5 astuces pour intégrer le partage des connaissances à votre culture d’entreprise

Le partage d’informations nous accompagne dans notre quotidien : un petit texto, une discussion à la machine à café ou un simple appel… en voilà autant d’exemples. Même constat au bureau, où celui-ci a toute son importance. Oui mais, pour recueillir et documenter ces connaissances, vous allez devoir mettre en place une stratégie, communiquer constamment et actualiser les informations à intervalle régulier. Nous allons vous expliquer comment vous y prendre.

Qu’est-ce que le partage des connaissances ?

Il s’agit de l’acte qui consiste à développer des processus visant à aider une organisation à donner accès aux informations importantes à plusieurs équipes. La gestion des connaissances prend plusieurs formes ; toutefois, le partage des connaissances est le processus spécifique de diffusion des informations mis en place pour faire savoir à votre équipe comment accéder aux informations et les partager avec les autres membres de l’équipe si nécessaire.

Il existe trois grands types de connaissances :

• Les connaissances explicites : la connaissance sous sa forme la plus élémentaire. Faciles à recueillir et à communiquer, ces informations sont aisément partageables. Il pourra s’agir d’instructions pour se connecter à un nouveau compte de messagerie, par exemple.

• Les connaissances implicites : pour résumer ces connaissances en quelques mots, on peut ici parler d’apprentissage par la pratique. Ces informations s’acquièrent en mettant des connaissances explicites en application. Par exemple, vous pouvez certes obtenir des informations explicites pour apprendre à conduire, mais vous devrez prendre le volant afin de disposer des connaissances implicites pour savoir le faire.

• Les connaissances tacites : ces informations sont le fruit de votre propre expérience. Leur nature bien souvent personnelle ou culturelle les rend difficiles à partager. Le cas échéant, un simple partage n’y suffira pas et ces compétences demanderont de la pratique et du temps pour évoluer. Par exemple, développer un bon argumentaire de vente vous demandera des connaissances tacites. Vous aurez beau vous entraîner et répéter votre script en boucle, vous n’arriverez à rien tant que vous n’aurez pas appris à écouter votre public et à saisir toutes les nuances de son comportement, un exercice qui demande de la pratique et beaucoup d’expérience.

Partage ou gestion des connaissances ?

Partage et gestion des connaissances sont deux processus intimement liés. En vérité, la gestion des connaissances englobe le partage des connaissances, qui consiste en une approche stratégique proactive visant à rechercher, conserver et organiser les informations.

En somme, le processus fonctionne un peu comme votre bibliothèque municipale : la gestion des connaissances consiste à collecter les livres et à décider de la façon dont vous allez les ranger sur l’étagère. Le partage des connaissances, quant à lui, s’attache à créer le processus qui permettra de partager ces livres avec ceux qui ont besoin des informations qu’ils contiennent.

L’utilité du partage des connaissances

Le partage des connaissances est au cœur du processus de développement de votre culture d’entreprise. Il définit la façon dont vous communiquez et partagez des informations dans votre entreprise, à tous les postes. Voici quelques-unes des meilleures raisons d’intégrer pleinement ce concept à votre culture d’entreprise.

Créer du lien entre les membres de votre équipe

Le partage de connaissances entre collègues est un bon moyen d’encourager la collaboration et le travail d’équipe. Parmi les informations clés à partager, citons notamment les processus de votre équipe, ses préférences en matière de communication ou encore les documents stratégiques. Vous décloisonnerez ainsi les informations et communiquerez les données essentielles à votre équipe pour collaborer efficacement sur ses projets.

Créer une source de référence regroupant tous les documents

Le processus de partage des connaissances permet à votre équipe d’établir une source de référence centralisée, qui regroupe toutes les informations clés : processus d’équipe, code de conduite en entreprise, etc. Dès que l’un de vos collaborateurs est à la recherche d’informations, il sait tout de suite où les trouver.

Décloisonner l’information

Conserver les informations utiles dans une base de données et les partager à intervalle régulier facilite l’accès aux informations pour tous. Ces dernières ne doivent donc pas être sous la responsabilité d’une seule et même personne. En effet, il suffirait que cette personne tombe malade ou quitte l’entreprise pour couper l’accès aux informations. Le partage des connaissances s’assure que le reste de l’équipe dispose des informations nécessaires pour assurer le fonctionnement normal de ses processus en toute circonstance, quels que soient les collaborateurs impliqués.

5 astuces pour encourager le partage des connaissances dans votre structure

Le partage des connaissances n’est pas l’apanage d’une seule personne ou équipe : l’entreprise tout entière doit veiller à la bonne diffusion des informations dans leur ensemble. Voici quelques astuces pour encourager cet état d’esprit dans votre structure.

1. Mettez au point une stratégie de gestion des connaissances

Si vous commencez tout juste à développer le partage de connaissances au sein de votre entreprise, en premier lieu, adoptez une stratégie de gestion et de diffusion des connaissances. Pour ce faire, le mieux reste encore de vous réunir avec vos collaborateurs afin de déterminer ensemble les informations à documenter. Vous avez du mal à vous décider ? Concentrez-vous sur les informations dont vos collègues et partenaires interfonctionnels ont besoin pour accomplir leur travail.

Vous n’y arrivez toujours pas malgré nos conseils ? Dans ce cas, essayez de répondre aux questions suivantes :

• L’accomplissement de certaines tâches demande-t-il de suivre une procédure ou un processus particulier ?

• Quelles sont les informations essentielles à connaître par nos collaborateurs habituels pour travailler sur ce projet ?

• En cas d’interruption inopinée du travail, quelles seraient les informations utiles à mon équipe pour s’en sortir ?

• Quelles sont les informations indispensables au bon fonctionnement de l’entreprise ?

2. Encouragez la culture du partage

Le développement d’une culture d’entreprise encourageant le partage d’informations doit venir d’en haut. En effet, si les dirigeants montrent l’exemple en faisant preuve de transparence et en partageant des informations sur le fonctionnement de leurs processus, les contributeurs individuels seront plus enclins à en faire de même. L’équipe de direction doit donc créer des opportunités pour permettre un partage d’informations cohérent et organique.

Dans cette optique, vous pouvez notamment prévoir des espaces naturellement propices au partage d’informations. Par exemple, proposer des espaces de travail collaboratif (salles de conférence, open spaces...) peut favoriser la discussion. Votre équipe exerce à distance ou a adopté un mode de travail hybride ? Organisez des réunions en visioconférence pour des prises de contact en face à face ou partagez les informations en différé par le biais de bases de connaissances et d’outils de gestion de projet.

3. Encouragez le partage de connaissances sur plusieurs canaux

Les membres de votre équipe ont chacun leurs compétences et leur façon de communiquer. Un collègue pourra être très à l’aise à l’écrit et partager des informations aisément en rédigeant un document concis, là où un autre sera meilleur orateur. En bref, votre équipe a plusieurs options pour diffuser des informations. Quel que soit le canal de votre choix (vidéo, guide pas-à-pas...), toutes les informations devraient être conservées et accessibles au même endroit. La meilleure solution consiste à utiliser une plateforme de gestion des connaissances prenant en charge différents types de fichiers.

4. Identifiez les experts dans chaque équipe

Votre équipe comptera toujours une petite poignée d’experts au fait du fonctionnement des processus, peu importe la taille de votre structure. Si votre entreprise en est encore à ses débuts, repérez les collaborateurs qui s’occupent de créer les processus et demandez-leur de noter les explications par écrit. Si vous évoluez dans une grande entreprise, travaillez en collaboration avec les chefs d’équipe afin d’identifier les individus ayant développé une grande expertise dans certains domaines. Vous devez documenter ces procédures et ces informations si vous voulez que votre équipe puisse s’y référer à l’avenir.

L’équipe Asana applique le concept des Areas of Responsibility (AOR) ou domaines de responsabilité en français : chaque personne responsable d’une tâche est également chargée d’en documenter les connaissances. Le stockage des informations et connaissances est donc une responsabilité commune. En outre, les sujets abordés sont variés et rien ne passe au travers des mailles du filet.

5. Créez une base de connaissances collaborative

Nous l’avons vu, les membres d’une même équipe partageront les informations différemment. Toutefois, le stockage de ces informations devrait se faire au même endroit pour tous. L’utilisation d’une base de connaissances numérique peut grandement faciliter la tâche de l’équipe en l’aidant à les importer et surtout à les modifier pour accompagner les évolutions. Une gestion des connaissances numérique permettra à votre équipe de se tenir au courant des informations pertinentes, celles-ci pouvant être mises à jour en temps réel. Ainsi, l’équipe règle le problème des informations obsolètes ou inutiles.