Cómo priorizar el trabajo más importante

Si eres como la mayoría de las personas, normalmente comienzas tu trabajo con la intención de ser lo más productivo posible. Sin embargo, a medida que el día avanza, te encuentras atendiendo múltiples solicitudes urgentes mientras ves cómo se agranda tu lista de tareas. Lo que preparaste al principio para hacer siempre parece quedar a un lado.

Si esto te suena conocido, no eres el único. Muchos de nosotros no tenemos un proceso que nos permita priorizar tareas en el trabajo y siempre sentimos que corremos detrás de lo que hay que hacer. Ponemos en riesgo el cumplimiento de los vencimientos clave y nos preocupamos continuamente por mantenernos en estado de fluidez sin distraernos. Pero ya basta. Puedes tomar la delantera y tener los vencimientos bajo control con unos simples métodos útiles para establecer las prioridades y gestionar las cargas de trabajo.

Cuando tomas medidas para priorizar tu trabajo puedes ser proactivo y no reactivo. Así, en definitiva, aumentas tu productividad, cumples con los vencimientos y gestionas mejor el tiempo en tu trabajo. Mira los consejos que te presentamos a continuación para hallar un proceso que te ayude a priorizar tus tareas en el trabajo:

Comienza por reunir tus acciones pendientes y crea una lista de tareas

No puedes decidir cómo priorizar las tareas si no tienes una vista única de todo lo que necesitas que se haga primero. Puede parecer rudimentario; sin embargo, es algo que muchas veces pasamos por alto en la urgencia por ponernos a trabajar en los proyectos. En vez de actuar así, tómate el tiempo para armar una lista con los trabajos que debes hacer en todos tus proyectos. Asegúrate de dividir las tareas más grandes en subtareas para no sentirte abrumado.

Una vez que tus tareas estén listadas en un lugar, agrégales información, como la cantidad de tiempo que llevará finalizarlas, el nivel de importancia o la urgencia. Con todas tus tareas en un mismo lugar, podrás tener un panorama general de lo que hace falta hacer y además, tendrás una idea de cuánto trabajo hay y a qué debes prestarle atención ahora.

No te preocupes por organizar tus tareas demasiado pronto, simplemente ponlas a todas en un mismo sitio. Reunir todo lo necesario es un primer paso esencial, porque si puedes organizarte al principio de un proyecto o del trimestre, será mucho más fácil mantenerte organizado durante un período más prolongado.

Consejo de Asana: Mis tareas es una función de Asana con la que todas las tareas que se te asignan se agrupan automáticamente en una sola vista. Sirve como lista de verificación maestra y te mantiene centrado en las piezas correctas de trabajo. También te permite organizar y establecer las prioridades de las tareas según las fechas de entrega.

Adopta un método de priorización de tareas para organizar tu trabajo y tu lista de pendientes

Cómo priorices tus tareas, en definitiva, dependerá de la naturaleza de tu trabajo y de tu estilo personal, pero hay algunos métodos comunes para la priorización de las tareas que pueden servirte. Dales una mirada a algunos de los métodos útiles para priorizar tareas:

1. No lo dejes para mañana...

El método No lo dejes para mañana... se trata de una sugerencia basada en una cita del brillante Mark Twain que dijo: “Si tienes que comer una rana, mejor hacerlo a primera hora de la mañana”. En el mundo de la gestión del trabajo, esto significa ocuparte primero de las tareas más grandes y complejas.

Las tareas importantes que aportan a un fin superior y están vinculadas a los principales objetivos u OKR deberían estar primero en la lista de prioridades. Una vez que hayas hecho lo más urgente del día, podrás ocuparte de las demás tareas basándote en otros factores, como el de los vencimientos, y sentir menos estrés, dado que ya te habrás ocupado de lo más importante.

No lo dejes para mañana... puesto en acción: Termina esa valiosa presentación que darás ante el equipo de gerentes al final de la semana. Hazlo antes de responder emails, trabajar con tu formulario de reseñas, llamar a clientes o preparar las revisiones de los contratos. Si te concentras en un proyecto grande antes de hacer cualquier otra cosa, no perderás el eje ni te distraerás con tareas o preguntas aleatorias y podrás ganar otra batalla laboral sin complicaciones.

2. La matriz de decisiones de Eisenhower

Con otro de los métodos, la matriz de decisiones de Eisenhower o “la matriz de lo importante y lo urgente”, se comienza por organizar las tareas en cuatro cuadrantes, según si son importantes, urgentes, ambas o ninguna de ellas. Como general condecorado durante la Segunda Guerra Mundial y después presidente de los Estados Unidos, Dwight D. Eisenhower era partidario de tomar decisiones importantes con rapidez, entonces se le ocurrió este método que le fue muy útil.

Este planteo te sirve para decidir qué hacer ahora (lo importante y urgente), qué debes planificar (lo importante que no es urgente), qué puedes delegar (lo que no es importante pero sí urgente) y lo que posiblemente podrías descartar (todo lo que no es importante ni urgente). Es una excelente herramienta para priorizar las tareas, tomar decisiones rápido y estar siempre organizado.

La matriz de decisiones de Eisenhower puesta en acción: Un colega acaba de enviarte un email en el que te pide ayuda con una presentación para ventas. La solicitud es urgente porque se debe hacer hoy; pero ¿es lo suficientemente importante (para ti) como para que pospongas otros trabajos? Mide cada una de las tareas de tu propia lista diaria según la importancia y la urgencia para decidir si puedes cambiar de tarea para ayudar a tu colega o si debes posponerla para más tarde. Saber cuáles son tus compromisos también te ayudará a poder decir “no” cuando sea necesario.

3. Método ABCDE

Con el método ABCDE tomas esa lista de tareas que creaste, le asignas una letra (valor) a cada tarea según su nivel de importancia y después te ocupas de las tareas según su calificación. Es una forma rápida y útil de evaluar la importancia de las tareas para definir las prioridades y administrar bien el tiempo. Es similar a colocarle una nota a cada tarea, desde A (la más importante) a E (eliminar si es posible). Asegúrate de trabajar siempre primero con tus tareas A y B, porque son las que te ayudarán a alcanzar el éxito en el trabajo.

El método ABCDE también funciona bien cuando lo combinas con “No lo dejes para mañana...”. Si comienzas con las tareas A y B, después podrás dedicar el resto del día a las tareas de menor importancia como las C, D y E.

ABCDE puesto en acción: Hoy tienes ocho horas disponibles para trabajar, pero quince horas al sumar las tareas de tu lista. Sin embargo, al asignarle una letra a cada tarea, solamente a dos les corresponde la A y la mayoría son tareas D que puedes delegar o reprogramar. Ahora debes centrarte solamente en las tareas A y dejar las D para más tarde o transferírselas a un compañero de equipo. Acabas de pasar de estar abrumado a manejar una lista de tareas con prioridades definidas que se centra en los elementos ineludibles del día.

4. Fragmentación

Según el método de fragmentación, un fragmento es una actividad laboral focalizada. Puede tratarse de una unidad independiente (vaciar la bandeja de entrada), una porción de un proyecto más amplio (terminar el primer borrador de un documento) o un conjunto de pequeñas tareas sin relación entre sí. La clave, en este caso, es convertir estos fragmentos en bloques temporales ininterrumpidos y focalizados.

Desconecta las distracciones externas y muestra que no estás disponible. Aprovecha las herramientas de colaboración con funciones como la de No molestar. Como alternativa, puedes usar el calendario para bloquear períodos en los que necesites concentrarte profundamente y, a la vez, mostrar a los demás que no deberían programar nada contigo durante esos períodos. Si este método te da resultado, considera, si puedes, aplicar la política de miércoles sin reuniones para tu equipo y para ti. Independientemente de lo que hagas, descansa entre fracciones de tiempo para relajarte y renovar tu energía.

La fragmentación puesta en acción: Probablemente comiences el día con una hora de trabajo en diseño y después hagas una pausa. Luego, dos horas de reuniones programadas, el almuerzo y treinta minutos para responder emails. A continuación, una hora de investigación acerca de un cliente nuevo. Anotas todas tus actividades en el calendario para poder responder cuando te necesiten y para asegurarte de que nadie programe nada contigo que interfiera con lo que has planificado. Terminas el día con una pequeña pausa dedicada a las redes sociales, vas a la reunión de actualización del equipo y concluyes con una hora, al final, de trabajo en diseño.

Consejo de Asana: Si usas Asana para gestionar tus tareas, puedes crear campos personalizados para agregar información extra, como las letras para calificación (si usas el método ABCDE), la urgencia y la importancia (si usas la matriz de decisiones de Eisenhower), el nivel de prioridad (si prefieres “No lo dejes para mañana...”) o las estimaciones acerca de cuánto tiempo te tomará finalizar las tareas.

Usa tu calendario para programar tus tareas

Independientemente de que una tarea se haga en minutos o te lleve una semana, siempre tiene un principio y un fin. Así que, una vez que tengas tu lista, agrega una fecha de inicio y una de entrega a cada tarea. Al hacerlo te asegurarás de no pasar nada por alto a medida que lleguen trabajos nuevos y las prioridades cambien.

Si tienes una tarea asignada sin fechas claras de inicio o de entrega, asegúrate de pedir esa información para poder programar el tiempo que le dedicarás y plantear las expectativas. Una vez que conozcas esas fechas, incluso tendrás la posibilidad de configurar tu fecha personal de finalización para un día u horario anteriores a la fecha efectiva de vencimiento. De este modo, podrás estar listo en caso de que surjan imprevistos o tengas que entregar el trabajo antes. Piensa en tu trabajo como si fuera un rompecabezas: debes saber que las piezas encajarán unas con otras y que las fechas de inicio y de entrega son los bordes de esas piezas del rompecabezas.

Para seguir con la misma metáfora, si las tareas son las piezas del rompecabezas, con las fechas de inicio y de entrega como bordes; entonces, tu calendario es el tablero del rompecabezas, el lugar donde armas esa gran imagen. Úsalo para programar el trabajo, equilibrar las tareas según el nivel de dedicación o de prioridad para no sobrecargarte y asegurarte de cumplir con los vencimientos. Si adoptas uno de los métodos de priorización anteriores, o una combinación de los que prefieras, usa ese marco para ayudarte a completar tu cronograma y administrar el tiempo.

Consejo de Asana: Al usar la vista de Calendario en Asana, podrás identificar los días que estarás sobrecargado y ver qué bloques de tiempo tienes disponibles. Aprovecha esta vista para cambiar tareas y distribuir tu trabajo de forma más equilibrada. Cuando gestionas tu calendario proactivamente, puedes estar siempre organizado y empezar cada día sabiendo exactamente cuáles son las tareas importantes que debes cumplir.

Comunica el progreso de las tareas a tus compañeros de equipo

Por último, no te olvides de incluir a tus compañeros de equipo. Pueden estar esperando que finalices una tarea o que tengas tiempo disponible para dedicárselo a ellos. Al brindarles actualizaciones de estado proactivamente sobre el progreso de una tarea, como cuándo tienes pensado finalizarla o si surgen demoras o bloqueos, puedes reducir la cantidad de solicitudes de actualización que recibes. En vez de responder constantemente a esas solicitudes, puedes seguir haciendo tu trabajo con productividad y eficiencia.

Consejo de Asana: La función de comentarios de las tareas de Asana te permite compartir las actualizaciones y hacer preguntas de seguimiento directamente en una tarea para mantener conectadas las comunicaciones con el trabajo real que estás haciendo. O puedes usar las actualizaciones de estado dentro de un proyecto para informar a todos los involucrados acerca del progreso de un proyecto específico, no solo de una tarea.

El trabajo con prioridades claras es un trabajo productivo

Cuando estableces prioridades claras para tu trabajo, puedes aumentar la productividad, gestionar mejor tu tiempo y sentirte confiado de que cumplirás con los plazos, siempre. Impulsa tu productividad aun más con una herramienta de gestión del trabajo como Asana; para organizar y gestionar todas tus tareas, grandes o pequeñas, en un mismo lugar.

Para más consejos, lee nuestro artículo sobre los 18 consejos, estrategias y soluciones rápidas de gestión del tiempo para lograr trabajos excelentes.