Metodología OKR: Cómo crear los objetivos y resultados clave

Es fácil mirar a las empresas exitosas y suponer que fue su idea central lo que las llevó a donde están ahora. Intel inventó el microchip, Netflix fue pionero en la transmisión de videos a demanda y Google creó el motor de búsqueda moderno. Pero la idea por sí sola solo puede llegar hasta cierto punto.

Lo que transforma a una empresa emergente (startup) y ambiciosa en una compañía líder del sector no siempre es una idea original sino su ejecución.

Por ejemplo, Google es el motor de búsquedas en internet, pero no porque Larry Page y Sergey Brin tuvieran una idea total y absolutamente original y brillante. De hecho eran el 18.° buscador en llegar a escena durante los comienzos de Internet. Lo que llevó a Google a superar ampliamente a su competencia fue el modo en que Page y Brin ejecutaron su visión, mediante un enfoque y claridad excepcionales.

Al reflexionar sobre el éxito de Google, Page destacó la metodología OKR (Objectives and key results; en español, objetivos y resultados clave) de Andy Grove como un factor determinante en el éxito de su empresa. De hecho, uno de los términos más buscados habitualmente en Google y relacionados con esto es “OKR Google”.

“Los OKR nos han servido para multiplicar nuestro crecimiento por 10, muchas veces”, escribió Page en el libro de John Doerr, 2018, Measure What Matters (Mide lo que importa). “Nos ayudaron a transformar nuestra misión increíblemente audaz de ‘organizar la información del mundo’ en algo que tal vez se podía alcanzar”. Así, OKR y Google son términos que van casi indisolublemente unidos.

¿Realmente vale la pena definir OKR? La respuesta simple es sí. Las empresas que implementan esta metodología OKR de definición de objetivos se benefician constantemente de una mejor ejecución de proyectos e iniciativas. Al definir y escribir OKR claros, puedes convertir las grandes ideas en importantes negocios.

Si bien la ejecución puede ser un desafío, no tiene por qué ser complicada. Todo lo que necesitas es constancia, dedicación y planificación. A continuación, descubre ejemplos de OKR y cómo empezar con la metodología OKR para que los objetivos puedan pasar de ser una buena idea a ser una práctica de gestión sostenible a largo plazo.

¿Qué es la metodología OKR?

La metodología OKR (Objetives and Key Results) es un sistema para la construcción de objetivos medibles y factibles y que, además, estén en sintonía con la visión de la empresa. La metodología OKR es un método de trabajo que intenta influir en los procesos de trabajo y la gestión de problemas para que todo el equipo trabaje con una dirección clara y enfocados en la consecución de objetivos concretos y cuantificables.

¿Cómo aplicar la metodología OKR paso a paso?

La metodología OKR cuenta con fases que deberás tener en cuenta si quieres implantarla con éxito en tu empresa u organización:

Paso 1: Establece las reglas para tu negocio

La metodología OKR está diseñada para ser lo suficientemente flexible como para adaptarse a la mayoría de los propósitos. Sin embargo, muchas organizaciones tratan la metodología OKR como un marco rígido y se niegan a desviarse de una metodología prescriptiva. Esa manera está condenada a fracasar.

Si es la primera vez que implementas la metodología OKR, te recomendamos que establezcas las reglas básicas para definir cómo funcionarán los OKR en tu empresa. Estas reglas definen cómo funcionan los objetivos en tus equipos y en tu organización para estar alineados y poder avanzar en la misma dirección. ¿Cómo aplicar los OKR? Específicamente, hay tres elementos a considerar: cadencia, proceso de revisión y creación.

• Cadencia, ¿con que frecuencia estableces los objetivos?: En la metodología OKR la cadencia se refiere a la frecuencia con la que defines tus objetivos. En nuestra experiencia, los objetivos anuales son los que generan mejores resultados, ya que se convierten en los pilares de la estrategia. Sin embargo, si tu organización avanza rápidamente, tienes la opción de establecer y escribir OKR con mayor frecuencia, por ejemplo, objetivos trimestrales, semestrales o incluso mensuales.

• Proceso de revisión, ¿cómo comprobarás el progreso hacia tus objetivos?: Es el cronograma que estableces para actualizar y revisar tu progreso. Nuevamente, tu cronograma óptimo será específico de tu organización. Si los objetivos son grandes y lentos, puede ser suficiente con que se hagan revisiones quincenales o mensuales. Sin embargo, si los objetivos son más pequeños y progresan rápidamente, deberás revisarlos con mayor regularidad.

• Creación, ¿quiénes crean y cómo los objetivos y resultados clave?: Existen tres modelos básicos: vertical descendente (los líderes establecen tanto los objetivos como los resultados clave), ascendente (los empleados definen los objetivos y los resultados clave) e híbrido (los líderes establecen los objetivos y los empleados los resultados clave). La decisión de qué modelo es mejor para ti dependerá del tamaño y la estructura de tu empresa.

Paso 2: Crea objetivos para toda la empresa de manera conjunta

Ahora que has establecido las reglas básicas de tu programa, estás listo para comenzar a aplicar la metodología OKR en toda tu organización. Recuerda que OKR significa “objetivos y resultados clave”. ¿Cómo escribir los OKR? Deberías poder resumir tus objetivos en una oración. Ejemplo de OKR: Realizaré [objetivo] medido por [resultado clave o KPI].

Comienza por crear conjuntamente objetivos claros, inspiradores y de alto nivel para tu organización. Estos son los pilares de tu estrategia para el próximo año (o también para el próximo trimestre). Son las actividades importantes y sustanciales que conducirán al éxito de tu misión. Reúne las ideas de todos los integrantes de la organización y perfecciónalas con un análisis en profundidad de tus mejores ejecutivos.

Pero ten cuidado de que los aportes no se salgan de control. A medida que más personas con diferentes perspectivas se unen a la conversación, la cantidad de objetivos puede aumentar rápidamente.

Algunos ejemplos de grandes objetivos empresariales son:

• Tener la huella de carbono más baja del sector

• Ampliar el alcance a clientes nuevos

• Aumentar la cantidad de líderes expertos

Con la mayor frecuencia posible, define tus objetivos para que sean verificables y se puedan medir de manera clara. Al final de tu ciclo de objetivos, deberías poder determinar de manera concluyente si se cumplió o no cada objetivo.

Paso 3: Crea resultados clave para toda la empresa

Una vez que hayas decidido cuáles son los objetivos para toda la empresa, debes determinar cómo harás un seguimiento del progreso para alcanzar esos objetivos. Aquí es donde los resultados clave entran en acción.

Para redactar resultados clave excelentes, prueba con la metodología SMART.

SMART es un acrónimo en inglés que significa:

• Específico (Specific): ¿Qué es exactamente lo que quieres lograr?

• Medible (Measurable): ¿Cómo determinarás si alcanzaste o no tus resultados clave?

• Alcanzable (Achievable): ¿Es posible alcanzar razonablemente este resultado clave? Ten en cuenta que todos los objetivos deben ser alcanzables, incluso los más ambiciosos.

• Realista (Realistic): ¿Es realista alcanzar este resultado clave con el tiempo y los recursos de los que dispones?

• De duración limitada (Time-bound): ¿Has establecido un cronograma y una fecha de entrega claros para tus resultados clave?

Tus resultados clave deberían ser desafiantes. Si estás seguro de que vas a alcanzarlos sin problemas, no estás ejerciendo suficiente presión. Al igual que otras compañías que usan los objetivos y resultados clave, seguimos los consejos de John Doerr, inversor y gurú de la metodología OKR, y nuestro objetivo, por ejemplo, es alcanzar el 70 % de nuestros resultados clave en cada período. Si logramos más que eso, sabemos que no fuimos lo suficientemente ambiciosos en nuestra planificación.

Para cada resultado clave, asegúrate de que todos tengan claro lo que significa lograr un resultado clave, lograrlo parcialmente o no cumplirlo. Para que resulte lo más efectivo posible, debes medir el éxito una vez finalizado el período. Tener una idea clara de lo que significa el éxito puede ayudar a tu equipo a reajustar el proceso de definición de objetivos a medida que pase el tiempo. Y esto es clave en la metodología OKR.

Paso 4: Define resultados clave para equipos e individuos

Para aprovechar al máximo la metodología OKR, los objetivos de tu empresa deben fluir por toda tu organización, guiando el trabajo de equipos más pequeños e individuos.

Muchas veces sucede que las empresas establecen objetivos y no los revisan hasta que finaliza el trimestre o el año. Cuando los objetivos están desconectados del trabajo diario, es fácil que el trabajo pierda la alineación y que los equipos pierdan la motivación por el objetivo. Por el contrario, las investigaciones demuestran que cuando los empleados entienden cómo contribuyen con su trabajo individual a los objetivos de la empresa, tienen el doble de probabilidades de sentirse motivados.

Por lo tanto, para definir buenos resultados clave en tu empresa, asegúrate de conectar el trabajo diario con los objetivos de toda la empresa. Una manera fácil de lograrlo es usar un modelo híbrido de definición de objetivos, donde los ejecutivos líderes definen los objetivos de la empresa, pero los equipos más pequeños establecen los resultados clave. Cuando los equipos tienen la autonomía para establecer sus propios resultados clave, adquieren una comprensión mucho más profunda de cómo invertir sus recursos y esfuerzos para lograr los mejores resultados.

Paso 5: Da seguimiento a tus objetivos sobre la marcha

Una vez que hayas definido de forma correcta los objetivos y resultados clave de tu organización, el siguiente paso del método OKR será identificar los programas y proyectos en los que trabajarás con tu equipo para alcanzar los objetivos.

Uno de los beneficios de definir buenos OKR es que ayudan a adaptar las prioridades a la escala de toda la organización. Al conectar los objetivos con el trabajo que se hace para alcanzarlos, logras que sea más fácil presentar informes sobre el progreso y tienes la posibilidad de detectar cualquier problema que pueda impedirte alcanzar un objetivo.

Conectar tus objetivos de la organización con el trabajo diario también mantiene a tus empleados comprometidos con su trabajo. Las personas quieren saber que lo que hacen es importante, y la mejor manera de demostrarlo es al conectar su trabajo con los objetivos de alto nivel. Entonces, cuando entienden de qué manera su trabajo diario encaja en el panorama general, se sienten empoderados para hacer el mejor trabajo posible.

Asegúrate de supervisar el progreso con regularidad para que la metodología OKR sea eficaz. En lugar de establecer los objetivos en diapositivas u hojas de cálculo, invierte en una plataforma de definición de objetivos que permita vincular fácilmente los objetivos de la empresa con los resultados clave. De esa manera, cada equipo de trabajo podrá visualizar con claridad cómo sus tareas contribuyen al logro de los objetivos de la empresa.

Paso 6: Mejora tus procesos

Una vez que se completa tu ciclo de planificación, tu trabajo en la metodología OKR aún no está terminado. En lugar de pasar inmediatamente al siguiente ciclo, pídele a tu equipo que haga una pausa para calificar sus resultados clave. Las personas deben calificar los resultados clave de los que son responsables y deben escribir una breve reseña explicando la calificación.

Está bien si no logras cumplir todos los resultados clave. De hecho, es probable que los equipos que logran alcanzar todos sus resultados clave no hayan fijado objetivos lo suficientemente ambiciosos. Por ejemplo, nuestra meta en Asana es alcanzar el 70 % de los resultados clave.

Después de que las personas califican sus resultados clave, los gerentes deben recopilar los resultados y adjuntarlos a sus objetivos. Uno de los muchos beneficios de la metodología OKR es la transparencia, por lo que sugerimos que los gerentes califiquen sus objetivos y compartan los resultados generales en toda la organización.

Una vez completa la etapa de calificación, profundiza en lo que no funcionó durante el ciclo y toma nota de lo que funcionó bien. Para ciclos futuros, podrás duplicar tus fortalezas y reforzar tus debilidades. Si no se cumplieron algunos objetivos o resultados clave, organiza sesiones de trabajo con tus equipos para reflexionar y aprender.

Errores frecuentes en la metodología OKR

A la hora de implementar la metodología OKR pueden darse varias circunstancias que hagan que nuestros OKR no sean todo lo eficaces que desearíamos:

1. Definir los OKR sin contar con todo el equipo o empleados

Para que la metodología OKR funcione es importante hacer partícipes a los integrantes o miembros de la organización, bien la definición de objetivos, bien en la elección de los resultados clave.

2. No tener una visión de empresa y estrategia planificada

Es difícil elaborar OKRs prácticos si no se ha desarrollado previamente una visión y misión de la empresa con metas ambiciosas pero también claras que nos ayuden a establecer después nuestros OKR.

3. Excederse con objetivos demasiado ambiciosos

Aunque está bien definir objetivos que no sean muy fáciles de conseguir y establecer retos ambiciosos, si nos pasamos, serán objetivos imposibles de cumplir y esto puede derivar en un equipo desmotivado.

4. Definir muchos OKR

La metodología OKR tiene la función también de dirigir los esfuerzos hacía el crecimiento de la empresa, y aquello que realmente es importante. Si generas muchos OKR será difícil de revisar y conseguir. Además, lo ideas que no añadas más de 4 ó 5 KPIs para cada objetivo.

Céntrate en el viaje y también en el destino con la metodología OKR

Al momento de establecer los objetivos, no debes centrarte solamente en la cuestión de haber alcanzado, o no, dichos objetivos al final del período determinado. Más bien, al escribir y definir los OKR, estás desarrollando un marco sobre cómo proyectar las metas, cómo vincular tu trabajo con los objetivos de la empresa y, en última instancia, cómo alinear y poner en práctica tus proyectos más ambiciosos.