Vad är projektdesign? 7 steg med experttips

Det vara svårt att hålla alla involverade samordnade när man leder projekt. Med otaliga variabler, olika leveranser och samarbete mellan avdelningar räcker det ibland inte med bara ett inledande projektmöte. 

Projektets design är ett tillfälle att komma överens om idéer, processer och resultat. Det är en tidig fas i projektets livscykel som ofta kommer före en projektplan eller projektstadga. Det beror på att den fokuserar på projektöversikten snarare än de specifika detaljerna. Visuella hjälpmedel såsom flödesscheman, Gantt-diagram, och tidslinjer används ofta för att ge projektets intressenter en överblick i det här tidiga skedet. 

Vi går igenom grunderna för projektdesign, beskriver hur man skapar en projektdesign i sju steg och ger experttips som hjälper dig att förstå processen bättre. 

Så fungerar projektdesign

Projektets design är en tidig fas i projektets livscykel där idéer, processer, resurser och leveranser planeras. En projektdesign kommer före en projektplan eftersom den är en bred översikt medan en projektplan innehåller mer detaljerad information. 

Det finns sju steg för att skapa en projektdesign, däribland att definiera mål och använda visuella hjälpmedel för att kommunicera målen.

De här visuella elementen inkluderar en mängd olika metoder såsom Gantt-diagram, Kanban-tavlor och flödesscheman. Att tillhandahålla en visuell representation av din projektstrategi bidrar till att skapa transparens mellan intressenterna och klargöra olika aspekter av projektet, inklusive dess övergripande genomförbarhet. 

De 7 stegen för projektdesign

Det finns sju steg som utmärker en framgångsrik projektdesignprocess. De omfattar allt från att definiera mål och grundläggande avsikter till att stärka din strategi när det gäller att hålla er organiserade under hanteringen av ett nytt projekt.

Låt oss gå igenom varje steg som behövs för att skapa en projektdesign. 

Steg 1. Definiera projektmål

I det första steget definieras projektets mål. Håll ett inledande idéutvecklande möte där du dokumenterar projektets generella tidslinje och leveranser.

Till att börja med bör du beakta projektets och intressenternas behov. Vad är det du försöker lösa? Börja skriva ned en kort projektbeskrivning och vilka som är involverade. 

När du har beskrivit projektets grundläggande mål kan du fastställa de mer konkreta målen i detalj.

Proffstips: Använd SMART-mål när du börjar med din projektdesign för att bättre visualisera vart du är på väg. SMART är en akronym som står för specific (specifikt), measurable (mätbart), achievable (uppnåeligt), realistic (realistiskt) och time-bound (tidsatt). 

 Steg 2. Fastställa resultat

Nästa steg är att avgränsa projektets avsedda resultat. De är vanligtvis mer detaljerade nu än under den inledande målplaneringsfasen och omfattar de specifika uppgifter som ni kommer att utföra under projektet.

Tänk dig till exempel att du arbetar med ett projekt för att lägga till en ny landningssida på din webbplats. Ett av dina resultat kan vara att lägga till ett formulär för e-postregistrering. 

Börja konstruera en tidsram genom att dokumentera resultaten och de viktigaste leveranserna som behövs tillsammans med projektmålen. Det är en bra idé att titta på populära metoder för projekthantering för att avgöra vilken som bäst passar ditt projekts behov. 

Proffstips: Om du har komplexa projekt kan du använda den agila metoden med iterationer för att dela upp stora uppgifter i korta sprinter. För mer traditionella projekt kan du använda vattenfallsmetoden som går grundligt tillväga steg-för-steg.

Steg 3. Identifiera risker och begränsningar

När du har identifierat resultaten kan du överväga projektets risker och begränsningar. Utvärdera de aspekter av ditt projekt som kan leda till risker för att förhindra att resurser slösas bort. 

För att identifiera risker och begränsningar bör man fastställa vilka resurshanteringsverktyg, medel och tidsramar som behövs. Jobba på att lösa de här begränsningarna innan projektet påbörjas genom att följa upp med relevanta intressenter och projektteam. 

Proffstips: Använd ett riskregister för att analysera, dokumentera och lösa projektrisker som uppstår. 

Steg 4. Förfina projektstrategin med hjälp av ett visuellt hjälpmedel

En projektstrategi är en visuell översikt av ditt projekt. Den hjälper till att förmedla syftet till teammedlemmarna. Skapa din strategi genom att välja ett visuellt hjälpmedel som du kan dela med intressenterna. 

Det finns många olika typer av visuella hjälpmedel att välja mellan, bland annat:

• Flödesschema: Ett flödesschema är en visuell representation av de steg och beslut som behövs för att utföra en process. Flödesscheman är ett särskilt användbart sätt att visualisera stegvisa tillvägagångssätt och effektivt organisera projektleveranser. 

• Gantt-diagram: Ett Gantt-diagram är ett liggande stapeldiagram som illustrerar ett projekts tidslinje. Staplarna i ett Gantt-diagram representerar stegen i projektet och längden på staplarna representerar hur lång tid det tar att slutföra dem.

• Uppdelad arbetsstruktur (WBS): En uppdelad arbetsstruktur innebär att alla uppgifter inom ett visst projekt delas upp. Projektledare använder uppdelningen för att hjälpa teamet att visualisera leveranser samtidigt som de fokuserar på målen. 

• Tankekarta: En tankekarta är ett hierarkiskt diagram som används för att visualisera projekt och uppgifter. Den låter projektledare länka leveranser kring ett centralt koncept eller en idé, exempelvis ett särskilt teammål. 

• PERT-diagram: Ett PERT-diagram är ett verktyg som används för att schemalägga, organisera och kartlägga uppgifter. Det kan vara till hjälp för komplexa projekt och för att uppskatta den tid som behövs för att slutföra uppgifter.

Eftersom varje visuellt verktyg skiljer sig något åt är det upp till teamet att bestämma vilket hjälpmedel ni föredrar. Medan en uppdelad arbetsstruktur med detaljerade beroenden fungerar bra för stora team, fungerar ett flödesschema fint för mindre team med inte så komplexa projekt.

Proffstips: Undersök funktionerna och egenskaperna hos varje visuellt hjälpmedel innan du lägger till ett i ditt projekt. Du kan göra detta genom att granska varje hjälpmedel utifrån hur detaljerade de är, hur användbara de är och hur de ser ut. På så sätt kan du hitta det som bäst passar dina behov. 

Steg 5. Uppskatta budgeten

Därefter gör du en uppskattning av projektbudgeten så att du kan börja fördela resurserna. Din budget kommer att omfatta projektets lönsamhet, tillgängliga resurser och det arbete som behöver utföras av frilansare. Det kan också vara en fast summa som bestäms av ledningen och som du måste utgå ifrån för varje leverans.

Budgeten kan behöva godkännas eller revideras efter godkännande av ledningen. När budgeten väl är klar kan du börja utdela ansvarsområden, utforma dokument och tilldela uppgifter för projektet. 

Proffstips: När det gäller resursfördelning kan det vara effektivt att implementera automatiserade processer genom automatiseringsprogram, vilket även kan minska felen i projektet. 

Steg 6. Skapa en beredskapsplan

Skapa en beredskapsplan så att du kan börja tilldela uppgifter. En beredskapsplan är en reservplan för de risker och begränsningar som beskrevs tidigare i processen. Att ha tillgång till en genomtänkt plan när problem uppstår gör det lättare att lösa dem på ett effektivt sätt.. 

Du kan skapa en sådan plan genom att organisera dina risker med hjälp av ett Gantt-diagram eller ett tidslinjeverktyg och fastställa en plan för varje risk. Om en av riskerna till exempel innebär att material inte kommer i tid kan din beredskapsplan vara att skaffa material från annat håll eller börja med en annan del av projektet medan du väntar på material.. 

När du har utarbetat en plan för varje risk är du redo att börja genomföra ditt projekt. 

Proffstips: Använd Asana för att visa listor, tidslinjer och Gantt-diagram så att du kan visualisera din projektplan bättre. 

Steg 7. Dokumentera milstolparna

Det sista steget är att dokumentera teamets milstolpar. Det gör man för att säkerställa att arbetet slutförs i tid och för att enkelt kunna identifiera inkonsekvenser när de uppstår. 

Du kan göra det med hjälp av en programvara för projekthantering där intressenterna kan följa förloppet och få tillgång till information. Det är en bra idé att använda milstolpar hela vägen till slutet av projektet för att säkerställa att uppgifterna slutförs i tid. 

Proffstips: Håll frekvent kontakt med projektintressenter så att du kan övervaka uppgiftsberoenden och försäkra dig om att alla kortsiktiga mål uppnås. 

3 experttips för att förbättra din projektdesign

Att skapa en projektdesign som förbättrar samarbetet och ökar effektiviteten är ingen lätt uppgift. Förutom de sju stegen som utgör projektdesignprocessen kommer här några tips som kan förbättra din design ytterligare ett steg. 

Tänk på de här tre tipsen när du skapar din egen projektdesign:

1. Kommunicera med intressenter tidigt och ofta: Kommunikation är nyckeln, oavsett vilket projekt du arbetar med. Genom att samarbeta tidigt i projektet kan man se till att alla intressenter är samordnade och införstådda med de viktigaste målen. Det här åstadkommer du genom att leda möten under hela projektet och använda arbetsflöden för att effektivisera teamarbetet.

2. Ha målen i fokus: Att koppla dina mål till projektleveranser kan säkerställa att projektavsikterna uppfylls i varje steg. Det kan du göra med hjälp av en programvara för tidslinjer där du enkelt kan koppla ihop mål med det arbete som krävs för att slutföra dem. 

3. Använd visuella element för att spåra milstolpar: En fallstudie och dagliga att göra-listor är visserligen till stor hjälp, men visuella element hjälper intressenter att se helheten. Allt från Gantt-diagram till PERT-diagram – det finns flera olika sätt att visualisera ert projektarbete. 

Utöver de här tre tipsen ska du alltid ha teamets bästa i åtanke. Genom att ge nödvändig information och planera arbetet inom rimliga deadliner håller du ditt team engagerat och effektivt. 

Använd projektdesign för att berätta en historia

Projektets design är en viktig del i genomförandet av ett framgångsrikt projekt. Det är din uppgift att se till att all nödvändig information och alla resurser samlas in och att samordna teammedlemmarna. Med rätt projektdesign kan du och ditt team ta itu med allt som kommer i er väg. 

Ta konsten att planera projekt ett steg längre med hjälp av en programvara för arbetshantering. Asana effektiviserar arbetet och förbättrar synligheten, vilket hjälper ditt team att möta alla utmaningar med ökad tydlighet och självförtroende.