Vorlage für Pläne für die Ressourcenzuweisung

Sie sind bereit, mit Ihrem neuesten Projekt voll durchzustarten – bevor Sie aber loslegen, müssen Sie genau wissen, welche Ressourcen Sie dafür benötigen. Welche Tools, Teammitglieder und welches Budget brauchen Sie für eine effektive Durchführung und wie viele dieser benötigten Ressourcen stehen Ihnen auch tatsächlich zur Verfügung? Eine Vorlage für Pläne zur Ressourcenzuweisung hilft Ihnen, Ihre Ressourcen zu erfassen und sowohl für Ihr Team als auch für abteilungsübergreifende Beteiligte nachvollziehbar darzustellen.

Was ist eine Vorlage für Pläne zur Ressourcenzuweisung?

Eine Vorlage für Pläne zur Ressourcenzuweisung bildet Ihre Basis. Sie ist eine hervorragende Möglichkeit, um Ihren gesamten Zuweisungsprozess zu vereinheitlichen. Außerdem können Sie damit gleich mehrere verschiedene Pläne auf einmal erstellen.

In diesem Zusammenhang ist eine Ressource eine Voraussetzung für den Abschluss eines bestimmten Projektes. Ressourcen können dabei ganz unterschiedlich aussehen. Es kann sich um Zeit, ein bestimmtes Team, spezifische Rollen oder finanzielle Mitteln handeln. 

Was ist ein Plan zur Ressourcenzuweisung

Ein Plan zur Ressourcenzuweisung ist eine Auflistung aller Ressourcen, die Sie für den Abschluss eines bestimmten Projektes benötigen. Sie erfassen darin aber nicht nur jede relevante Ressource, sondern auch, wann Sie sie benötigen und in welcher Menge und wie viel sie kostet. Achten Sie darauf, dass Ihr Plan für die Ressourcenzuweisung mit Ihrem Projektumfang, Zeitplan und Budget konform ist.

Was ist der Unterschied zwischen einer Vorlage zur Ressourcenzuweisung und einer Vorlage für einen Ressourcenmanagementplan?

Eine Vorlage für Pläne zur Ressourcenzuweisung soll Ihnen bei Ihren Vorhaben helfen, die verfügbaren Ressourcen entsprechend zuzuweisen. Eine Vorlage für einen Ressourcenmanagementplan ist hingegen etwas spezifischer: Sie unterstützt Sie beim Management der Kapazitäten Ihres Teams, damit Sie genau wissen, woran Ihre Teammitglieder gerade arbeiten.

Wann ist eine Vorlage für Pläne zur Ressourcenzuweisung sinnvoll?

Am besten verwenden Sie eine Vorlage für Pläne zur Ressourcenzuweisung im Zuge der Projektplanung bzw. der Projektinitialisierung. Das kann Ihnen die Klärung Ihres Projektumfangs, Zeitplans, Budgets und anderen wichtigen einschränkenden Faktoren erleichtern.

Was beinhaltet eine Vorlage für Pläne zur Ressourcenzuweisung?

Eine hilfreiche Vorlage für Pläne zur Ressourcenzuweisung umfasst alle Informationen, die Sie zu Ihren Projektressourcen benötigen, wie zum Beispiel: 

• Name der Ressource: Das kann eine bestimmte Person oder die Art der Ressource sein.

• Damit verbundene Aufgabe: Für welchen Arbeitsvorgang/welche Aufgabe wird die Ressource eingesetzt.

• Rolle im Projekt: Bei Personalressourcen; geben Sie an, welche besonderen Fähigkeiten eine bestimmte Person mitbringt.

• Maximale Kapazität: Die maximale Kapazität einer Ressource.

• Verfügbarkeit: Wie viel Kapazität hat eine Ressource übrig, bevor sie ihre maximale Kapazität erreicht hat.

• Start- und Enddatum des Projekts: Der Zeitraum, in dem das Projekt durchgeführt wird.

Enthaltene Funktionen

• Workload. Workload bietet Ihnen eine visuelle Momentaufnahme der Teamkapazität, in der Sie auf einen Blick erfassen können, woran Ihre Teammitglieder in sämtlichen Projekten arbeiten – alles an einem Ort. Sie können diese Schnellübersicht dafür nutzen, Konflikte zu identifizieren, Risiken anzusprechen und Projekte auf Kurs zu halten, indem Sie Aufgaben neu zuweisen oder Fristen anpassen. Werfen Sie regelmäßig einen Blick auf Workload, um sicherzustellen, dass Teammitglieder weder über- noch unterfordert sind. Sollte eines davon der Fall sein, können Sie neue Fristen für weniger dringende Aufgaben festlegen und so Initiativen mit hoher Priorität freigeben.

• Portfolios. Mit Portfolios können Sie alle Projekte eines Teams auf einfache Weise in einer einzigen Ansicht strukturieren und nachverfolgen. So erhalten Sie einen umfassenden Überblick über den Fortschritt all Ihrer Projekte und können dann weitere Details abrufen, um Risiken anzugehen. Zudem können Sie Statusaktualisierungen programmübergreifend austauschen und die Beteiligten auf dem Laufenden halten, ohne gleich eine Statusbesprechung ansetzen zu müssen.

• Projektübersicht. Die Projektübersicht ist Ihre zentrale Anlaufstelle für alle wichtigen Projektzusammenhänge. Verschaffen Sie Ihrem Team einen Überblick über das Was, Warum und Wie Ihrer Projektarbeit aus der Vogelperspektive. Fügen Sie eine Projektbeschreibung hinzu, um die Zusammenarbeit in Asana zu definieren. Teilen Sie dann alle wichtigen Ressourcen und Zusammenhänge wie Meeting-Details, Kommunikationskanäle und Projektbriefings an einem Ort.

• Startdaten. Manchmal muss man nicht nur auf das Fälligkeitsdatum achten, sondern auch wissen, wann man mit einer Aufgabe beginnen sollte. Startdaten und -zeiten vermitteln den Teammitgliedern ein klares Gefühl dafür, wie lange es dauert, eine bestimmte Aufgabe zu erledigen. Verwenden Sie Startdaten, um Ihre Aufgaben festzulegen, nachzuverfolgen und zu verwalten, damit die Arbeit Ihres Teams auf die Ziele des Unternehmens ausgerichtet ist und Abhängigkeiten nicht vergessen werden. 

Empfohlene Apps

• Slack. Alle Ideen, Anfragen und Handlungsanweisungen aus Slack können direkt als Aufgaben oder Kommentare in Asana erfasst werden. So werden aus kurzen Fragen und erwähnten Handlungen im Handumdrehen Aufgaben mit verantwortlichen Personen und klaren Fristen. Halten Sie Arbeitsschritte ganz einfach fest, damit Anfragen und To-dos nicht in Slack untergehen.

• Google Workplace. Mit der Dateiauswahl von Google Workplace, die im Aufgabenfenster von Asana integriert ist, können Sie Dateien direkt an Ihre Aufgaben in Asana anhängen. Mit nur wenigen Klicks lassen sich beliebige Dateien aus My Drive anhängen.

• Zoom. Asana und Zoom arbeiten gemeinsam daran, Teammeetings noch sinnvoller und zielgerichteter zu gestalten. Die Integration von Zoom und Asana erleichtert die Vorbereitung auf Meetings, das Führen konstruktiver Dialoge sowie den Zugriff auf Informationen nach Ende einer Konferenz. Meetings beginnen in Asana, wo gemeinsame Meeting-Tagesordnungen deutlich machen, worüber im Meeting gesprochen wird. Während des Meetings können Teammitglieder Aufgaben schnell und unkompliziert innerhalb von Zoom erstellen, sodass Informationen und Aktionspunkte nicht untergehen. Und sobald das Meeting vorbei ist, stellt die Integration Transkripte und Aufnahmen des Meetings in Asana bereit, wo alle Beteiligten und Stakeholder Zugriff auf die Inhalte haben.

• Clockwise. Mit der Integration von Clockwise + Asana können Sie Asana-Aufgaben als Zeitblöcke in Ihrem Google-Kalender hinzufügen. Die Integration ermöglicht es Ihnen, festzulegen, wie lange die Aufgaben dauern, wann sie erledigt werden sollen und ob Clockwise sie automatisch umplanen kann. Fügen Sie Ihrem Kalender Aufgaben hinzu und planen Sie ausreichend Zeit ein, um Ihre Arbeit zu erledigen.

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