Szablon planu alokacji zasobów

Przed zmierzeniem się z najnowszym przedsięwzięciem konieczne jest dokładne poznanie zasobów, których będzie ono potrzebowało. Jakie narzędzia, którzy członkowie zespołu i jaki budżet będą potrzebne dla wydajnego przeprowadzenia tego projektu oraz które z tych elementów są dostępne? Szablon planu alokacji zasobów może zapewnić kontekst dotyczący zasobów zarówno Twojemu zespołowi, jak i innym współpracownikom międzyfunkcyjnym.  

Czym jest szablon planu alokacji zasobów?

Szablon planu alokacji zasobów jest szkieletem planu alokacji zasobów, który można łatwo skopiować podczas tworzenia nowego planu alokacji zasobów. Jest to wspaniałe narzędzie, jeśli chcesz poprawić spójność procesu alokacji lub utworzyć kilka różnych planów naraz.

W tym kontekście zasób jest czymś wymaganym do ukończenia konkretnego projektu. Może to być czas, konkretny zespół, odpowiednie role lub budżet. 

Czym jest plan alokacji zasobów?

Plan alokacji zasobów to lista zasobów potrzebnych do ukończenia danego projektu. Obejmuje potrzebne zasoby, czas ich wykorzystania, a także koszt i ilość każdego z nich. Plan alokacji zasobów powinien pokrywać się z zakresem projektu, harmonogramem i budżetem. 

Jaka jest różnica między szablonem alokacji zasobów a szablonem zarządzania zasobami?

Celem szablonu alokacji zasobów jest ułatwienie przydzielenia dostępnych zasobów do określonych przedsięwzięć. Szablon planu zarządzania zasobami jest bardziej szczegółowy – ułatwia zarządzanie obciążeniem zespołu, dzięki czemu wiesz, nad czym aktualnie on pracuje.

Kiedy użyć szablonu planu alokacji zasobów?

Szablon planu alokacji zasobów jest najbardziej przydatny na etapie planowania projektu lub inicjacji projektu. Może ułatwić opracowanie zakresu, harmonogramu, budżetu i innych ograniczeń projektu. 

Co zawiera szablon planu alokacji zasobów?

Dobry szablon planu alokacji zasobów będzie zawierał wszystkie informacje potrzebne dla zasobów projektu, w tym: 

• Nazwa zasobu: może to być osoba lub typ zasobu potrzebnego w danym projekcie.

• Powiązane zadanie: konkretna praca lub zadanie, dla których zostanie wykorzystany zasób.

• Rola w projekcie: w przypadku personelu jest to konkretny zbiór umiejętności, które dana osoba wnosi do projektu.

• Maksymalna wydajność: maksymalna wydajność, którą może zapewnić zasób.

• Dostępność: jest to wydajność zasobu pozostała przed osiągnięciem maksymalnej wydajności.

• Data rozpoczęcia i zakończenia projektu: okres, w którym projekt będzie aktywny.

Zintegrowane funkcje

• Obciążenie pracą. Widok obciążenia pracą zapewnia wizualny obraz wydajności Twojego zespołu oraz wgląd w to, nad czym pracuje obecnie w ramach poszczególnych projektów – a wszystko to w jednym miejscu. Identyfikuj konflikty, aby zapobiegać zagrożeniom i utrzymywać realizację projektów na właściwych torach poprzez ponowne przypisywanie zadań lub przekładanie ich na inny termin. Regularnie monitoruj obciążenie pracą, aby upewnić się, że członkowie zespołu nie mają za dużo, ani za mało zadań. W takich przypadkach możesz łatwo ponowne przypisać zadania o niskim priorytecie lub przełożyć je na inny termin, aby usprawnić realizację inicjatyw o wysokim priorytecie.

• Portfolio. Portfolio pozwala w łatwy sposób uporządkować i monitorować w jednym widoku wiele projektów realizowanych przez Twój zespół. Zyskujesz ogólny przegląd postępów realizacji wszystkich projektów i możesz przejść do widoku szczegółowego, aby zająć się zagrożeniami. Oprócz tego możesz udostępniać aktualizacje statusu pomiędzy programami oraz na bieżąco informować interesariuszy bez konieczności organizacji spotkania statusowego.

• Przegląd projektu. Jest to miejsce, w którym możesz zawrzeć cały ważny kontekst dotyczący projektu. W ogólny sposób przedstaw zespołowi cele projektu i jego zakres. Dodaj opis projektu, aby nadać kształt waszej współpracy w Asanie. Następnie udostępnij w jednym miejscu wszelkie ważne zasoby i kontekst, takie jak szczegóły spotkań, kanały komunikacji oraz brief projektu.

• Daty rozpoczęcia. Czasami oprócz daty wykonania zadania, chcesz również znać datę rozpoczęcia pracy nad nim. Godziny i daty rozpoczęcia dają członkom zespołu jasne wyobrażenie o tym, ile czasu powinno zająć wykonanie każdego zadania. Używając dat rozpoczęcia możesz skuteczniej zarządzać pracą, aby skoordynować działania zespołu i zapobiec wymykaniu się zależności spod kontroli. 

Polecane aplikacje

• Slack. Przekształcaj pomysły, prośby i zlecenia oraz działania omawiane w aplikacji Slack w możliwe do wykonania zadania oraz komentarze w Asanie. Przekształcaj krótkie pytania oraz działania w zadania z osobami odpowiedzialnymi i datami wykonania. Z łatwością zapisuj działania, aby mieć pewność, że prośby i zadania do wykonania nie zgubią się w aplikacji Slack. 

• Google Workplace. Dodawaj pliki bezpośrednio do zadań w Asanie za pomocą selektora plików Google Workplace, zintegrowanego z okienkiem zadania w Asanie. Łatwo dołącz dowolny plik z „Mojego dysku” za pomocą kilku kliknięć.

• Zoom. Asana i Zoom łączą siły, aby pomóc zespołom poprawić produktywność i efektywność spotkań. Integracja Zoom + Asana ułatwia przygotowywanie się do spotkań, prowadzenie konwersacji, które można przekształcić w możliwe do wykonania działania oraz dostęp do informacji po zakończeniu rozmowy. Spotkania mają początek w Asanie, gdzie udostępnione agendy zawierają potrzebny kontekst. Podczas spotkania członkowie zespołu łatwo mogą tworzyć zadania bezpośrednio w Zoom, aby nie przeoczyć żadnych szczegółów i czynności do wykonania. Po zakończeniu spotkania, integracja Zoom + Asana automatycznie pobierze nagranie i transkrypcję ze spotkania w Zoom, dodając je do Asany i umożliwiając wszystkim współpracownikom oraz interesariuszom ich późniejsze odsłuchanie.

• Clockwise. Dzięki integracji Clockwise + Asana możesz dodawać zadania w formie bloku czasu do swojego kalendarza Google. Integracja Clockwise + Asana umożliwia określenie czasu trwania zadań, terminu ich wykonania oraz tego, czy Clockwise może automatycznie zmienić ich termin. Dodaj zadania do kalendarza i znajdź czas na ich wykonanie.

Często zadawane pytania