Mit Asana die digitale Transformation meistern

Die Unternehmen der STAUFF Gruppe entwickeln, produzieren und vertreiben Leitungskomponenten und Hydraulikzubehör sowie kundenspezifische Sonder- und Systemlösungen für den Maschinen- und Anlagenbau und die industrielle Instandhaltung. Das deutsche Traditionsunternehmen nahm seinen Ursprung Anfang der dreißiger Jahre als Handelsbetrieb für maschinentechnische Artikel, entwickelte sich aber erst nach Übernahme durch den Unternehmer Arnold Menshen in den 1960er Jahren zu einem “Global Player” in der Hydraulikindustrie. Seitdem hat STAUFF seinen Hauptsitz im nordrhein-westfälischen Werdohl, und mittlerweile sechs weitere Standorte in Südwestfalen und dem angrenzenden Ruhrgebiet. Daneben betreibt die STAUFF Gruppe Niederlassungen in derzeit 18 Ländern rund um den Globus, von Kanada bis Neuseeland. Weltweit sind etwa 1.500 Mitarbeiter für die STAUFF Gruppe tätig, davon 650 in Deutschland.

Zum Produktprogramm von STAUFF zählen 50.000 Standardkomponenten in zehn Produktgruppen, etwa in der Verbindungstechnik, der Mess- und Analysetechnik und der Filtertechnik. Zum Angebot gehören außerdem eine Vielzahl an Sonder- und Systemlösungen, die nach Kundenvorgaben oder auf Grundlage eigener Entwicklungen umgesetzt werden. Daneben bietet STAUFF zunehmend digitale Dienste an, darunter die digitale STAUFF Plattform, die neben einem Online-Shop auch umfangreiche Self-Services für Bestandskunden bietet.

Mit ihren Produkten hat die STAUFF Gruppe 2022 einen Umsatz von rund 322 Millionen EUR erzielt. Typische Einsatzgebiete sind neben der Mobil- und Stationärhydraulik auch der Nutz- und Sonderfahrzeugbau sowie die Bereiche Verkehrs- und Energietechnik. Auch in der Marine-, Öl- und Gasindustrie sowie in der Prozess-, Lebensmittel- und Chemietechnik finden STAUFF Produkte und Lösungen Verwendung.

Digitalisierung im Vordergrund

Seit 2019 hat STAUFF eine eigene Digitalisierungsabteilung, die die digitale Transformation an allen globalen Standorten vorantreibt. Dabei geht es nicht nur um das Bereitstellen interner Tools und Prozesse, die die tägliche Zusammenarbeit erleichtern, sondern auch um die Schnittstellen zu den Kunden. Per globaler E-Commerce-Plattform und weiterer umfangreicher Webtools, von Produktkatalogen zu Bedienungsanleitungen und Softwaredownloads, sollen Kunden leichter auf das Leistungsangebot von STAUFF zugreifen können.

Da die weltweite Digitalisierung ein Mammutprojekt mit erheblicher Komplexität ist, verlässt sich STAUFF beim Projektmanagement seit Mitte 2021 auf Asana. Die Nutzung des Work-Management-Tools hat sich dabei schnell auf weitere Abteilungen ausgedehnt. So finden auch die Produktkonstruktion und -entwicklung an den deutschen Standorten, die Werkzeugbeschaffung in der Produktion sowie die Umsetzung von Kundenprojekten weitgehend in Asana statt; weitere Einsatzgebiete kommen fast täglich hinzu.

Globaler Online-Shop-Rollout mit Asana

Auf der digitalen Plattform von STAUFF können Kunden das komplette Angebot an verfügbaren Komponenten ansehen, nach dem passenden Produkt suchen und bequem online bestellen. Derzeit ist der Shop in sieben Sprachen und in neun Ländern verfügbar; weitere sind in Arbeit. Zwei Drittel des Rollouts hat STAUFF dabei mit Asana bewältigt. Denn die globale Implementierung der E-Commerce-Plattform erforderte die länder- und abteilungsübergreifende Zusammenarbeit mit internen und externen Spezialisten – und beim Projektmanagement mit Microsoft-Tools stieß das Digitalisierungsteam schnell an seine Grenzen.

„Das Projektmanagement fand zum Teil in Spreadsheets statt, zum Teil auf Papier. Statusabfragen kamen per E-Mail, die Ressourcenplanung war rein manuell. Es waren die verschiedensten Tools im Einsatz und wir hatten keine unternehmensweit einheitlichen Prozesse“, erklärt Lena Prütt, Digital-Transformation-Expertin bei STAUFF. „Es war uns schlichtweg nicht möglich, barrierefrei und teamübergreifend zusammenzuarbeiten. Asana hat sofort Ordnung in dieses Chaos gebracht. Jeder kann sehen, wer in welches Projekt eingebunden ist, weiß, wo welche Informationen zu finden sind, und hat den Überblick über den Projektstatus.“

Dank des Umstiegs auf Asana konnte das Digitalisierungsteam Rollout-Meilensteine, die Content-Erstellung für den Webshop und die Prüfung der einzelnen Releases reibungslos und im geplanten Zeitrahmen abwickeln. Neue Ideen und Verbesserungsvorschläge werden jetzt von Anfang an in Asana erfasst, priorisiert und automatisch in Aufgaben umgewandelt. Lena Prütt schätzt, dass sie inzwischen 90 Prozent ihrer täglichen Arbeit in Asana managt: „Ich weiß nicht, wie wir das ohne Asana geschafft hätten.“

Beschleunigte Produktentwicklung

Von der intuitiven Bedienung, der unproblematischen Kollaboration und dem transparenten Arbeiten in Asana profitiert auch die Produktentwicklungsabteilung bei STAUFF. So nutzt das Team Asana beispielsweise, um den kompletten Prozess von der Machbarkeitsprüfung bis zur Serienproduktion von neuen STAUFF Produkten in Asana zu managen. Hier werden unter anderem Asana-Vorlagen und -Portfolios genutzt, um allen involvierten Abteilungen von der Konstruktion & Entwicklung, Arbeitsvorbereitung, Produktion, Einkauf, Vertrieb und Marketing, volle Transparenz über die großen Produktentwicklungsprojekte zu geben. Dadurch sind Verantwortlichkeiten klar und die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit läuft reibungslos. Aufgrund der nun einheitlichen Struktur der Projekte und der intuitiven Bedienung von Asana, fällt es den Menschen leicht sich zurecht zu finden.

Außerdem hilft Asana auch die Prüfplanung auf den verschiedenen Prüfständen besser zu planen.

Eine Zeitleiste bietet den kompletten Überblick über die anstehenden Tests und hilft, die Prüfstandkapazitäten zu verwalten. Auf den vier Langlauf-Prüfständen kann ein einzelner Produkttest bis zu zwei Wochen dauern; dank der Zeitleiste lassen sich die Testtermine für alle Produktgruppen jetzt einfacher abstimmen, so dass keine unnötigen Warte- oder Leerlaufzeiten entstehen.

„Die Projekt- und Prüfplanung fand vorher in Excel statt und war entsprechend komplex“, erinnert sich Charlotte Laufer, Projektmanagement R&D, STAUFF. „Zur Abstimmung mit anderen Produktentwicklern war ein regelrechtes E-Mail-Ping-Pong nötig. Jetzt kann jeder den aktuellen Status der Entwicklungsprojekte oder auch freien Kapazitäten der Prüfstände in Asana sehen und sich direkt zu den verantwortlichen Teams und den Aufgaben durchklicken. Das spart eine Menge unnötige Abstimmung.“

Datensicherheit und Compliance

Die Themen Datensicherheit und Compliance werden bei STAUFF großgeschrieben. Dank des Asana-Rechenzentrums in Frankfurt am Main kann sich das Unternehmen darauf verlassen, dass seine Arbeitsdaten lokal in Deutschland gespeichert, jederzeit verfügbar sowie nach den höchsten EU-Sicherheitsstandards geschützt sind.

Asana verbreitet sich wie ein Lauffeuer

Seit die Digitalisierungsabteilung Mitte 2021 Asana eingeführt hat, ist die Zahl der Nutzer bei STAUFF rasant gewachsen. 93 Teams arbeiten derzeit mit Asana, darunter 266 interne Nutzer und 62 Gast-User. In den drei Monaten zwischen September und November 2022 erstellte STAUFF 114 neue Projekte, mehr als 12.500 Tasks und erfasste 139.300 Aktivitäten in Asana.

Neben Microsoft Teams ist die Plattform zu einem wichtigen Teil der Umstellung auf das Zusammenarbeiten in der Cloud geworden. Die beiden Tools haben sich als perfekte Kombination für die digitale Kollaboration erwiesen: Videokonferenzen und Ad-hoc-Kommunikation finden in Microsoft Teams statt, während die Arbeitsorganisation, die Projektplanung, das Erfassen von Verantwortlichkeiten, Zielen und Statusupdates in Asana erfolgen.

Laut Lena Prütt passte Asana damit perfekt in die bestehende IT-Landschaft. Und: „Die Vorteile sind so deutlich. Mitarbeiter, die das Tool einmal gesehen haben, wollen es auch gleich nutzen. Unsere Kollegen in den USA zum Beispiel haben Asana sofort für den gesamten Standort eingesetzt."

Je länger wir das Tool nutzen, desto mehr unserer täglichen Aufgaben wickeln wir in Asana ab. Die Plattform fördert das eigenverantwortliche Arbeiten und ist eine echte Unterstützung unseres Arbeitsstils. Man kann viel ausprobieren und wenn ein Fehler passiert, lässt er sich einfach rückgängig machen. Asana zeigt, dass Software auch Spaß machen kann.”

Um den Einstieg zu erleichtern, hat das Digitalisierungsteam eine Onboarding-Aufgabe mit zwei Webinaren und einem auf STAUFF abgestimmten Live-Training zur Nutzung von Asana entwickelt. Nach nur 120 Minuten sind neue Nutzer direkt startbereit. Das Rollout von Asana findet hauptsächlich projektbasiert statt; Prozesse werden parallel neugestaltet und vereinheitlicht. So klappt der Wandel problemlos.

Deutliche Zeiteinsparungen und zielgerichtetes Arbeiten

Mit Asana kann STAUFF deutlich effizienter arbeiten und sieht einen klaren Return on Investment (ROI). Allein die Nutzung der Automatisierungs- und Kommentarfunktionen in Asana sparen dem Unternehmen hochgerechnet 45 Arbeitstage pro Jahr; die einfachere Suche nach Informationen und Dateien spart weitere sieben Tage. Auch die erleichterte Abstimmung und Dokumentation bringt sichtbare Vorteile. So reduziert sich beispielsweise der Aufwand bei der Erfassung und Bearbeitung von Katalogänderungen um bis zu 10 Minuten pro Vorgang.

Daneben schätzen die STAUFF-Mitarbeiter auch die klare Zielsetzung in Asana per Objectives & Key Results (OKR). Übergreifende Unternehmensziele, Teamziele sowie persönliche Ziele sind in Asana definiert und mit den einzelnen Projekten und Aufgaben verknüpft. Das ermöglicht fokussiertes Arbeiten und jeder Nutzer kann den Fortschritt hin zu den strategischen Unternehmenszielen verfolgen. Durch die verstärkte Nutzung der Asana-Ziele, Projekte und Portfolios hat sich die Transparenz im Unternehmen insgesamt um 65% erhöht.

In Zukunft plant STAUFF, noch mehr interne Prozesse und abteilungsübergreifende Themen in Asana abzubilden. Eine Power-BI-Schnittstelle soll dann ein noch detaillierteres Reporting ermöglichen. Geplant ist auch, dass weltweit jeder der rund 700 Mitarbeiter mit einem Büroarbeitsplatz Zugriff bekommt.

Der Nutzungsgrad im Unternehmen ist kontinuierlich gestiegen. Neben den deutlichen Zeiteinsparungen sehen wir mit Asana einfachere Abstimmungen, mehr Transparenz und eine durchweg bessere Planung. Ohne Asana könnten wir unsere komplexen Digitalisierungsprojekte gar nicht managen.”