Cómo hacer una to do list eficaz

¿Qué es una to do list? Una lista de tareas pendientes, comúnmente conocida como todo list o task list, es una lista de cosas por hacer. Contiene, básicamente, cualquier actividad que debes realizar, pero tener la lista por escrito no significa necesariamente que sea útil. Lo que sí puede ser muy útil para establecer las prioridades y lograr trabajos de calidad es tener la posibilidad de dar seguimiento realmente a los plazos de entrega de los trabajos. Sin embargo, con gran frecuencia, estas to do lists suelen estar desorganizadas y desconectadas del trabajo que efectivamente haces, lo que conlleva menos claridad y más pormenores del trabajo.

Toma el control de tus tareas pendientes. Descubre estos 15 consejos con todo lo que necesitas saber: qué es una to do list, cómo hacer una y ejemplos.

Ventajas de una aplicación de to do list online

Si todavía no lo has hecho, el primer paso para crear una to do list que realmente funcione es generarla con una aplicación para tal fin. Con las listas en papel o bloc de notas podemos tener esa maravillosa satisfacción que se siente al tachar algo, pero también son lo peor que existe para dar seguimiento a las acciones pendientes. Lo cierto es que las listas en papel están siempre desorganizadas y, además, tienden a perderse y son poco efectivas. En estas condiciones, uno es más propenso a cometer errores.

En su lugar, empieza a usar una aplicación para to do lists. A diferencia de lo que sucede con la to do list en papel, contar con una app para tal fin incluye los siguientes beneficios:

• Ordena y prioriza el trabajo. Si quieres cambiar el orden de una lista de pendientes en papel, debes volver a escribirla por completo. Pero con una aplicación para to do lists, puedes arrastrar y soltar fácilmente cualquiera de los elementos. Además, la mayoría de esas aplicaciones ofrecen alguna opción para dar seguimiento acorde a las prioridades con etiquetas personalizadas.

• Imposible de perder. A diferencia de lo que sucede con una lista de cosas escrita a mano o en post-it, no puedes “perder” una lista de tareas on line. Con un planificador diario on line siempre tienes acceso a la lista para ocuparte de las tareas sin importar dónde te encuentres.

• Agrega contexto extra a tus tareas pendientes. La mayoría de las aplicaciones para to do lists ofrecen alguna forma de agregar información extra en la descripción. En una lista de pendientes en papel, solo tienes lugar para describir con un par de palabras todo lo que necesitas para trabajar. Pero con una aplicación para to do lists cada tarea cuenta con una descripción que se puede ampliar, donde puedes agregar cualquier detalle relevante para la tarea, documentos de trabajo o información que resulte importante para el caso.

• Crea listas separadas en el mismo lugar. Antes de elegir una aplicación para to do lists, asegúrate de poder crear más de una “lista” en la aplicación. Probablemente te convenga crear una lista de pendientes para el trabajo personal, otra para tu equipo y una tercera para el desarrollo profesional, por ejemplo. Una aplicación para to do lists con múltiples opciones para listas te permitirá almacenar todas estas tareas en un mismo lugar.

• Establece fechas de entrega, configura recordatorios y notificaciones. Las acciones pendientes no tienen mucho sentido si no se cumplen a tiempo. Con una aplicación para to do lists puedes dar seguimiento a los plazos de entrega de los trabajos y configurar recordatorios, notificaciones o widgets para asegurarte de terminar cada tarea a tiempo.

• Colabora. Cuando tu lista individual de acciones pendientes está organizada y las prioridades están claras, puedes contribuir mejor con los proyectos y las iniciativas. En otras palabras, mientras más organizado estés, más fácil será colaborar con tu equipo.

Si lo que buscas es una aplicación para to do lists, prueba Asana. Asana es una herramienta de gestión del trabajo diseñada para ayudarte a organizar el trabajo de modo que sepas exactamente qué hacer, por qué es importante y cómo proceder para lograrlo. Usa Asana para dar seguimiento al trabajo y conectarlo con los proyectos más amplios, para incluir a más compañeros de equipo y para asegurarte de no pasar nada por alto.

5 consejos con ejemplos para hacer to do lists eficaces

¿Todo listo para optimizar tu lista de tareas pendientes? Prueba estos 15 consejos, acompañados de ejemplos ilustrativos, que te ayudarán a aumentar la claridad y la eficiencia al máximo. Ten en cuenta que la mayoría de estos consejos se basan en la suposición de que ya usas una aplicación para to do list para organizar tu trabajo y aumentar la productividad.

1. Incluye en tu to do list todas las tareas e ideas

Es mejor escribir algo a tiempo y marcarlo como finalizado más tarde que olvidar lo que querías hacer en primer lugar. Con frecuencia, algunas de nuestras mejores ideas se nos ocurren cuando no tenemos donde escribirlas, pero la inspiración no espera. Si se te cruza algo por la mente como una mejora que podrías hacer en un proyecto o una idea excelente para contarle a tu jefe, simplemente agrégalo a tu to do list.

También es el motivo por el cual es importante elegir una aplicación para to do lists que brinde una excelente experiencia con dispositivos móviles (tanto para Android como iOS). De este modo, si no estás en la oficina, puedes anotar lo que quieras en la aplicación móvil sin tener que recordarlo hasta que vuelvas a la computadora.

Depender menos de la mente humana y de la memoria facilita las cosas para que podamos ser cada vez mejores. Asana nos ayuda a disminuir la carga cognitiva del trabajo para todos y, además, aporta claridad.”

2. Listas, listas y más listas

Uno de los motivos por los que usar to do lists se puede tornar abrumador es porque tienden a contener una mezcla terrible de todo tipo de elementos. Probablemente trabajes con varios proyectos e intentes guardar algo para recordar que debes revisar el brief de la próxima campaña junto a una nota acerca de que hay que buscar proveedores para un evento. Evidentemente, todo puede resultar confuso enseguida. No sería nada raro que te sintieras abrumado. Para tener tu lista de tareas pendientes bajo control y lograr trabajos excelentes, analiza la posibilidad de hacer más de una lista. Por ejemplo, asegúrate de que cada proyecto o iniciativa grande tenga su propia lista.

Te aconsejamos:

• Crear un check list online o lista de verificación para los trabajos que se puedan concretar de inmediato,

• Una lista de tareas para implementar más adelante en los proyectos

• Por último, crea una tercera lista con anotaciones personales de todo lo que no quieres olvidar. Así, podrás abrir la to do list que corresponda al tipo de trabajo que estés haciendo en ese momento, para poder centrarte en lo que realmente necesitas hacer.

3. Organiza tu lista de tareas según el flujo de trabajo, las prioridades y las fechas de entrega

Reorganizar la to-do list a diario es una pérdida de tiempo; incluso, aunque a veces resulte entretenido. Resiste a la tentación y crea una estructura realmente magnífica para tu lista de pendientes. Si tu aplicación te lo permite, considera la posibilidad de crear secciones para los diferentes tipos de trabajos. De tal modo, podrás ordenar el trabajo por proyecto o prioridad, dependiendo de lo que prefieras.

Si quieres evitar la procrastinación debes incorporar en la to do list fechas de entregas o vencimiento. Además, considera aplicar alguna técnica como el time blocking para aumentar la productividad y reducir el estrés.

Si tienes citas en Google Calendar, con Asana, puedes integrarlas en tu to do list online. Este tipo de integración te resultará muy útil ya que podrás, por ejemplo, realizar un seguimiento de las tareas que te asignan con fechas de entrega en el calendario de Google y todo esto en tiempo real.

4. Transforma la to do list en acciones concretas

La to-do list no es el lugar donde almacenar ideas u objetivos. Sin duda, es importante capturar esos detalles, pero si guardas todo en una sola lista de acciones pendientes es probable que el trabajo importante se pierda o quede oculto. En cambio, intenta capturar todo en una herramienta de gestión de proyectos o en un sistema para gestión de objetivos. Así, todavía tendrás acceso a todas esas ocurrencias que surgen y a los objetivos importantes, sin sobrecargar tu lista de pendientes.

A pesar de que es muy importante almacenar las ideas y los objetivos separados de tu lista principal de tareas pendientes, tener que cambiar entre varias herramientas se puede tornar rápidamente en algo abrumador. En cambio, busca una forma de capturar toda esta información en una misma herramienta, como en Asana.

5. Los verbos primero, los detalles después

Además de asegurarte de que tu lista de pendientes sea viable, te recomendamos que empieces la mayoría de los títulos de la lista con un verbo. Si bien no es una regla inquebrantable, si comienzas a redactar las acciones pendientes con un verbo será útil para entender exactamente de qué se trata cada tarea pendiente.

Por ejemplo, la acción pendiente para redes sociales de ‘Tres imágenes para publicitar en Facebook’, no dice mucho. Si agregas “diseñar” al inicio del título de la tarea, de inmediato la acción pendiente se vuelve ejecutable y clara: ‘Diseñar tres imágenes para publicitar en Facebook’. Las to do list con verbos en los títulos ofrecen de un solo vistazo una idea de lo que hay que hacer.

6. Establece las prioridades en la to do list

Para asegurarte de hacer el trabajo que corresponde y a tiempo, es importante saber cuáles de todas tus tareas pendientes son las más importantes. Puedes poner las más importantes al principio o usar etiquetas personalizadas para indicar la prioridad. Asegúrate de tener siempre visible el trabajo crítico, para no pasar nada por alto.

No quiere decir que tienes que hacer siempre primero lo que es más importante. A veces, es mejor entrar en calor a primera hora de la mañana con alguna tarea fácil. O tal vez te lo quieras sacar de encima lo antes posible porque te guías por la regla de 80/20, que establece que puedes terminar el 80 % de tu trabajo en el 20 % del tiempo. Incluso aunque no trabajes primero con lo que tiene prioridad, asegúrate de saber lo que debes hacer antes de que se te pase el día.

Solía llegar a casa, acostar a mi hijo para que se durmiera y después, seguía con mis emails hasta la medianoche; tratando principalmente de buscar información entre cadenas de emails y de entender qué sucedía. Ahora voy directamente a Asana para identificar lo que es importante.”

7. Incluye siempre fechas de vencimiento en el gestor de tareas

Al momento de tener que cumplir con las tareas pendientes, no solo necesitas saber qué hacer, también hace falta saber para cuándo debe estar hecho. No vale de nada que termines todas las tareas importantes si no lo haces en el momento que corresponde. En otras palabras, siempre debes saber quién hace qué y para cuándo (ya sea que se trate de una tarea a corto o largo plazo). Incluso aunque no tengas un plazo estricto, es mejor anotar una fecha y cambiarla que olvidarte de un vencimiento por completo.

8. Divide los trabajos grandes en tareas más pequeñas

Uno de los mayores problemas a la hora de cumplir con los plazos de los to do list es ver que una tarea de la lista vence al día siguiente, pero darte cuenta de inmediato que, en realidad, necesitabas una semana para llevar a cabo el trabajo.

Si te enfrentas con frecuencia a este problema, analiza la posibilidad de dividir el trabajo en subtareas. Tal vez tu trabajo recién venza el viernes, pero es posible que se trate de una tarea grande que demande varios días para finalizarla. Dividir el trabajo en tareas pendientes que puedes finalizar antes, durante la semana, puede ser crítico para el éxito de tu proyecto.

Asana nos permitió ver la cantidad de trabajo total que estábamos haciendo y con ello, la posibilidad de volver a establecer las prioridades y de replantear las estrategias en función de los diferentes tipos de tareas.”

9. Agrupa tareas similares

Agrupar tareas no solo te permite cumplir con tus tareas pendientes, sino también aumentar la productividad. Cada vez que cambias de tarea o empiezas con un proyecto nuevo, tu cerebro necesita algo de tiempo para adaptarse y volver a ponerse en sintonía. La verdad es que los humanos no somos tan buenos con hacer varias cosas a la vez, así que mientras más tareas pendientes puedas agrupar, más fácil será que tu cerebro lo entienda.

En particular, busca el trabajo diario que podrías agrupar sin problemas. Si hay cosas que haces a diario, probablemente ni siquiera necesites pensar cuánto tiempo les dedicas, pero ese tiempo, sin dudas, también suma. Si tienes tareas diarias, presta atención a cuánto tiempo te llevan realmente, ya que puede que estén ocupando gran parte de tu tiempo libre. Después, analiza si puedes ser más eficiente con ellas. ¿Puedes agruparlas o automatizarlas? Eliminar estas tareas no solo es útil para limpiar tu lista de pendientes, sino que, además, aumentas la productividad. Cuando haces click en tu check list online disfrutarás de una maravillosa sensación de orgullo por haber terminado el trabajo.

10. Celebra el progreso

Cada vez que marcas algo de tu lista como finalizado, has obtenido un logro. Es muy importante. Se debería celebrar, incluso aunque solamente fuera con una palmadita en la espalda.

En Asana, uno de nuestros valores esenciales es la actitud emotiva, un concepto que inventamos, sin dudas, pero que demuestra que tenemos en cuenta lo que dictan nuestros corazones. La actitud emotiva implica tomarse el tiempo necesario para divertirse y crear experiencias significativas durante el día laboral. Si alguna vez has usado Asana, probablemente hayas visto unicornios y yetis que atraviesan la pantalla volando cuando marcas una tarea como finalizada. ¿Por qué? La pregunta debería ser: “¿Por qué no?”.

Las particularidades de Asana, como los unicornios que atraviesan la pantalla volando cuando finalizas una tarea, hacen que el trabajo no sea visto tanto como ‘una obligación’, sino más bien, como una experiencia gratificante.”

11. Ordena tu to do list al final del día

En vez de perder media mañana ordenando las tareas de tu lista de pendientes, organízalas la noche anterior para que cuando inicies sesión a primera hora de la mañana, ya sepas exactamente qué hay que hacer. Si dedicas 5 o 10 minutos la noche anterior, puedes estar seguro de que estarás listo para empezar inmediatamente al día siguiente.

12. Desactiva las notificaciones en tu gestor de tareas

Las notificaciones son sumamente útiles para lograr trabajos de muy buena calidad y todas las aplicaciones para to-do lists buenas tienen notificaciones por doquier. Pero las mejores apps cuentan con el modo “No molestar” o con una función para “pausar” las notificaciones. En definitiva, organizas tu trabajo para poder ser más productivo y, a veces, eso incluye poder concentrarte en vez de distraerte cuando te contactan en cualquier momento.

Las distracciones cuestan caro, por lo que nos hemos centrado en eliminarlas siempre que podamos. Con Asana, los empleados pueden entrar fácilmente en un flujo y trabajar sin interrupciones porque todos saben de lo que son responsables y dónde se encuentra la información.”

13. Da seguimiento a lo que no tienes que hacer

No quieres perder el tiempo sumergido en trabajos de poca importancia. Entonces, a pesar de que está bien capturar la mayor cantidad de detalles en una to-do list, también es importante saber sacrificar algunas cuando es necesario.

Si das seguimiento teniendo en cuenta las prioridades de la lista, ya habrás analizado qué es lo más y lo menos importante. Entonces, en caso de que sea necesario, no temas cambiar la prioridad de un trabajo. Dar seguimiento a las acciones pendientes no quiere decir que tengas que hacer absolutamente todo, todos los días. Se trata más bien de tener las tareas bajo control para poder terminar lo que es más importante, por ejemplo, con una check list online.

14. Presta atención a la lista de tareas con retraso

Todos tenemos ese tipo de tareas que eran para la semana pasada, pero de las que todavía no logramos ocuparnos. Ahora bien, si las ves, pregúntate por qué todavía no las has hecho. ¿Qué te lo impide? ¿Necesitas cambiarles la prioridad o delegarlas a alguien más? ¿Hay algo acerca de la tarea que no entiendas y que te esté frenando? Saber el motivo por el cual te demoras puede ser útil para ser más eficiente y cortar de raíz con eso que te impide avanzar.

15. Colabora en una sola plataforma

Lo ideal sería no tener que dar seguimiento a los pendientes sin contexto. Ser organizado y tener las prioridades claras no resulta muy útil si no tienes visibilidad del trabajo de tu equipo y viceversa. Los equipos más eficientes son los que comparten una única fuente de referencias para todo el trabajo que se debe realizar. De este modo, todos saben exactamente quién es responsable de qué tareas y, además, permite que el equipo se enfoque en hacer un trabajo de excelente calidad.

Por supuesto, creemos que Asana es una muy buena opción para lograrlo. Con Asana, tu equipo puede organizarse y resolver qué hacer, por qué es importante y cómo hacerlo. Así resulta que no eres el único favorecido con la mejora de la claridad y la eficiencia.

Marca en tu lista que has finalizado “Aprender a hacer una to-do list”

Hacer una to-do list consiste en organizarse y mejorar la visibilidad del trabajo. Si sigues estos 15 consejos lograrás exactamente eso. Pero siempre que busques hacer una lista de pendientes para dar seguimiento al trabajo, también deberás buscar algo que aporte visibilidad a todos sobre el trabajo que hacen los miembros del equipo entero. Busca una app para to-do lists que ofrezca funciones adicionales útiles como la gestión de tareas y la gestión de proyectos.

¿Te interesa aprender más sobre el tema? Lee acerca de los beneficios de la gestión de proyectos con Asana.