Reuniones eficientes: consejos para no perder el tiempo con tu equipo

Si miraras tu calendario laboral ahora mismo, ¿cuántas reuniones tendrías programadas para la próxima semana? La mayoría de los calendarios están sobrecargados con invitaciones a diferentes tipos de reuniones, las cuales pueden ser reuniones virtuales o presenciales. Es muy frecuente que los empleados salgan de las reuniones pensando que algún día dejarán de sentir que solo han perdido el tiempo. ¡Pues ese día ha llegado! En este artículo te ayudaremos a optimizar el tiempo y realizar meetings eficientes.

Hay un 50 % de probabilidades de que no te gusten las reuniones. En una encuesta realizada por los chicos del software Igloo, el 47 % de los encuestados consideran que las reuniones, por lo general, son improductivas. Pero simplemente desear que las reuniones no sean una pérdida de tiempo no las hará mejorar. Entonces, ¿qué puedes hacer para cortar con este círculo vicioso?

El primer paso es tomarse un minuto para apreciar las reuniones que sí valen la pena, ya que son una parte fundamental de tu trabajo. Cuando están bien organizadas, las reuniones potencian la colaboración y las comunicaciones, además de mantener motivados a los empleados. Una reunión de personal, por ejemplo, puede abarcar temas críticos que afecten a un departamento o a la empresa en su totalidad. Pero si no está bien organizada, la colaboración y la comunicación interna se desvirtúan y la reunión se vuelve improductiva. Los participantes pueden salir de la reunión preguntándose si realmente era necesario hacerla.

Entonces, con la intención de aumentar la productividad y de elevar la moral, piensa por qué algunas reuniones realmente tienen la mala reputación de ser “una pérdida de tiempo”. ¿Es porque son más de lo mismo (se hacen muy seguido o son demasiado largas) o porque carecen de algo (no se centran en resultados concretos)? Descubre en este artículo los cuatro motivos más comunes por los que se suele perder el tiempo en las reuniones y algunos consejos de Harvard para organizar reuniones eficientes y efectivas.

Sin más dilación, ataquemos los puntos problemáticos de las reuniones.

“Tengo demasiadas reuniones de trabajo”

Cuando tus recordatorios de reuniones aparecen cada una hora, es difícil hallar tiempo para concentrarte y trabajar en tu nuevo proyecto. Quieres dedicarle el tiempo que merece al trabajo importante, pero las reuniones parecen dominar tu agenda. Según el informe de Asana acerca del ROI de la gestión del trabajo, el tiempo que se pierde en las reuniones es una de las principales barreras para la productividad. A continuación compartimos algunos consejos de Harvard para llevar a cabo reuniones eficaces y ahorrar más tiempo para que el trabajo tenga un mayor impacto:

Cancela las reuniones innecesarias

Millones de reuniones se llevan a cabo todos los días en el trabajo, (las estimaciones hablan de 56 millones por día en los EE. UU.). ¿Pero cuántas son realmente necesarias? Mientras que los temas complejos y las sesiones de lluvias de ideas resultan mejor cuando se hacen en reuniones presenciales o por videoconferencia, si se trata simplemente de compartir información, considera otro método más eficiente. Los informes de estado escritos, las reuniones de pie de 15 minutos o las consultas en línea funcionan muy bien en muchos casos y te permiten hacer clic en el botón “Cancelar” de la próxima reunión con mayor frecuencia.

Define un día sin reuniones

Los cronogramas llenos de reuniones interrumpen el trabajo que requiere concentración, ese tiempo en el que necesitas enfocarte para resolver problemas complejos y trabajar en proyectos importantes. Incluso si logras evitar las reuniones innecesarias, las interrupciones frecuentes en tu tiempo de concentración pueden tener un impacto negativo en tu desempeño general. Ser dueño de tu tiempo es crítico para aumentar la productividad. Intenta liderar una iniciativa en la que los calendarios de tu equipo no tengan reuniones, por ejemplo, los jueves o cualquier otro día de la semana. Incorpóralo como parte de la cultura y alienta a otros miembros del equipo a que respeten el día sin reuniones. Si es necesario, puedes bloquear períodos en el calendario para concentrarte en el trabajo, de modo que otros sepan que rechazarás las invitaciones durante ese tiempo.

Di que no

Todas las reuniones tienen una opción para rechazarlas, ¿pero cuántas veces haces clic allí? Mira la agenda, los participantes y la duración de la reunión. Empodera a tu equipo y a ti también para que presten atención a qué le dedican tiempo en el trabajo y a hacer clic en “Rechazar” si no consideran que sea útil. Siempre podrás pedir el acta de la reunión después para mantenerte informado si es necesario, y estará todo bien.

“Mis reuniones duran demasiado tiempo”

¿Te preguntas constantemente si tus reuniones podrían durar la mitad del tiempo? Probablemente sea cierto, pero depende de ti decidir cómo aprovechar tu tiempo y ser un poco más creativo con tus reuniones para hacer una mejor gestión del tiempo. Ten en cuenta estos consejos:

Piensa en tu tiempo como un bien preciado

Porque, sí, el tiempo es valioso. Las reuniones duran un promedio de entre 31 y 60 minutos, una correlación conveniente para los calendarios que ofrecen incrementos de 30 o 60 minutos para programarlas. Pero eso no significa que todas las reuniones tengan que ser tan largas.

Cuando planifiques el orden del día para tu reunión (más información a continuación) estima cuánto tiempo necesitarás para cada tema, suma la cantidad de tiempo y elige adecuadamente la duración total de la reunión. Tal vez solo necesites 15 minutos, o tal vez necesites 45 minutos. Cualquiera sea el caso, los participantes estarán más concentrados si saben que tienen, por ejemplo, 10 minutos para un tema en particular. El sentido de inmediatez hará que la atención se mantenga durante la conversación y ayudará a que se abarquen todos los puntos de la agenda; y así no tendrás que programar otra reunión para tratar los temas que hubieran quedado pendientes.

Prueba con una reunión de pie

¿Qué es? En el mundo tecnológico, una reunión de pie es una reunión diaria de sincronización, rápida, en la que los miembros literalmente están de pie mientras comunican lo que se hizo, qué es lo siguiente que van a hacer y qué problemas creen que tendrán que enfrentar.

Si tienes una reunión de sincronización recurrente, prueba con una de 15 minutos de pie con tu equipo, en lugar de reservar una sala de conferencias durante 30 o 60 minutos. Esto no significa que literalmente tengan que pararse alrededor de sus escritorios. Pueden reunirse para tomar un café por la mañana, al aire libre si es un lindo día o en el lobby de la oficina. La clave es elegir algo distinto de lo común y proponerse un plazo. Usa un cronómetro para acostumbrarte a la idea de que el período será más corto y acostumbrar también a tus compañeros. Dependiendo del número de participantes, puedes asignarle a cada uno entre 30 segundos y un minuto de tiempo para hablar y compartir sus puntos de vista; asegúrate de que siempre se practique la escucha activa y se respete el tiempo acordado.

“El enfoque de mis reuniones no es claro”

Mantener la atención durante una reunión en la que todos quieren hablar acerca de sus planes para el fin de semana puede resultar complicado, especialmente si tu equipo trabaja de forma remota o está distribuido, ya que puede ser un momento divertido para ponerse al día con personas que no ves con mucha frecuencia. Pero planificar la reunión con anticipación, establecer un objetivo claro y definir las expectativas con precisión posiblemente ayude a que tu equipo llegue al final de la reunión sintiendo que ya pueden disfrutar de su fin de semana, en vez de tener que hablar de ello. Pon las siguientes ideas en acción:

Reuniones eficientes y efectivas: identifica el propósito y los objetivos

Comienza el proceso con tiempo, escribe lo que hace falta cumplir, en vez de crear una agenda sobre la marcha. Tener lista una agenda concreta antes del desarrollo de la reunión ofrece claridad a los asistentes y ayuda a que todos estén informados. Ponla en un lugar central, como en una herramienta de gestión del trabajo, para poder vincular fácilmente los artículos relacionados y los elementos de la agenda con los cronogramas de las tareas y los proyectos. También agrega tiempos de intervención a tu agenda para no dedicar tiempo de más a ningún tema. Empezar una reunión dedicando cinco minutos a la charla informal es tiempo invertido y bien aprovechado para generar la unión del equipo, pero también asegúrate de controlar el tiempo adecuadamente para poder llegar a tratar todos los temas importantes.

Comparte la agenda y más información útil sobre el contexto antes de la reunión

Si es posible, envía la agenda junto con la invitación. Si empiezas a crear una agenda antes de programar la reunión, tal vez descubras que en realidad no es necesario que se reúnan. En cualquier caso, incluir la agenda en la invitación permitirá que los invitados puedan optar por no participar de la reunión si los temas a tratar no aportan valor a sus objetivos.

Si creas y preparas la agenda con tu herramienta de gestión del trabajo, los asistentes podrán colaborar y agregar elementos antes de la reunión. De este modo, tienes la oportunidad de agregar tareas y les ofreces a los asistentes la opción de ir preparados para hablar de los temas que correspondan. Para crear fácilmente una agenda para diferentes tipos de reuniones, aprovecha estas plantillas:

• Plantilla para agenda de reuniones generales

• Plantilla para agenda de reuniones de toda la empresa

• Plantilla para agenda de reuniones de directorio

“Mis reuniones no son tan eficientes ni productivas como quisiera”

Aunque pienses que invitar a todo el mundo a tus reuniones pueda parecer la opción correcta, es muy probable que terminen siendo menos productivas. ¿Buscas mover montañas en tus reuniones? ¿O al menos mantener tus proyectos al día? Pon en práctica estos consejos para mejorar la productividad durante esas sesiones estratégicas:

Meetings eficientes: selecciona los asistentes correctos y define sus roles

¿Participan las personas correctas en cada una de tus reuniones? ¿Todos saben cuál es su rol y por qué los invitaron? Si la mitad de la agenda afecta solamente a tres de quince participantes, será mejor que replantees la agenda o la lista de invitados. Este es otro motivo importante para crear una agenda antes de programar la reunión. Luego de que hayas creado tu agenda y enviado la invitación del calendario, si un participante clave no puede asistir, reprográmala en vez de hacerla sin esta persona; ya que, de todos modos, es probable que tengas que programar el seguimiento.

Asígnale a alguien la función de tomar notas

Antes de la reunión, designa a un moderador y a alguien para que tome notas. Cuando una persona está a cargo de las notas, el resto del grupo se puede centrar en participar en vez de tener que crear sus propios registros. Las notas también son útiles para quien no haya podido asistir a la reunión o haya optado por no participar. Asegúrate de que las notas se compartan inmediatamente después de la reunión y que todos los asistentes sepan dónde encontrarlas. Una herramienta de gestión del trabajo es un excelente lugar para archivar las notas y agendas de las reuniones, ya que puedes mantener todo en un mismo lugar.

Asigna acciones pendientes sobre la marcha

Puedes tomar decisiones a medida que avanzas con los temas de la agenda, y quien toma nota puede registrar esas decisiones; o bien, si usas una herramienta de gestión del trabajo, toma la iniciativa y crea y asigna tareas en tiempo real. Asegúrate de incluir una fecha de entrega, otras fechas importantes y a los responsables en cada una de las acciones pendientes. Si la toma de decisiones sobre un tema de la agenda se torna complicado, asígnale a alguien la tarea de analizar dicho tema y confíale que tome la decisión. Los compañeros de equipo se sentirán empoderados para hacer un excelente trabajo.

Reuniones eficientes y efectivas… ¡ahora sí es posible!

Todos pueden tener malas reuniones. Es normal. Pero ahora, con los consejos que compartimos podrás optimizar el tiempo y organizar reuniones efectivas para tus equipos de trabajo. Implementa estas buenas prácticas en tus reuniones y conviértete en un modelo a seguir. Tus colegas lo notarán y probablemente adopten pronto tus cambios para mejorar también sus reuniones. Asana puede ayudarte a tener un plan de acción claro y a hacer menos reuniones, más breves y más productivas; en definitiva, a tener meetings eficientes. Y cuando creas que no tienes más remedio que hacer una reunión para cumplir con ciertos objetivos, Asana será tu aliada: la herramienta perfecta para potenciar la productividad.