Rieter: In Asana laufen alle Fäden zusammen

Asana ist mit seinem modernen User-Interface sehr ansprechend gestaltet und intuitiv bedienbar. Es macht Spaß damit zu arbeiten und man lässt sich sehr schnell darauf ein.”

Der Rieter-Konzern

Rieter ist der weltweit führende Anbieter von Systemen für die Kurzstapelfaser-Spinnerei. Das Unternehmen mit Sitz in Winterthur (Schweiz) entwickelt und fertigt Maschinen, Systeme und Technologiekomponenten für die Verarbeitung von Naturfasern und synthetischen Fasern sowie deren Mischungen zu Garnen. Rieter ist der einzige Anbieter weltweit, der sowohl die Prozesse für Spinnereivorbereitung als auch sämtliche vier am Markt etablierten Endspinnverfahren abdeckt. Zudem ist Rieter führend im Bereich der Präzisionsspulmaschinen. Rieter ist mit 16 Produktionsstandorten in zehn Ländern vertreten und beschäftigt weltweit rund 4 590 Mitarbeitende, davon etwa 21% in der Schweiz. Seit 225 Jahren prägt Rieter den industriellen Fortschritt in der Spinnereiindustrie durch hohe Innovationskraft. Produkte und Lösungen werden optimal auf die Kundenbedürfnisse zugeschnitten und zu einem großen Teil in den Märkten, in denen die Kunden ansässig sind, produziert. Mit einer weltweiten Vertriebs- und Serviceorganisation sowie einer starken Präsenz in den Kernmärkten China und Indien ist Rieter als Marktführer im globalen Wettbewerb gut aufgestellt. Durch die Einführung von Asana konnten bei Rieter bereits viele neuralgische Punkte im Work-Management gelöst werden, obwohl das Tool erst im März 2020 offiziell unternehmensweit freigegeben wurde. Von 2016 bis 2020 wurde es lediglich im Team der Abteilung Kämmerei R&D eingesetzt, wo es von Anfang an großen Anklang fand. Die Mitarbeitenden nutzten es gern, so dass die Anwenderzahl organisch wachsen konnte. Ein Wachstum mit Nachhaltigkeit: Während die Zahl der Asana-Anwender im Mai 2020 bei 200 lag, stieg sie in nur wenigen Monaten auf 435 – mehr als eine Verdoppelung.

Wie fand Rieter zu Asana?

Bei Rieter arbeiten die Teams interdisziplinär. Das bedeutet in der Praxis, dass beispielsweise Fachleute aus den Bereichen Maschinenbau, Elektronik, Software und Textilwesen gemeinsam an einem Ziel arbeiten. Vor der Einführung von Asana war der Abgleich der einzelnen Teammitglieder beziehungsweise Fachbereiche untereinander schwieriger. Meetings wurden zwar effizient und zielführend gestaltet, doch es fehlte ein Tool als zentrale Drehscheibe, um die Arbeit zu koordinieren.

Asana führt die Fäden zusammen

Deshalb machte sich Textilingenieur Michael Will als Team- und Projektleiter auf die Suche nach einer Lösung. Zahlreiche Apps und Tools wurden getestet, bis Will im Juli 2016 in einem Fachmagazin auf einen Artikel über Asana stieß. Rasch beschloss er mit seinem Kollegen Aaron Ortlieb – ebenfalls Textilingenieur und Teamleiter bei Rieter –, dieses Tool im Sinne einer Evaluation zu testen. Das Team war von den Asana-Anwendungsoptionen sofort begeistert, und so konnten auch die Vorgesetzten überzeugt werden, Asana in der gesamten Entwicklungsgruppe der Kämmerei einzusetzen. Parallel zu Asana wurden im Unternehmen weitere Projektmanagement-Tools verwendet. Doch diese Tools zeigten nicht die gewünschten Erfolge, so dass Asana immer mehr favorisiert wurde. Mit ausschlaggebend war, dass Asana kollaborativ arbeitet: Jeder Anwender kann sich selbst einbringen und organisieren, was bei Rieter stark gefördert wird. Hier sieht das Unternehmen einen enormen Nutzen.

Im Bild: Die Treiber hinter dem Erfolg von Asana im Rieter-Konzern: Michael Will, Aaron Ortlieb und Lorenz Braun (von links)

Die To-Do-Liste ist wie ein virtueller Assistent, der alles vorlegt, was noch zu erledigen ist. Wichtige Dinge werden nicht vergessen und die Qualität der Arbeit verbessert sich.”

Positive Effekte in kürzester Zeit sichtbar

Mit der Asana-Einführung in einer vergleichsweise kleinen Projektgruppe von 50 Personen wurden nach etwa sechs Monaten erste positive Effekte deutlich, denn Projektfortschritte lassen sich von Anfang an verfolgen und Verzögerungen analysieren. Alle Mitarbeitenden haben einen Überblick, jeder einzelne weiß, wie die eigenen Aufgaben mit denen der Kollegen verknüpft sind. Zeitpläne können realistischer erstellt werden. Die Zusammenarbeit geht Hand in Hand, und die Transparenz ist wesentlich größer. Da das Tool anfangs nur innerhalb eines Teams verwendet wurde, dauerte es etwas länger, bis die Vorteile unternehmensweit spürbar waren. Die Gestaltung der Projektpläne wurde durch das Work-Management-Tool realistischer und transparenter. Alle Projektmitarbeitenden und Stakeholder können in die Planung involviert werden, so dass Termine gemeinsam abgeschätzt werden können.

Schnellere und effiziente Meetings

Verbessert hat sich auch die Qualität der Meetings, denn zu jedem Meeting werden Protokolle in Asana erstellt, und jeder Teilnehmer kann die Informationen einsehen. Getroffene Entscheidungen sind transparent für alle. Jeder weiß, welche Punkte noch offen und bis zu welchem Termin sie zu erledigen sind. „Die Verantwortung der einzelnen Mitarbeitenden ist definitiv klarer und greifbarer geworden”, sagt Lorenz Braun, Leiter Prozessmanagement Preparation & Endspinning und verantwortlich für das Rollout von Asana bei Rieter.

Durch Asana sind Meetings wesentlich effizienter geworden”

Intuitives Lernen mit Asana

Mit der Anleitung über die ersten Schritte und das intuitive User-Interface konnten Will und Ortlieb zusammen mit den Teams direkt mit der Arbeit beginnen. Die leicht erlernbaren Funktionen lösten bei den Anwendern große Begeisterung aus. Dadurch wurde die Teamarbeit deutlich effizienter.

Wenn ein Anwender nur wenig Zeit benötigt, um etwa neue Projekttermine zu hinterlegen, und die Kollegen diese im Anschluss mühelos finden, ist schnell ein Nutzen für alle Anwender erkennbar und messbar.”

Die zunächst nur abteilungsinterne Nutzung des Tools erwies sich gemäß Braun für Rieter als Vorteil bei der unternehmensweiten Einführung. Dank der hohen Asana-Akzeptanz bei den Mitarbeitenden und dem Asana-Support blieben viele Probleme aus, die sich üblicherweise bei Change-Management-Projekten ergeben. Als Enterprise-Kunde von Asana hat Rieter eng mit dem Asana DACH Partner "BridgeFlow" zusammengearbeitet. Die Experten von BridgeFlow haben durch professionelle Schulungen und Sharing-Sessions maßgeschneiderte Workflows für die jeweiligen Anforderungen der einzelnen Abteilungen eingerichtet. Dabei wurden bestehende Prozesse überprüft und optimiert sowie Best-Case-Prozesse (wie z.B. Meetings oder Anfragenprojekte) integriert. Noch immer ergeben sich weitere neue Einsatzmöglichkeiten für das Work-Management-Tool bei Rieter. Nicht nur für große Entwicklungsprojekte, sondern etwa auch für einfache Belegungspläne, Urlaubs- und Abwesenheitslisten sowie für Service-Montagen. Ist beispielsweise ein Monteur vor Ort beim Kunden, kann er den Montagestand tagesaktuell übermitteln.

Unerwartete Effekte durch Asana

Überraschend für Braun, Ortlieb und Will war, wie die Art und Weise der Zusammenarbeit sich verändert hat. Zunächst wurden die Teamarbeit und die Eigenverantwortung der einzelnen Teammitglieder deutlich gesteigert. Keiner hätte erwartet, dass ein Work-Management-Tool die Arbeitsweise eines Unternehmens so tiefgreifend unterstützen kann: ein Nebeneffekt, den Rieter sehr begrüßt.

Das Support-Team von Asana reagiert sehr schnell und geht detailliert auf Wünsche ein.”

Innerhalb kurzer Zeit schafft Asana es, neue Funktionen zu entwickeln und anzubieten. Die angefragte Funktion, bei Meetings das Projektteam automatisch als Follower hinzufügen zu können, wurde vom Support prompt umgesetzt. Asana nimmt Kundenwünsche sehr ernst. Die schrittweise Einführung, die Asana bei neuen Funktionen verfolgt, trägt dazu bei, dass sich jeder gut damit vertraut machen kann.

Nächste Schritte bei Rieter mit Asana

Rieter plant, das Rollout zur weiteren internen Nutzung voranzutreiben, damit weitere Unternehmensteile die Asana-Vorteile nutzen können. Bei Teams, in denen nur ein Teil Asana nutzt, sollen alle Mitglieder eingebunden werden. Teams, die bisher noch nicht mit Asana arbeiten, werden an das Tool herangeführt und ihre Arbeitsvorgänge dort abgebildet.

Ziel ist es, die Anwenderzahl schrittweise auszuweiten, damit sich Asana wie ein roter Faden durch die Rieter-Arbeitsprozesse ziehen wird.”

Asana hilft allen Generationen

Etwa 25% der Mitarbeitenden waren von Anfang an Feuer und Flamme für Asana; rund 50% haben sich schnell in das Tool eingearbeitet. Die übrigen 25% konnten sich anfangs nicht so recht mit der neuen Arbeitsweise anfreunden; sie hätten am liebsten an alten Gewohnheiten festgehalten. Eine Vorliebe oder eine Abneigung, mit dem Tool zu arbeiten, lässt sich übrigens nicht am Alter der Mitarbeitenden festmachen. Es ist eher zu beobachten, dass diejenigen, die sich auf das neue Tool einlassen, begeistert damit arbeiten – egal wie alt sie sind.

Übersichtlichkeit durch reduziertes E-Mail-Aufkommen

Dadurch, dass viel innerhalb von Asana kommuniziert wird, reduziert sich der E-Mail-Verkehr erheblich. Mitarbeitende bekommen nicht mehr diese horrenden Mengen an E-Mails, in denen sie oft unnötigerweise auf Cc gesetzt wurden. Diese oft endlosen E-Mail-Ketten sind weitgehend eliminiert. Über die Asana-Task-Funktion kann sich stattdessen jeder Beteiligte bequem informieren und mittels Follower-Funktion auch auf dem Laufenden bleiben.