alertant les membres de votre équipe, vous leur signalez de ne pas vous déranger, sauf en cas d’urgence. Indiquez-leur les différentes façons de vous joindre, par exemple en vous envoyant un e-mail, un message sur Slack ou en vous attribuant une tâche que vous traiterez en différé. Il est également judicieux de leur donner des indications quant au moment où ils pourront espérer une réponse. Par exemple, vous pouvez définir un statut sur Slack indiquant que vous verrez bien leur message, mais qu’ils ne doivent pas s’attendre à recevoir une réponse immédiate. 

Gagnez en productivité grâce aux outils de gestion du travail

L’utilisation d’outils appropriés au sein de vos processus augmente votre productivité. En effet, un outil de gestion du travail comme Asana vous permet de garder le fil de vos activités afin de savoir exactement qui doit faire quoi et pour quand.