Modelo de plano de gestão de riscos

Antes de iniciar um projeto, é importante considerar os eventuais problemas e riscos que podem impedi-lo de avançar de forma tranquila. 

Usar um modelo de plano de gestão de riscos pode ajudar a atenuar os riscos e estabelecer um plano de contingência para alcançar os objetivos sem complicações. Veja como fazer isso. 

O que é um modelo de plano de gestão de riscos?

O modelo de plano de gestão de riscos é uma ferramenta que ajuda gestores de projeto a prevenir e mensurar riscos potenciais. Embora o conteúdo do modelo possa mudar conforme o projeto, a estrutura principal é sempre a mesma. Ao usar um modelo no processo de gestão de riscos, você agiliza projetos futuros e alinha os membros da equipe, para que todos saibam o que esperar se o risco de fato se materializar.

Criar um modelo de plano de gestão de riscos também facilita a gestão de projetos com várias partes envolvidas. Quando todos estão familiarizados com o modelo estabelecido, a curva de aprendizagem é menor a cada novo projeto.

Qual é o propósito do plano de gestão de riscos?

O plano de gestão de riscos é uma estratégia usada por gestores de projeto para auxiliar na prevenção de riscos durante a execução de um projeto. Esta ferramenta pode ser usada para monitorar e registrar os riscos, bem como criar um plano de ação caso o problema potencial se materialize. 

Por que criar um modelo de plano de gestão de riscos?

Criar um modelo de plano de gestão de riscos é uma prática recomendada aos profissionais de gestão de projetos, e por um bom motivo. Veja a seguir por que você deve criar um modelo de plano de gestão de riscos antes de iniciar um projeto grande.

Prevenir os riscos de forma proativa

Ao criar um plano de gestão de riscos, você assegura de forma proativa que os problemas já tenham solução antes de acontecerem. Você também pode atribuir cada risco a um membro da equipe, que será responsável por monitorar ativamente o risco em potencial. 

Para algumas equipes, é necessário desenvolver estratégias de mitigação de riscos em projetos de alto impacto antes mesmo de serem aprovados. Isso evita que projetos de alto risco afetem as principais operações do negócio. Se a equipe não tiver um plano de mitigação em mãos, o projeto pode nem ser aprovado. 

Proporcionar clareza

Um plano de gestão de riscos proporciona maior clareza à equipe, principalmente no que diz respeito aos planos de contingência. Geralmente, as partes interessadas não gostam de ouvir que algo pode dar errado na programação do projeto, mas, se você e a sua equipe já tiverem estratégias de resposta em mãos, será mais fácil conter a ansiedade. Um software colaborativo de gestão do trabalho como a Asana possibilita o acesso de toda a equipe a documentações importantes da gestão de riscos, como o registro de riscos, a matriz de análise de riscos e outros documentos do projeto. 

Incentivar a responsabilidade

Não é fácil assumir a responsabilidade quando as coisas dão errado. Mas, quando atribuímos uma pessoa responsável por monitorar um determinado risco, ela tem o dever de reduzir os danos o máximo possível, caso o risco se concretize. Desse modo, a equipe consegue avaliar os impactos negativos de um risco e desenvolver planos de contingência. Cada membro da equipe tem a capacidade de encontrar a solução adequada. Além disso, se alguma parte interessada no projeto tiver dúvidas em relação a um risco, ela saberá exatamente a quem perguntar. 

O que incluir no modelo de plano de gestão de riscos

Criar um modelo de plano de gestão de riscos é fácil, mas a forma de administrar as informações no plano pode variar de equipe para equipe. Então, como devemos organizar as informações no modelo de plano de gestão de riscos?

Uma das formas mais fáceis é organizar por ordem de importância, por exemplo, classificar os riscos de acordo com o seu potencial impacto no projeto. Ou você também pode organizar os riscos pela probabilidade de ocorrerem. 

Não importa como você vai organizar o seu modelo, o importante é fazê-lo em uma ferramenta personalizável e colaborativa. Dessa forma, a equipe pode organizar o modelo de plano de gestão de riscos da maneira que fizer mais sentido para ela. 

Quatro etapas para usar o modelo de plano de gestão de riscos

1. Faça um levantamento dos riscos a serem incluídos. Use um software colaborativo para que todos da equipe possam identificar e incluir os riscos que podem impactar negativamente no projeto. 

2. Avalie a probabilidade e o impacto de cada risco. A combinação da probabilidade e do impacto de cada risco representa o potencial impacto dele. Certifique-se de que seu modelo permita indicar a probabilidade e a gravidade dos riscos.

3. Preveja a probabilidade de cada risco. Com base em dados históricos ou projetos passados, a equipe pode prever a probabilidade de um determinado problema acontecer. 

4. Monitore os riscos durante o ciclo de vida do projeto. A forma mais fácil de fazer isso é atribuir um responsável por monitorar cada risco durante a execução do projeto.

Recursos integrados

• Campos personalizados. Campos personalizados são a melhor maneira de identificar, organizar e filtrar trabalhos. Crie campos personalizados únicos para cada informação que precisar acompanhar — desde a prioridade e o status até o e-mail ou número de telefone. Use campos personalizados para organizar e programar os seus afazeres e saber em que trabalhar primeiro. Além disso, compartilhe os campos personalizados entre as tarefas e os projetos para garantir consistência na organização.

• Dependências. Use as dependências para marcar que uma tarefa está aguardando a conclusão de outra. Assim, ficará mais fácil identificar os momentos em que o seu trabalho impede a realização do trabalho de outra pessoa, e você poderá ajustar prioridades com base nisso. Membros de equipes que contam com fluxos de trabalho colaborativos conseguem ver quais tarefas precisam ser previamente concluídas pelos seus colegas, e recebem avisos quando chega a hora de começarem os seus próprios trabalhos. Desse modo, quando a tarefa inicial é concluída, o responsável pela tarefa dependente é notificado de que esta está disponível para execução. Além disso, se a tarefa que está bloqueando o seu trabalho for reagendada, você receberá uma notificação da Asana para avaliar se é necessário ajustar a data de conclusão da tarefa dependente também.

• Datas de início. Às vezes, além da data de conclusão de uma tarefa, é preciso monitorar também quando começar a trabalhar nela. Datas e horários de início dão aos membros da sua equipe uma noção de quanto tempo uma tarefa deve levar até ser concluída. Use estes elementos para definir, acompanhar e gerir o trabalho, de forma a alinhar os objetivos da sua equipe e evitar que as dependências se percam pelo caminho.

• Subtarefas. Às vezes, um afazer é grande demais para se resumir a uma só tarefa. Se uma tarefa tiver mais de um responsável, uma data de conclusão longínqua ou participantes que necessitem rever e aprovar a tarefa antes da sua publicação, pode ser útil usar subtarefas. Elas são uma forma eficaz de distribuir o trabalho e dividir as tarefas em componentes individuais, ao mesmo tempo que mantêm a ligação de todas essas subtarefas ao contexto global da tarefa principal. Com as subtarefas, você poderá esmiuçar tarefas em componentes menores ou registrar os componentes individuais de um processo de várias etapas.

Aplicativos recomendados

• Gmail. Com a integração da Asana para Gmail, é possível criar tarefas da Asana diretamente da sua caixa de entrada do Gmail. Quaisquer tarefas criadas no Gmail serão incluídas automaticamente no contexto do e-mail, para que nada se perca. Precisa fazer referência a uma tarefa Asana ao escrever um e-mail? Em vez de abrir o aplicativo, basta usar o complemento da Asana para Gmail e pesquisar a tarefa diretamente da caixa de entrada dos seus e-mails. 

• Outlook. Conforme chegam por e-mail mensagens que requerem a sua ação, como a revisão de trabalhos para a sua agência ou criações de design para um colega, você pode agora criar tarefas da Asana para elas diretamente do Outlook. Em seguida pode atribuir a nova tarefa a si ou a um colega, definir uma data de conclusão e adicioná-la a um projeto para que esteja conectada a outros trabalhos relevantes.

• Zendesk. Com a integração entre Asana e Zendesk, os usuários podem criar de forma rápida e fácil tarefas na Asana diretamente de tíquetes do Zendesk. Adicione contexto, anexe arquivos e vincule tarefas para acompanhar o trabalho que falta para resolver o tíquete. Além disso, a integração mantém a visibilidade nos dois sistemas para que todos fiquem a par, independentemente de qual ferramenta usam. 

• Jira. Crie fluxos de trabalho interativos e conectados entre as equipes técnicas e comerciais, aumentando a visibilidade em torno do processo de desenvolvimento do produto em tempo real e sem precisar sair da Asana. Agilize e facilite a colaboração no projeto e a atribuição de tarefas. Crie tíquetes Jira com rapidez a partir da Asana, para que o trabalho avance com tranquilidade entre as equipes comerciais e técnicas, no momento certo.

Perguntas frequentes